會計業務宣導

1. 會計業務宣導 報告人：黃 忠 良 日 期：99.11.10

2. 大綱 • 經費核銷要項 • 零用金管理及核銷 • 教育部補助(委辦)經費核銷 • 國科會專案 • Ｑ＆Ａ

3. 一.經費核銷要項

4. 經費核銷要項 • 採購行政程序 • 符合相關法規 • 本校規定 • 教育部補助經費相關規定 • 其他法規 • 支出憑證 • 粘貼憑證 • 核銷請款

5. 採購行政程序 需求單位 承辦人提出 單位主管 核准 會簽 相關單位 校長(授權人)核准 驗收 總務處辦理 檢據核銷 會簽 相關單位 校長(授權人)核准 會計室入帳 結案 出納組付款

6. 本校經費動支核決權限表 註：◆需簽核主管　◎校長或授權核決主管 1.「教育部整體發展獎補助經費」比照校內經費辦理。 2.表列授權不含人員薪資、津貼、獎金、加給…等人事費用。

7. 自行採購實行要點 • 各單位物品及財物之採購，由總務處統籌辦理。 • 各單位執行非本校經費之業務支出，凡金額叁萬元(含)以下者，得在預算額度內經單位主管同意後自行辦理；若金額逾叁萬元者，除單位一級主管同意外，須經請購單位簽請校長(或授權代理人)同意始得自行採購。 • 如經簽核同意自行採購者，請購單位仍須依本校採購辦法確實比議價後方得採購之。

8. 符合本校規定2-1 • 營繕工程及儀器設備採購管理辦法 • 教學卓越計畫經費收支要點 • 經費動支核決權限表 • 零用金管理作業要點 • 支出憑證報銷作業要點 • 出差旅費報支要點 • 專題演講暨顧問費支付標準 • 內部審核處理準則

9. 符合本校規定2-2 • 教師申請國科會專題研究計畫經費報銷注意事項 • 年度經費、專案計畫經費執行注意事項 • 完整行政流程 • 符合採購辦法規定 • 需遵從學校及政府會計年度結束規定

10. 符合其他規定 • 國科會(作業及經費核銷規定) • 行政院國家科學委員會補助專題研究計畫經費處理原則 • 行政院國家科學委員會補助專題研究計畫助理人員約用注意事項 • 國科會補助專題研究計畫專任助理人員工作酬金參考表 • 政府機關(作業及經費核銷規定)

11. 符合稅法規定 • 各類所得扣繳率標準98.10.28

12. 各類所得扣繳率標準 98.10.28 此數值會隨最低基本工資調整而變動

13. 各類所得扣繳率標準98.10.28

14. 各類所得扣繳率標準98.10.28

15. 支出憑證2-1 • 支出憑證的種類 • 支出憑證應記載事項 • 取得憑證注意事項 • 發票-常見錯誤 • 發票錯誤-解決方法 • 發票範例

16. 支出憑證2-2 • 收據-常見錯誤 • 收據錯誤-解決方法 • 收據範例 • 其他常見缺漏

17. 支出憑證的種類2-1

18. 支出憑證的種類2-2

19. 支出憑證應記載事項 • 交易日期 • 買受人（抬頭）：華夏技術學院 • 統一編號：33505804 • 地址：台北縣中和市工專路111號 • 品名、數量、單價、金額、總計、大寫金額 • 蓋章： • 統一發票：統一發票專用章 • 收據：免用統一發票專用章＆負責人私章

20. 取得憑證注意事項 • 一律以收取「二聯式」發票為原則。 • 取得收銀機發票者，須加打本校統一編號及書寫中文品名，經手人須於發票上簽章。 • 品名、數量、單價、金額須逐一填寫，若填【一式】或【一批】或【文具】或【電腦週邊】者，需另加附商品明細表，並蓋發票專用章及店家負責人私章。 • 大寫金額不可塗改，有錯須重開。 • 其餘內容修改時，須加蓋負責人私章。

21. 發票常見錯誤 • 取得二聯式收銀機統一發票時，漏打本校統一編號「33505804」。 • 三聯式發票，只黏貼其中一聯辦理核銷。 • 未加註購買品名的中文名稱。 • 發票修改處未蓋負責人私章。 • 經手人未於空白處簽章。

22. 發票錯誤-解決方法

23. 範例1-1：收銀機發票 右圖：索取收銀機統一發票時，發現漏打本校統一編號「33505804」。 解決方法： 請商店加蓋統一發票專用章，並於空白處填上本校統一編號「33505804」。 發票上，若無標示購買品名時，經手人要自行加註。

24. 範例1-2：收銀機發票 右圖： 收銀機統一發票，已打本校統一編號「33505804」。 但無標示中文品名， 所以，經手人要自行加註。 本例：缺少經手人簽名。

