مديريت بر مبناء هد ف Management by objective (MBO)

1. مديريبنابنتبنام خداوند عليممبناء هد فagt byمديريت بر مبناء هد فManagement by objective (MBO) objective (MBO) مديريت بر مبناء هد ف Management by objective (MBO)

2. مقدمه • مديريت بر مبناي هدف نخستين بار در سال ١٩٥٤ توسط " پيتر دراكر " موضوعيت يافت . • در اين زمان آنچه سازمانها بدان نياز دارند، سيستمي از مديريت است كه كوششهاي گروهي را شكل بخشد و تلفيقي بين هدفهاي فردي و سازماني بوجود آورد و آنها رابايكديگر هماهنگ سازد. • اصولاً مديريت بر مبناي هدف يك كوشش برنامه ريزي است و توجه آن به نتايج عمليات مي باشد • در بسياري از سازمانها برنامه ها در طول سال يك يا دوبار تدوين شده و بين مديران توزيع مي گردد و مديران پس از مدتي اين برنامه ها را رها نموده و كار هميشگي خود رادنبال مي كنند . چرا كه برنامه ها به طرحها، پروژه ها وگامهاي مشخص و عملياتي تبديل نشده اند.

3. تعريف مدیریت بر مبنای هدف(management by objective) • واژه‌ فارسی‌ «هدف‌» در متون‌ مدیریت‌ در مقابل‌ واژه‌های‌ متعددی‌ مانند Objective، Goal،Purpose، Aim و Target به‌ کار رفته‌ که‌ گاه‌ با پسوندهایی‌ مانند «کلی‌»، «جزئی‌» و «بخشی‌» نیزتفکیک‌ شده‌ است‌. در این‌ میان‌ دو واژه‌ Objective و Goal بیشتر استفاده‌ شده‌اند. • تعريف:مدیریت بر مبنای هدف ،فرایندی است که بوسیله آن مدیران سطوح بالا و پایین مشترکاً هدفهای عمومی را تشخیص می دهند, موارد مهم مسئولیت هر فرد را بر حسب نتایجی که از آنها انتظار می رود معلوم می کنند و این اقدامات را به عنوان راهنمایی برای به کار انداختن واحد و ارزیابی سهم هر عضو به کار می برند, به عبارت دیگر روشی است که از طریق آن مدیران و پرسنل به اهداف سازمان آگاه و به آن معنی بخشیده و در جهت کنترل عملکردآتی خود استفاده می کنند .

4. تعريف:در مدیریت برمبنای هدف به مشارکت افراد در تعیین هدف تاکید می شود. این هدفها باید قابل لمس، قابل تأیید وقابل سنجش یا اندازه گیری باشند [۱]یا به عبارت دیگر فرایندی که به واسطهٔ آن رییس و زیر دست با کمک هم اهداف را شناسایی کرده همچنین معیار عملکرد و مسؤلیت افراد را تعریف می نمایند. (ويكي پديا:مبانی رفتار سازمانی استیفن.پی.رابینز ترجمه پارسایان / اعرابی ص96 ) • تعريف :مديريت بر مبناي اهداف، نوعي سيستم جامع مديريتي است كه بسياري از فعاليت‌هاي مديريتي را در شيوه‌اي سيستماتيك، يكپارچه مي‌كند به گونه‌اي كه جهت‌گيري فعاليت‌ها به سمت دستيابي به اهداف سازماني و فردي باشد.(منبع:Management by objectives)

5. مدیریت بر مبنای هدف(M.B.O) • تعريف : با درك مسائل مربوط به تعيين هدف و چگونگي دستيابي به آن در يك زمان معين، فرآيند مدون و مشخصي براي ارزيابي و دسترسي به اهداف عملي در هر موقيتي در سازمان،شناخته شده است كه آنرا «مديريت برمبناي هدف » مي نامند. • اين فن يا روش،هم اكنون از معروفيت جهاني در سطح سازمانها بر خوردار است. • (منبع.تئوري هاي سازمان و مديريت .هربرت جي.هيكس-سي.ري گولت) • مدیریت بر مبنای هدف با یک برنامه وسیع و کلی مثل نقش ها و مأموریت ها شروع می شود و مرحله به مرحله محدودتر می گردد. سپس به مرحله ای می رسد که قابل کنترل بوده و با این شیوه می توان نیروی درک، تفاهم و احساس مشارکت و تعهد در نیروی انسانی را افزایش داد.

