บทที่ 4

1. บทที่ 4 ประเภทของระบบ การจัดการเนื้อหา

2. พิจารณาตามรูปแบบหลักของธุรกิจพิจารณาตามรูปแบบหลักของธุรกิจ • การจัดการข้อมูลส่วนตัว (Personalization) • การจัดการเว็บไซต์มีขนาดใหญ่และมีโครงสร้างซับซ้อน (Advance website) • การเผยแพร่เนื้อหาที่หลากหลายช่องทาง (Multiple Publication) • การทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) • การจัดการความรู้ (Knowledge Management system) • ชุมชนออนไลน์ (Online Community)

3. 1. การจัดการข้อมูลส่วนตัว (Personalization) มีการใช้ประโยชน์จากระบบการจัดการเนื้อหาเพื่อจัดการข้อมูลส่วนตัวเพื่อให้สามารถเข้าถึงเนื้อหาต่างๆ ของเจ้าของเว็บได้

4. กระบวนการในการใช้ระบบการจัดการเนื้อหาเพื่อจัดการข้อมูลส่วนตัวกระบวนการในการใช้ระบบการจัดการเนื้อหาเพื่อจัดการข้อมูลส่วนตัว • รวบรวมเนื้อหาของผู้ใช้ (Collection data about user) • จับคู่ข้อมูลเข้ากับเนื้อหา (Matching data to content) • มีการใช้ข้อมูลพื้นฐานประกอบการจัดการเนื้อหาส่วนตัว

5. การนำเสนอเนื้อหาในเว็บไซต์ให้ตรงกับความสนใจของผู้ใช้ ต้องพิจารณาดังนี้ • ส่วนประกอบของเนื้อหา (Content components) • ควรแยกแยะหรือจัดกลุ่มให้ชัดเจน • ส่วนจัดเก็บ (Repository) • จำเป็นอย่างยิ่งที่ข้อมูลผลิตภัณฑ์ต้องถูกจัดเก็บในฐานข้อมูล เพื่อทำให้สะดวกในการสืบค้นข้อมูล

6. ส่วนอธิบายข้อมูล (Metadata) • ต้องทำการกำหนดรายละเอียดข้อมูลส่วนประกอบของข้อมูลผลิตภัณฑ์กับข้อมูลผู้ใช้ เพื่อให้ง่ายในการสืบค้นข้อมูล • เผยแพร่เนื้อหาเหล่านั้นในบริบทมาตรฐาน (Delivering personal content in a standard context)

7. มีการใช้ข้อมูลพื้นฐานประกอบการจัดการเนื้อหาส่วนตัว ประกอบด้วย • พื้นฐานของข้อมูลส่วนตัว (Profile-based personalization) ถ้าสามารถแยกแยะลักษณะของบุคคลและสามารถจัดกลุ่มได้ จะสามารถนำส่งสารสนเทศบนพื้นฐานที่ผู้ใช้ต้องการได้

8. พื้นฐานของพฤติกรรม (Behavior-based personalization) เป็นความสามารถคาดการณ์ถึงความต้องการของบุคคลได้โดยดูได้จากประวัติการใช้ การเลือกของบุคคล

9. พื้นฐานของการรณรงค์ โฆษณา (Campaign-based personalization) การรณรงค์ โฆษณา เป็นการวางแผนเชิงรุก โดยการนำเสนอเนื้อหาตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้ต้องการ

10. 2. การจัดการเว็บไซต์มีขนาดใหญ่และมีโครงสร้างซับซ้อน (Advance website) องค์กรใดที่ควรใช้ระบบการจัดการเนื้อหามาจัดการเนื้อหาที่เผยแพร่ผ่านเว็บไซต์ • มีจำนวนเนื้อหาและชนิดของเนื้อหาจำนวนมาก • มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและการออกแบบบ่อยครั้ง • มีการแลกเปลี่ยนเนื้อหาบ่อยครั้ง • มีผู้เขียนเนื้อหาเว็บหลายคน และอาจไม่ใช้คนในองค์กร • มีความจำเป็นที่ต้องปรับปรุงเนื้อหาเว็บบ่อยครั้ง

