Download
1 / 92
2.44k likes | 3.73k Views
الهدف من البرنامج فهم وممارسة عملية التخطيط الإداري. مهارة التخطيط Planning skills. إعداد وتقديم أحمد عبد المجيد أبو عمشة. الهدف العام من الدورة.
E N D
الهدف من البرنامج فهم وممارسة عملية التخطيط الإداري مهارة التخطيط Planning skills إعداد وتقديم أحمد عبد المجيد أبو عمشة
الهدف العام من الدورة تمكين المشاركين من تطوير وتنمية مهارة التخطيط الاداري لديهم من خلال تزويدهم بمجموعة من المهارات المتنوعة وكيفية تطبيقها والاستفادة منها في أنشطة العمل المختلفة
الاهداف الخاصة • تعزيز ثقافة التخطيط لدي المشاركين. • تأهيل مشاركين قادرين على عملية التخطيط. • تمكين المشاركين من إعداد خخط عمل تنفيذية.
ماذا تتوقع في نهاية البرنامج التدريبي
مهارة التخطيطPlanning skills محتويات المحاضرة :- • مفهوم التخطيط وأهميته. • أنواع الخطط. • مراحل عملية التخطيط. • اعداد الخطط التنفيذية. • التخطيط الاستراتيجي.
كيف تصبح مشاركاً فعالاً أحضر للندوة والأسئلة معدة في ذهنك، دون المشكلات أو الأسئلة وقدمها للمناقشة استعرض محتويات الدورة (جدول الأعمال) قبل بدأ العمل أنصت بإصغاء واهتمام لآراء الآخرين، أبذل كل جهدك لمعرفة وجهات نظر الآخرين لا تقبل الأفكار التي تبدو غير منطقية ولكن خذها في اعتبارك،فنادراً ما يكون هناك حل واحد صحيح فكر بانطلاق، لا تقيد فكرك، تحرر من القيود الذاتية فهذه فرصتك لأن تعرب عن ما تؤمن به وتفكر فيه الاتفاق مع الآخرين فن، الاختلاف في الرأي شيء طبيعي، لكن عبر عن ذلك بطريقة ودية تجنب الجدل، احترم الرأي الآخر
تابع : كيف تصبح مشاركاً فعالاً لا تحتكر المناقشة، عبر عن وجهة نظرك في كلمات موضوعية واضحة،لا تتكلم أكثر ن دقيقة في مرة، أعط الفرصة لغيرك، تجنب الخطابة، تحدث بصوت يسمعه الجميع لا تجعل المناقشة تفلت منك، لا تتردد في التعبير عن عدم استيعابك لنقطة معينة، وجه الأسئلة المناسبة، اطلب الأمثلة التوضيحية أو الحالات المعملية التي تزيد من استيعابك. لا تنشغل مع زميلك في أحاديث جانبية، لأن ذلك يؤدي إلى التشتت وعدم التركيز، ويضيع عليك فرصة متابعة الحوار. أطرق الحديد وهو ساخن، لا تتردد في عرض وجهات نظرك في الوقت المناسب فالانتظار قد يجعل الفكرة غير مناسبة للمناقشة أو قد يؤدي إلى نسيانها.
تابع : كيف تصبح مشاركاً فعالاً كن عملياً، أربط المناقشة دائماً بالواقع العملي،وفي ضوء خبراتك السابقة وتصوراتك عن المستقبل وفوق كل هذا، نحيي في ذاتك فن الإنصات، هذا الفن النادر من فنون الاتصال مع الآخرين بعد هذه الدورة، اسأل نفسك ما الذي قدمته؟ وصمم على أن تقدم المزيد في المرة القادمة الوقت المناسب، وأخيراً ...... نحيي فيك الجاهزية والحور في الوقت المناسب
صورة وتعليق قارن وحلل
آآآه إزعاج المهرجان ترتيب الأرشيف المحاضرة الأسبوعية التقاريرالدراسة متابعة الغياب متابعة الحالات التحضير لاجتماع الذات الأسرة الواجبات الاجتماعية التدريس السوق الخيري
بلا تخطيط ستتراكم الأعمال
التخطيط الجيد سينهي الأعمال الكثيرة
مقدمة:- التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى الذى يركز على إعداد تصور بشكل النتائج المستهدفة ، وذلك بتقدير ما الذى يراد تحقيقه وكيف. وهو من الأنشطة الفكرية الهامة للمدير والذى يمثل إطارا منهجيا منتظما عن طريقه يستطيع المدير صياغة الأهداف المطلوب تحقيقها وتدبير الوسائل اللازمة لتحقيق هذه الأهداف فى ضوء الامكانيات والموارد المتاحة عن طريق وضع الاستراتيجيات والسياسات وخطط العمل التى تمكنه من ترجمة التصورات النظرية المصاغة على الورق فى وثيقة الخطة إلى إنجازات ملموسة، ويعتبر النشاط التخطيطى من أهم أنشطة الإدارة لأنه يمثل الأساس لكل المراحل التالية.