6. مديريت برمبناي هدف يك فرآيند است:

7. نتيجه مديريت برمبناي هدف

8. چرا بايد هدف مشخص شود؟ • تعيين هدف يكي از اساسي ترين مراحل در فرايند مديريت است . تعيين هدف درمورد برنامه ريزي پروژه هاي خاص، جلسات، امورتجاري، امور شخصي و يا هر برنامه ديگري كه در آن تاكيد برروي حصول نتايج باشد، مورداستفاده فراوان دارد . فعاليتهايي كه بدون هدف انجام مي گيرد بي ارزش يا حداقل كم فايده خواهندبود • همين طور هيچ سازماني را نمي توان پيدا كرد كه مايل باشد هزينه فعاليتهايي را متحمل شود تنها به خاطر اينكه فعاليتهايي بدون درنظرگرفتن نتايج حاصل از آنها انجام پذيرند . • هدفها اساس تعيين فعاليتهايي هستند كه بايد انجام گيرند • ايجاد ضوابطي براي ارزيابي كمي و كيفي فعاليتها • هدفها يكي ازمهمترين عوامل در اجراي مديريت موثر درسازمان هستند

9. هدف چيست؟ • نتيجه يا پايانی است كه كوششهای شما را به سمت خود هدايت مي كند • LARRIE ROUILARD " • در واقع؛ هدف نتيجه يا پايان يك واقعيت است كه فرد يا يك سازمان كوششهايش را برای كسب آن به كار می گيرد . • هدف وضعيتي است كه مي خواهيم در آينده داشته باشيم هدف همان نتيجه مورد انتظار و يا مقصدي است كه فعاليت هاي ما به سوي آنها جريان مي يابند • چهارعنصر، شالوده اصلی هدف را تشكيل می دهند : • فعاليت يا كوشش ; نتايج يا پايان ; زمان ; هزينه ها.

10. هدف چيست؟ • هدف ،نتيجه يا پايان يك فعاليت ويژه و قابل اندازه گيری، • تحت يك شرايط زمانی و موانع و محدوديتهای هزينه ای ويژه . "ريچارد دفت “ • "هدفهای سازمانی ، نمايانگريك نتيجه يا نقطه نهايی است • كه تلاشهای سازمان درجهت آن صورت می گيرد • هدف يك سازمان از ديدگاه ايزو : • شناسايي و برآورده نمودن نيازها و انتظارات مشتريان آن و ساير طرف هاي علاقمند (كاركنان سازمان – عرضه كنندگان – صاحبان -جامعه ). ISO9001- 2000

11. سازمانها عموماً دارای دو طبقه كلی هدفهاهستند: • ماموريت(MISSION) • هدفهای كلی و رسمی سازمان واساسا فلسفه وجودی سازمان را توجيه می كنند و بيانگر ارزشها، آرزوهای بنيانگذاران وموسسان سازمانهاست. اين دسته از هدف ها كيفي هستند .اين اهداف دراز مدت و نمايانگر خطوط و جهت گيري سازمانمي باشد • هدفهای عملياتی (OPERATIONAL GOAL) • هدف هايي هستند كه اقدامات و فعاليتهای گروه ها و بخشهای مختلف • سازمان را جهت دار می نمايد. اين دسته از هدف ها كمي هستند. • هدفهای عملياتی در قالب دستاوردهای قابل اندازه گيری ، بيان و در • كوتاه مدت تامين می شوند .

12. ماهيت اهداف • هدفها در سازمانها می توانند چند كاركرد اساسی را برعهده داشته باشند : • راهنمايی برای انجام فعاليتها • شناسايی نتايج موردنظر • بهبود گروه كاری ازطريق ايجاد حس عمومی نسبت به هدفها • انگيزشهايی برای كسب نتايج • براي تحقق كاركرد هاي فوق بايستي تمهيدات مناسبي را ايجاد نمود كه ازمهمترين آنها هدف گذاري دقيق‘ علمي و كارآمد مي باشد

13. ويژگيهاي هدف : • بطور کلی اهداف یک سازمان و موسسه را می توان به سه دسته : • ارتقاء دهنده • حفظ يا نگهدارنده • بهبود دهنده • تقسیم بندی کرد که این اهداف باید دارای ویژگی‌هایی ذیل باشند : • مشخص ((Specific: عمومي و مبهم نبوده و هدف بايد روشن باشد • )الف ) يعني بررسي و تحقيق در مورد آنها صورت گرفته باشد. • ب) صراحت داشته باشد ؛بيان و تعبير هر هدف به گونه اي باشد كه ضمن جامع بودن براي هر كس قابل فهم باشد .