11. ระบบการจัดการเนื้อหาจะแยกส่วนของการออกแบบและเนื้อหาที่จะนำเสนอออกจากกัน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบต่างๆ เช่น ต้องการเปลี่ยนแปลงแม่แบบก็สามารถทำได้เลย โดยไม่กระทบกับเนื้อหาในระบบ

15. 3. การเผยแพร่เนื้อหาที่หลากหลายช่องทาง (Multiple Publication)

16. กรอบในการผลิตสื่อ มอบหมายงาน ผู้แต่งเขียนบทความ บรรณาธิการตรวจแก้ไข ฝ่ายผลิตสื่อเตรียมงานพิมพ์ ทีมพัฒนาเว็บเตรียมเค้าโครงเว็บ ระบบอีเมลอัตโนมัติทำงาน (Auto email run) ระบบแจกจ่ายอัตโนมัติทำงาน (Auto syndicate run) พิมพ์ตัวอย่าง สร้างเว็บไซต์ใหม่ ส่งอีเมล XML feed การส่ง ได้สิ่งพิมพ์ ได้เว็บหน้าใหม่

17. 4. การทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์(E-Commerce) ธุรกรรมที่กระทำขึ้นโดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหรือแต่บางส่วน

19. ลักษณะสำคัญของการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ลักษณะสำคัญของการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ • นำเสนอบัญชีรายการสินค้าหลากหลายชนิดให้กับผู้เยี่ยมชม • ระบบการชำระเงินผ่านบัตรเครดิต • การดึงข้อมูลสินค้าจากฐานข้อมูลสินค้าคงคลัง • การกำหนดราคาสินค้า • การสั่งซื้อสินค้าด้วย shopping cart

20. ความสัมพันธ์ระหว่างระบบการจัดการเนื้อหา และe-commerce • บัญชีรายการสินค้าและการจัดการเนื้อหา (Catalogs and content management) • รวบรวมสารสนเทศ • จัดการสารสนเทศ • นำเสนอสารสนเทศ

21. การชำระเงินผ่านเว็บไซต์ (Exchange money across the Web) • ระบบที่มีอยู่เดิมกับการจัดการเนื้อหา (Legacy system and content management) • กลไกในการซื้อสินค้า (Shopping mechanics)

22. 5. การจัดการความรู้ (Knowledge Management system) การจัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนองค์กรซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด

23. ประเภทของความรู้ • ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย • ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

25. นพ.วิจารณ์ พานิช กล่าวว่า การจัดการความรู้คือ เครื่องมือ เพื่อการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการ • บรรลุเป้าหมายของงาน • บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน • บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ • บรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกันในที่ทำงาน

26. บอยโก้ (Boiko, 2000) กล่าวว่า ความรู้คือเนื้อหาที่ถูกจัดการ การจัดการความรู้เป็นการค้นหาความรู้และทำการสังเคราะห์ความรู้ แต่การจัดการเนื้อหาเน้นการเก็บรวบรวมความรู้ และการเผยแพร่ความรู้ ในส่วนของระบบการจัดการเนื้อหา

27. ลักษณะของการจัดการความรู้ลักษณะของการจัดการความรู้ • การจัดการความรู้เป็นการสังเคราะห์และการค้นหาความรู้แบบอัตโนมัติ (Synthesis and auto discovery) โดยผ่านระบบเหมืองข้อมูล (data mining) มีการวิเคราะห์ สังเคราะห์ข้อมูลในองค์กรให้เกิดการใช้ประโยชน์มากยิ่งขึ้น • การจัดการความรู้ทำให้เกิดการแยกประเภทของความรู้ (Categorization) ที่เกิดขึ้นจากบุคลากรฝ่ายต่างๆในองค์กร • การจัดการความรู้เป็นเสมือนท่าความรู้ (Knowledge portal) มีการสืบค้นความรู้จากแหล่งต่างๆผ่านท่าความรู้

30. 6. ชุมชนออนไลน์ (Online Community)

