โครงการลดกระดาษ และประหยัดเวลา (ส่งข้อมูลข่าวสารทางระบบ Intranet)

1. โครงการลดกระดาษ และประหยัดเวลา(ส่งข้อมูลข่าวสารทางระบบ Intranet) โดย นางรุ่งราตรี ไชยสังข์ ตำแหน่ง พนักงานธุรการ (ลูกจ้างชั่วคราว) ภาควิชาศัลยศาสตร์

2. หลักการและเหตุผลที่มาของปัญหาหลักการและเหตุผลที่มาของปัญหา • 1. มีการใช้กระดาษเพิ่มมากขึ้นในภาควิชาฯ • ใช้เวลานานในการรอถ่ายเอกสาร • มีข้อขัดแย้งเอกสารไม่ถึงมือผู้รับ • เจ้าหน้าที่ไม่เพียงพอในการส่งเอกสาร และถ่ายเอกสาร • ห้องพักอาจารย์ได้กระจายอยู่ทั่วโรงพยาบาล

3. เป้าหมาย 1. ลดปริมาณการใช้กระดาษ 2. ลดขั้นตอน และเวลาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ 3. ลดปัญหาเอกสารไม่ถึงผู้รับ

4. วัตถุประสงค์ 1. เพื่อลดกระดาษที่ต้องใช้ถ่ายเอกสาร 2. เพื่อลดภาระงาน และเวลาการปฏิบัติงานของ เจ้าหน้าที่ 3. เพื่อพัฒนาระบบการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ

5. วิธีดำเนินการ

6. 1. ศึกษาปริมาณการใช้กระดาษ และเวลาใน การแจกเอกสาร 2. วางแผนการทำงาน พร้อมกับเขียน โครงการ 3. แจ้งในวาระเพื่อทราบในการประชุมภาควิชาและประชุมบุคลากร

7. 4. ขอ e-mail address ของบุคลากรในภาควิชาฯเพื่อจัดทำ group ของแต่ละกลุ่มตามสายงานของภาควิชาฯ 5. ทดลองใช้ระบบ (เครื่อง multifunction ซึ่งไม่สามารถ scan เป็นชื่อเรื่องได้ ต้องเป็นรหัสเท่านั้น)

8. ขั้นตอนในการปฏิบัติ

9. อุปกรณ์ที่ใช้ 1. คอมพิวเตอร์ที่มีเครือข่าย Internet 2. E-mail address ของบุคลากร 3. เครื่อง Multifunction หรือเครื่อง scanner

10. Flow process Chart – Pre Lean(ปัจจุบันมี 8 ขั้นตอน ใช้เวลา 280 นาที ระยะทาง 584เมตร) หนภ. สั่งการ & ลงนาม 20 นาที นำเอกสารออก จากแฟ้ม 10 นาที 24 ม. เลขาฯ ตรวจสอบเอกสาร 10 นาที จัดชุดเอกสารส่งถ่ายเอกสาร 10 นาที 12 ม. จนท. ถ่ายเอกสาร 30 นาที 24 ม. จัดชุดเอกสาร 20 นาที แจกจ่ายผู้เกี่ยวข้อง 60 นาที 500 ม. ติดตามงาน 120 นาที

11. รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงานรายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

12. รับเอกสารจากเลขานุการ และ Scan เอกสาร พิมพ์ภาษาไทยไม่ได้

13. ระยะแรก ทดลองใช้ระบบ Scan โดยเครื่อง Multifunction โดย scan เอกสารส่งผู้รับด้วยระบบ รหัส (ซึ่งไม่สามารถรองรับการพิมพ์ชื่อเอกสารที่ ต้องการส่งได้)

15. ปัญหาและอุปสรรค ผู้รับเอกสารไม่สามารถรับรู้ว่าเอกสารที่ส่งมี ความสำคัญและเกี่ยวข้องกับตัวเองอย่างไร ต้องเปิด เอกสารทุกฉบับ

16. แก้ปัญหาระยะแรก โดยจัดส่งแผ่นสรุปรายการเอกสารที่ได้ e-mail ถึง ผู้รับ ในลักษณะการแจ้งถึงลำดับความสำคัญของเอกสาร A = ด่วน, ด่วนที่สุด / พิจารณาต้องการ คำตอบ B = พิจารณารอคำตอบ C = แจ้งเพื่อทราบและถือปฏิบัติ D = เวียนทั่วไป

17. แผ่นสรุปเอกสารที่แจ้งทาง E-mail รหัสไม่สามารถสื่อให้ผู้รับทราบชื่อเรื่องและเนื้อหา ยังคงเสียเวลาต้องเปิด E-mail ทุกฉบับ

18. ระยะที่สอง ได้ศึกษาความเป็นไปได้ และทดลอง scan เอกสารไปยัง e-mail ตนเอง และพิมพ์ชื่อเอกสารตาม ต้นฉบับ พร้อมทั้ง forward ส่งถึงผู้รับเอกสารตามที่ e-mail ที่ได้พิมพ์ไว้ ตั้งแต่วันที่ 21 พย.51 เป็นต้นไป