14. ويژگيهاي هدف : • قابل اندازه گيري (Measurable ) : مشخص و کمي باشد • قابل وصولAchievable ) ) : نه زياد خوشبينانه و نه زياد بدبينانه ، مشکل ولي دستيافتني باشد • واقع بينانه((Realistic : ماوراءالطبيعه و نامتعادل نباشد • محدوده زماني مشخص ( Time bounded ) • شفاف ( Clear ) • الف) پاسخ به اين سؤال كه چه كساني با چه ابزاري ، در چه محلي و... در رسيدن به اين اهداف انجام وظيفه مي كنند؛ يا هزينه اي كه براي تمامي اين عوامل لازم است، روشن باشد. در واقع متكي بر هزينه اي معين باشد • ب) متضمن راه حل هاي عملي باشند؛ يعني موفق ترين راه حل ها را ارائه كنند اين راه حل ها الزاماً به معني سهل الوصول بودن هدف ها نيست؛ اما در هر حال رسيدن به آنها را حتي الامكان تضمين مي كند. • ج) هدف بايد محدود باشد . (براي هر واحد يا بخش حداكثر سه يا چهار هدف بيشتر مشخص نكنيم ).

15. ويژگيهاي هدف : • مكتوب Written) )نوشته شده و به تصويب بالاترين مقام سازمان رسيده باشد. • ايجاد رقابت كند (Challenging ):حس برتري جويي وداشتن سهم بيشتر درارتقاء و پيشرفت سازمان در بين افراد و واحد هاي سازمان و يا سازمان مشابه را ايجاد نمايد . • مورد پذيرش و مقبول باشد Agreed ) ): هدف بايد مورد قبول كاركنان بوده و با توانايي هاي فرد و يا واحد متناسب باشد • سازگار باشدConsistent)) :با هدف هاي كلي سازمان هماهنگي داشته باشد • با ارزش باشد( Worth While ) • مشاركتي باشد Participate Active ) ) : نظر و مشورت مجريان انتخاب شده باشند؛ تا به اين وسيله انگيزه ي رسيدن به تحقق اهداف بيشتر گردد

16. هدف گذاري : • هدف گذاری فرايندی است كه از طريق آن هدفهايی برای فرد، گروه و يا سازمانی توسط هدف • گذاران تعيين می گردند. هدف گذاری به صورت علمی و دقيق آن می تواند نقش بسيار تعيين • كننده ای رادر موفقيت سازمانها ايفا كند . • فرايند هدف گذاري شبيه فرايند حل مسئله است و با پاسخ به سوا لهاي ذيل حاصل مي شود : • چر ا: توضيح مي دهد نيازها و خواسته هاي اساسي براي تحقق اهدافتان چيست؛ • چه : احتمالات و تنگناهاي هريك از راه حلهايي را كه شما بخواهيد اجرا كنيد بيان مي كند • چه وقت: زمان انجام هريك از اجزاء آار و فعاليتها را (مانند طرح ريزي، جلسات كاري و...) • را كه اتفاق خواهد افتاد، مي شناساند؛ • كجا: محل وقوع هريك از حوادث و فعاليتها را مشخص مي ساز • چه كسي: مسئوليتهاي اجراي هريك از فعاليتها و اجزاء كار را، به افراد محول مي كند • چگونه : درمورد چگونگي اجراي راه حل انتخاب شده تصميم گيري مي كند .

17. مراحل هدف گذاري • تعیین برنامه ها • تعیین طرح ها • تعیین پروژه ها • تعیین فعالیت ها • نظارت و کنترل • قدمهای ۱ تا ۳ در واقع مرحله تعیین اهداف، ایجاد و پرورش برنامه عملکرد و قدم ۴ به تعبیری جمع آوری و سازماندهی حقایق مرتبط، شناسایی مشکل و راه حل های آن و قدم ۵ مربوط به مرور، پردازش و پرورش راه حل و فعالیت ها می باشد.

18. مراحل ۵ گانه مدیریت بر مبنای هدف: • ۱-تعیین برنامه ها • در این الگو، برنامه ها بیان کننده نقش ها و مأموریتهای هر معاونت می باشد. نقش ها و مأموریتها دلایل واقعی برای ایجاد و ادامه حیات سازمان ها یا واحدها بشمار می آیند. • ۲-تعیین طرح ها • در این مرحله اهداف و انتظارات برای گروههای کاری مشخص می شود و طرح و برنامه ریزی لازم تهیه می شود. طرحها برای تحقق برنامه ها تدوین می گردد و در این قدم اولویتها مشخص می شوند و در صد اهمیت هر یک از طرحها مشخص می شود.بدین معنی که مدیران یا در بعضی موارد گروهی از متخصصان تعیین می کنند وقت، انرژی و استعداد خود را در چه زمینه هائی بیشتر صرف کنند تا برنامه ها تحقق یابد. ماهیت و وسعت کاری طرح کمتر از برنامه و بیشتر از پروژه می باشد.

