Yazılım Projeleri Yönetimi

1. Yazılım Projeleri Yönetimi 4. Bölüm – Projenin Planlanması oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

2. Özet • Planlamanın önemi • Planlama araçları • Proje Planlama Toplantıları • Proje Tanımlama Belgesinin yazılması • İş Alt Bölümleme Ağacının oluşturulması • Kestirme • Proje ağı şemasının oluşturulması • Proje ağı şemasının çözümlenmesi • Kaynakları seviyelendirmek • İş paketlerinin yazılması • Etkin bir proje planının yazılması oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

3. Acı Kötü Planlama İyi planlama Zaman 18-36% Acı Eğrisi oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

4. Planlamanın Önemi • Planlama belirsizliği azaltır • Planlama anlaşılırlığı arttırır • Planlama etkinliği arttırır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

5. Planlama İçin Yazılım Kullanmak • Kullanılmalı • Büyük projelerde • Takımlar birbirlerinden ayrı çalışıyorlarsa • Hizmet sağlayıcılar ve alt yüklenicilerle yoğun çalışılıyorsa • Kullanılmamalı: Katma değeri olmayan iş yükünü arttırır • Küçük projelerde • Kısa süreli arttırımlarla ilerleyen projelerde • Kapsam ve gereksinimlerde sık değişim oluyorsa oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

6. Proje Planlama Araçları • Yapışkanlı, renkli not kağıtları • Renkli kalemler • Büyükçe bir yazı tahtası • “...3 yıllık, 5 milyon dolarlık projeyi sadece bu araçları kullanarak başarılı bir şekilde, 9 ay erken ve bütçenin altında tamamladım...” Robert K. Wysocki Effective Project Management, 5th Ed. oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

7. Yapışkanlı Not Kağıtlarının Kullanımı • Görev No (id) • Biricik görev adı • Görev süresi • Görev için gerekli iş gücü • Kaynak gereksinimleri • Görev yöneticisi • ES (en erken başlama zamanı), EF (en erken birtirme zamanı), LS (en geç başlama zamanı), and LF (en geç bitirme zamanı) gibi hesaplanan değerler • Kritik yol oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

8. Yapışkanlı Not Kağıtları • Renklere anlamlar yüklenebilir • Görevin türü (örn: kritik görev) • İş parçasının türü (örn: tasarım, kodlama, test...) • Gerektirdiği yetenekler (örn: herhangi birinin yapabileceği, özel bilgi gerektiren...) oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

9. Renkli Kalemler • Görevler arası bağımlılıkların işaretlenmesi • Kritik yolun belirlenmesi oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

10. Tahta • Proje Taslağı * • İş Alt Bölümleme Ağacı * • Bağımlılıklar şeması * • İlk proje takvimi • Son proje takvimi * • Kaynak planı * • Ele alınması gereken konular listesi * • Güncellenen proje takvimi * * ile işaretlenenlerin sürekli güncellenmeli! oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

11. Planlama Ne Kadar Sürmeli? • Çok küçük projeler < ½ gün • Küçük projeler < 1 gün • Orta boy projeler 2 gün • Büyük projeler 3-4 gün • Çok büyük projeler ??? oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

12. Proje Planlama Toplantısı • Konuyu netleştirmek için Proje Taslağının üzerinden geçilir • İş Alt Bölümleme Ağacı oluşturulur • Süre ve kaynak kestirimleri yapılır • Proje ağı şeması oluşturulur • Kritik yol belirlenir • Projenin tamamlanma tarihi gözden geçirilir ve onaylanır • Kaynak planlaması son haline getirilir • Proje planı üzerinde uzlaşılır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

13. Proje Planlama Toplantısını Planlamak • Katılımcılar • Sağlanacak Olanaklar • Gerekli araç gereçler • Gündem • Çıktılar • Proje önerisi oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

14. Katılımcılar • Toplantıyı düzenleyip yönetecek kişi • Proje yöneticisi • Başka bir proje yöneticisi • Proje yönetimi danışmanı • Planlamaya ilişkin kararları anında kayda geçirecek kişi • Projenin ekibi • Müşteri temsilcisi • Kaynak yöneticileri • Proje şampiyonu (birürüngeliştirmeplanınıkendisineamaçedinenvehedefineulaşmasıiçinşirkette her türlüzorluğakatlananüstkademeyöneticisi) oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