32. ระบบการจัดการเนื้อหาเกี่ยวข้องกับชุมชนออนไลน์ ดังนี้ • ให้สมาชิกสามารถเพิ่มความรู้ที่ต้องการแลกเปลี่ยนในชุมชนออนไลน์ • มีส่วนของการจัดเก็บความรู้หรือสิ่งที่ได้แลกเปลี่ยนกันบนชุมชนออนไลน์ • สามารถส่งอีเมล หรือ ข้อความกลับไปยังสมาชิก • มีระบบเวิร์คโฟล์ที่ติดตามการเข้าใช้ระบบของสมาชิก • นำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้กับสมาชิก • สามารถแลกเปลี่ยนรูปภาพ ข้อมูล และส่งข้อความถึงคนในชุมชนได้

36. แบ่งประเภทของระบบจัดการเนื้อหาตามลักษณะการจัดการกิจการเชิงพาณิชย์แบ่งประเภทของระบบจัดการเนื้อหาตามลักษณะการจัดการกิจการเชิงพาณิชย์ • การจัดการเอกสาร (Document Management) • การให้ร่วมมือในการทำงาน (Collaborative software, groupware) • ระบบการจัดการเนื้อหาเว็บ (Web Content Management) • ระบบการจัดการเรคคอร์ด (Records Management) • ขั้นตอนการดำเนินงาน (Workflow) • การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process Management)

37. ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management system) คือ ระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ติดตามและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงรูปภาพและเอกสารจากกระดาษ

38. ลักษณะพื้นฐานของระบบการจัดการเอกสาร • จัดทำการอธิบายข้อมูล (Metadata) มีการจัดทำการอธิบายข้อมูลของผู้ที่สร้างเอกสาร วันที่สร้างและข้อมูลที่สำคัญ • การผสมผสาน (Integration) ระบบการจัดการเอกสารหลายๆ ระบบสามารถทำงานร่วมกับระบบซอฟต์แวร์ต่างๆ ขององค์กร ผู้ใช้สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลผ่านส่วนการจัดเก็บข้อมูลในระบบการจัดการเอกสารได้โดยตรง

39. การเก็บข้อมูล (Capture) ทั้งในส่วนของข้อมูลภาพและเอกสาร ซอฟต์แวร์ประเภท OCR (Optical Character Reader) จะเกี่ยวข้องอย่างมากในการเก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบการจัดการเอกสาร • การทำดัชนี (Indexing) การกำหนดดัชนีให้กับเอกสารจะช่วยในการสืบค้นและการค้นคืนเอกสาร

40. การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เกี่ยวข้องกับส่วนของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระบบการจัดการเอกสาร เพื่อทำให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มจำนวนของเอกสารและเป็นการง่ายในการสืบค้นเอกสาร • การรักษาความปลอดภัย (Security) ในระบบการจัดการเอกสารจะมีการป้องกันการเข้าถึงเอกสารต่างๆ โดยการกำหนดรหัสผ่านให้กับบุคคลที่มีสิทธิเข้าใช้ระบบเท่านั้น

41. เวิร์คโฟล์ (Workflow) ระบบการจัดการเอกสารจะมีระบบเวิร์คโฟล์เพื่อติดตามการเดินทางไปของเอกสารในระบบงาน • มีการกำหนดการเปลี่ยนแปลง (Versioning) ไฟล์เอกสารต่างๆ สามารถอัพเดทเป็นเวอร์ชั่นใหม่ๆ ได้ การเปลี่ยนแปลงไฟล์สามารถติดตามบันทึกผู้ใช้งานได้

42. 2. การให้ร่วมมือในการทำงาน(Collaborative software, groupware) • มีการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน • ใช้และควบคุมข้อมูลในระบบในเวลาเดียวกัน • เป็นลักษณะของการแลกเปลี่ยนความรู้