25. 範例2-1：三聯式收銀機發票 右圖：係公務車加油之發票，要打車號、本校的統一編號。 經手人須在發票空白處簽名。

26. 範例2-2：三聯式收銀機發票 右圖：係購買電子零件，經手人有加註購買品名與數量，並簽名。

27. 範例3：手寫二聯式發票 右圖：手寫二聯式發票，消費者只會拿到第二聯收執聯(粉紅色)一張。 發票文字內容有錯，修正處要蓋商店負責人私章。

28. 範例4：手寫三聯式發票 右圖：手寫三聯式發票，消費者會拿到第二聯扣抵聯(藍色)、第三聯收執聯(粉紅色)，共二張。 發票文字內容有錯，修正處要蓋商店負責人私章。

29. 範例5-1：電子計算機發票 所有的三聯式發票，在核銷時，都要將扣抵聯、收執聯一併黏貼。 經手人要在空白處簽名。

30. 範例5-2：電子計算機發票 右圖：係電子計算機發票，品名欄已註明詳如出貨明細單，所以核銷時，出貨明細單也要黏貼。 經手人要在空白處簽名。

31. 範例6：出貨明細單

32. 收據常見錯誤2-1 • 未填買受人名稱、購買日期、數量、單價。 • 商店漏蓋免用發票專用章及負責人私章。 • 收據右上方應書寫商店之統一編號，而非本校之統一編號。 • 收據內容有誤，修改後，未蓋負責人私章。 • 未立案商店(無統一編號)開出的收據，意即只蓋商店章、負責人私章。

33. 收據常見錯誤2-2 • 使用統一發票的商店，不可以開立收據，若開立收據給消費者，並蓋上「統一發票專用章」，就是一張不合格的收據。

34. 收據錯誤-解決方法

35. 範例1：正確版收據 若店章已註明統一編號時，此欄未填亦可

36. 範例2：錯誤版收據 缺本校名稱 此統編是要填商店的，非本校統編 要寫數量，不可寫一批 使用統一發票的商店，是不能開收據的 缺負責人私章

37. 支出憑證-其他常見缺漏 • 公務車加油時，發票漏打車號。 • 公務車修繕時，發票或收據漏打車號。 • 專案助理核銷薪資之領據，未填寫： • 勞、健保費自付額。 • 勞退自付額。 • 所屬計畫名稱。 • 因「四捨五入」造成的加總錯誤。

38. 粘貼憑證 • 粘貼憑證用紙 • 粘貼憑證用紙必填項目 • 粘貼憑證－常見錯誤

39. 粘貼憑證用紙2-1

40. 粘貼憑證用紙2-2 若無須會簽單位，可在其欄位畫斜線刪除 例如：申請工讀費時，無須會簽保管組，可以在其欄位畫斜線

41. 粘貼憑證用紙必填項目 • 金額 • 用途說明＋受款人＆金額 • 經費來源（計畫名稱） • 勾選經費來源類別 • 經手人蓋章＋日期

42. 粘貼憑證-常見錯誤2-1 • 遺漏會簽單位。 • 會簽人員未簽註日期、或漏蓋章。 • 支出憑證(發票或收據)的日期，不能比請購(含核准)日期早。 • 使用影印不清的發票或收據影本辦理核銷。 • 二張(含)以上發票或收據，需採層次粘貼，以避免遮住發票號碼、日期、買受人、金額等。 • 資料修改後，經手人未蓋章。

43. 粘貼憑證-常見錯誤2-2 • 申請旅費時漏附「出差旅費報告表」。 • 印刷時，未附「樣張」。 • 刻印時，未加蓋「樣章」。 • 會議誤餐費以每人80元為編列原則。 • 會議誤餐費、演講鐘點費，未附會議簽到表。 • 廠商報價單(估價單)的金額未含稅額。 • 缺送貨單。 • 粘貼單據不能使用訂書針或口紅膠。

44. 核銷請款 • 核銷請款注意事項 • 出差旅費標準表

45. 核銷請款注意事項2-1 • 要取得合格的發票、收據。 • 檢附核准的簽呈、公文及完整的附件。 • 附件資料限用A4尺寸紙張列印。 • 憑證要整齊層次粘貼，橫式表格的表頭朝右邊裝訂。 • 感熱紙式的收據、郵局郵資證明，除粘貼正本外，尚需影印一份粘貼附案，避免正本消磁字跡模糊。 • 要填寫受款人及金額。

46. 核銷請款注意事項2-2 • 支出憑證列有其他貨幣數額者，應註明當日折合匯率，檢附兌換水單或其匯率證明。 • 所有的費用核銷，請於每年7月31日前辦理完成，以利年度結帳作業。 • 「補助款」分別於7/31及12/31要核銷完成(檢附核銷單據，須在此二日前)。

47. 出差旅費標準表

48. 國外差旅費-交通費報支檢附單據 依據「國外出差旅費報支要點」第六條 • 機票費需檢附： • 【機票票根】或【電子機票】 • 【國際線航空機票購票證明單】或【旅行業代收轉付收據】 • 【登機證存根】 • 其他交通費須檢附： • 【原始單據】或【旅行業代收轉付收據】

49. 二.零用金管理 及核銷

50. 零用金-使用限制 • 零星購買雜項物品。 • 緊急、非庫存項目之小額付款。 • 單筆支出在新台幣5,000元以內。