1 / 62

RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV

RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV. Wrocław, 2011/2012 Opracował i prowadzi dr inż. Jan BETTA. CELE ZAJĘĆ. Zapoznanie Uczestników z podstawowymi zasadami, metodami i technikami zarządzania ryzykiem, jakością i komunikacją w projekcie

leo-dorsey
Download Presentation

RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. RYZYKO, JAKOŚĆ, KOMUNIKACJA, EV Wrocław, 2011/2012 Opracował i prowadzi dr inż. Jan BETTA

  2. CELE ZAJĘĆ • Zapoznanie Uczestników z podstawowymi zasadami, metodami i technikami zarządzania ryzykiem, jakością i komunikacją w projekcie • Nabycie przez Nich praktycznych umiejętności kontroli kosztów projektu

  3. PLAN ZAJĘĆ • Zarządzanie ryzykiem projektu • Zarządzanie jakością w projekcie • Zarządzanie komunikacją w projekcie • Metoda EarnedValuekontroli kosztów projektu

  4. ŹRÓDŁA • NCB National CompetenceBaseline (Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA, wersja 3.0. http://www.spmp.org.pl/certyfikacja-ipma/wytyczne-ipma-ncb • Zarządzanie projektami, Podręcznik, Kraków 2009, pm2pm • Frame J.D. , Zarządzanie projektami w organizacjach, WIG-PRESS, Warszawa, 2001

  5. Wysocki Robert K., Mc GarryRudd, Efektywne zarządzanie projektami, Wyd. III, Helion, 2005 • Berkun S., Sztuka zarządzania projektami, Helion, 2006 • Lock D., Podstawy zarządzania projektami, PWE, 2003 • Young T.L., Skuteczne zarządzanie projektami, ONE Press, 2006

  6. Zarządzanie ryzykiem projektu Ryzyko jest to zdarzenie zidentyfikowane, którego prawdopodobieństwo wystąpienia można dość dokładnie określić Ryzyko trzeba identyfikować i analizować przed rozpoczęciem projektu, potem jest za późno – realizacja projektu się przeciąga. Ale ten proces trwa aż do zakończenia projektu! Zarządzaj ryzykiem – inaczej ryzyko będzie zarządzało Tobą! (J.P. Lewis)

  7. Akceptujemy tylko te projekty, które mają akceptowalny poziom ryzyka. Projektów bez ryzyka nie ma! Zarządzanie ryzykiem może pomóc w uzyskaniu pewności, że osiągniemy wyznaczony cel. Nie można zrezygnować z projektu, który ma dużą wartość, tylko dlatego, że jest ryzykowny  Proces zarządzania ryzykiem: • Identyfikacja (co się może zdarzyć, co nam grozi?) • Pomiar • Właściwe zarządzanie

  8. Identyfikacja ryzyka Typy ryzyka, jakie należy uwzględnić w projekcie Ryzyko techniczne: • zakres produktu i projektu (bardzo częste źródło ryzyka, czasem prawdziwa plaga) • harmonogram prac - opóźnienia są rezultatem złej struktury podziału prac WBS i niepoprawnie odwzorowanych zależności pomiędzy zadaniami, nierealistycznego harmonogramu, opartego na zbyt optymistycznych oszacowaniach nakładu prac, niższej niż przyjęta w planie efektywności pracy, złego zarządzania zasobami, zwłaszcza w przypadku puli zasobów wspólnej dla wielu projektów,

  9. błędnej estymacji nakładów rzeczowych (pracochłonność, ilość), niejednoznacznego określenia w umowach terminów i warunków płatności, nieefektywnego przydziałui koordynacji zasobów, nieefektywnej komunikacji w projekcie   • procedury, technologie (zwłaszcza nowości – czy je dobrze znamy?) • normy i standardy nieznane lub nie wspomniane w umowie

  10. jakość sprzętu, maszyn, urządzeń • jakość prac badawczych i rozwojowych • wybór dostawców i kooperantów (zawodność, dodatkowe koszty, nie wywiązywanie się z gwarancji) • opakowanie i transport • efektywność i produktywność pracy, doświadczenie członków zespołu • dostępne zasoby • części zamienne