43. ประเภทของซอฟต์แวร์ความร่วมมือหรือเวิร์ค์กรุ๊ป • ซอฟต์แวร์ที่เน้นการสื่อสารข้อมูล (Electronic Communication Tools) ช่วยในการส่งข้อความ ไฟล์ มัลติมีเดียให้กัน เช่น Instant Message, ICQ, Wiki, Voice Mail ดังภาพที่ 4.7 เป็นต้น • ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประชุมทางไกล (Electronic Conferencing tools) เช่น ระบบการประชุมทางไกล (Video Conference) • ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการความร่วมมือ (Collaborative management tools) เช่น ซอฟต์แวร์ปฏิทินออนไลน์ ซอฟต์แวร์การจัดโครงการเช่น Microsoft Project

44. ระบบการจัดการเนื้อหาเว็บ(Web Content Management) • มีแม่แบบสำหรับเว็บไซต์ให้เลือกมากมาย และเปลี่ยนแม่แบบได้ง่าย • มีความง่ายในการแก้เนื้อหาที่จะปรากฏบนเว็บ เพราะมีส่วนของอิดิเตอร์ทำให้เปลี่ยนแปลงเนื้อหาบนหน้าเว็บได้ง่ายและรวดเร็วและมีลักษณะเป็น WYSIWYG (What you see is what you get) นั่นคือ ออกแบบลักษณะใดก็จะได้หน้าเว็บแบบนั้นออกมา

45. สามารถเพิ่ม plug-in และโมดูลต่าง ๆ ได้ง่ายทำให้เว็บไซต์มีความสามารถมากยิ่งขึ้น • สามารถเพิ่มเนื้อหาเว็บได้ ถึงแม้ไม่มีความรู้เรื่องเทคนิคการพัฒนาเว็บ • สามารถมีผู้สร้างเนื้อหาได้จำนวนมาก ถึงแม้จะอยู่คนละที่กัน ก็สามารถเพิ่มเนื้อหาผ่านระบบได้

47. 4. ระบบการจัดการเรคคอร์ด (Records Management) ความแตกต่างระหว่างเอกสารกับเรคคอร์ด ( Document VS Records) • เอกสาร- เป็น ข้อความ รูปภาพ จดหมาย บันทึก แฟกซ์ ใบแจ้งหนี้ แผนที่ หรือรายงาน เป็นต้น และ สามารถแยกความต่างได้จากการ จัดเก็บ การประทับตรา การทำป้ายแยกประเภท การติดบาร์โค้ด • เรคคอร์ค - ใช้กับระบบฐานข้อมูล การบันทึกเอกสารลงในฐานข้อมูล จัดเก็บโดยกำหนด ID(Identify) การทำดัชนี (Index) ให้กับเอกสาร เป็นเอกสารที่สามารถอ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว

48. การจัดการเรคคอร์คเกี่ยวข้องกับวงชีวิตของสารสนเทศ (Information Life Cycle) ดังนี้ • การสร้างสารสนเทศ เป็นกระบวนการแรกในวงชีวิตของสารสนเทศ ซึ่งการสร้างสารสนเทศสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบ เช่น การนำข้อมูลภายนอกมาประมวลผล การปรับปรุงสารสนเทศเดิม เป็นต้น • สารสนเทศที่ใช้ประโยชน์ในปัจจุบัน เป็นการใช้ประโยชน์จากสารสนเทศที่ได้สร้างขึ้นมา อาจนำไปใช้ประโยชน์เพื่อประกอบการตัดสินใจ เป็นต้น • สารสนเทศที่ล่าสมัย เป็นลักษณะของสารสนเทศที่ถูกใช้ประโยชน์ไปแล้ว • การเก็บรักษา หรือทำลายทิ้ง ในกระบวนการนี้เป็นการตัดสินว่าสารสนเทศนั้นจะยังคงถูกเก็บไว้ต่อไป หรือถูกทำลายทิ้ง

50. 5. ขั้นตอนการดำเนินงาน (Workflow) ประโยชน์ของการใช้เวิร์คโฟล์ในองค์กรธุรกิจ • ลดการใช้ทรัพยากร โดยเฉพาะกระดาษ • สามารถติดตามงานต่าง ๆ ในระบบได้อย่างรวดเร็ว • การให้บริการต่าง ๆ ในองค์กร จะทำได้รวดเร็ว โดยเฉพาะองค์กรทางธุรกิจที่จะต้องแข่งขันกับเวลา