19. ระยะที่สอง (ต่อ) และมีการ feed back จากที่ประชุมภาควิชาฯ (ครั้งที่ 16/2551 วันจันทร์ที่ 8 ธ.ค.51 วาระที่ 5.1 ระบบการ ส่งเอกสารของภาควิชาฯ) เสนอแนะในส่วนที่ไม่มีชื่อ เรื่อง ซึ่งสอดคล้องกับที่ได้ปรับปรุงแก้ไขแล้วเมื่อวันที่ 21 พ.ย.51

22. Forward เอกสารไปยังผู้รับที่เกี่ยวข้อง

23. ระบุชื่อเรื่อง

25. D5

26. ภาพขยายใหญ่

27. กระบวนการแจ้งเตือนผู้รับเอกสารกระบวนการแจ้งเตือนผู้รับเอกสาร 1. แจ้งแผ่นสรุปรายการเอกสารที่ส่ง e-mail สัปดาห์ละ 2 ครั้ง ทุกช่วงเช้าของวันจันทร์ (เอกสารของ วันพฤหัสบดี และวันศุกร์) และวันพฤหัสบดี (เอกสารของวันจันทร์ถึงวันพุธ) 2. กรณีเอกสารที่ได้รับเป็นเรื่องด่วน จะมีการแจ้งเตือนโดยระบบ SMS หรือโทรศัพท์ แจ้งเป็นรายบุคคล

28. ผลที่ได้รับระยะที่สองผลที่ได้รับระยะที่สอง • บุคลากรทุกท่านสามารถรับทราบชื่อเรื่อง ของเอกสารแต่ละฉบับ • บุคลากรพอใจ โดยไม่มีการ feed back กลับมา • สามารถตรวจสอบเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับได้ โดยได้ระบุในส่วนของให้ผู้รับยืนยันการอ่าน • สามารถลดปัญหาการโต้แย้งเกี่ยวกับเอกสารไม่ถึงมือผู้รับ

29. เก็บสำเนาและสำรองข้อมูลเก็บสำเนาและสำรองข้อมูล

30. การเปรียบเทียบ

31. ปัญหาอุปสรรค แนวทางแก้ไข - เรื่องด่วน และด่วนที่สุด - โทรแจ้งทางโทรศัพท์ - ไม่มีเวลาในการเปิด E-mail - แจ้งสรุปสัปดาห์ละ 2 ครั้ง - อ้างว่าเปิดแล้วไม่ได้รับ - เช็ค e-mail ให้ถูกต้อง - E-mail เต็ม ไม่สามารถส่งเอกสารได้ - เคลียร์ E-mail ให้เป็น ปัจจุบัน

32. ผลที่ได้รับหลังจากทำโครงการผลที่ได้รับหลังจากทำโครงการ

33. 1. ลดปริมาณการใช้กระดาษ ต้นฉบับ 1 แผ่น ถ่ายเอกสารแจก 60 คน ต้องใช้กระดาษ 60 แผ่น แต่ Scan เอกสารส่งทาง E-mail สำหรับ 60 คน ไม่ต้องถ่ายเอกสารและใช้กระดาษเลย

34. 2. ลดระยะเวลาในการเดินส่งเอกสาร ก่อนทำโครงการ เจ้าหน้าที่ต้องเสียเวลาเดินส่งเอกสาร ให้กับบุคลากร 2 ครั้ง/วัน (เช้า+บ่าย) ครั้งละครึ่งชั่วโมง = 1 ชั่วโมง/วัน หลังทำโครงการ เจ้าหน้าที่จะเดินเอกสารเฉพาะที่สำคัญ ในระยะเวลาแค่ 15 นาทีเท่านั้น

35. Flow process Chart – After Lean(มี 5 ขั้นตอน ใช้เวลา 75 นาที) เลขาฯ ตรวจสอบเอกสาร 10 นาที จนท.รับเอกสาร Scan เข้า e-mail ตัวเอง 5 นาที หนภ. สั่งการ & ลงนาม 20 นาที เปิด e-mail พิมพ์ชื่อเรื่อง และ forward 20 นาที สรุปเอกสารส่งทุก 5 วันทำการ 20 นาที สรุป สามารถลดเวลาการส่งเอกสารได้ถึง 73% และลดระยะทางการส่งเอกสารได้ 100%

36. ปริมาณกระดาษเดือน มค.52 สรุป สามารถประหยัดงบประมาณได้ 1,800+594 =28,728 บาท/เดือน

37. สรุปผลที่จะได้รับ • ประหยัดงบในการสั่งซื้อกระดาษ และวัสดุในการถ่ายเอกสาร 28,728 บาท/เดือน • ลดคนในการเดินเอกสาร • มีความรวดเร็วในการส่งข่าวสาร • ป้องกันเอกสารสูญหาย ไม่ถึงมือผู้รับ

38. ขอบคุณค่ะ