  11. Ryzyko finansowe: • błędna estymacja kosztów • sposób finansowania (kredyty) • terminy płatności nie związane z konkretnym zakresem prac • warunki płatności (ceny ustalone lub korygowane) • terminy płatności (zmiana stopy procentowej)

  12. kursy walut, waluty niewymienialne • brak zapłaty po wykonaniu pracy (brak akceptacji, niewypłacalność) • kary (ryczałt, ograniczenia) • przepisy podatkowe (zwłaszcza zagraniczne) • zerwanie lub przerwanie umowy • problemy społeczne, posunięcia rządu i urzędów centralnych

  13. Ryzyko prawne: • obowiązujący język • obowiązujące prawo • lokalizacja • wady dokumentów • własność przemysłowa (technologie, know-how) • kto rozsądza • interwencja osób trzecich • posunięcia rządu i urzędów centralnych (przepisy)

  14. Dane wejściowe do identyfikacji ryzyka: opis produktu (czy wypróbowana technologia, czy innowacje), lista kooperantów i dostawców wraz z ich opisem (zawodność?),  oceny kosztów i czasów trwania zadań, WBS, harmonogram, lista zadańz przydzielonymi zasobami,.

  15. lista trudno zastępowalnych członków zespołu, lista „zapracowanych” i „rozrywanych” członków zespołu, którzy mogą nie dotrzymać swoich zobowiązań, dane historyczne o projektach z przeszłości i ryzyku (niekoniecznie na poziomie firmy, czasem w czyjejś szufladzie), dostępne dane historyczne o podobnych projektach (Internet), pamięć członków zespołu projektowego

  16. Narzędzia identyfikacji ryzyka: • wywiady z udziałowcami projektu • burza mózgów • kwestionariusze kontrolne (checklisty) – specyficzne dla branży • audyty produktu i procesów projektu • zgłoszenia indywidualne – wynik zaangażowania każdego członka zespołu w zarządzanie ryzykiem • eksperci (grupa delficka)    

  17. Nie wolno zapomnieć o jednym ryzyku - że projekt nie będzie mógł być doprowadzony do końca. Należy mieć gotowe scenariusze wyjściaz projektu. ZŁOTA ZASADA FUNDUSZY VENTURE CAPITAL: inwestycja bez planu rezygnacji jest z definicji nieopłacalna – nie daje bowiem szansy na odzyskanie choćby części zainwestowanego kapitału.

  18. Pomiar ryzyka WARTOŚĆ RYZYKA (1) = (prawdopodobieństwo wystąpienia) (konsekwencje) Prawdopodobieństwo: 0 – 1 Konsekwencje – np. 1 -10

  19. Pomiar ryzyka Ocena prawdopodobieństwa - metody: • PERT i metody pokrewne • Drzewa decyzyjne, diagramy przyczynowo-skutkowe • Symulacja • Te same narzędzia, co przy identyfikacji

  20. Uwaga na indywidualne cechy, przeszłość i język ekspertów - przykładowo: • „bardzo małe” 0- 0,1 • „małe” 0,1-0,3 • „średnie” 0,3-0,5 • „duże” 0,5-0,7 • „bardzo duże” 0,7-1

  21. Ocena konsekwencji – podobne narzędzia • ilościowo (o tyle a tyle wyższe koszty, taka a taka kara) • słownie (skutek katastrofalny, krytyczny, marginalny, nieistotny) W obu przypadkach konsekwencje „tłumaczymy” na liczbę od 1 (nieistotny problem) do 10 (katastrofa)

  22. Przykładowa klasyfikacja ryzyk Wysokie ryzyko: wartość >5 Średnie ryzyko: wartość od 1 do 5 Niskie ryzyko: wartość od 0 do 1

  23. WARTOŚĆ RYZYKA (2): (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje) x (nasza zdolność do wczesnego wykrycia) Nasza zdolność do wykrycia ryzyka: Zdolność do wczesnego wykrycia oceniana w skali od 1 (na pewno będziemy o tym wiedzieli dostatecznie wcześnie) do 10 (zupełnie nie do przewidzenia). Zadanie: Ocenić wartość ryzyk nie udania się niedzielnej wycieczki rowerowej. Identyfikacja ryzyka doprowadziła do identyfikacji 3 ryzyk:

