Nämndadministration i W3D3

1. Nämndadministration i W3D3 Delvis uppfylld önskelista från kommunerna Enköping Gotland Huddinge Karlstad Kumla Linköping Sandviken Uppsala Vingåker Västerås Örebro

2. E-tjänsteskrivelsen

3. BRIST: • Funktionen är inte användbar så länge det inte går att formatera texten. SLUTSATS: • Grundläggande formateringar ska kunna göras i formuläret: fet, kursiv, understrykning, tabell, punkt- o nummerlistor • Förhandsgranskning önskas. • Ctr+shift+s räcker inte som grammatik- och stavningskontroll.

4. Tjänsteskrivelsen (word-mallen)

5. Tjänsteskrivelsen ska kunna läggas till möte och vara underlag till protokoll även om den inte är fastställd, utan bara är arbetsdokument • Arbetsdokument ska kunna hanteras på möte och kunna visas i Mötesportalen. 1 Klart i 2010 R2!

6. Beslutsförslag till flera instanser ska kunna hanteras, så att första instansens beslut tas in i dess protokoll, med förslag till vad nästa instans ska besluta. • Nästa instans protokoll ska kunna bygga på föregående instansens protokoll(-sutdrag). T ex Nämnd -> KS -> KF • Går att hantera genom rätt uppställning av beslutsförslagen

7. Förslag till beslut ska stå kvar När man skickar ärende vidare från AU till nämnden ska förvaltningens förslag till beslut kunna följa med, liksom AU:s förslag. D v s flera fält behöver kunna transporteras vidare. 2 Klart i 2010 R2!

9. Reviderad tjänsteskrivelse ska kunna läggas till möte och ersätta tidigare version. SLUTSATS: • Ärendet får tas bort från föredragningslistan och läggas dit igen med ny handling.

10. Begränsningen av antalet tecken som kan importeras ska utökas. • Det måste gå att lagra mer text i respektive fält.

11. Beslutande Organ

12. Uppgifter för Sekreterare: i fönstret finns fält för att ange NamnÖnskar nya fält : Tel , E-post , Möteslokal? • Uppgifterna ska hämtas som förslag till möteskortet när nytt möte skapas • Ett alternativ kan vara fälten placeras direkt i Möteskortet och att efter att det första mötet skapats för ett beslutande organ så kopieras uppgifterna från föregående möte till det nya möteskortet. Även möteslokalen kan då kopieras, är ofta samma lokal. • Skapa kategorier till mötesärenden Önskar fält för övriga uppgifter, t ex: - Majoritetens gruppmöte: Tid, Plats - Oppositionens gruppmöte: Tid, Plats Uppgifterna ska hämtas som förslag till möteskortet när nytt möte skapas

13. Föredragningslistan • Det ska vara möjligt att lägga in flera ärenden till samma sammanträdespunkt/paragraf på föredragningslistan • Det ska vara möjligt att lägga in ett ärende på olika sammanträdespunkter/paragrafer i föredragningslistanHandläggaren ska få upplysning om att ärendet redan finns inlagt

14. "Stående punkt" i föredragningslistan • Önskar möjlighet att ange "stående punkter" i föredragningslistan per beslutande organ. Om "stående punkt" har sparats ska den alltid hämtas som förslag när möte/föredragningslista skapas för aktuellt beslutande organ. T ex • protokollsjustering, • godkännande av dagordning, • handlingar för kännedom, • anmälan av delegeringsbeslut, • m m

15. ’Föranmäla till möte’ respektive ’Lägga till föredragningslista’ SLUTSATS • För varje serie ska det gå att konfigurera så att handläggare bara kan föranmäla ärende, inte lägga till föredragningslistan Kommentarer: • Meddelande ’Ärendet är föranmält’ respektive ’Ärendet är lagt till möte’ bör visas efter åtgärd. På ärendekortet ska synas vad som gjorts. T ex genom en länk i ärendekortet med information enligt nedan: föranmält till KU ÅÅÅÅ-MM-DD anmält till KU ÅÅÅÅ-MM-DD • Handläggaren bör få meddelande om att ärende lagts till möte eller flyttats till annat möte

16. Fönster e-tjänsteskrivelse Brist: Lägga till föredragningslista när användaren skapat arbetsdokument via knappen ’Skapa tjänsteskrivelse’ • Förvirrande, förstår inte logiken och svårt för användaren att inte hitta knappar som ”brukar” finnas. • Knapp/ikon ’Lägg till föredragningslista’ är dolda och visas igen först när arbetsdokumentet tas bort eller ’registreras/fastställs ’- Bättre flöde önskas. SLUTSATS: • Bättre samordning av ikoner mellan det klassiska och handläggares gränssnitt • Bättre att knappar visas och att det kodas kontroll/ meddelande som i detta fall talar om för användaren att det inte går att lägga till möte när arbetsdokument finns.