ما هو التخطيط ..؟ عملية اتخاذ قرارات لتحديد اتجاه المستقبل أين نريد الوصول؟ أين نحـــن الآن كيف نصل الى ما نريد؟
تعريفالتخطيط : • النشاط الذهنى المتعلق بالتفكير والدراسة الذى يسبق تنفيذ أى عمل من الأعمال بقصد تحديد الأهداف المطلوب إنجازها واقتراح أفضل البدائل لتحقيق هذه الأهداف. هو عمل فكري وكتابي يتضمن رسم خطوات وتوزيع للمهام على المنفذات ووضع آلية للتنسيق بينهم مع التوجيه والمراقبة من أجل تحقيق أهداف محددة . استقراءالماضي ودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل
من المفاهيم السابق يمكن استخلاص أن التخطيط يدور حول • أن التخطيط عمل يتعلق بالمستقبل ولذلك فلابد من التنبؤ بالأحداث والمشكلات قبل حدوثها ، أى أن التنبؤ هو أداة التخطيط الهامة لإحداث تغيرات مرغوب فيها فى المستقبل. • أن نقطة الانطلاق فى التخطيط هى تحديد الأهداف فهى بمثابة المرشد والموجه لمسار المجهودات الجماعية وهى الغايات المراد تحقيقها فى وقت محدود. • أن العملية التخطيطية تنطوى على الاختيار بين البدائل المتاحة ، فإذا لم تكن هناك أهداف أو سياسات أو برامج بديلة فمن الصعب أن يكون هناك تخطيط.
تابع للسابق • التخطيط يجيب على الأسئلة الآتية مقدما وهى : من ، وما ، ومتى ، وأين، ولماذا ، وكيف لإنجاز الأعمال فى المستقبل. • التخطيط يسد الفجوة بين الواقع والمستقبل ، أى بين الواقع الحالى والمستوى المأمول من أهداف وهذا يحتاج إلى تحليل للمشاكل المحتملة حتى يمكن دفع الواقع الحالى نحو تحقيق الأهداف المحددة سلفا. • التخطيط يأخذ فى الحسبان المتغيرات فى البيئة المحيطة بالمشروع ولهذا فهو عملية ديناميكية وخاصة فى عالم اليوم الذى يتسم بتغيرات سريعة فى شتى المجالات السياسية والاقتصادية والاجتماعية والفنية ، ولهذا فإن التخطيط هو أداة المدير للسيطرة على هذه المتغيرات والاستفادة منها.
أهداف التخطيط • هناك عديد من الأهداف للتخطيط، التي يمكن أن يحققه منها: • تغيير اتجاه الإدارة أو القسم. • توجيه الإدارة العليا للموضوعات ذات الأولوية. • تركيز الموارد على الأشياء الهامة. • توفير المعلومات للإدارة العليا بحيث تتخذ قرارات أفضل. • تحليل نقاط القوة والضعف والفرص و معوقات العمل • تحقيق تنسيق أفضل بين الأنشطة المختلفة في الإدارة أو القسم. • تحسين الاتصال. • إحكام الرقابة على العمليات الإدارية والفنية. • تحديد أهداف أكثر واقعية.
خصائص التخطيط هناك عديد من الخصائص تسهم في نجاح التخطيط، منها : • أن يكون للخطة هدف نهائي واضح ودقيق ومحدد. • أن تتميز الخطة بالبساطة والوضوح والبعد عن التعقيد. • أن ينص في الخطة على الدور الذي سوف تقوم به كل وحدة إدارية في التنفيذ. • أن تكون أهداف الخطة واقعية وملائمة لظروف الموقف الذي تعالجه. • أن تستخدم بيانات واقعية أثناء التخطيط.
