MSDM – Handout 06 Seminar Manajemen Sumber Daya Manusia

1. MSDM – Handout 06Seminar ManajemenSumberDayaManusia Disusunoleh: Hamzah Denny Subagyo, SE., SH., MM., MH. untukperkuliahan Seminar Manajemen SDM di FE UniversitasNarotama

2. Benchmarking • Benchmarkingadalahsuatuproses yang biasadigunakandalammanajemenatauumumnyamanajemenstrategis, dimanasuatu unit/bagian/organisasimengukurdanmembandingkankinerjanyaterhadapaktivitasataukegiatanserupa  unit/bagian/organisasi lain yang sejenisbaiksecara internal maupuneksternal.

3. Bagaimanasuatuperusahaanmengukurpencapaiankinerjanyadenganbaik, khususnya agar mampubersaingdalamindustri, kalautidakmelakukanstudiperbandingandenganaktivitasbisnispadaperusahaan lain yang sejenis. Benchmarkadalahsebuahmetodepeningkatankinerjasecarasistematisdanlogismelaluipengukurandanperbandingankinerjadankemudianmenggunakannyauntukmeningkatkankinerja

4. Manfaat/kegunaannya • Dari hasilbenchmarking, suatuorganisasidapatmemperolehgambaranyg dalam (insight) mengenaikondisikinerjaorganisasisehinggadapatmengadopsi best practice untukmeraihsasaran yang diinginkan.  • Kegiatanbenchmarking tidaklahharusperistiwa yang dilakukansatu kali waktu, namunbisajugamerupakankegiatanberkesinambungansehinggaorganisasidapatmemperolehmanfaatdalammeraihpraktekaktifitasorganisasi yang terbaikuntukmereka.

5. lanjutan • Manfaatbagiperusahaandenganmengembangkanbenchmarking, antara lain:a. Untukdapat menetapkansasaran(baru) yang lebih menantangnamunrealistisb. Untukmenentukanbagaimanasasarandapatdicapai (butir-butir tindakan untuk meraihnya).c. Untuk mendapatkan ‘terobosan’atau cara-cara baru yang lebih efektif dan lebih efisien dalam peningkatanorganisasid. Menginspirasi ditemukannyaide-idebaru yang mampu mendongkrak pertumbuhan perusahaan.

6. Metode Benchmarking • Proses benchmarking memilikibeberapametode. Salahsatumetode yang paling terkenaldanbanyakdiadopsiolehorganisasiadalahmetode 12, yang diperkenalkanolehRobert Camp, dalambukunyaThe search for industry best practices that lead to superior performance. Productivity Press .1989.  • Langkahmetode 12 terlaluluasuntukdijabarkan. Agar mudah, metode 12 tersebutbisadiringkasmenjadi 6 bagianutama

7. lanjutan • Identifikasi problem apa yang hendakdijadikansubyek. Bisaberupaproses, fungsi, output dsb. • Identifikasiindustri/organisasi/lembaga yang memilikiaktifitas/usahaserupa. Sebagaicontoh, jikaandamenginginkanmengendalikan turnover karyawansukareladiperusahaan, carilahperusahaan-perusahaansejenis yang memilikiinformasi turnover karyawansukarela. • Identifikasiindustri yang menjadipemimpin/leader dibidangusahaserupa. Andabisamelihatdidalamasosiasiindustri, survey, customer, majalahfinansial yang manaindustri yang menjadi top leader dibidangsejenis.

8. lanjutan • Lakukan survey padaindustriuntukpengukurandanpraktek yang dilakukan.Andabisamenggunakan survey kuantitatifataukualitatifuntukmendapatkan data daninformasi yang relevansesuai problem yang diidentifikasidilangkahawal. • Kunjungi ’ best practice’ perusahaanuntukmengidentifikasi area kuncipraktekusaha. Beberapaperusahaanbiasanyarelabertukarinformasidalamsuatukonsorsiumdanmembagihasilnyadidalamkonsorsiumtersebut. • Implementasikanpraktekbisnis yang barudansudahdiperbaikiprosesnya. Setelahmendapatkanbest practiceperusahaan, danmendapatkanmetode/teknikcarapengelolaannya, lakukanproyekpeningkatankinerjadanlaksanakan program aksiuntukimplementasinya.

