WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

1. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH OSI PRIORYTETOWEJ I REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA PODKARPACKIEGO UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

2. Wykaz skrótów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • IK NSRO- InstytucjaKoordynującaNarodoweStrategiczneRamy odniesienia • IK RPO - InstytucjaKoordynującaRegionalneProgramyOperacyjne • IZ - InstytucjaZarządzającaProgramemOperacyjnym • IA - InstytucjaAudytowa • IC - InstytucjaCertyfikująca • IPOC - InstytucjaPośrednicząca w Certyfikacji • KZK - KierownikZespołuKontrolującego • ZK - ZespółKontrolujący • MRR - MinisterstwoRozwojuRegionalnego • UMWP - UrządMarszałkowskiWojewództwaPodkarpackiego • PO - Program Operacyjny • RPO WP - Regionalny Program OperacyjnyWojewództwaPodkarpackiego • EFRR - EuropejskiFunduszRozwojuRegionalnego

3. Podstawy prawne kontroli projektów w ramach RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

4. Rozporządzenia Wspólnotowe WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (art. 60) • Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR • Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.

5. Krajowe podstawy prawne WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; • Wytyczne MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO; z dnia 22 grudnia 2009 r.źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl • „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” - tzw. Taryfikator;źródło: www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum • „Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych” – MRR – 29 luty 2008r. - dot. postępowań, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne.źródło: www.funduszestrukturalne.gov.pl/Wiadomosci/Strona+glowna/Zalecenia+stosowanie+PZP.htm

6. Podstawy prawne kontroli – poziom regionalny WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami; • Wytyczne IZ RPO WP dla beneficjentów dotyczące: • kontroli projektów na miejscu; • udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych - obowiązują od 31 marca 2008 r. – zmiana: Uchwała nr 304 / 6114 / 10 Zarządu Województwa Podkarpackiego w Rzeszowie z dnia 10 sierpnia 2010 r.; • prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach RPO WP na lata 2007-2013; • informacji i promocji. • źródło: • Powyższe wytyczne stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie; • - www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum

7. Wytyczne dla Beneficjentów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007- 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych: • Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych • Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych

8. Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zamówienia powinny być udzielane zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Ciężar dowodu, że wymogi określone w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zostały spełnione leży po stronie Beneficjenta. Wymogi z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych mogą zostać spełnione przez Beneficjenta poprzez zastosowanie trybu przetargu, o którym mowa w art. 701 - 705 ustawy Kodeks Cywilny, chyba że przepisy szczególne przewidują inny tryb i formę udzielania zamówień. Instytucja Zarządzająca nie wyklucza zastosowania innych procedur spełniających wymogi określone w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Jako minimalne warunki udzielania zamówień uznaje się zapisy jak dla procedury udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 14000 euro, przy jednoczesnym zastosowaniu zasad przejrzystości, jawności, ochrony uczciwej konkurencji oraz dołożeniu wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Beneficjenta wykonawcy w ramach realizowanego projektu. Beneficjent musi zachować formę pisemną przeprowadzanych procedur. W przypadku robót budowlanych wartość szacunkową zamówienia ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego/wyceny robót.

9. Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Zasady równego traktowania i niedyskryminacji pociągają za sobą obowiązek przejrzystości, który polega na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji umożliwiającego otwarcie na konkurencję oraz kontrolę bezstronności procedur. • KOMUNIKAT WYJAŚNIAJĄCY KOMISJI dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02) • Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać publikacji ogłoszenia. Decyzja o wyborze środków upublicznienia należy do beneficjenta. • Odpowiednie i powszechnie stosowane środki publikacji obejmują: • internet, (zalecany przez IZ RPO WP)‏ • gazety o zasięgu krajowym lub regionalnym lub publikacje specjalistyczne, • lokalne środki publikacji takie jak lokalne gazety, biuletyny informacji miejskiej lub nawet tablice ogłoszeń, • Ogłoszenie powinno zawierać krótki opis podstawowych informacji dotyczących zamówienia, które ma być udzielone oraz sposobów jego udzielenia np.: informację, że zamówienie nie jest udzielane na podstawie prawa zamówień publicznych, dane osoby do kontaktu, informację o środkach odwoławczych. Dopuszczalne jest także osobiste dostarczenie/odbiór zapytania ofertowego.

10. Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych jej przepisów nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Zamówienia te powinny być udzielane jednak zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Beneficjent określając wartość szacunkową zamówienia w przypadku dostaw lub usług, może przyjąć za podstawę wyceny oferty zawarte na stronach internetowych, w katalogach, cennikach, folderach, itp. .

11. Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zlecaniezamówienianastępujenazasadziewyborunajkorzystniejszejoferty, przez: • skierowaniezapytaniaofertowego, do co najmniej 3 wykonawcówusług, dostawlubrobótbudowlanych, • skierowaniezapytaniaofertowego do mniejszejliczbywykonawców (np. zewzględunaspecjalistycznycharakterzamówienia). W takimprzypadkukonieczne jest przedstawienieprzezbeneficjentauzasadnieniaskierowaniazapytaniaofertowego do mniejszejniż 3 liczbywykonawców. Kryteriumwyboruoferty, w zależnościodcharakteruzamówienia, stanowią, opróczceny, w szczególności: terminrealizacji, gwarancje, serwis, kosztyeksploatacji, itp. Zapytaniaofertowepowinnybyćprzekazywane w formiepisemnej (list poleconylubzazwrotnympotwierdzeniemodbioru), elektronicznejlubfaksem, zachowującdowodynadania.

12. Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007- 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zamówienia udziela się w formie pisemnej umowy/zamówienia, po uprzednim porównaniu i ocenie ofert. W umowie/zamówieniu beneficjent powinien określić termin realizacji zamówienia i określić ewentualne kary za niedotrzymanie warunków umowy/zamówienia. Całość dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia (bez względu na wyniki zastosowane procedury) Beneficjent przechowuje zgodnie z zawartą umowąo dofinansowanie projektu.

13. Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007- 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Podczas udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 1000 euro – Instytucja Zarządzająca nie wyklucza zastosowania innych procedur spełniających wymogi określone w art. 44 ust 3 ustawy o finansach publicznych z zachowaniem właściwych zasad np. poprzez przeprowadzenie rozeznania rynku - tj. porównanie cenników, katalogów itp., które wraz z „Opisem udzielonego zamówienia” powinny być przechowywane przez Beneficjenta.

14. Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007- 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Za niekwalifikowane mogą zostać uznane w całości lub w części wydatki Beneficjenta, który po przyjęciu niniejszych Wytycznych przez Zarząd Województwa Podkarpackiego i podaniu ich do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie w „Vademecum wnioskodawcy/beneficjenta RPO WP 2007-2013” na stronie internetowej www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum przeprowadzi procedury bez zachowania zasad określonych w niniejszych Wytycznych. W przypadku stwierdzenia wystąpienia naruszeń zapisów Wytycznych, mających skutek finansowy Instytucja Zarządzająca może wymierzać korekty finansowe przy odpowiednim zastosowaniu zasad określonych w opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokumencie „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. Taryfikator).

15. Wytyczne IZ RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Wszyscybeneficjenci, niezależnieodformyprowadzonejksięgowości, zobowiązanisą do prowadzeniawyodrębnionejewidencjiksięgowejprojektówdofinansowanych w ramachRegionalnegoProgramuOperacyjnegoWojewództwaPodkarpackiegonalata 2007-2013. Należy tego dokonaćpoprzez: • wyodrębnienie w swoichdotychczasprowadzonychksięgachrachunkowychdodatkowychkontksięgowychprzeznaczonych do ewidencjonowaniatransakcjizwiązanych z realizowanymprojektem. • lub wprowadzenieodpowiedniegokoduksięgowego, oznaczenia (symbol, numer, wyróżnik) dlawszystkichtransakcjizwiązanych z projektem. Wybóroznaczenia, jegorodzajiformępozostawiasię w gestiibeneficjenta (np. numerumowy / kolejnynumerporządkowy).

16. Wytyczne IZ RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązani są do prowadzenia zestawienia dokumentów związanych z realizacja projektu zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych Beneficjent jest również zobowiązany do otwarcia odrębnego rachunku bankowego, na którym będą dokonywane operacje związane z projektem. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i wyodrębnionego rachunku bankowego dla projektu powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie.

17. Wytyczne IZ RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Beneficjenci ponoszący wydatki zaliczane do kosztów kwalifikowanych przed datąpodpisaniaumowy/porozumieniao dofinansowanie – dokumenty księgowe dotyczące operacji dokonanych przed ww. datą powinny zostać przedstawione w formie zestawienia, którego wzór został określony w załączniku nr 1 do powyższych wytycznych.

