Prosjektprosess i HNT

1. Prosjektprosess i HNT Torhild Rio Finvik og Torstein Rønningen

2. Innhold • Introduksjon til prosjektprosess • Rollebeskrivelse • Hva er et vellykket prosjekt? • Prosjektdokumentasjon • Prosjektmetodikk i HNT • Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen • Planlegging og oppstart av prosjekt • Gjennomføring og oppfølging • Avslutning • Kontakt for metodestøtte • Fagavdelingen ved Torstein Rønningen 5604 / 90049521 • FFE. Psykiatrisk Klinikk ved Torhild Rio Finvik 5627

3. Introduksjon til prosjektprosessen • Hva er et prosjekt? • "Et prosjekt er aktiviteter som er avgrenset fra de aktivitetene en organisasjon/gruppe vanligvis gjennomfører, som er avgrenset i tid og som har et klart mål for hva man vil ha oppnådd når prosjektperioden er over." • Prosjektlederprosessen - PLP • ISO 9001:2008 • HNT Prosjektmetodikk • FoU - Forskning i HNT

4. Definisjon av prosjektroller

5. Prosjekteier • Ansvar ved prosjektstart • Oppnevner prosjektansvarlig, styringsgruppe og prosjektleder • Bestiller leveranse – resultatet av prosjektet • Definerer prosjekttype og mandat • Ansvarlig for å få på plass prosjektfinansiering • Ansvar ved gjennomføring • Har det totale prosjektansvaret, som initierer, endrer retning på eller avbryter prosjektet dersom målene ikke nås, eller forutsetningene endrer seg

6. Prosjektansvarlig • Ansvar ved prosjektstart • Prosjektansvarlig er leder av styringsgruppen og skal samarbeide nært med prosjektleder • Oppnevner prosjektgruppe og ved behov referansegruppe i samarbeid med prosjektleder • Ansvar ved gjennomføring • Overordnet styring av prosjekt • Nødvendig rapportering til prosjekteier • Innkaller til styringsgruppemøter og er ansvarlig for sakliste, dokumentasjon og referat

7. Styringsgruppe • Ansvar ved prosjektstart • Godkjenne prosjektplan • Ansvar ved gjennomføring • Styringsgruppens viktigste oppgaver: • Gjøre nødvendige beslutninger og følge opp disse • Bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser • Gi råd i problemstillinger som prosjektansvarlig tar opp • Gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med i prosjektets framdrift • Informere organisasjonen • Styringsgruppemøtene skal avholdes med sakliste, dokumentasjon og referat.

8. Prosjektleder • Ansvar ved prosjektstart • Utarbeide prosjektplan • Ansvar ved gjennomføring • Lede prosjektaktivitetene • Delegere oppgaver til prosjektgruppen • Styring/oppfølging av • Omfang • Kvalitet • Framdrift • Ressursbruk • Rapportering

9. Implementeringsansvarlig • Ansvar ved prosjektstart • Utarbeide implementeringsplan • Ansvar ved gjennomføring • Lede implementeringsaktivitetene og sørge for at prosjektresultatet blir realisert • Delegere oppgaver • Styring/oppfølging av • Omfang • Kvalitet • Framdrift • Ressursbruk • Rapportering

10. Prosjektgruppe • Ansvar ved prosjektstart • Bidra til utarbeidelse av prosjektplan • Ansvar ved gjennomføring • Prosjektgruppen er et team som skal utføre delegerte prosjektoppgaver fra prosjektleder • Teamet skal ta opp aktuelle problemstillinger med prosjektleder og bidra til problemløsning

11. Referansegruppe/ -personer • Ansvar ved prosjektstart • Ingen • Ansvar ved gjennomføring • Gi råd til prosjektorganisasjonen ved behov • Prosjektleder / prosjektgruppe / styringsgruppe / prosjektansvarlig kan drøfte problemstillinger med personer i referansegruppen for råd og veiledning • All kontakt med referansegrupper skal rapporteres til prosjektleder • Referansegruppen har ingen myndighet i prosjektet. • Kan være enkeltperson(er) eller grupper med spesiell kompetanse • som er nyttig/ nødvendig for prosjektet

12. Hva kjennetegner et vellykket prosjekt? • Klart mål som er kommunisert i organisasjonen • Konsis, konsistent, fullstendig og entydig krav til prosjektleveranse • Omfattende langsiktig og detaljert planlegging • Definisjon av kvalitetskriteria for leveranse tidlig i prosjektet • Aktiv utøvende støtte gjennom hele prosjektet • Nøye planlagt implementering • Realistisk estimat og plan • Tidlig risikovurdering • Fortløpende risikostyring • Gjennomføre risikoanalyse ved behov – kontakt Fagavdelingen • Måling av sannsynlighet for å lykkes gjennom hele prosjektet

13. Hva kjennetegner et vellykket prosjekt? - forts. • Planlegging for endringsledelse av prosesser • Proaktiv problemløsning • Involvering av interessenter gjennom hele livssyklusen • Definert og konsekvent gjennomføring av endringsledelse for å minimere muligheten for at omfanget øker • En dyktig prosjektleder med erfaring i gjennomføring av beste praksis • Standard programvare infrastruktur • Standard metode for prosjekt • Et kompetent team • Vilje til suksess

14. Prosjektdokumentasjon • Prosjektarkiv • ePhorte • Prosjektplan • Sluttrapport • Prosjektportefølje/ lokalt prosjektarkiv på Innblikk (etter modell fra Psykiatrisk Klinikk) • Prosjektplan • Statusrapporter • Prosjektresultat • Endringsdokument • Avviksdokument • Evaluerings- og valideringsrapporter • Sluttrapport • Arbeidsdokument må kunne deles med hele prosjektet } Dobbelarkivering – men nødvendig (?)

15. Prosjektdokumentasjon – forts. • Hvorfor dokumentere? • Ha kontroll med prosjektet • Krav til oss i Forvaltningsloven • Egne prosesser – Prosjektmetodikk / PLP • For å ha oversikt over og kontroll med enkeltprosjekt og prosjektportefølje • Når skal vi dokumentere? • Mandat og prosjektplan før prosjektstart • Registrer prosjekt i prosjektporteføljen når det er besluttet å starte prosjektet • Øvrig prosjektdokumentasjon oppdateres fortløpende

16. Prosjektmetodikk i Helse Nord-Trøndelag

17. Fra idè til prosjekt – beslutningsprosessen

19. Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen • Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen • Kontinuerlig forbedring • Utviklingsprosjekt • Forskningsprosjekt • Beslutningspunkt • Roller • Sjekklister og hjelpeverktøy

20. Planlegging og oppstart av prosjekt • Stikkord: • Din rolle som leder • Er mandatet klart? • Risikovurdering eller ROS-analyse? • Bruk av verktøy • Har vi oversikt over alle prosjektene – prosjektporteføljen • Er rette personer med i prosjektet? – kompetanse og egnethet • Frigi ressurs og tilrettelegg for reell prosjektdeltakelse • Har prosjektet budsjett og finansiering? • Planlegg med egne styringsgruppemøter – prosjektansvarlig

21. Gjennomføring og oppfølging • Gjennomføre • Rapportere • Etterspørre resultat og status • Kontrollere og evaluere • Er resultatet bærekraftig – måling 2

22. Avslutning og evaluering • Godkjenning av prosjektresultat – er mandatet oppfylt? • Behov for kvalitetssikring av delresultat? • Er resultatet bærekraftig – måling 3 • Er det behov for ytterligere aktiviteter?