第四章总账子系统

第四章总账子系统 • 第一节总账子系统概述及流程分析 • 第二节总账子系统总体结构与主要数据文件设计 • 第三节总账子系初始设置 • 第四节凭证处理 • 第五节出纳管理 • 第六节账表输出 • 第七节辅助管理一往来、项目、部门核算和管理结束

第一节总账子系统概述及流程分析 一、总账子系统的范围及其目标的确定二、总账子系统的特点三、总账子系统手工处理流程分析四、计算机账务数据处理流程五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同返回

一、总账子系统的范围及其目标的确定 （一）总账子系统范围的确定（二）总账子系统的目标返回

（一）总账子系统范围的确定 总账子系统范围的确定就是总账系统应包含哪些会计处理工作，换言之，总账系统应包括哪些内容。总账子系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。账务处理就是从凭证开始，通过记账到账表输出的全过程。（有的软件是从原始凭证开始）会计工作的具体内容因时期、行业不同而有简有繁，但账务处理一直是必不可少的核心，会计的整个体系就是在账务处理的基础上逐渐充实和发展起来的，因此，总账子系统是会计信息系统的核心。总账系统还包括全部会计业务的总括核算。返回

（二）总账子系统的目标 ⒈ 及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。 ⒉ 高效、正确地完成记账等数据处理过程。 ⒊ 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。 ⒋ 建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 ⒌ 为了充分发挥计算机的优势，增强总账子系统的核算和辅助管理功能，有些总账子系统在设计时还增加部门核算与管理、项目核算与管理、往来核算与管理等辅助核算功能，以及自动转账、总公司与分公司会计处地等功能。返回

二、总账子系统的特点 ⒈ 规范性强，一致性好 ⑴ 有借必有贷，借贷必相等 ⑵ 资产=负债十所有者权益十（收入－费用） ⑶ 总账余额= ∑其下属明细账余额 ⑷ 总账借方发生额= ∑其下属明细账借方发生额 ⑸ 总账贷方发生额= ∑其下属明细账贷方发生额 ⒉ 综合性强，在会计信息系统中起核心作用总账子系统则是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的方方面面。 ⒊ 控制要求严格，正确性要求高各部门及社会相关人员使用的会计报表数据多数是依据总账系统的有关资料编制的。返回

三、总账子系统手工处理流程分析 （一）手工处理流程（二）手工方式下账务处理形式的缺陷返回

（一）手工处理流程 记账凭证核算形式科目汇总表核算形式汇总记账凭证核算形式日记总账核算形式多栏式日记账核算形式返回

原始凭证 记账凭证编制科目汇总表科目汇总表编制和审核凭证收款凭证付款凭证转账凭证登记日记账登记各种明细账登记总账日记账明细账总账期未处理编制报表报表科目汇总表核算形式手处理流程返回

手工方式下账务处理形式的缺陷 ⒈ 数据大量复 ⒉ 信息提供不及时 ⒊ 准确性差 ⒋ 工作强度大返回

四、计算机账务数据处理流程 （一）总账子系统顶层数据流程图（二）总账子系统中间层数据流程图（三）对中间数据流程图中加工进一步细化返回

总账子 系统 --账务处理会计信息系统其他子系统用户（一）总账子系统顶层数据流程图 ⒈ 会计人员将初始化信息、原始凭证、记账凭证、对账单等输入总账子系统进行账务处理； ⒉ 总账子系统处理之后，将结果信息如记账凭证、成本费用分配信息等传入会计信息系统中其他子系统（如工资子系统、固定资产子系统、成本子系统等）； ⒊ 会计信息系统中其他子系统也会采用实时或批处理的方式向总账子系统传递记账凭证等信息。返回

账簿输出 原始凭证凭证文件余额文件填制录入审核登记各种账簿报表输出记账凭证各种报表单位银行账文件自动转账期末处理录入机制凭证银行对账对账单文件银行原始单据输入或者接收银行对账单余额调节表余额调节表（二）总账子系统中间层数据流程图返回

已达账 未达账对账单查询输出录入对账单录入或转入银行记录银行对账单文件对账单网络或软盘接怅银行原始记录或凭证文件企业银行账文件按条件进行对账（三）银行对账的底层流图返回

五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同五、计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同（一）相同之处（二）不同之处返回

（一）相同之处 计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。返回

（二）不同之处 ⒈ 数据处理的起点与终点不同 ⒉ 数据处理方式和过程不同 ⒊ 数据存储方式不同 ⒋ 对账的方式不同 ⒌ 会计资料的查询统计方式不同 ⒍ 计算机条件下账务处理从高效性、正确性、及时性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。返回

