LSBG Medlemsmøte 13. februar 2013 Admin i farta… v/ Wencke Lorentzen

1. www.pwc.no LSBG Medlemsmøte 13. februar 2013 Admin i farta… v/WenckeLorentzen

2. Introduksjon av Swiftfile • Swiftfile er noe av det kuuleste som er kommet i Notes i det siste. • Brukerne mine og jeg digger det skikkelig  • Hva er Swiftfile? • Swiftfile er en intelligent assistent som hjelper deg å lagre Inbox mail i riktig folder. Et meget arbeidsbesparende verktøy. • Etter hvert som Swiftfile lærer ditt lagringsmønster, vil du få mer og mer presise Folder forslag. • Slik gjør du for å "enable" Swiftfile:

3. Introduksjon av Swiftfile • Dersom Swiftfile er installert… • Åpne mail dbsen • Velg More – Preferences – arkfane Swiftfile • (har du ingen arkfane med Swiftfile – er det ikke installert) • Klikk på "Enable Swiftfile"

4. Introduksjon av Swiftfile • Gå ut av mail dbsen og inn igjen og du er i gang. • Åpne en mail i Inbox, på toppen av mailen vil du nå se 3 forslag til hvor mailen bør lagres. Er et av forslagene korrekt, klikk på forslaget og lagre.

5. Troubleshooting Swiftfile • For optimal bruk av Swiftfile bør dette "enables" på alle mail databaser, både server og lokalt. • Jeg har opplevd at Swiftfile faller ut noen ganger og har sett at det ofte skjer når man skifter mellom forskjellige id-filer. Typisk at man jobber med en admin id og en bruker id fil. • Vanligvis fixer det seg ved å "disable" Swiftfile og restarte. • Deretter "enable" Swiftfile igjen. • NB! Swiftfile fungerer bare på Windows OS.

6. Traveler og nyttige APP's • Out of Office (OOO) som iPhone/iPad App • Denne App'en er bare konge…! • Mange glemmer å «enable» Out of Office ved fravær som ferie, seminar, kurs osv, og ringer IT avdelingen for at de skal gjøre det. • OOO kan nå enkelt «enables» via iPhone\iPad. • Les mer her: • http://www.extracomm.com/home.nsf/www/Out-Of-Office-Manager-iPhone-App

7. Traveler og nyttige APP's • Out of Office (OOO) som iPhone/iPad App (Android også…) • Krever en liten kjapp installasjon på Traveler server. • Bruker må legge til følgende Out of Office APP fra Appstore • ….konfigureres litt……. • …..og den er GRATIS!

8. Traveler og nyttige APP's

9. OOO sliker bruker du det!

10. Traveler og nyttige APP's • TO DO App • For iPhone/iPad/iPod touch dersom du kjører Traveler Upgrade Pack 2.

11. Paste Information database • Paste Information database, created by Alan Lepofsky, helps you save and paste commonly-used information. • Do you have bits of information that you reuse over and over again, and you're frustrated by re-typing it each time? For example entering conference call numbers into calendar entries, sharing URLs, product information, maps to your home or office, pre-written response text to emails, etc? If so, read on and learn about a little application I've written that I'd like to share with you.

12. Paste Information database • To paste information, follow these steps: • From an email or any Notes document, move your cursor to where you • want the information to appear. • - Click the "Paste Information" toolbar icon, • and then choose the item you would like to paste.

13. Paste Information database • Paste Information databasen og dokumentasjon på hvordan du setter den opp finner du på : • http://www-10.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf/dx/03182009025440PMWEBQ78.htm

14. Notes limitations and troubleshooting • Hvor mange folders kan man ha i en mail dbsen? • Hvor mange subfolders kan man ha i en notes dbse? • Hvor mange subfolders kan man ha under en enkelt folder? • Kan man opprette to foldere samtidig? • ....og hva er problemet?