17. Flytta till nästa möte BRIST: • Kopplingen till de filer som handläggaren har markerat som beslutsunderlag försvinner när man puttar punkten vidare till ett nytt möte. SLUTSATS: • Kopplingarna till beslutsunderlagen ska följa med när punkterna går till nytt möte • Flera paragrafer ska samtidigt kunna flyttas till annat möte. • Obehandlade ska flyttas med tillhörande filer. • Beslutade ska flyttas med protokollsutdrag och tillhörande filer. • Det ska kunna anges att ett ärende är bordlagt.

18. Protokollet

19. Formateringar, stavningskontroll, tabeller m m ska kunna hanteras vid inskrift av protokollet. SLUTSATS: • Grundläggande formateringar ska kunna göras i formuläret: -- fet, - kursiv, - understrykning, - tabell, - punkt- och nummerlistor • Ctr+shift+s räcker inte som grammatik- och stavningskontroll. • Förhandsgranskning önskas. 3 Klart i 2010 R2!

20. Texten ska se ut som den blir i protokollet.

21. Formateringar, stavningskontroll, tabeller m m ska kunna hanteras vid inskrift av protokollet.

22. Möjlighet att skapa ett förprotokoll före möte,utan att senare behöva backa/riskera att tappa information som skrivits i förprotokollet SLUTSATS: • Gör inga ändringar utanför formuläret innan allt är klart, så uppstår inga problem….

23. Kommentarer: • Hos oss skapas alltid förprotokoll innan mötet,vilket innebär att vi alltid måste börja protokollföringen med att backa tillbaka i processen för att protokollföra vid/efter mötet. • Allmänt är det ett problem att ändringar som görs i mötesdokument förloras vid backning. W3D3 måste ha stöd för all information som ska finnas i dokumenten eller ännu bättre att det går att lösa att arbetsdokument kan ligga kvar vid backning med bibehållen information/formatering och att kompletteringar som gjorts i W3D3 efter backning kan tillföras befintligt arbetsdokument!

24. Ändringar i protokollet ska kunna göras utan att man förlorar nedlagt arbete. SLUTSATS: • Gör inga ändringar utanför formuläret innan allt är klart, så uppstår inga problem…. • Inför möjlighet till förhandsgranskning redan vid inskrift i formuläret 4 Klart i 2010 R2!

25. Kommentarer: • Fungerar i nästa revision? • I en mötesprocess uppstår det nästan alltid saker som behöver kompletteras eller ändras. W3D3 måste kunna hantera att det händer saker utanför normalmodellen för hur en mötesprocess bör fungera, t.ex. att handlingar kommer in sent, extra ärenden, omedelbar justering m.m. • Funktionen att backa i processen är ologisk och det finns risk för att man tappar information när den funktionen används. • Backa-knappen bör tas bort och systemet bör vara mer flexibelt för ändringar under mötesprocessens gång.

26. Protokollsutdrag ska gå att skapa när som helst 5 Klart i 2010 R2!

27. Ändring i närvaroföringen. Brist: • Besvärligt att bocka för förtroendevalda till fullmäktige (ganska många):När man har scrollat ner och markerat en förtroendevald så skickas man upp till början av listan igen, så måste man scrolla ner igen. Tröttsamt med 79 närvarande…Istället borde man ”stanna kvar” där man var. Ska vara klart i 2010 R2, men fungerar inte hos oss!

28. Närvarande och tjänstgörande ska kunna ändras utan att man förlorar nedlagt arbete. SLUTSATS: • Inför!Kommer i 2011 R1 ?

29. Justerare • Justeringsmän bör kunna anges i förteckningen över förtroendevalda • Kryssruta e dyl. för att markera namn som har uppdrag att vara justerare. 6 Klart i 2010 R2!

30. Skapa närvarolista / Hantering av övriga • Övriga ska gå att spara i ”stödregister” • Ev hämtas från Handläggarregistret

31. Paragrafnumret borde visas i föredragningslistan Brist: • Paragrafnumret borde visas även i föredragningslistan när man kommer till det steg när man skapat protokoll (för att kvalitetssäkra vid omedelbar justering) 7 Klart i 2010 R2!