第二节总体结构与主要数据文件设计 一、总账子系统的功能结构二、会计字典的设计三、总账子系统主要数据文件设计返回

总账子系统 初始设置凭证处理出纳管理账簿输出往来管理部门管理项目管理期未处理系统维护一、总账子系统的功能结构返回

二、会计字典的设计 （－）会计字典定义（二）科目文件设计返回

（－）会计字典定义 会计字典，又称档案（或目录），如科目目录、客户目录、存货目录、部门目录等，是构成计算机会计数据体系框架的基本数据集。会计字典是由相关的会计信息条目所构成的一个数据集。这些数据分别存放在相应的数据文件中，是会计信息进行分类的依据。由于财务软件产生的总分类账、明细账、辅助账和各种统计表都是在会计字典的基础上形成的，每一笔业务部可能由几个会计字典和一组数字组成，如会计凭证的一条记录可能含有科目、部门、职员、客户或供应商、发生额等数据项，又如一张发票可能含有客户、部门、业务员、仓库、商品、数量、金额、税额等数据项。因此，在计算机会计信息系统中，我们可以对成批的会计记录分别以不同的会计字典进行分类和汇总，以满足不同的管理需要。返回

（二）科目文件设计 ⒈ 建立科目文件的意义 ⒉ 建立会计科目的原则 ⒊ 会计科目编码设计的问题 ⒋ 会计科目编码方案设计 ⒌ 科目编码方法 ⒍ 科目编码设计的基本原则 ⒎ 科目编码文件结构设计返回

1、建立科目文件的意义 会计科目是会计核算方法之一，它可以分门别类地反映企业经济业务核算资料；为了加强企业宏观与微观经营管理，会计人员可以通过会计科目提供详细、总括的核算信息；会计科目又是企业初始建账的重要环节，为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础。那么，在计算机环境下企业的会计科目存放在何处？这就需要建立科目文件，存放企业的所有会计科目，以满足计算机环境下会计核算和管理的需求。返回

2、建立会计科目的原则 ⑴ 会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求。 ⑵ 会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。 ⑶ 会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系的完整性。 ⑷ 会计科目要保持相对稳定，会计年度中最好不要删除、不要增设下一级明细科目。 ⑸ 设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。返回

3、会计科目设计的问题 ⑴ 文字形式的科目名称较长 ⑵ 科目在账务处理中用于对经济业务进行分类，是某类经济业务的分类标志，要求具有准确性、确定性和唯一性，保持前后一致，对于计算机来说，文字型的科目有二义性，文字中多一个空格或少一个空格，计算机就会认为是两个不同的科目 ⑶ 凭证中的会计科目需要人工输入，文字的科目不便于提高输入速度由于这些问题的存在，我们使用会计科目时不能直接使用汉字科目，而必须对它进行编码，保证会计科目的唯一性和操作上的方便性。这就是会计科目编码的目的。返回

对会计科目进行编码的目的 ⑴ 保证会计科目的唯一性 ⑵ 简化会计数据的表现形式 ⑶ 便于对会计数据加工处理 ⑷ 便于反映科目间的逻辑关系，便于分类 ⑸ 可以节省存储单元，提高运算速度返回

4、会计科目编码方案设计 ⑴ 编码方式：采用群码的编码方式，即第一段为一级科目代码，第二段为二级科目代码，依此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。 ⑵ 科目编码体系设计：会计科目编码体系是单位内所使用的每一个会计科目都规定一个代码而构成的代码组。科目编码体系设计是指按照有关规定如何确定单位内所使用科目的代码组。会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定，一级科目代码财政部已有明确规定，不要设计，实质上我们只是设计明细科目代码。 ⑶ 科目编码结构：科目编码结构指会计科目编码各级长度的构成。一般说来，每一个会计科目的代码按照其级别可分为若干段，每一段有几位，这种一个科目编码分几段，各段的长度就构成了此科目的结构。 ⑷ 明细科目编码设计返回

（4）明细科目编码设计 明细科目编码有两种设计方式：固定结构编码和变动结构编码。 ⑴ 固定结构的科目编码是指在整个系统中所有科目的结构是相同的。如3222结构，它表示科目最多可设置四级，且一级科目的长度为3位，二级科目的长度为5位，三级科目的长度为7位，四级科目的长度为9位。 ⑵ 变动结构的科目编码是指科目编码体系在不超过总长度的前提下，除一级科目编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计。返回

5、科目编码方法 所谓编码是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号，借以区别各项目的类别和项别。会计科目编码，可以采用字母、数字或字母、数字混合编码等不同的方法。常用的方法有以下三种： ⑴ 顺序编码：是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。 ⑵ 位数编码：是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。 ⑶ 分组编码：是按数字顺序分组表示某一项目的不同类别进行编号的一种方法。返回

6、科目编码设计的基本原则 ⑴ 规定性原则：一级科目及部分明细科目应根据财政部和主管部门的统一规定来进行编码。 ⑵ 层次性原则：会计科目具有层次性，有上级科目与下级科目之分，有直接上级科目与直接下级科目之分。 ⑶ 一致性原则5502 管理费用550201 管理费用——办公室55020101 管理费用——办公室——办公费55020102 管理费用——办公室——差旅费55020103 管理费用——办公室——工资550202 管理费用——财务部55020201 管理费用——财务部——办公费55020202 管理费用——财务部——差旅费55020203 管理费用——财务部——工资 ⑷ 简短性原则：科目编码应选择最小值的编码。 ⑸ 扩展性原则返回

