Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve Asistenca Teknike Shqiptare IPA Adriatic

1. Raportimi, kontrolli dhe rimbursimi i shpenzimeve Asistenca Teknike Shqiptare IPA Adriatic Tiranë 31 Tetor 2012

2. Temat per tu trajtuar Kriteret e vlefshmerise dhe rimbursimi i shpenzimeve Progress report Project progress report

3. Kërkesa themelore të ligjshmërisë së shpenzimeve 3 Respekto kërkesat e PMCM “Programe managment and control manual” http://www.adriaticipacbc.org/download/Programme_Management_and_Control_Manual.pdf Shoqëro me çdo dokument ligjor dhe financiar shpenzimet e kryera në çdo zë të buxhetit Raporto në përputhje me shumat e parashikuara në buxhet dhe në afatet e “budget spending forecast” Mos respektimi i kërkesave të PMCM, i jep të drejtë FLCO-së të mos rimbursojë shpenzimet e kryera

4. Shpenzimet sipas zërave të buxhetit 4 - Staff costs- pagesat për stafin e punësuar për zbatimin e projektit (full time apo part time); • Overheads – shpenzime të përgjithshme (telefon, energji elektrike, kancelari, etj…) • Travel and Accomodation- kosto vetëm për staffin e punësuar për zbatimin e projektit • External Expertise- të punësuar me kohë të plotë apo të pjesshme/ aplikim i rregullave të prokurimit publik -

5. Shpenzimet sipas zërave të buxhetit • Meetings and Events- kosto te pjesmarrjeve në takime apo evente në funksion të projektit - Promotion costs- shpenzime në ngarkim të WP2, por jo vetëm, shpenzimet per aktivitetet promovuese te projektit • Equipment – kosto per blerje, marrjen me qera apo leasing te pajisjeve qe do te perdoren ne funksion te zbatimit te projektit • Investments – investime per rikonstruktion, blerje makinerish, deri në 10% blerja e pronës së paluajtshme, aplikim i rregullave të prokurimit - Financial charges and guarantee costs- kur janë parashikuar në buxhetin e projektit (interesat bankare/ sigurimi i bashkefinancimit IPA)

6. Kerkesat per promovimin dhe publicitet te projektit • Flamuri europian (emblem) • Logo e programit • Logo e projektit • Website i programit • Logo e projektit • Materialet promovuese per konferencat, seminaret, ekspozitat, etj…. 6

7. Kontributi in-kind Detyrimet fiskale apo doganore apo detyrime te tjera qe nuk lidhen drejteperdrejt me projektin Hubjet e shkembimit te monedhes si dhe cdo detyrim tjeter fiskal I kesaj natyre Gjobat fiskale Blerja, marrja me qera e tokes (deri ne 10%) apo objekteve ekzistuese. TVSH Pajisjet/ Second hand equipment Interesat bankare Kostot e papaguara Mos zbatimi i rregullave te origjines • Lista e shpenzimeve jo te njohura 7

8. Raportimi shpenzimeve online – M.I.S 8 * Guidelines for the use of the Programm Managment and Information System M.I.S Udhezime si te plotesohet: Progress report Application for rembursment * Dokumentat i gjeni të afishuara ne “REPORTING PACK” dhe “PROJECT MANAGEMENT TOOLBOX”

9. Kërkesat për raportimin e shpenzimeve Në përputhje me buxhetin total të projektit dhe të çdo partneri Raportohen vetëm në monedhën euro Raportohen në sistemin online në çdo kohë por jo më larg se: 31 janar 30 prill 30 qershor 31 tetor

10. Anullimi – voiding i faturave të shpenzimeve FB anullojnë faturat origjinale FLCO-së i dërgohen certifing copy “corresponding to the original” firmoset, vuloset dhe vendoset data.

11. Progress report (1) Perbëhet nga: • Financial report • Activity report * I detyrueshëm për tu plotësuar nga çdo final beneficiary * Upload vetem në sistemin M.I.S dhe plotësohet në anglisht * I bashkangjiten teamplates të miratuara nga programi IPA Adriatik

12. Progress report (2) Financial report Lista e shpenzimeve që FB kërkon të rimbursojë * Plotësohet vetëm nëpërmjet sistemit M.I.S (ndiq udhëzimet) Shoqërohet nga “list of expenditure” (2 raste) *** Në PR të parë raportohen shpenzimet e WP0, në rast të kundërt nuk rimbursohen si shpenzime!!!

13. Progress report (3) Activity report * Shpjegimi narrativ i aktiviteteve të kryera në përputhje me AF dhe shpenzimet e raportuara në Financiar report. * Plotësohet sipas template të afishuar në seksionin “Reporting pack” Plotësohet vetëm në gjuhën angleze I bashkalidhen template (contract award declaration, list of expenditure, timesheet template.... etj...)

14. Progress report (4) Hapa të detyrueshëm për tu ndjekur 1- Përpara se të upload në sistem AR i dërgohet LB për tu firmosur; 2- LB e dërgon AR të firmosur, me email versioni skan; 3- FB upload AR në sistemin M.S.I * Mos plotësimi i hapave të mësipërm detyron FLCO të mos rimbursojë shpenzimet e FB

15. Progress report (5) * PR i dërgohet FLCO-së me postë dhe shoqërohet nga: • Dokumenta financiarë (të anulluara) • Dok e procedures së prokurimi publik • Produktin/et nga aktivitete të kryera • List of expenditure • Faqja e “Info euro” (te printuar) • Çdo dokument tjetër plotësues

16. Adrresa ku do te dergohen dokumentat • Zarfi duhet te permbaje Acronym dhe numri i projektit Institucioni publik apo privat qe e dergon Zj. Elda Kalaja Sekretare e Pergjithshme Ministria e Integrimit Europian Rruga Papa Gjon Pali i 2 Tirane

17. Project progress report Plotësohet vetëm nga LB Dërgohet në MA/ JTS me email dhe me postë Raportim çdo 6 muaj/ 31 Tetor – 30 Prill Plotësohet vetëm në anglisht sipas template të publikuar në “Reporting pack” Duhet të respektohen rigorozisht afatet e raportimit

18. DVE nga FLCO FLCO brenda 3 muajve nga data e marrjes të dokumentave “hard copy” lëshon DVE FLCO realizon administrative verification (desk based checks) and on the spot checks LB nëpërmjet M.I.S kërkon AR MA- JTS, CA, AA mund të kërkojnë shpjegime të mëtejshme nga FB gjatë zbatimit te projektit

19. P Y E T J E