18. Etapy kontroli projektów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

19. Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 1. Kontrolaplanowa - przeprowadzanązgodnie z RocznymPlanemKontroli (RPK), któramożemiećnastępującąformę: •fakultatywnejkontroli w trakcierealizacjiprojektu - kontrolapośrednia; •kontrolinazakończenierealizacjiprojektu 2. Kontroladoraźna Kontrolapośrednia Możedotyczyćprojektów, w przypadkuktórychpodpisanazostałaumowa o dofinansowanie, ichrealizacjazostałarozpoczęta i są one odpowiednio zaawansowane pod względem rzeczowym oraz finansowym (tj. w ramach danego projektu zrefundowanych zostało minimum 40 % ze środków EFRR). Kontrolapośredniamożebyćuwzględniona w RocznymPlanieKontroli. Kontrolą w trakcierealizacjiprojektówobjętazostaniepróbaprojektów, a ichwybór do próbyzostaniedokonany w oparciu o metodologięopartąnaanaliziegłównychczynnikówryzyka.

20. Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Przykładowe czynniki ryzyka mające wpływ na wystąpienie kontroli pośredniej: • forma prawna beneficjenta, • doświadczenie beneficjenta tj.: • okres prowadzenia przez niego działalności gospodarczej • liczba realizowanych wcześniej projektów współfinansowanych ze środków UE i odnotowane uprzednio nieprawidłowości • całkowite wydatki w ramach projektu,

21. Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kontrola na zakończenie realizacji projektu Przeprowadzana jest co do zasady po złożeniu przez beneficjenta wnioskuo płatność końcową (100% projektów). Akceptacja (poświadczenie) wnioskuo płatność końcową jest jednym z warunków ostatecznego rozliczenia projektu. W przypadku wniosku o płatność końcową wnioskowana kwota nie może być mniejsza niż 5% całkowitego dofinansowania projektu wynikającego z umowy o dofinansowanie. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków oraz na sprawdzeniu faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu. Zgodnie z zatwierdzonymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego Wytycznymi w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może objąć sprawdzenie faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.

22. Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kontroladoraźna Przeprowadzana jest pozazatwierdzonymRocznymPlanemKontroli. MarszałekWojewództwa ma prawo do przeprowadzeniakontrolidoraźnych w szczególności w przypadku: • uzasadnionegopodejrzeniawystąpienianieprawidłowościlubotrzymaniainformacji z instytucjizewnętrznych o wystąpieniunieprawidłowości (również w przypadkuwykluczeniabeneficjenta z możliwościubieganiasię o dofinansowanieześrodków UE naskuteknieprawidłowościdotyczącychinnychprojektówrealizowanychprzezwykluczonypodmiot)‏ • koniecznościsprawdzeniawdrożeniaprzezbeneficjentazaleceńzawartych w wystąpieniachpokontrolnych (kontrolasprawdzająca)‏ Kontrolipodlegają co do zasadydokumentyściślezwiązane z charakteremwykrytej/podejrzewanejnieprawidłowości.

23. Proces kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

24. Realizacja kontroli projektów na miejscu – w ramach IZ WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE IZ RPO WP Zarząd Województwa Podkarpackiego Departament Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych RPOOsie priorytetowe II – VII RPO WP Departament Wspierania PrzedsiębiorczościOś priorytetowa I RPO WP Departament Budżetu i FinansówOsie priorytetowe I – VII RPO WP Departament Rozwoju RegionalnegoOś priorytetowa VIII RPO WP Oddział kontroli merytoryczno-technicznej projektów osi priorytetowej I RPO Oddział kontroli finansowej beneficjentów RPO Oddział kontroli projektów Pomocy Technicznej RPO Oddział kontroli merytoryczno-technicznej projektów osi priorytetowych II - VII RPO

25. Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 1. Przygotowawczeczynnościkontrolne • powołanieZespołuKontrolującego (ZK)‏ SkładZespołuKontrolującegoobejmuje: • pracownikaDepartamentuWspieraniaPrzedsiębiorczości - WP.V (KZK) • pracownikaDepartamentuBudżetuiFinansów - BF.VI Przyprojektachszczególnieskomplikowanych tj. np.:obejmujących minimum 6 i więcej kontraktów lub gdy całkowita wartość minimum jednego kontraktu przekracza 20 mln zł w skład Zespołu Kontrolującego wchodzi 2 pracowników PI.VI/WP.V na stanowisku ds. kontroli merytoryczno-technicznej projektów oraz pracownik BF.VI na stanowisku ds. kontroli finansowej. • zebranieinformacji o projekcie • przygotowanieupoważnień do kontroli

26. Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 2. Przekazaniezawiadomienia o kontroli Na przynajmniej 5 dnikalendarzowychprzedplanowanymterminemrozpoczęciaczynnościkontrolnychfaksemidrogąpocztową (ewentualnierównież w wersjielektronicznej), w przypadkukontrolidoraźnych - niepóźniejniżna 1 dzieńroboczyprzedrozpoczęciemkontroli 3. Przeprowadzenieczynnościkontrolnych Max – 7 dniroboczych. W szczególnieuzasadnionychprzypadkach (np. koniecznośćuzyskaniaopiniiekspertówzewnętrznych) czynnościkontrolnemogąuleczawieszeniujednakżenaczasniedłuższyniż 21 dnikalendarzowych.

27. Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 4. Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej Informacja pokontrolna jest sporządzana w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli, zawiera ona ustalenia stanu faktycznego oraz ewentualne pisemne wyjaśnienia złożone podczas kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych zastrzeżeń co do treści i ustaleń w niej zawartych. Zastrzeżenia, Beneficjent powinien zgłosić pisemnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej. Niezgłoszenie zastrzeżeń w ww. terminie jest traktowane jako brak uwag do zapisów informacji pokontrolnej.

28. Informacja pokontrolna WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Informacjapokontrolnazawiera w szczególności: • trybizakreskontroli, • opisstwierdzonego w wynikukontrolistanufaktycznego, • opisewentualnychuchybień/nieprawidłowości/naruszeńprawawrazzewskazaniempodstawyprawnej, przyczynichpowstania, zakresuskutkówfinansowychwraz z dokumentami je potwierdzającymi, wnioskiirekomendacjewynikające z przeprowadzonejkontroli, • pouczenie o prawiejednostkikontrolowanej do zgłoszeniazastrzeżeńorazuwag co do ustaleńzawartych w informacjipokontrolnej, prawieodmowypodpisaniainformacjipokontrolnejprzezkierownikajednostkikontrolowanej, a także o prawiezłożeniawyjaśnieńorazterminachisposobiewykonaniatychpraw Odmowapodpisanianiewstrzymujeprocedurysformułowaniazaleceńpokontrolnychlubpodjęciadziałań w celurozwiązaniaumowy/porozumienia o dofinansowanieprojektu.

29. Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • 5. Ewentualne sformułowanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych • W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych Marszałek Województwaw terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania/nieotrzymaniaw wyznaczonym terminie informacji pokontrolnej, kieruje do jednostki kontrolowanej Zalecenia pokontrolne. • Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: • podstawę prawną sformułowania zaleceń, • opis uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli, • zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie kontroli uchybień i nieprawidłowości wraz z określeniem terminu ich wykonania oraz sposobu powiadomienia o ich realizacji.

30. Zalecenia pokontrolne WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych Przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolującej w oparciu o przesłane przez beneficjenta informacje i dokumenty potwierdzające realizację zaleceń. W przypadku, nieprzekazania informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych lub gdy przekazane dokumenty nie wskazują na realizację zaleceń pokontrolnych może zostać przeprowadzona kontrola sprawdzająca w trybie kontroli doraźnej.

31. Prawa kontrolujących WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Kontrolujący mają prawo do: • swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, • wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli, • przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych związanych z realizacją kontrolowanego projektu, • żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień związanych z realizacją kontrolowanego projektu, • zabezpieczenia materiałów dowodowych związanych z realizacją kontrolowanego projektu, • sprawdzenia przebiegu określonych czynności związanych z realizacją kontrolowanego projektu, • przyjmowania wyjaśnień i oświadczeń od osób związanych z realizacją kontrolowanego projektu.

32. Wymagane dokumenty WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Dokumenty, którenależyokazać w trakciekontroli, to w szczególności: • umowa o dofinansowanierealizacjiprojektuwrazzewszystkimizałącznikamioraz aneksami; • dokumentyimateriałyświadczące o wywiązywaniusię z obowiązkówzwiązanych z  udzielaniemzamówień, dokumentypotwierdzająceosiągnięciewskaźnikówdeklarowanych we wniosku a takżepotwierdzającezgodnośćprojektu z zasadamipolitykhoryzontalnych; • umowy z wykonawcami; • dokumentyfinansowo - księgowedotyczącerealizowanegoprojektu, tj.: fakturyiinnedokumenty o równoważnejwartościdowodowej, dokumentypotwierdzającedokonaniewydatków (oryginały), wyciągi z rachunkówbankowych, ewentualniewydrukksiągrachunkowych; • dokumentydotyczącerzeczowejrealizacjiprojektu (dokumentypotwierdzającewykonanierobótbudowlanych, dostaw, usług, protokołyodbioru, itp.); • dokumenty z wcześniejszychkontroliorazprzeprowadzonychaudytów (rejestrkontroli); • dokumentyimateriałyświadczące o wywiązywaniusię z obowiązków w zakresieinformacjiipromocji; • złożonewnioski o płatność; • innedokumentydotycząceprojektu, o którezwrócisięzespółkontrolujący. ‏