7、科目编码文件结构设计 科目代码：如1001，1002 科目名称：如现金，银行存款科目类型：如资产、负债明细标志：是否为最低级明细科目辅助核算：往来核算、部门核算、项目核算等。科目级别：一级、二级等科目结构：记录科目各位代码的长度。如357 返回

三、总账子系统主要数据文件设计 （一）凭证文件的设计（二）余额及发生额文件返回

（一）凭证文件的设计 ⒈ 凭证格式和内容 ⒉ 会计凭证文件设计一 ⒊ 会计凭证文件设计二 ⒋ 会计凭证文件设计三 ⒌ 会计凭证文件设计四

记账凭证 日期：2002年4月14日字：付款号：0005 附件：3 张制单：张五记账：王六审核：会计主管：出纳：会计科目：银行存款----人民币增加修改审核&取消查询打印汇总记账存盘退出

会计凭证文件设计一 凭证文件：日期、凭证类型、凭证编号、摘要科目代码、借贷方向、发生金额附件张数、录入人员、审核人员

会计凭证文件设计二 凭证头文件：日期、凭证类型、凭证编号附件张数、录入人员、审核人员记账人员、会计主管、出纳员凭证体文件：日期、凭证类型、凭证编号、摘要科目代码、借贷方向、发生金额

会计凭证文件设计三 凭证文件：日期、凭证类型、凭证编号、摘要、科目代码、借贷方向、发生金额、附件张数、录入人员、审核人员、登账标志

会计凭证文件设计四 凭证头文件：日期、凭证类型、凭证编号附件张数、录入人员、审核人员登账标志、记账人员、会计主管出纳员凭证体文件：年月、凭证类型、凭证编号摘要、科目代码、借贷方向发生金额、登账标志

（二）余额及发生额文件 ⒈ 为什么要设计余额及发生额文件 ⒉ 余额及发生额文件的作用 ⒊ 余额及发生文件设计方案一 ⒋ 余额及发生额文件结构设计方案二 ⒌ 余额及发生额文件结构设计方案三

为什么要设计余额及发生额文件 明细账账户名称：现金

余额及发生额文件的作用 ⒈记录各个会计时期、各个会计账户的期初余额、期末余额、借方发生额、贷方发生额等内容； ⒉在生成账簿时，系统自动从此文件及凭证文件中提取相应的数据，进行加工组织，产生相应的账簿； ⒊为编制会计报表、财务分析、领导查询提供相应的数据。

余额及发生文件设计方案一 年月科目代码科目名称科目类型明细标志辅助核算余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方发生额本年贷方发生额

余额及发生额文件结构设计方案二 年月科目代码辅助核算余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方发生额本年贷方发生额

余额及发生额文件结构设计方案三 年、科目代码、科目名称、科目类型明细标志、辅助核算、余额方向、年初余额 1月借方发生额、1月贷方发生额 2月借方发生额、2月贷方发生额 3月借方发生额、3月贷方发生额 ……… 12月借方发生额、12月贷方发生额

第三节总账子系初始设置 一、设置账套二、科目设置三、录入余额四、其他设置

一、设置账套 设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。（－）账套参数定义的内容（二）案例

（－）账套参数定义的内容 ⒈ 账套号及账套名称 ⒉ 启用日期 ⒊ 编码方案 ⒋ 其他相关资料（如单位、地址、法人等）

（二）案例 企业背景资料：湖南燕丰酿酒公司，原为湖南燕北酿酒厂，因市场需求变化，企业经济效益滑坡，1995年7-9月企业进行清产核资，10月与湖南宏丰食用酒精厂合并，改组成成湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒业）。

它位于湖南省长沙市观沙岭12号，邮政编码：410000，电话：890008，传真：8900527，现拥有总资产2亿多元，占地面积200万平方米，员工1350人，年产销能力超过60万吨。该企业的法人代表是张飞，税务登记证号为430108200197007。企业生产各类酒和酒精，远销国内外，主要产品是白酒系列数十种产品、新开发满山红保健酒，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类，同时进行外币核算；该企业被核定为一般纳税人，拟在2002年4月10启用总账系统。它位于湖南省长沙市观沙岭12号，邮政编码：410000，电话：890008，传真：8900527，现拥有总资产2亿多元，占地面积200万平方米，员工1350人，年产销能力超过60万吨。该企业的法人代表是张飞，税务登记证号为430108200197007。企业生产各类酒和酒精，远销国内外，主要产品是白酒系列数十种产品、新开发满山红保健酒，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类，同时进行外币核算；该企业被核定为一般纳税人，拟在2002年4月10启用总账系统。

单位名称：湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）单位名称：湖南燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂）启用日期：2002年4月1日会计期间：l月25日——12月25日记账本位币：人民币（RMB）企业类型：工业企业性质：股份制会计科目代码结构：4一2一2一2一2 客户分类编码级次：2—2—3 供应商分类编码级次：2一2一3 部门编码级次：l—2—2 结算方式编码级次：l—2

第四章 总账子系统