  24. złapiemy gumę (G) • potrąci nas samochód (S) • będzie brzydka pogoda (P)

  25. Właściwe zarządzanie ryzykiem • Co można zrobić z ryzykiem? • wyeliminować lub zredukować • przenieść na osobę trzecią (kosztuje!) • kontrolować (rezerwy, działania korygujące, plany kryzysowe)

  26. Proces zarządzania ryzykiem trwa przez CAŁY CZAS REALIZACJI PROJEKTU • Co jakiś czas trzeba zadawać następujące pytania i uzyskiwać odpowiedzi na nie: • czy któreś z ryzyk stało się bądź na pewno stanie się rzeczywistością? • czy jakieś ryzyko już przestało nam grozić? • czy pojawiły się nowe ryzyka? • co z tego wynika (koszty, czas, jakość, wykorzystanie rezerw)?

  27. Zarządzanie jakością w projekcie Trzy procesy: Planowanie jakości: Wejścia procesu: • polityka jakości • zakres projektu • opis produktu/usługi/celu projektu • przepisy/normy

  28. Transformacje wejść procesu: • analiza zysku i kosztów • benchmarking • diagramy przepływów i przyczynowo-skutkowe (Ishikawa) Wyjścia procesu: • plan zarządzania jakością • definicje operacyjne • listy kontrolne

  29. Zapewnienie jakości Wejścia procesu: • plan zarządzania jakością • wyniki pomiarów jakości • definicje operacyjne Transformacje wejść procesu: • metody i techniki planowania jakości • audyty jakości Wyjścia procesu: • doskonalenie jakości

  30. Kontrola jakości Wejścia procesu: • wyniki prac • plan zarządzania jakością • definicje operacyjne • listy kontrolne

  31. Transformacje wejść procesu: • kontrole i karty kontrolne • statystyczna kontrola jakości • diagramy Pareto i inne • analiza tendencji Wyjścia procesu: • doskonalenie jakości • decyzje o akceptacji • zmiany • wypełnione listy kontrolne • dostosowanie procesów

  32. PRZYKAZANIA JAKOŚCI ZGODNOŚĆ - działaj zgodnie z przyjętymi standardami i specyfikacjami 2.   CZYTELNOŚĆ - jasno opisuj procesy, stosuj klarowne zasady, jednoznaczne procedury 3.   ZAPOBIEGANIE - wytwarzaj tylko to, co się da sprzedać, produkty z defektami wycofuj jak najwcześniej, nie dodawaj wartości do produktów, nie spełniających wymogów jakości 4.   POMIARY - postęp możesz osiągnąć tylko w stosunku do punktu odniesienia, usytuuj go i wyznacz pozycję celu 5.   ODPOWIEDZIALNOŚĆ - jesteś odpowiedzialny za produkt, jaki dostarczasz w projekcie klientowi wewnętrznemu 6.   ARCHIWIZACJA - musisz umieć odnaleźć wszystkie „ścieżki” projektu, dokument, móc zrobić pewne rzeczy na nowo. Rób dobrze: od początku do końca i każdą rzecz!

  33. Zarządzanie komunikacją Planowanie komunikacji Wejścia procesu: • wymagania komunikacyjne projektu • dostępne technologie komunikacyjne Transformacje wejść procesu: • analiza udziałowców projektu Wyjścia procesu: • plan zarządzania komunikacją

  34. Dystrybucja informacji Wejścia procesu: • wyniki prac • plan zarządzania komunikacją • plan projektu

  35. Transformacje wejść procesu: • umiejętności komunikacyjne udziałowców • system wyszukiwania informacji • system rozpowszechniania informacji Wyjścia procesu: • dostępne informacje (teczka projektu)

  36. Raportowanie wykonania Wejścia procesu: • plan projektu • wyniki działań Transformacje wejść procesu: • przeglądy wykonania • analiza odchyleń • analiza tendencji