15. Sağlanacak Olanaklar ve Araçlar • Olanaklar • Rahatlık • Kesilmelerden (telefon, çağrı vs..) uzak • Tahtalar ya da kağıt yapıştırılarak kullanılabilecek boş duvarlar • Araçlar • Masa, sandalye, kağıt, kalem.... • Tahta • Projeksiyon cihazı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

16. Gündem • 1. Oturum • Tatmin koşulları belirlenir • Gereksinim Alt Bölümleme Ağacı oluşturulur • 2. Oturum • Proje Taslağı Belgesi yazılır • 3. Oturum • Bütün planlama ekibi birinci seviye İş Bölümleme Alt Ağacını oluşturur • Konular ekipteki uzmanlarca ayrıntılı bir şekilde çözümlenir • Etkinlik süreleri ve kaynak gereksinimleri kestirilir • Proje ağı şeması oluşturulur • Kritik yol belirlenir • Proje tamamlanma tarihi gözden geçirilir ve onaylanır • Kaynak takvimi son haline getirilir • Proje planı üzerinde uzlaşılır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

17. Çıktılar • Proje Tanımlama Belgesi • Proje Taslağı Belgesindeki ile aynı 5 bölüm • Proje ekibinin gözünden, projenin daha ayrıntılı bir tanımı • Birkaç sayfa uzunluğunda • Amaç proje ekibindeki herkesin proje ile ilgili aynı şeyleri anladığından emin olmak • İş Alt Bölümleme Ağacı • Görev süreleri kestirimleri • Kaynak Kestirimleri • Proje ağı takvimi • Görev takvimi • Kaynakların belirlenmesi • Proje defteri oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

18. Proje Önerisi (Project Proposal) • Arka plan bilgisi • Amaç • Benimsenecek yaklaşımın özeti • İşin ayrıntılı ifadesi • Zaman ve maliyet • Ekler oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

19. İş Alt Bölümleme Ağacı Müşteri gereksinimlerini karşılamak amacıyla yapılması gereken bütün işlerin sıradüzensel bir tanımıdır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

20. Sıradüzensel gösterim oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

21. İş Alt Bölümleme Ağacının Kullanımı • Fikirleri işleyebilecek bir araç olarak • İşin nasıl tanımlanabileceğini ve yönetilebileceğini görsel olarak ifade eder • Mimari tasarım aracı olarak • Yapılacak işin ve her elemanının ne olduğunu birbirleri ile olan ilişkisini gösterir • Planlama aracı olarak • Yürütülecek etkinlikleri ve bunların hangi sırada yapılması gerektiğini gösterir • Kestirimler en alt düzeydeki etkinlikler için yapılır • Proje durumunu raporlama aracı olarak • Tamamlanan etkinlikler renklendirildiğinde durum görülebilir oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

22. İş Alt Bölümleme Ağacının Oluşturulması • Yukarıdan aşağıya • Bütün takım • Alt takımlar • Aşağıdan yukarıya oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

23. İş Alt Bölümleme Ağacının Tamamlanması Her bir etkinlik şunları sağlamalı • Herhangi bir anda etkinliğin durumu ve ne zaman tamamlanacağı ölçülebilir mi? • Etkinlik sınırlı mı? Başlangıç ve bitiş olayları belli mi? • Etkinliğin bir çıktısı var mı? • Zaman ve maliyet kolayca kestirilebiliyor mu? • Etkinliğin süresi kabul edilebilir sınırlar içinde mi? (örn: 2 haftadan kısa) • Etkinlik bağımsız mı? Herhangi bir kesilme olmadan, bir girdi ya da bilgi beklemeden gerçekleştirilebilir mi? oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

24. İş Alt Bölümleme Ağacının Tamamlanması 7. Kriter! • Müşteri İş Alt Bölümleme Ağacı oluşturulurken işin içine pek girmedi! • Rahatsızsınız! Kapsamla ilgili değişiklik endişesi/beklentisi var! • İş alt bölümleme ağacı (gerçekte) tamam değil! • Uygun bir PYYD seçilmeli oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

