1 / 18

Rafræn opinber gögn og varsla þeirra til framtíðar

Rafræn opinber gögn og varsla þeirra til framtíðar. Eiríkur G. Guðmundsson Þjóðskjalasafni Íslands. Skinn. Reykholtsmáldagi – 1185 ( Til kirkio ligr iraukiaholte heimaland meþ o( llum ) landsnytiom þar fylgja kyr tottogu ). Pappír diskar. Undirbúningur.

leigh
Download Presentation

Rafræn opinber gögn og varsla þeirra til framtíðar

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Rafræn opinber gögn og varsla þeirra til framtíðar Eiríkur G. Guðmundsson Þjóðskjalasafni Íslands

  2. Skinn • Reykholtsmáldagi – 1185 (Tilkirkioligriraukiaholteheimalandmeþ o(llum)landsnytiom þar fylgja kyrtottogu)

  3. Pappír diskar

  4. Undirbúningur • 2004: Könnun á skjalavörslu ríkisins • skýrsla kom út 2005 • 2005: Samstarfssamningur við danska ríkisskjalasafnið. • reglum – hugbúnaður • 2007-2008: Lög og reglur til endurskoðunar í nefnd • 2005-2009: Tilraunaverkefni • Ríkisskattstjóri og Menntamálaráðuneyti

  5. Lög um skjalavörslu • Þrenn lög skipta einkum máli: • Lög um Þjóðskjalasafn 1985 (2008). • Stjórnsýslulög 1993 (og 51/2003). • Upplýsingalög 50/1996.

  6. Í lögum um ÞÍ segir : • Skilaskyldum aðilum ber að hlíta fyrirmælum ÞÍ um skráningu, flokkun og frágang skjala. • Ný skjalavistunarkerfi og skjalageymslur skulu samþykkt af Þjóðskjalasafni fyrir notkun. • Skilaskyldum aðilum er óheimilt að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum sínum nema með heimild Þjóðskjalasafns. • Forstöðumenn eru ábyrgir fyrir skjalavörslu stofnana sinna.

  7. Lög… • Upplýsingalög (50/1996) • „Stjórnvöldum er skylt að skrá mál, sem koma til meðferðar hjá þeim, á kerfisbundinn hátt og varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg.” (22. gr.) • Stjórnsýslulög (51/2003) • Stjórnvald skal varðveita rafræn gögn þannig að unnt sé að sannreyna efni og uppruna þeirra síðar með aðgengilegum hætti.” (7.gr.) • Pappírsgögn og rafræn gögn lögð að jöfnu.

  8. Breyting á lögum um ÞÍ -12.09.08 • Í 4. gr. laga nr. 66/1985 koma 2 nýir liðir. • 3. setja reglur um myndun, frágang og afhendingu skjala- og gagnasafna (sbr. 3. gr.) afhendingarskyldra aðila, • 4. ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar og móta stefnu um varðveislu og grisjun skjala.

  9. Breyting á lögum ... 2 • 6. gr. 66/1985, hefst: • Skilaskyld skjöl skal afhenda Þjóðskjalasafni að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð þrjátíu ára aldri. ... • Við bætist: • Þó skulu skjöl og önnur gögn á rafrænu formi afhent að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð fimm ára aldri.

  10. Breyting á lögum ... 3 • 9. gr. 66/1985 (um aðgang): • Við bætist: • Aðgangur að rafrænum skjala- og gagnasöfnum er þó fyrst veittur í Þjóðskjalasafni Íslands tuttugu árum eftir afhendingu þeirra til safnsins, enda hafi þau verið aðgengileg hjá umræddu stjórnvaldi til þess tíma.

  11. Þrjár meginleiðir • Safnaðferðin (Museum). • Hermiaðferðin (Emulation). • Yfirfærsluaðferðin (Migration).

  12. Aðferðafræðin 1 Yfirfærsluaðferðin felur í sér að gögn eru tekin út úr tölvukerfum skilaaðila og breytt þannig að þau verði kerfisóháð. Gerðar eru kröfur til gagnaafhendinga og til gerðar og notkunar skjalakerfa stjórnvalda. Hin afhentu gögn eru samkv. opnum stöðlum þannig að skjalasöfn geti gert þau aðgengileg til notkunar, geti breytt þeim yfir á ný snið svo að þau falli að því tölvuumhverfi sem þá stundina er notað.

  13. Aðferðafræðin 2 Afhendingarsnið Textaskjöl skulu vistuð samkvæmt tiltekinni stafatöflu (ISO 8859-1:1987). Skjöl á einnig að afhenda sem myndir (TIFF) Myndir og skönnuð skjöl samkvæmt TIFF staðli (6.0). Hljóðraðir skv. MP3 (ISO 11172-3). Vídeóskeið skv. MPEG2 (ISO 13218-2). 13

  14. Reglur Þjóðskjalasafns • Reglur um rafrænopinbergögnogskil á þeim- 1. ág. 2009: • Reglur um rafrænskjalavörslukerfi. • Reglur um rafrænarskrároggagnagrunna. • Reglur um afhendingu á vörsluútgáfumrafrænnagagnakerfa.

  15. Nýjar aðstæður Skjalamyndarar þurfa að afhenda rafræn gögn tíðar en pappírsskjöl: skjalavörslukerfi á c.a. 5 ára fresti. gagnagrunna á 1-5 ára fresti. Til verða tvö eintök gagnanna: skjalamyndari heldur frumriti/afriti hjá sér og veitir aðgang að gögnum sínum þar til 20 ár eru liðin frá afhendingu gagna til ÞÍ. ÞÍ veitir aðgang að þeim gögnumá öðru formi eftir 20 ár. 15

  16. Breytt staða fyrir skjalamyndara Nýjar kröfur og verkefni hönnun og skipan tölvukerfa þurfa að vera í takt við nýjar reglur. gerð vörsluútgáfa á fárra ára fresti. krafa um gott rafrænt skjalasafn (a.m.k. í 20 ár).

  17. Nauðsyn samvinnu Sérfræðingar skjalasafna þurfa að miðla; skjalfræðilegri þekkingu, óháð miðli og kerfi. upplýsingum um skjalleg gögn í rafrænu kerfi. hlutverk og mikilvægi lýsigagna er. viðmiðunum til grundvallar öruggri varðveislu rafrænna skjala og aðgengi að þeim til framtíðar. Starfsmenn og tölvusérfæðingar skjalamyndara fella skjalfræðilegar kröfur í tæknilegar lausnir og skilvirk ferli.

  18. Módel yfir rafræn skil Skjalamyndari Þjóðskjalasafn • samþykkir not skjalakerfa. • ákv. hvaða og hvenær rafr. kerfi skuli varðveitt (gagnagr.). -tilk. skjalakrefi og gagnagrunna. -býr til vörsluútgáfur á 1-5 ára fresti. • prófar vörsluútgáfu frá skjalam. • varðveitir rafr.afhendingar á amk. 2 stöðum. -viðheldur eigin rafr. skjalasafni í 20 ár. -viðh./uppfærir rafr. skjalasöfn -veitir aðgang að skjölum í amk. 20 ár. -veitir aðgang e. 20 ár

More Related