15. Notes limitations and troubleshooting • Hvor mange folders kan man ha i en notes dbse? • Det er ingen begrensning på antall, begrensningen ligger i "number of handles" som kan brukes. Antall "handles" er 10.495 og Notes kan gå tom for minne når den prøver å lage "Sitemap" med liste over views/folders i en dbse. • Gir som regel følgende feilmelding: • "Insufficient memory – too many design elements (Desk Design Pool"

16. Notes limitations and troubleshooting • Hvor mange Cascading Folders\Views kan man ha i en notes dbse? • Begrensningen her er 200. • Typisk brukerhenvendelse: • "Folderne mine kommer og går, plutselig kan man se de og så er de borte igjen"! • Hvor mange "nested levels" kan Folders/Views ha? • Begrensningen ligger i at man kan max bruke 130 karakterer (inkl. backslash) til sammen fra første til siste folder/view.

17. Notes limitations and troubleshooting • Annet • Opprett aldri to foldere samtidig, som for eksempel;

18. Notes limitations and troubleshooting • Konklusjon: • Begrens bruk av foldere. • Mange foldere/views i en dbse vil også gjøre at det tar lang tid å åpne.

19. Notes limitations and troubleshooting • Hvor mange mail kan du ha i Inbox? • Har ikke funnet noen restriksjoner, men av egen erfaring så begynner Notes å få trøbbel mellom 30.000 og 60.000 mail. • Typisk brukerhenvendelse: • Notes melder at jeg har fått ny mail, men ser den ikke. • Men den synes når jeg sorterer alfabetisk. • All mail i Inbox skal indexeres og replikeres og mange mail i Inbox kan medføre "performance issues" som nevnt over.

20. Notes limitations and troubleshooting • Løsning • Bruk Inbox Maintenance. • Du finner det i Server dokumentet – Server Tasks – Administration Process. Velg om du vil kjøre Inbox Maintenance via Mail Policies eller server dokumentet.

21. Notes limitations and troubleshooting • Enkel konfigurasjon av Inbox Maintenance i Mail Policies

22. Notes limitations and troubleshooting • Hva skjer som følge av at man kjører Inbox Maintenance • Inbox Maintenance fjerner pekeren mailen(e) har til Inbox, slik at mailen(e) nå kun finnes i All Documents view. • Ingen mail blir slettet.

23. Kontakter i din mail database • Visste du at fra Lotus Notes versjon 8.0 så kan alle lese din kontakter på lik linje med Calendar entries? • Dette er betinget at ACL entry "Read Public Documents" er krysset av i brukernes mail file. • I tidligere versjon var Calendar og To Do "Public Documents", det inkluderer nå også Contacts..

24. Kontakter i din mail database

25. Kontakter i din mail database • Hvordan gjør du det? • Åpne mail dbse • Velg More – Preferences – Access & Delegation • Velg arkfanen "Shortcut to Other's mail • Velg navn på den personen du ønsker å sjekke kontakter på.

26. Kontakter i din mail database • Shortcut valget vil nå dukke opp i din mail dbse • under view "Other mail" helt nederst på venstre • side. • Klikk på navnet for å åpne brukers mail dbse • og VIPS du har tilgang til • brukers kontakter……

27. Kontakter i din lokale adressebok • Hvordan hindre dette? • På samme måte som med Calender entries må du merke Contacts "private"

28. Mail Rules • Mail rules er "konge" – brukerne lager tonnevis av de! • Rules er "Monitors" – jo flere "monitors" running = • Performance Killer! • Du kan begrense det med notes.ini setting • MailMaxFilters=<1 to 100> • Over 100 bør vurderes! • Antallet gjelder antall rules pr. bruker, men også antall system rules på serveren.

29. Mail Rules • For troubleshooting av mail rules og for å sikre at korrekte rules kjører: • Enable alle rules Også de som var disabled. • Disable alle rules • Enable rules du ønsker skal kjøre.

30. Synkronisere Unread Marks • Når to mail dbser ikke er i synk når det gjelder "unread marks" gjør som følger : • "Unstack" de to mail dbsene • Trykk CTRL + SHIFT og velg begge mail dbsene • Velg Edit – Unread Mark – Exchange Unread Marks