Policy och riktlinjer för inköp inom region stockholm Augusti 2019

1. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policy och riktlinjer för inköp inom region stockholmAugusti 2019

2. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Innehåll • Syfte • Tillämpning • Inköpsprocessen • Styrande principer och krav • Ansvarsfördelning • Uppföljning

3. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Syfte Att skapa förutsättningar för ett inköpsarbete som säkerställer att Region Stockholm genomför ekonomiskt effektiva affärer, med balanserad riskexponering, som ger rätt kvalitet till bästa möjliga pris och som bidrar till att nå Region Stockholms mål och vision

4. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Tillämpning Policyn och riktlinjerna gäller hela koncernen. Varje nämnd och bolag är en egen upphandlande myndighet (enhet). Verksamhets- styrning För styrning av och inom respektive nämnd och bolag Koncern- styrning För den region-övergripande styrningen

5. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Styrande dokument inom Region Stockholm Regionala, nationella och europeiska långsiktiga planer och program *1) Lagar och externa regelverk som styr uppdrag och verksamhet Andra aktörereller organ Nivå Beslutsinstans Inom landstingets uppdrag och rådighet Mål och budget Regionfullmäktige Ansvarsfördelning Separata styrande dokument som fördelar ansvar på olika nivåer för att minska sårbarhet vid organisationsförändringar. Det ökar också tydligheten att ansvarsfördelning inte finns gömd i andra dokument. Exempel på dokument som fördelar ansvar är reglemente, arbetsordningar, delegationsordning. Viljeriktning Regionfullmäktige Policy Långsiktiga planer *1) Region-styrelsen Strategi/ Program Krav Riktlinje ansvarig nämnd Tillämpningsanvisning Plan Nämnd/Förvaltning Tillämpning Förvaltning Rutin, instruktion mfl Aktivitets-lista Utförande *1) RF fastställer regionala, nationella och europeiska långsiktiga planer och program som Region Stockholm ska följa utifrån sina åtaganden. AKTIVERANDE styr och vägleder utveckling verksamheten NORMERANDE styr och vägleder det dagliga arbetet

6. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp inköpsprocessen

7. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Inköpsprocessen = hela affärsprocessen Inköp Upphandling Analys & strategisk planering inför inköp Uppföljning och aktiv affärs- förvaltning Avrop och beställningar Erfarenhets- återföring Upphandling

8. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Tre nivåer i inköpsprocessen

9. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Strategiskt inköp • Kategoristyrning

10. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Kategoristyrning: Definition • Inköp inom olika marknadsindelade områden (kategorier) planeras och genomförs utifrån • analys av behov • inköpsmönster • affärs-och marknadsförhållanden • Arbetet med kategoristyrning sker genom en kontinuerlig tvärfunktionell förbättringsprocess för att skapa effektivitet i inköpen och för att ge andra värdeskapande möjligheter i försörjningskedjan.

11. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Kategoristyrning: Process • Fakta • analys av tidigare erfarenheter, nuläge, behov och önskad effekt • Strategier • Hur ska Region Stockholm bäst styra sitt inköpsarbete inom olika inköpskategorier (t.ex. fordon, läkemedel eller tandvårdsrelaterade tjänster) • Tvärfunktionellt • Varje upphandlande myndighet ska tillsätta relevanta resurser i arbetet

12. Rubrik Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Taktiskt inköp • Upphandling

13. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Upphandling: Definition • De åtgärder som vidtas för att tilldela ett kontrakt avseende anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader i enlighet med tillämplig lagstiftning och rättsliga principer • Genomförandet av specifika upphandlingar utifrån den styrning som aktuell kategoristrategi ger

14. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Upphandling: Process • Förarbete för den specifika upphandlingen • Utformning av upphandlingsdokument • Annonsering • Kvalificering av leverantörer • Anbudsprövning • Tilldelning och underrättelse • Avtalstecknande • Avslut och utvärdering

15. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Upphandling: Särskilt om LOV • Gäller enbart tjänster inom hälsovård • Liknande upphandlingsprocess men förfarandet avslutas inte • annonsering, ansökningar, godkännanden, underrättelser och avtalstecknande sker löpande • Förändringar i vårduppdraget över tid möjliga genom ändringsmeddelande • Sker inte accept av avtalspart upphör avtalet att gälla efter viss tid

16. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Operativt inköp • Beställningar • Avrop • Förnyade konkurrensutsättningar

17. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Operativt inköp: Definition och process • Tillämpning av de upphandlingar som genomförts och avtal som tecknats genom beställningar, avrop och förnyade konkurrensutsättningar • Allt ska ske i enlighet med upphandlade villkor och på det sätt som avtalet anger • Det är här som all potential ska bli verklighet!

18. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Styrande principer och krav

19. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Lagstiftning

20. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Region Stockholms styrande principer för inköp • Professionell beställare • Affärsmässighet, konkurrens och innovation • Hållbarhet och affärsetik

21. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policyn om Professionell beställare • Följsamhet mot beslut • God dokumentation • Erforderliga förarbeten (analys, kalkyler) • Relevant och kostnadseffektiv kravställning • Systematisk uppföljning och erfarenhetsåterföring

22. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Professionell beställare: Förarbete • Objektivitet och transparens • Ju större verksamhetspåverkan eller ekonomisk påverkan, desto mer analys och planering krävs • Totalkostnadsperspektiv • företagsekonomiska kalkyler, simuleringar • Fördelning av affärsrisker • Den som kan kontrollera en risk bör bära den • Tidplan och dokumentation

23. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Professionell beställare: Kravställning • Styrande och vägledande dokument ska beaktas • T.ex. inom informationssäkerhet, finansiella risker och hållbarhet • Tvärfunktionella styrgrupper och expertgrupper ska bidra till att rätt kvalitet på varor, tjänster och byggentreprenader kravställs • Erfarenhet, analyser, kalkyler • Storlek efter behov • Koncerngemensam kravställning och sammanhängande enhetliga arbetsmetoder ska alltid eftersträvas

24. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Professionell beställare: Affärsförvaltning • Avtalsförvaltning = affärsförvaltning • Enhetliga system, regiongemensam data • Varje upphandlande myndighet ska objektivt och transperent redovisa sitt inköpsarbete i årsbokslutet • Löpande omvärldsbevakning och riskanalys • Helhetsperspektiv ska ge tydlighet, enhetlighet och förutsebarhet i förhållande till leverantörer

25. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Professionell beställare: Affärsförvaltning, forts. • Systematisk och aktiv uppföljning enligt beskrivning av vad som ska följas upp när, hur och av vem • Stickprovskontroller • Kvalitetsrevisioner • Enkätundersökningar • Leverantörens ekonomiska status, kompetensnivå, tekniska kapacitet • Villkor avseende bl.a. • Avtalsperiod, optioner, förlängning • Uppsägningstid • Garantitid, serviceåtaganden • Uppgradering/uppdatering av varor och tjänster • Ställda krav ska tillämpas, t.ex. ska viten tas ut

26. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Professionell beställare: Affärsförvaltning, forts. • Upphandlade ramavtal ska användas om anskaffningen omfattas och behovet kan tillgodoses • Ramavtalets avropsordning ska följas • Kontroll av beloppsgränser och giltighetstider • Inför (men inte efter) utgången av ett ramavtal kan ett avropsavtal övergångsvis förlängas, dock minimalt • Utvärdering av affär (effekt) • Årligen (om ej uppenbart att behov saknas) • Inför ev. förlängning/option

27. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policyn om Professionell beställare: Direktupphandling • Direktupphandling är upphandling utan krav på viss form. • Lågt värde och sammanlagda värdet av det som köpts av varan, tjänsten eller byggentreprenaden under räkenskapsåret underskrider direktupphandlingsgränsen, angiven i lag. • Det sammanlagda värdet ska beräknas utifrån hela den upphandlande myndighetens upphandlingar av samma slag under innevarande räkenskapsår.

28. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Professionell beställare: Direktupphandling • Direktupphandlingsvärde • Inkl. optioner och förlängningar • Hela den upphandlande myndighetens upphandlingar av samma slag under innevarande räkenskapsår • Behov över flera år • Totalt under direktupphandlingsgränsen eller synnerliga skäl • Planering för annonserad upphandling • Tillfråga minst två leverantörer • Dokumentation • Om över 100.000 kr gäller särskilda krav på dokumentationens innehåll samt eskalerad beslutsnivå

29. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policyn om Affärsmässighet, konkurrens och innovation • Rätt varor och tjänster till bästa möjliga pris • Stimulera konkurrensen • Utgångspunkten är samordnad upphandling • Kunskapsbaserat och kategoristyrt inköpsarbete • Främja nya lösningar och innovation • God löpande dialog med leverantörsmarknaden

30. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Affärsmässighet och konkurrens • Totalkostnadsperspektiv = faktisk ekonomisk påverkan på regionens ekonomi • Kontinuerlig marknadsanalys och omvärldsbevakning • Leverantörer av olika storlek ska kunna bli leverantör till Region Stockholm • Särskilt fokus på att underlätta för små och medelstora företag där möjligt och affärsmässigt lämpligt • Om uppdelning inte kan ske ska skälen dokumenteras

31. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Centralt och lokalt samordnade upphandlingar Lokalt samordnade När två eller flera nämnder/bolag beslutar att gemensamt anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader av samma slag. Centralt samordnade På uppdrag av regionfullmäktige för flera eller alla nämnder och bolag

32. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om lokalt samordnad upphandling • Huvudansvarig myndighet • Störst vana, behov, mest tillgängliga resurser • Löpande förankring • Dokumentation • Ev. avtalsförvaltning • Beslut • Alla fattar likalydande beslut med eget mandat • Delegation till viss anställd inom nämnd enligt kommunallagen • Anlitande av inköpscentral

33. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Innovation • Funktions- och innovationsvänlig upphandling • där det är tillämpbart och affärsmässigt lämpligt ur ett totalkostnadsperspektiv (inkl. utredningsarbetet) • intern dialog ska skapa förståelse för verksamheten • Funktionsupphandling • Definierar behov utifrån funktion eller effekt • Marknaden föreslår lösningar • Teknik, material, metod

34. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Innovation, forts. • Innovationsupphandling = upphandling som främjar utveckling och införande av nyskapande och bärkraftiga lösningar, innovationer • När marknaden inte kan möta regionens behov • Lösningar saknas, är otillräckliga eller för dyra • Förkommersiell upphandling eller innovationstävling kan ge kunskapsunderlag i förarbetet • Särskilda upphandlingsförfaranden • Konkurrenspräglad dialog • Innovationspartnerskap

35. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Dialog • Dialog är viktig i alla delar av inköpsprocessen • Generell för kategorier, specifik för viss affär • Syftar till • högt förtroende för Region Stockholm • kunskapsbaserad värdering av olika vägval • Likabehandling och öppenhet • Noggranna förberedelser • Syfte, mål, efterarbete, dokumentation • Sekretessfrågor

36. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Dialog, forts. • Intern dialog omfattar bl.a. verksamhetens behov och förutsättningar samt vunna erfarenheter • Beskrivs närmare avseende inköpsprocessens olika skeden i mer detaljerade vägledande dokument • Facklig samverkan • Varje upphandlande myndighet ska uppfylla informations- och förhandlingsskyldighet enligt samverkansavtal och lag

37. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policyn om Hållbarhet och affärsetik Regionen Stockholms inköpsprocess ska: • främja hållbarhet • motverka negativ miljöpåverkan • motverka kränkningar • behandla alla leverantörer likvärdigt • bidra till likvärdig och god service

38. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policyn om Hållbarhet och affärsetik Regionen Stockholms inköpsprocess ska: • främja hållbarhet • motverka negativ miljöpåverkan • motverka kränkningar • behandla alla leverantörer likvärdigt • bidra till likvärdig och god service

39. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Hållbarhet • Miljöhänsyn, sociala och arbetsrättsliga hänsyn • Lagkrav (behövlighetsbedömning) • Om annars motiverat • Integrerad del av hela inköpsprocessen • Mål, riskanalyser, hållbarhetsbedömningar • Styrande dokument och planer ska ges en konkret tillämpning • Krav, kriterier, avtalsvillkor • Proportionalitetsprincipen • Uppföljning av ställda krav

40. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Affärsetik • Brottsbalkens regler om mutbrott • Inte ta emot, godta löfte om eller begära belöning • Särskilt höga krav på offentligt anställda • Uttryckligen och omedelbart tacka nej! • Inga ovidkommande hänsyn • Inget tvivel om likabehandling av leverantörer

41. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Affärsetik, forts • Regler om jäv i kommunallagen och förvaltningslagen • Intresse som gör att opartiskhet kan ifrågasättas • T.ex. närstående hos anbudsgivare • All slags handläggning • Försiktighetsprincip • Vid misstanke ska deltagandet i handläggningen upphöra till dess det är utrett • Individens eget ansvar • Ansvarig upphandlare ska som rutin upplysa om jävsbestämmelser och dokumentera att upplysningen har skett

42. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Riktlinjerna om Affärsetik, forts. • ”Konsultjäv” • När leverantör har deltagit som konsult i förarbetet och sedan är aktuell som anbudsgivare i samma upphandling • Tillämpa likabehandlingsprincipen och försök eliminera konkurrensfördel • Om det inte går, ge leverantören möjlighet att visa att det inte finns någon konkurrensfördel • Om punkt 2 inte går, uteslut leverantören

43. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Ansvarsfördelning - regionfullmäktige • Principiell beskaffenhet t.ex. större förändringar, ej av återkommande karaktär • Beslutar om inköpskategorier och centralt samordnade upphandlingar Uppdrar åt regionstyrelsen eller annan nämnd/bolag att ansvara för inköpskategori och/eller centralt samordnad upphandling.

44. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Ansvarsfördelning - regionstyrelsen • Bedriva uppsikt över nämnder och bolags inköpsarbete • Övergripande styrning, ledning och strategisk analys inom inköpsområdet • Övergripande kategoristyrning och samordning av samtliga inköpskategorier • Föreslår regionfullmäktige ansvarsfördelning för kategorier och centralt samordnade upphandlingar • Genomföra och följa upp de centralt samordnade upphandlingar som regionfullmäktige har har uppdragit åt regionstyrelsen att genomföra • Säkerställa att det finns ett inköp- och upphandlingsstöd till nämnder/bolag mot ersättning • Omvärldsbevakning och branschsamverkan

45. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Ansvarsfördelning – Nämnder/bolag Varje nämnd/bolag utgör en upphandlande myndighet och har yttersta ansvaret för sina inköp, upphandlingar, avrop, överprövningar och ingångna avtal. Varje nämnd/bolag ansvarar för att: • det finns en inköpsansvarig • det finns tillräckligt med inköpsresurser och att kompetens upprätthålls • god planering sker • inköp sker i enlighet med gällande avtal • sak- och kunskapsbehov tas tillvara i inköpsarbetet • verka för att en ökad andel genomförs som samordnade upphandlingar.

46. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Inköpsansvarig • Övergripande ansvaret för hela inköpsprocessen inom myndigheten, för affärsmässigheten samt för efterlevnaden av lagstiftning och regionens styrande dokument inom upphandlingsområdet • Samordnare och kontakt i inköpsfrågor

47. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Uppföljning av policyn Policyns och riktlinjernas efterlevnad ska följas upp enligt regionens ledningsprocess.

48. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Översikt – Styrning, ledning och uppföljning Lag och annan författning Kommunallagen, aktiebolagslagen mfl. • Styrning - beslut av principiell beskaffenhet • Budget inkl. Vision, mål, uppdrag, ekonomi (anslag och resultatkrav), ägardirektiv, investeringsplan • Regionövergripande styrande dokument ex. reglementen, bolagsordningar, policyer • Beslut principiell beskaffenhet, av större vikt Region-fullmäktige • Ledning, samordnad styrning, uppföljning • Ledning, samordning och uppföljning av regionkoncernen enligt reglemente • Utveckling, måluppfyllelse, ekonomisk ställning, landstingsövergripande styrande dokument ex. riktlinjer Uppsikt över nämnder och bolag mfl. Region-styrelsen • Genomförande – mål, uppdrag, ekonomi • Ledning och uppföljning inom sitt ansvarsområde enligt reglemente/ägardirektiv • Verksamhetsplan • Genomförande • Intern kontroll och riskhantering BOLAG NÄMNDER KOMMUNALFÖRBUND

49. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp För mer information • Mer om inköp och upphandling på intranätet: https://intranat.sll.se/stod-i-arbetet/upphandling-och-inkop/ • Funktionsbrevlåda hos upphandlingsavdelningen inom serviceförvaltningen, e-post: upphandling@sll.se

50. Regionledningskontoret - Strategiskt inköp Policy och riktlinjer för inköp inom region stockholmAugusti 2019