أهمية التخطيط • يعود التخطيط الفعال بعدة مزايا على المنظمات التى تأخذ بهذا الأسلوب العلمى والعملى فى إدارة أعمالها. وهذه المزايا هى التى تبرز أهمية التخطيط كوظيفة إدارية لا غنى عنها ، ومن هذه المزايا: • أنه ضرورى بسبب التغير وعدم التأكد من ظروف المستقبل ،ولهذا فهو أداة الإدارى فى مواجهة المستقبل بكل احتمالاته ،ويمكنه من اتخاذ قرارات مدروسة غير مرتجلة. • أن التخطيط يظهر أهداف المنظمة بصورة تمكن العاملين من إدارتها والتصرف فى هديها وذلك بمباشرة الأعمال الضرورية فقط وتجنب التكرار والازدواج والتضارب، وينتج عن ذلك مجهودات متناسقة وفعالة.
أهمية التخطيط • أن التخطيط يعمل على خفض النفقات إلى الحد الأدنى ، إذ باتباع الأسلوب السليم الذى يتلاءم مع الظروف المحيطة بما يقلل من الإسراف والتبذير واستخدام الموارد المادية والبشرية المتاحة الاستخدام الأمثل. • يعتبر التخطيط أساس الحصول على التنسيق الذى لا يمكن أن يتحقق بدون تخطيط مسبق يراعى فيه تحقيق التوازن والتكامل والتوقيت بين أهداف الوحدات التنظيمية المختلفة وصولا إلى الأهداف الرئيسية للمنظمة. • لتخطيط يفيد فى توقع المشكلات وبالتالى الاستعداد لها ومواجهتها فى الوقت المناسب ، وذلك لأن التخطيط ينطوى على الدراسة والتفكير واتباع الطرق العلمية لاكتشاف المشكلات ودراستها وتحليلها ومحاولة إيجاد حلول مناسبة لها.
أهمية التخطيط • التخطيط يكسب المديرين ميزة المبادأة أوالمبادرة بدلا من العمل بأسلوب رد الفعل وإدارة الأزمات. ذلك أن النمط الذى يبادر بالفعل يسمى Proactive وهو الذى يصنع أو يحرك الأحداث Make things happen مقارنة بالنمط السلبى الأقل فعالية وهو الذى يكتفى برد الفعل ويسمى Reactive أى الذى يدع الأحداث تتم ثم يتصرف بعد ذلك ، أى Let things happen. • بدون التخطيط لا توجد رقابة ، ذلك أن الرقابة تعنى مقارنة الأداء الفعلى (النتائج والمخرجات الفعلية) بالأداء المخطط ( الأهداف المنشودة). ومن ثم إذا يلم يكن هناك تخطيط يفرز الأداء المخطط والأهداف فلن نتمكن من إجراء المقارنة وبالتالى لا تتم عملية الرقابة ، كما أن هذه النقطة توضح كذلك العلاقة العضوية والاعتماد المتبادل بين وظائف الإدارة الأربعة ، وهنا يؤثر التخطيط فى الرقابة، حيث يمكن تصور أن مخرجات التخطيط هى مدخلات للرقابة ،وكذلك تؤثر الرقابة فى التخطيط من أن نتائج الرقابة ( فى صورة أخطاء ودروس مستفادة وخبرات) تكون مدخلات عند إعداد الخطط التالية.
أهمية التخطيط تابع أهمية التخطيط :- • التخطيط ضرورى لإجراء عمليات التطوير ، ذلك أنه بدون خطط يتم تنفيذها ثم يعرف المديرون متطلبات التطوير على ضوء نتائج تنفيذ الخطة الحالية ، أى أن بدون تنفيذ الخطط يصعب إجراء التطوير ، وبدون ذلك يكون التطوير عشوائيا أو ارتجاليا ، فعند وجود خطة للتدريب مثلا للعام 2000 وتم تنفيذها يمكن على ضوء ذلك اقتراح مجالات التطوير فى الخطة الجديدة للعام 2001 بإضافة برامج جديدة وحذف أخرى. • يعتبر التخطيط مطلبا أساسيا للنجاح فى تحقيق الأهداف واستمرارية هذا النجاح فى المستقبل ، فقد يحقق بعض المديرين نجاحات فى مجالات معينة بدون تخطيط إما لظروف استثنائية أو لعوامل الصدفة أو لضربة حظ ، ولكن استمرارية النجاح بدون إطار منهجى يحدد تصورات المدير عن أهدافه ووسائل تحقيقها ، فهذا يمثل شيئا غير مضمون. • يركز التخطيط الضوء على الأهداف المطلوب تحقيقها وبالتالى يتم توجيه كل المجهودات البشرية والموارد الأخرى نحو تلك الأهداف ، وبالتالى تجنب الأنشطة غير الضرورية وكذلك تجنب الانفاق غير الضرورى، وكذا تجنب حالات التضارب أو الازدواج لنشطة العاملين عند سعيهم لتحقيق هذه الأهداف.