32. Stöd för votering SLUTSATS: • Voteringsstöd behövs

33. Flera formulärfält ska kunna byggs till. SLUTSATS:Kan konfigureras efter eget önskemålMen det här förekommer väl hos alla kommuner, varför ska det konfigureras för var och en? Bör finnas i standard och vara enkelt att ställa in om de ska visas eller inte. • Fönstret blir svårt att arbeta i när samtliga fält lagts till. -> Fälten bör visas som länkar där rubrik = länknamn. När man klickar på länken öppnas fältet för att skriva in text och att fältet är öppet när det finns text i det.

34. Formulärsfält, bruttolista • Ärendebeskrivning • Beslutsunderlag • Förslag till beslut • Nämndens behandling • Jäv • Yrkanden • Propositionsordning • Omröstning (votering) • Beslut • Reservation • Protokollsanteckning • Omedelbar justering • Deltar ej i beslutet

35. Valbara formulärfält med fraser ska finnas att hämta med klick: • önskvärt att man kan skapa valbara texter till respektive formulärfält

36. Ledtexter ska skrivas ut bara om fältet innehåller information. SLUTSATS: • Fungerar så med riktiga mallar

37. Förteckning över alla paragrafer Möjlighet att skapa register över årets protokollsinnehåll

38. Mallar • En version • Tjänsteskrivelse, kallelse och protokoll bör bara finnas i en version, som anpassas till resp nämnd när man öppnar den och väljer nämnd. SLUTSATS: • Fungerar så med riktiga mallar

39. Fönster Serie: • Möjlighet att spara logotype så att olika logga kan hämtas till mall För att hämta info till sidhuvud i dokument och undvika dubblering av mallar. Önskar nya fält, för att hämta info till sidfot i dokument och undvika dubblering av mallar: •Förvaltning •Besöksadress •Webbadress •Tel, växel •Fax •E-postadress •Org.nr •PlusGiro •Bankgiro •Box •Postnr •Ort •Fritt 1 •Fritt 2  I Örebro finns e-tjänsteskrivelse, kallelse och protokoll bara i en version som anpassas till respektive nämnd. Däremot övriga mallar som vi lagt i systemet får läggas i vardera serie.

40. Nämndspecifika uppgifterna hämtas från tabell: De nämndspecifika uppgifterna hämtas från tabell, som matas från nya fält/formulär: • Nämndens namn • Ordförandens namn • Sekreterarens namn, tel, e-postadress • Protokolljusterare • Plats och tid för majoritetens gruppmöte • Plats och tid för oppositionens gruppmöte • Tid och plats för justering • Förvaringsplats för protokollet • Extrafält för tilläggsuppgifter bör skapas • Uppgifterna taggas till fält i resp mall. Ledtext skrivs ut bara om fältet har information. • Det fungerar i Örebro´s anpassning, fast vi har inte alla punkterna.

41. Övrigt

42. Enklare publicering • För att visa lista med alla filer i ärende och möjlighet att markera en/flera filer som ska publiceras • Publiceringsknapp på föredragningslistan för publicering av handlingar. När man klickar på jordgloben så kommer en förteckning över alla filer i ärendet upp och man kan välja vilka som ska publiceras (Linköpings förslag). SLUTSATS: • Publiceringen ska förenklas • Tydliggör vilka dokument som har sekretess och PUL-skydd

43. Användarkort • Önskar fler fält för användarens personliga uppgifter • Se Linköpings förslag Kundanpassade användarkort

44. Slut på enigheten…..

45. Önskemål där enighet inte råder:

46. Möteskortet/Första § nr • Det bör vara möjligt att konfigurera om Första §-nr ska vara 1 eller ”nästa nummer efter föregående möte” • Inte nödvändigt, inget allmänt önskemål

47. Ersättare som markeras som tjänstgörande borde läggas in bland Beslutande. • Ingen enighet. Vi har olika arbetssätt för att redovisa beslutande och övriga närvarande. SLUTSATS: • Nätverket får enas om ”rätt” arbetssätt.

48. PDF-knapp • Borde finnas så att det är enkelt att skapa PDF-filer. • Behövs PDF? SLUTSATS:Detta bör diskuteras i ett större sammanhang - arkivering.

49. Nytt önskemål från Linköping: • Tillgång till föredragningslistan för handläggare • Föranmäla nämndärenden som ännu inte finns registrerade