25. Tamamlanma ile İlgili İstisnalar 6 (7) kriterin sağlanması her zaman gerekmeyebilir: • Tamamlanma kriterleri sağlanmadan durmak • Örn senaryo: 100 birim iş yapılacak. Her birim 1 günlük. Çalışma süresi olarak 10 gün belirlenmiş. • Kriterler sağlandıktan sonra da ayrıştırmaya devam etmek • Kısa süreli projeler • Yüksek risk taşıyan etkinlikler • Süre kestirimleri arasında büyük fark olan etkinlikler oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

26. Project goal and solution Requirement 1 Requirement n Function 1.1 Function 1.2 Function 1.3 Function n.1 Function n.2 Function n.3 Sub-function 1.2.1 Sub-function 1.2.2 Sub-function 1.2.3 Activity 1.2.1.1.3 Activity 1.2.1.1.2 Activity 1.2.1.1.1 Activity n.3.4.3 Activity n.3.4.2 Activity n.3.4.1 Feature n.3.3 Feature n.3.1 Feature n.3.2 Feature n.3.4 Feature 1.2.1.4 Feature 1.2.1.3 Feature 1.2.1.1 Feature 1.2.1.2 Task 1.2.1.1.3.1 Task 1.2.1.1.3.3 Task 1.2.1.1.3.2 Task n.3.4.3.2 Task n.3.4.3.1 Task n.3.4.3.3 İş Alt Bölümleme Ağacı Tamamlandığında RBS WBS oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

27. İş Alt Bölümleme Ağacı Oluşturma • İsim Tabanlı Yaklaşımlar • Proje çıktılarını bileşenler olarak düşünür • Fiziksel Bileşenler (örn: bisikletin iskeleti, frenler, dişliler, pedallar..) • İşlevsel Bileşenler (örn: bisikletin vites sistemi, fren sistemi..) • Gereksinim Alt Bölümleme Ağacını kullanır • PMI önerisi • Eylem Tabanlı Yaklaşımlar • Çıktıyı üretmek için gerekli eylemleri temel alır • Tasarla, oluştur, sına, gerçekleştir (metodoloji çerçevesinde) • Amaçlar (üst yönetime rapor vermek) • Bir önceki PMBOK’taki PMI önerisi • İş alt bölümleme ağacının en alt seviyesi her zaman eylemler olarak ifade edilir! • Kurumsal Yaklaşımlar • Coğrafi konulara göre • Birim/Bölümlere göre • İş süreçlerine göre oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

28. İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi Şematik Gösterim HOUSE FINISH FOUNDATION FRAMING SITE WALLS ROOFING UTILITIES LANDSCAPING WORK Install Lay Excavate Layout Grade Sheathing Shingles Erect Pour Remove Hang Tape ELECT. GAS WATER & Bed Sheetrock Forms Concrete forms Do Do Do Rough-in Rough-in Rough-in Work Work Work SUB- Get Get Get FLOOR STUD FRAME Building Building FLOOR Building ROOF JOISTS WALLS Inspect. Inspect. Inspect. Install Install Install Do 1st 1st Do Do 1st Finish Floor Floor Finish Finish Floor Work Work Work Install Install Install 2nd 2nd 2nd Floor Floor Floor Paint Install oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr Hang Lay Install Lay Install Walls & Furnace Wallpaper Carpet Appliances Tile Cabinets Molding

29. 1. SITE PREPARATION 1.1. Layout 1.2. Grading 1.3. Excavation 2. FOUNDATION 2.1. Erect Forms 2.2. Pour Concrete 2.3. Remove Forms 3. FRAMING 3.1. Floor Joists 3.1.1. Install first floor joists 3.1.2. Install second floor joists 3.2. Sub-flooring 3.2.1. Install first floor sub-flooring 3.2.2. Install second floor sub-flooring 3.3. Stud Walls 3.3.1. Erect first floor stud walls 3.3.2. Erect second floor stud walls 3.4. Frame the roof İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi Yazılı Gösterim oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

30. İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi • Şelale Modeli ile gösterim SYSTEMS DEVELOPMENT PROJECT Definition Design Implementation State objectives Functional Programming Construct code Identify interfaces Source code Clarify request Conduct unit test Construct JCL Design I/O JCL Establish objectives Conduct system test Spec audits/controls Identify key issues Documentation Confirm specs Define requirements Get approval Technical Obtain current doc. Installation Finalize test plan Create test data Define pgm specs Testing Define new reqmts Conduct test Conduct operations training Prepare system flow Training Choose SDM Conduct user training Finalize plan Get approval Cut-over Convert data Convert data Cut-over to production Get approval Build integration test plan Get approval Operation Operate system Establish plan Review Review performance Audit Complete financial analysis oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr Get approval Analyze risks

31. Kestirim Geçen süre (duration) – Çalışma süresi (labor) oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

32. Ne Zaman Neyi Kestirmeliyiz? • Takvimi hazırlamak, projenin ne zaman biteceğini belirlemek için süre (duration) kestirilmeli • Bütçe hesaplanırken iş gücü (labor) kestirilmeli oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

33. Süre 1 2 3 4 # ekipteki kişi sayısı Kaynak – Süre İlişkisi • Sandalyeyi kaldır • Kapıya taşı • Sandalyeyi yere koy • Kapıyı aç • Sandalyeyi çıkartmak için kapıyı ayağınla açık tut • Sandalyeyi dışarı çıkar • Sandalyeyi koridora koy oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

34. Kaynak – Süre İlişkisi • Kırılma noktası: daha fazla kaynak, süreyi uzatır! • Kaynak eklenince azalan süre ilişkisi doğrusal değildir! • İş yapma alışkanlıkları değişken olabilir, birbirlerine engel olmaya, hata yapmaya başlayabilirler! • Bazı işler bölümlenebilir ve paralelleştirilebilir. Yazılım projesinde kaynakları koordine etmek gerekir! oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

35. Kestirilen Sürede Sapma • Farklı yetenek seviyeleri • Beklenmedik olaylar • Çalışma zamanının etkinliği • Hatalar ve yanlış anlamalar • Genel nedenler oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

36. Süre Kestirimi • Benzer etkinliklerin kullanılması • Önceki işlerden edinilen bilgi • Uzman önerisi • Delphi tekniği • 3-nokta tekniği • Geniş-Bant Delphi Tekniği oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

37. Delphi Tekniği Üçüncü Geçiş İkinci Geçiş İlk Geçiş oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

38. 3 Nokta Tekniği • a = en iyi durum kestirimi • m = en olası kestirim • b = en kötü durum kestirimi • E = kestirim • SD = standart sapma • Proje yöneticisi; • İş Alt Bölümleme Yapısını oluşturarak iş parçalarını belirler • Her görev için Eg ve SDg’yi hesaplar • Projenin tamamı için E’yi hesaplar: Ep = ∑ Eg • Projenin tamamı için SD’yi hesaplar: SDp = √ ∑(SDg)2 • Hesaplanan değerlerin güvenilirliği; • E için yaklaşık %50 • E + SD için yaklaşık %70 • E + 2 * SD için yaklaşık %95 • E + 3 * SD için yaklaşık 99.5% E = (a + (4*m) + b) / 6 SD = (b - a)/6 oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

39. Geniş-Bant Delphi Tekniği • Delphi + 3 Nokta • Delphi tekniği ile en iyi, en olası ve en kötü durum kestirimleri bulunur • Bu kestirimler 3 Nokta tekniğinde kullanılır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

40. Kaynak Kestirimi • İnsan: Genellikle en büyük kaynak gereksinimi • Olanaklar: Örn: Toplantı odası, sunum olanakları • Araçlar, donanımlar: Örn: Projektör • Para: Örn: Seyahat, yemek, ekipçe etkinlikler oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

41. İnsan Kaynağı Kestirimi • Yetenek / gereksinim matrisleri • Yetenek kategorileri • Kurumdaki yeteneklerin standartlaştırılması • Yetenek seviyeleri • Var/yok yerine derecelendirme yetenekler yetenekler etkinlikler etkinlikler insanlar insanlar GEREKSİNİM MATRİSİ YETENEK MATRİSİ İŞ ATAMA MATRİSİ oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