تمرين جماعي • توزيع المشارين على مجموعات. • كل مجموعة 5 مشاركين. • السؤال
تقسيمات للتخطيط 1) التخطيط على حسب المستوى 2) التخطيط حسب الفترة الزمنية
ثانياً : التخطيط حسب المستوى المحلي الاقليمي قصير الأجل القومي
1)) التخطيط حسب المستوى الدولي وذلك مثل الخطط التي تضعها المنظمات الدولية والتي تضم مجموعة من الدول كخطة جامعة الدول العربية أو خطة منظمة المؤتمر الإسلامي .
2)) التخطيط على المستوى القومي • ) وهي الخطط التي تضعها الدولة وتتناول مختلف الجوانب التنموية والتي تهم معظم أجزاء البلاد .
3)) التخطيط على المستوي الإقليمي ويقصد بها خطط تنموية في المجالات الاقتصادية والاجتماعية والثقافية لمنطقة جغرافية من إقليم الدولة ،.
4)) التخطيط على المستوى المحلي وهو التخطيط الذي تقوم به الوحدات الإدارية والذي يتناول جزءاً من الإقليم ولا يشمل الإقليم بأكمله ، مثل خطط تطوير وتجميل مدينة ما.
ثانياً : التخطيط حسب الفترة طويل الأجل الدولي متوسط الأجل
1) التخطيط قصير الأجل ويتناول مجموعة الخطط التي تنفذ خلال فترة أقل من ثلاث سنوات ن وقد تكون خطط أسبوعية أو شهرية ويساعد هذا النوع من الخطط الإدارة على دقة التنبؤ .
2) التخطيط متوسط الأجل وتكون فترته ما بين ثلاث إلى خمس سنوات ويتضمن هذا التخطيط مجموعة من الخطط التفصيلية ، ومثال ذلك الخطط الخمسية التي تنفذها المملكة . ونظراً لطول الخطة ( النسبي ) فدقة التنبؤ أصعب مما هو عليه في التخطيط قصير الأجل .
3) التخطيط طويل الأجل وهو بالطبع أطول من الخطط القصيرة والمتوسطة الأجل وقد يستغرق تنفيذ الخطة طويلة الأجل بين خمس إلى عشر سنوات أو أكثر ، فإقامة خطة تصنيع للبلاد لا يمكن تحقيقه إلا عن طريق الخطط طويلة الأجل , مثل خطة التصنيع التي بدأتها الدولة في مدينتي الجبيل وينبع .
أنواع الخطط الخطة هى المخرج الرئيسى للنشاط التخطيطى فى صورة بيان بالأهداف المطلوب تحقيقها وآليات تحقيق هذه الأهداف من حيث البدائل والموارد والأوليات والتوقيتات اللازمة ويفهم من التعريف السابق للخطة أن هناك مخرجات معينة للتخطيط كنظام وأن أهم مخرجات النظام التخطيطى هى ما يسمى بخطط العمل كما يتضح من الشكل التالى:
التخطيط كنظــام : المخرجات المدخلات العمليات • الأهداف • السياسات • البيانات • موارد بشرية • إمكانيات مادية • قيم المنظمة • توقعات تشخيص الوضع الحالى تحليل البيانات تحليل الأهداف التفكير فى البدائل تقييم البدائل اختيار البديل الأمثل تخصيص الموارد برمجة الأنشطة خطط عمل معايير قياسية للتنفيذ مؤشرات للمتابعة والرقابة معلومات تخطيطية تغذية مرتدة
مراحل التخطيط الإعداد التنظيم التقييم التنفيذ
ملاحظة هامة :- من النموذج السابق يمكن أن نلاحظ أن أحد المدخلات الهامة فى التخطيط هو البيانات ، بل إنه يكاد يكون أهم المدخلات التخطيطية حيث يمثل المادة الخام الأساسية التى تدخل فى عملية التخطيط متضمنة أرقام وحقائق غير المعالجة ، وبالتالى فهى ذات دلالة محدودة
يمكن تقسيم الخطط بصفة عامة إلى :1- خطط استراتيجية .2- خطط تشغيلية . أنواع الخطط : 1. الخطط الاستراتيجية :- هى التى تصمم لإنجاز الأهداف العامة للمنظمة.
2. الخطط التشغيلية : -وتتعلق بالتفاصيل الخاصة بكيفية تنفيذ الخطط الاستراتيجية ، وهذه الخطط التشغيلية تنقسم بدورها إلى : • (ب) خطط دائمة Standing Plans وهى تتعامل مع الأمور المتكررة والمواقف المتوقع حدوثها ، وتشمل السياسات والقواعد والإجراءات كما سيوضح فيما بعد. ( أ ) خطط وحيدة الاستخدام Single Use Plans وهى الخطط التى تتعامل مع أمور وأحداث محددة أوغير متكررة وتشمل البرامج ومشروعات العمل والموازنات.
الرسالة الأهداف الاستراتيجيات السياسات الإجراءات القواعـــد البرامـــج الموازنـــات خطط استراتيجية خطط دائمة الاستخدام خطط وحيدة الاستخدام خطط تشغيلية وقد جرى العرف على تصنيف الخطط فى شكل هرمى على النحو التالى: هرمية التخطيط
الوضع النموذجي للتخطيط استراتيجية الوزارة أو الشركة الأم مستوى التخطيط الاستراتيجي خطة بعيدة المدي (5 سنوات) أو أكثر استراتيجية الوزارة أو الشركة خطط القطاعات خطط الادارات خطط الأقسام مستوى التخطيط التشغيلي خطة قصيرة المدى (سنة واحدة) خطط الشعب خطط الأفراد
رسالة المنظمة Organization Mission • وتعنى الغرض الرئيسي للمنظمة وسبب وجودها فى المجتمع ، وتوضح الإسهام الذى تقدمه المنظمة لهذا المجتمع ، كما تعكس التوجهات الأساسية للمؤسسة وتعبر عن الصورة الذهنية التى ترغب المنظمة فى اسقاطها لدى الغير، كما تعنى فهم المنظمة لذاتها. • والرسالة الفعالة هى التى تجيب على التساؤلات التالية: من نحن ، وماذا نقدم ؟ ، ولمن ؟ وأين ؟ ومن هم أصحاب المصالح من بقائنا ؟ وماذا نريد نحن؟.
ولكى تكون الرسالة فعالة فيجب مراعاة ما يلى فى صياغتها: • أن تكون واضحة لكل الأطراف داخل وخارج المنظمة. • موجزة معبرة لأن تعلق فى ذهن العاملين والمتعاملين مع المنظمة. • تسمح بالمرونة فى تنفيذ الاستراتيجية. • تعكس القيم والمعتقدات السائدة فى المنظمة. • أن تكون واقعية بدرجة تسمح بتحقيق الأهداف.
مثال :- • رسالة جامعة حلوان " نحن جامعة مصرية حكومية تعمل على الاسهام فى الارتقاء بالمستويات الثقافية والتعليمية للمجتمع المصرى وتقديم خريجين متميزين لسوق العمل مع الاسهام فى حل مشاكل المنظمات الأخرى (حكومية وخاصة) والمحافظة على نظافة البيئة". رسالة مطعم نريد أن نكون أكثر المطاعم ترحيباً بك لكي تأتي مع عائلتك من أجل مذاق عظيم (أكل بيتي) مقدم بعانية وفخر في جو منزل ريفي بأسعار معقولة رسالة جمعية مؤسستنا أهلية رائدة تعمل بتميز في المجال التنموي في فلسطين بهدف تمكين المرأة والطفل من لعب دوراً فاعلاً ومؤثراً في العمل المجتمعي من أجل المساهمة في بناء مجتمع فلسطيني أفضل.
الهدف Objective ويعنى النتيجة النهائية لنشاط معين أو الانجازات المرغوب فى تحقيقها، والهدف لا يعنى النتيجة النهائية لعملية التخطيط فقط ، بل الغاية النهائية مجمل العملية الإدارية بكل جوانبها التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. والهدف العام للمنظمة يسمى الهدف الرئيسى والذى ينقسم بدوره إلى عدة أهداف فرعية أو مساندة ، وهناك عدة شروط يجب أن تتوافر فى صياغة الهدف الجيد ، سنذكرها لاحقا.