33. Obowiązki Beneficjentów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kierownikjednostki ma obowiązekzapewnićkontrolującymwarunkiniezbędne do sprawnegoprzeprowadzeniakontroli w tymzapewnia, naprośbęosóbkontrolujących, pomieszczenianiezbędne do przeprowadzeniakontroli,w którychgromadzicałądokumentacjępodlegającąkontroli. Kierownikjednostkikontrolowanej ma obowiązekudzielenianiezbędnychwyjaśnieńnatematprzebiegurealizacjiprojektu, procedur, wydatkówitreściprojektulubzapewnićobecnośćkluczowychosóbzajmującychsię,w szczególności: • postępowania o udzieleniezamówień; • rozliczeniemfinansowym; • zakresemrzeczowym; • informacjąipromocją; • uczestniczącychw realizacjiprojektuorazzwiązanych z jegoprzygotowaniem.

34. Nieprawidłowości WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Nieprawidłowość - jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.

35. Przykładowe źródła informacji o nieprawidłowościach WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Potencjalne źródła informacji o nieprawidłowościach: • działania wewnątrz systemu: • kontrola projektu • weryfikacja wniosku o dofinansowanie • weryfikacja wniosku o płatność • kontrola procedur zawierania umów • informacja z zewnątrz: • donos • informacja prasowa • wyniki kontroli innej instytucji • wyrok sądowy • zgłoszenie faktu w ramach współpracy organów kontrolnych

36. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości w realizacji projektu • 1. Załączanie przez Beneficjentów do dokumentacji projektowej: • - sfałszowanych dokumentów, • - dokumentów potwierdzających nieprawdę, • - nieprawdziwych oświadczeń (dotyczy m.in. protokołu odbioru robót/dostaw/usług, faktur/dowodów księgowych, potwierdzeń dokonania przelewu, ofert, wycen, kosztorysów). • 2. Nieprawidłowe przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych np.: • - nieprawidłowy wybór trybu, • - celowe dzielenie zamówienie na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania Prawa Zamówień Publicznych, • - wybór oferty z rażącym naruszeniem ustawy, • - roboty dodatkowe zlecane z pominięciem lub naruszeniem Prawa Zamówień Publicznych, • - roboty dodatkowe deklarowane jako zamienne, • - w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia zamieszczanie parametrów, cech i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mające na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu.

37. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości w realizacji projektu • 3. Możliwy do odzyskania/odliczenia podatek VAT poniesiony przez Beneficjentów w związku z realizowaną inwestycją przedstawiany jako wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność. • 4. Przedstawianie do refundacji wydatków Beneficjenta, które są niekwalifikowalne np.: • - nie są związane z realizacją projektu; • - nie mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o dofinansowanie; • - poniesionych niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego (np. dokonywanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą gotówką zamiast za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote). • 5. Przedstawienie do refundacji wydatków sfinansowanych z innych programów współfinansowanych ze środków UE i innych środków publicznych.

38. Kontrole krzyżowe WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zewzględunaczęsteprzypadkiprzedkładania do refundacjiwydatkówrealizowanych z innychprogramówwspólnotowychprzeprowadzanebędąkontrolekrzyżowe. Wyróżniamynastępującetypykontrolikrzyżowych: • kontrolękrzyżowąprogramu, którejcelem jest wykrywanieieliminowaniepodwójnegofinansowaniawydatków w ramachjednego PO/RPO, • kontrolękrzyżowąhoryzontalną, którejcelem jest wykrywanieieliminowaniepodwójnegofinansowaniawydatków w ramachróżnych PO/RPO perspektywyfinansowej 2007-2013, • kontrolękrzyżowąmiędzyokresową, którejcelem jest wykrywanieieliminowaniepodwójnegofinansowaniawydatków w ramach PO dwóchperspektywfinansowych.

39. Skutki wykrycia nieprawidłowości WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE • Kara pozbawienia wolności • Zwrot wszystkich środków dofinansowania • Wykluczenie z możliwości otrzymania dofinansowania w przyszłości • Zwrot części zrefundowanych środków w związku z uznaniem niektórych wydatków za nieprawidłowe • Odmowa refundacji wydatków uznanych za nieprawidłowe • Potrącenie środków uznanych za nieprawidłowe z kolejnej transzy refundacji • Naprawienie szkody

40. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Dziękuję za uwagę Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości Dariusz Gergont tel. (017) 747 61 04 d.gergont@podkarpackie.pl www.wrota.podkarpackie.pl