42. İnsan Kaynağı Kestirimi • Kaynak Alt Bölümleme Ağacı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

43. Maliyet Kestirimi • Birim fiyat belli, kaynak ve süre gereksinimleri kestirilmiş • Benzer bir projenin maliyetine bakılabilir • Alan uzmanlarının danışmanlığı alınabilir • 3 tür kestirim sırayla uygulanır: • Büyüklük sırası kestirimi: Proje ile ilgili çok az ayrıntının bilindiği, kestirimin yeni başladığı aşamadaki kaba kestirimdir. 0.25m < k1 < 1.25m • Bütçe kestirimi: Proje planlaması sırasında, etkinlikler belli olduğunda yapılan kestirimdir. 0.75k2 < k1 < 1.10k2 • Tam kestirim: Projenin geri kalan kısmında kullanılan kestirimdir. Projede ilerleyip bilgi arttıkça sık sık tekrarlanır. 0.9k2 < k3 < 1.05k2 oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

44. Maliyet Kestirimi • Maliyet Bütçesi • İş Alt Bölümleme Ağacındaki görevler için kaynaklar * saat * (saatlik maliyet) • Kestirimdir! Ancak detaylıdır. • Maliyet Denetimi • Haftalık raporlar • Kestirim ile gerçekleşenin karşılaştırılması (%10’luk sapma kabul edilebilir. Ancak artma eğilimi varsa önlem alınmalı!) oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

45. Proje Ağı Şemasının Oluşturulması • Proje Ağı Şeması projedeki işlerin yapılış sırasını gösteren bir resimdir • Yapılacak işler ve süreleri belli • Hangi sırada yapılacaklarını belirlemek gerekiyor • Proje için şematik bir gösterim hazırlamak • Her görevin en erken ne zaman başlayabileceği • Projenin beklenen en erken tamamlanma zamanı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

46. Proje Takviminin Hazırlanması • Gantt Çizgesi • Artılar • Basittir • Basit, kısa süreli projelerde başarılıdır • Eksiler • Basit olduğu için ayrıntı içermez. Sıralama bilgisini gizler • Projenin olası en kısa sürede mi bittiğini, kaynakların olası en etkin şekilde mi kullanıldığı gibi bilgileri göstermez Tasarla Gerçekleştir Sına Yükle Zaman oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

47. Proje Takviminin Hazırlanması • Ağ Şeması • Artılar • Projenin akışını sıralı olarak gösterir • Ayrıntılı bilgi içerir. • Proje takvimini hazırlama ve kaynak yönetiminde çözümleme aracı olarak kullanılabilir • Projenin tamamlanabileceği en erken zamanı hesaplamada kullanılabilir • Planlamada, uygulamada ve denetimde kullanılabilir • Eksiler • Karmaşıktır. Hazırlamak zaman alıcı olabilir • Kendi gösterim dili nedeniyle öğrenme maliyeti vardır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

48. Ağ Şemasının Hazırlanması • Ok Üzerinde Görev (Task On the Arrow – TOA) Gösterimi • Düğümler sıralı olmalı ve sıra korunmalıdır • Hayalet düğümler ortaya çıkabilir! • Sadece en basit bağımlılıklar için kullanılabilir • Artık pek kullanılmamaktadır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

49. Ağ Şemasının Hazırlanması • Düğüm Üzerinde Görev (Task On the Node – TON) ya da Öncelik Sırası Çizgesi Gösterimi • Projedeki her görev için bir düğüm olmalıdır • Düğüm üzerine görevin zamanla ilgili nitelikleri yazılır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

50. ES EF ID SLACK E LF LS Görev Düğümü • E: Beklenen süre • ES: En erken başlama • EF: En erken bitme • LS: En geç başlama • LF: En geç bitme • ID: Görev id • Slack: Sonraki görevi ya da Proje bitiş zamanını etkilemeyecek şekilde kullanılabilecek süre, fazladan süre oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr