MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais

1. MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais Prof. Daciane de O. Silva OSM- Luiz Carlos D Ascenção

2. Conceito Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas, diretrizes, politicas, objetivos, instruções e orientações que indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando, quem deve fazer e por que é feito. Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática dos procedimentos, instruções e orientações que indicam, para os funcionários que direta ou indiretamente se relacionam com o processo, o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.

3. Vantagens e desvantagens VANTAGENS Auxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões necessários para o bom desempenho do processo; Inibição da improvisação inadequada que sempre aparece das mais variadas formas; Evitação, ou minimização dos conflitos entre os funcionários envolvidos com o processo, por meio de clara exposição do que deve ser feito, como, onde, quando, quem e por que deve ser feito

4. Vantagens e desvantagens DESVANTAGENS São pouco flexíveis; Não representam a solução de todos os problemas do processo; Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento podem ser elevados; Incluem somente as relações formais, não apresentando as relações informais.

5. Objetivos • Permitir que a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. • O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.

6. Estratégia para a Manualização • Otimizar os modelos manualizados:antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda. • Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos. • Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente; • Distribuir o manual.

7. Tipos de manuais MANUAIS TÉCNICOS: Manual de manutenção de máquinas e equipamentos; Manual de operacionalização de máquinas e equip; Manual de terminologia técnica; Manual de processo de produção. MANUAIS ADMINISTRATIVOS: Manual de política e diretrizes; Manual da organização (ou da estrutura organizacional); Manual de normas e procedimentos; Manual do funcionário.

8. Manual de política e diretrizes: objetiva divulgar aos funcionários ligados a liderança a filosofia, os objetivos e os valores a empresa; Manual da organização (ou da estrutura organizacional): abrange os direitos e deveres de cada departamento, bem como o nível hierárquico entre os cargos; Manual de instruções especializadas: uma espécie de guia de trabalho para um grupo profissional específico; Manual de normas e procedimentos: papeis desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execução das tarefas; Manual do funcionário: abrange o histórico da empresa, direitos, deveres, regime de incentivos, normas de comportamento, regime de sanções.

9. Manual de processos administrativos Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito, quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é executada, por que e para que é feito, bem como a relação e interdependência dessas atividades. FINALIDADE Divulgar as atividades(o que é feito) ao pessoal envolvido com o processo; Permitir padronização de procedimentos (como, quando, quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia do processo; Delimitar as áreas de competência dos órgãos envolvidos com o processo; Permitir coordenação efetiva das atividades.

10. Manual de processos administrativos CONTEÚDO: NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem executa, de como, onde e quando são executadas as atividades. DOCUMENTAÇÃO- é a especificação de toda documentação(formulários, relatórios, etc.) que pertencem ao processo administrativo. FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa graficamente por meio das áreas envolvidas ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.

11. Requisitos dos manuais de processos REDAÇÃO OBJETIVA; DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA; UTILIZAÇÃO RACIONAL; REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE. ESTRUTURA Introdução/apresentação Sumário Instruções de uso e atualização Conteúdo Anexos Bibliografia

12. Requisitos dos manuais de processos REDAÇÃO OBJETIVA; DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA; UTILIZAÇÃO RACIONAL; REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE; ESTRUTURA Introdução/apresentação Sumário Instruções de uso e atualização Conteúdo Anexos Bibliografia

13. Estrutura • ESTRUTURA • Introdução/apresentação: objetivos do manual e uma comunicação da alta administração sobre sua importância. • Sumário: indicação dos itens que formam o conteúdo do manual • Instruções de uso e atualização: sistema de codificação, utilização do conteúdo. • Conteúdo: procura responder as questões levantadas: o que é feito? Quem faz? Como é feito? Onde é feito? Por que e para que é feito?

14. Roteiro de elaboração DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS CONHECIMENTO DA EMPRESA PLANEJAMENTO DO MANUAL LEVANTAMENTO ELABORAÇÃO DO MANUAL

15. Manuais: Roteiro de elaboração DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS: avaliar quais processo serão desenhados ou redesenhados. Depende do custo benefício. CONHECIMENTO DA EMPRESA: entrevistar com o pessoal da alta administração; conhecer a infraestrutura da empresa; analisar documentos do tipo Contrato Social, manuais e relatórios. PLANEJAMENTO MANUAL: cronograma de trabalho( início e término) LEVANTAMENTO: entrevista, questionário e observação direta

16. Manuais: Roteiro de elaboração ELABORAÇÃO: Redação: redigir pensando na facilidade da leitura, pois será um tira dúvida do usuário DIAGRAMAÇÃO/FORMATAÇÃO: São diferentes entre os manuais de papel e os eletrônicos. Manual de papel- é o único que se preocupa com formatação, usando as normas da ABNT

17. Logotipo da empresa Nome do manual N Folha Nome do processo Cod. Manual/norma Norma:

18. Logotipo MANUAL DE PR.ADMINISTRATIVO N Folha PROCESSO DE COMPRAS Cod. Manual/norma • Norma: Aquisição de bens patrimoniais • –Diretrizes gerais • 1.1- Conceituação • 1.2-Tipos de bens patrimoniais • 2. Procedimentos das áreas envolvidas • 2.1 Do usuário • 2.2 Da divisão do almoxarifado • 2.3 Da divisão de compras, etc.

19. Manuais eletrônicos São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários por meio de redes de computadores da empresa. Os M.E são vantajosos por vários motivos: Não se imprime e nem os encadernam; De fácil consulta, basta acessar as páginas da web A atualização é feita de imediato, basta os responsáveis acessarem e em seguida avisar aos interessados. As desvantagens são as mesmas verificadas nos manuais impressos.

20. Recomendações Finais • O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta. • Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização. • É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual • É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.

21. Recomendações Finais (1) • A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos. • Forma de impressão do texto. • Desenho do gabarito da folha. • Qualidade do papel. • Cor do papel • Perfuração da folha (quando for o caso) • Formato da folha padrão

22. Recomendações Finais (2) • Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso): • tamanho • gravação • ferragens • O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante. • O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa. • A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.