  37. analiza wartości uzyskanej (budżet, planowany koszt planowanej pracy, rzeczywisty koszt wykonanej pracy, planowany koszt wykonanej pracy, a na ich podstawie odchyłki kosztowe, harmonogramu, itd.) • narzędzia i techniki dystrybucji informacji Wyjścia procesu: • raporty • wnioski o zmianę

  38. Zamknięcie projektu Wejścia procesu: • plan projektu • wyniki prac Transformacje wejść procesu: • niezbędne działania prawne, księgowe, strategiczne i logistyczne

  39. Wyjścia procesu: • zamknięcie prawne projektu • zamknięcie księgowe projektu • zamknięcie strategiczne projektu • zamknięcie logistyczne projektu

  40. Kapitalizacja doświadczeń, zarządzanie wiedzą Wejścia procesu: • wyniki prac • raporty • niesformalizowane doświadczenia udziałowców projektu

  41. Transformacje wejść procesu: • przełożenie i formalizacja umiejętności • klasyfikacja i organizacja zgodnie ze strukturą zapewniającą dostępność innym osobom Wyjścia procesu: • „zbiornik” doświadczeń, umiejętności i wiedzy • przewodnik poruszania się po nim

  42. Metoda EarnedValuekontroli kosztów projektu Będzie dobrze przeprowadzona tylko wtedy, gdy będzie dostępna dokładna (PRAWDZIWA) informacja. Obejmuje ona: • informacje o poniesionych kosztach (zużyciu zasobów) • informacje o postępie prac • informacje o odchyleniach i niezbędnych zmianach • informacje na temat produktywności prac

  43. Informacje o kosztach (pakiety WBS) • zużyte (przepracowane) godziny • zużyte materiały • amortyzacja • inne wydatki 

  44. Zbieranie informacji o kosztach projektu to nie to samo co księgowanie informacji o kosztach przez księgowość, bo opiera się na kodach z WBS, a nie kodach kont księgowych

  45. Różne momenty ujęcia kosztu: • faktura (normalne) • zapłata (normalne) • zamówienie (koszt „ukryty”) • ustna rozmowa telefoniczna (koszt „ukryty”)

  46. Kiedy zostanie przekroczony budżet, zło już się stało! Trzeba reagować wcześniej, uprzedzając problemy Skąd brać szybkie i dobre informacje? • formularze godzin • zużycie materiałów • kontrola postępu zleceń zewnętrznych • składane zamówienia Jak z nich korzystać? Metoda EarnedValue

  47. Metoda EarnedValuekontroli budżetu Projekt składa się z dwóch zadań: • Zadanie A polega na położeniu 10 km kabla A (planowane koszty położenia 1 km kabla-3 j.p). • Zadanie B polega na wyprodukowaniu10 t substancji B (planowane koszty produkcji 1 t substancji – 3 j.p.) • Aktualna wartość budżetu końcowego (BAC) • Zadanie A: 10 km x 3 = 30 j.p. • Zadanie B: 10 t x 3 = 30 j.p. • Projekt: 60 j.p.

  48. Stan na dzień 22.12.2011. Planowano • położenie 3 km kabla A • wyprodukowanie 3 t substancji B Wykonano • położono 2 km kabla A, przy czym rzeczywisty koszt położenia 1 km kabla wynosił 4 j.p • wyprodukowano 4 t substancji B, przy czym rzeczywisty koszt produkcji 1 t wynosił 2 j.p Planowany koszt planowanej pracy (BCWS) • 3 km x 3 = 9 j.p. • 3 t x 3 = 9 j.p. Rzeczywisty koszt wykonanej pracy (ACWP) • 2 km x 4 = 8 j.p. • 4 t x 2 = 8 j.p

  49. Ocena stanu projektu (22.12.2011.): • Porównanie kosztów planowanych i rzeczywistych (BCWS – ACWP) • 9 – 8 = 1 j.p. • 9 – 8 = 1 j.p. • Planowany koszt wykonanej pracy (BCWP) • BCWP = 2 km x 3 j.p. = 6 j.p. • BCWP = 4 t x 3 j.p. = 12 j.p.

More Related