9. Peningkatankinerja yang dilakukanmelaluiBenchmarkpadaumumnyameliputipengukurandanperbandingankinerja. • Untuk itu perlu memperhatikan hal sbb:1. Bagaimanamelakukanperbandingannya2. Pihakmana yang lebihbaik3. Mencari tahu mengapapihak lain lebihbaik4. Untuk ‘meniru’ tindakanapa yang perludilakukan/ditingkatkan

10. Tahapan • Secaraumumtahap-tahappelaksanaandalambenchmarking dapatdisampaikansebagaiberikut :1) Merencanakanproses benchmarking dankarakterisasi target yang akandi-benchmark2) Pengumpulandananalisis data internal3) Pengumpulandananalisis data eksternal4) Peningkatankinerja target benchmarking 5) Peningkatansecaraberkelanjutan

11. Tahapan Benchmarking • Adapuntahap-tahapdalamproses transfer atau benchmark adalah :1) Inisiasi – meliputisemuahal yang membawakepadakeputusanmengenaiperlunyauntukmentransferpraktek, sepertipenemuan, ataupunproseskerja yang efektifdalamsebuahorganisasi. 2) Implementasi – aliransumberdayaantarapenerimadan unit sumber, hubungansosialterjalin, danupaya-upayauntukmelakukan transfer sudahlebihdapatditerimaolehpelakubenchmark3) Ramp-up – dimulaiketikapenerimamulaimenggunakanpengetahuan yang diperoleh, dengancaramengidentifikasidanmemecahkanmasalah yang takterduga, sehinggakinerjameningkatsecarabertahap4) Integrasi – dimulaiketikapenerimamenerimahasil yang memuaskandenganpenggunaanpengetahuan yang diperoleh, danterjadiprosesinstitusionalisasipengetahuandanketerampilan yang diperoleh

12. Jenis Benchmarking • Dalampraktekpengukurannya, ada 3 jenisbenchmarking yang dikenalselamaini, yaitu:1. Internal : yaitupengukurandanperbandingankinerjaantarprosesatauprodukdalamorganisasiitusendiri2. Competitive : yaitupengukurandanperbandingankinerja yang berfokuspadaprodukdanproses yang setaradengankompetitor3. Functional : yaitupengukurandanperbandingankinerja yang berfokuspadafungsigenerik, sepertipemrosesan order nasabah, pengelolaan database customer dsb.

13. Kendala • Berhubungprosesidentifikasidan transfer praktekbisniscenderungmemakanwaktu(time consuming) , makakendala yang terutamadalammelakukan benchmarking adalahkurangnyamotivasiuntukmengadopsipraktekbisnis, kurangnyainformasi yang memadaimengenaicaraadaptasidanpenggunaannyasecaraefektifdankurangnyakapasitas (sumberdayaataupunketerampilan) dalampenyerapanpraktekbisnis

14. lanjutan • Kebanyakanorangmempunyaikecenderunganuntukbelajar, membagipengalaman, danbertindaklebihbaik. Kecenderunganinidihalangiolehsebab-sebabadministratif, struktural, budaya yang berpengaruhnegatifpadakeseluruhanorganisasi, antara lain:1. Strukturorganisasisilo, dimanamasing-masing unit fokuspadatujuansendiri, sehinggakepentinganbersamalebihdipandangdarisudutpandangmasing-masing unit.2. Budayamenghargaikeahliandanpenciptaanpengetahuanlebihdominandibandingbudayamembagikeahlian.3. Kurangnyakontak, hubungandanperspektifbersamadalamsuatuorganisasi.4. Sistem yang tidakmemungkinkanataumenghargaiupayauntukmelakukanknowledge sharing atauketerampilan

15. Faktor-faktorbudaya yang menghambatproses knowledge sharing yaitu:- Kurangnyakepercayaan- Perbedaanbudaya, kosakata, dankerangkaberpikir- Kurangnyasaranabaikwaktu, tempatpertemuan, kesempatanuntukmenampungide-ide yang menunjangproduktivitas- Penghargaanatau status tetapdimilikioleh unit yang di-benchmark- Kurangnyakapasitasuntukmenyerappengetahuan- Kepercayaanbahwapengetahuantetapdimilikioleh unit yang di-benchmark, atausindrom “bukanhasilkarya unit kami”- Kurangtoleransiterhadapkesalahanataudalammembutuhkanpertolongan

16. Catatan : • Proses benchmark bukanproses menyontek, tetapimembandingkankeberadaansuatuprosesdisatupihakdenganpihak lain yang melakukanproses yang sama. Hasilanalisa yang diperolehdigunakansebagaialatuntukmelakukanperbaikansehinggadapatmeningkatkanproduktivitaskerja. • Kata kunci : Melakukan penyesuaian setelah melihat dan merasakan ‘sesuatu’ nilai positif yang dilakukan orang lain adalah sesuatu yang fair dan suatu keharusan dalam menciptakan hari esok yang lebih baik bagi kehidupan.