19. ۳-تعیین پروژه ها • در این مرحله اهداف اجرائی برای تحقق طرحها توسط گروههای کاری و فردی تدوین می گردد و زمان شروع و خاتمه پروژه، همکاران و در صد اهمیت هر یک از پروژه ها مشخص می شود. در صد اهمیت پروژه ها نشان دهنده میزان اهمیت آنها در تحقق طرحهای مربوطه می باشد. • ۴-تعیین فعالیت ها • فعالیتها عبارتند از یک سلسله مراحل عملیاتی که باید به منظور نیل به هدف (پروژه) انجام گیرند. این فعالیتها در بین مسئول و همکاران پروژه تقسیم می شود و دارای تاریخ شروع و خاتمه می باشند. هر فعالیت دارای در صد اهمیتی است که نشان دهنده میزان اهمیت آن فعالیت در تحقق آن هدف می باشد. هر فعالیت دارای درصد تحققی است که توسط مسئول پروژه تعیین و توسط مدیر طرح تأئید و یا رد می گردد.

20. ۵-نظارت و کنترل • کنترل وسیله ای است که به منظور بررسی پیشرفت فعالیتها در رسیدن به هدف طرح گردیده است. وظیفه اصلی کنترل عبارت است از آگاه نمودن مدیر در مواقعی که مشکلی در تحقق برنامه ها و تحقق هدف پیش آید و البته این اعلام خطر باید زمانی صورت پذیرد که فرصت برای انجام اقدامات اصلاحی وجود داشته باشد.

21. فواید مدیریت بر مبنای اهداف • بهبود مدیریت • تمامی سودمندی MBO را می‌توان در این جمله خلاصه کرد: « MBO باعث می‌شود تا مدیریت به میزان قابل ملاحظه‌ای بهبود یابد.» اهداف، بدون برنامه‌ریزی ایجاد نمی‌شوند و در انواع برنامه‌ریزی، فقط برنامه‌ریزی نتیجه‌گراست که معنی دارد. MBO مدیران را وامی‌دارد تا به جای برنامه‌ریزی محض به برنامه‌ریزی برای کسب نتیجه فکر کنند. MBO برای اطمینان از واقعی بودن اهداف، از مدیران می‌خواهد تا به راه‌های دست‌یابی به اهداف نیز بیندیشند و ببینند به چه سازمانی با چه کارکنانی و به چه منابع و کمک‌هایی برای رسیدن به این اهداف، نیاز دارند.

22. شفاف‌سازی سازمان • دیگر فایده مهم MBO این است که مدیران را وامی‌دارد تا نقش‌ها و ساختار سازمانی را شفاف سازند. مشاغل، تا جایی که امکان دارد باید براساس نتایجی که قرار است صاحبان مشاغل براورده سازند، طراحی شوند. سازمانی‌هایی که به طور اثربخش مبادرت به اجرای برنامه‌های MBO کرده‌اند، اغلب در سازماندهی خود کمبودهایی را کشف کرده‌اند. مدیران، اغلب نتیجه‌گیری را فراموش می‌کنند. آنها باید براساس نتایج مورد انتظار، تفویض اختیار کنند. • پرورش روحیه تعهد در کارکنان • یکی از مهم‌ترین فواید MBO تشویق کارکنان به تعهد در برابر اهداف خویش است. در سیستم مدیریت بر مبنای اهداف، کارکنان صرفا براساس دستورالعمل‌ها کار نمی‌کنند. آنها منتظر نمی‌مانند تا راهنمایی شوند یا ببینند چه تصمیمی اتخاد می‌شود تا آن را اجرا کنند. در این سیستم، کارکنان دارای اهدافی هستند که به روشنی برایشان تعریف شده است. آنها واقعا در تنظیم اهداف خود سهم داشته‌اند و این شانس را دارند تا ایده‌های خویش را در برنامه‌های کاری بگنجانند. در این سیستم، آنها حوزه صلاحدید و میزان اختیار خود را می‌دانند و می‌توانند از کمک سرپرستشان برای اطمینان از دستیابی به اهداف، بهره بگیرند. اینها، عناصری هستند که احساس تعهد را به‌وجود می‌آورند. کارکنان، هنگامی که سرنوشت شغلی خود را شخصا کنترل می‌کنند، به کار خویش دلگرم می‌شوند.

23. توسعه کنترل موثر • همانطور که MBO باعث شکوفایی برنامه‌ریزی موثر می‌شود، به توسعه کنترل موثر هم یاری می‌دهد. به یاد بیاورید که کنترل، شامل اندازه‌گیری نتایج و اقدام برای اصلاح انحراف از برنامه است، تا مطمئن شویم که به اهداف رسیده‌ایم. یکی از مهم‌ترین مسائل در بحث کنترل، دانستن چگونگی پایش است. مجموعه‌ای از اهداف روشن و دست‌یافتنی، بهترین راهنماست.

24. کاستی‌های MBO • با وجود تمامی سودمندی‌های یاد شده، سیستم MBO، نقاط ضعفی هم دارد. مهمترین کاستی، نقص در استفاده از مفهوم MBO است. • شکست در آموزش فلسفه MBO • MBO گرچه ممکن است ساده به نظر برسد، اما مدیرانی که قرار است آن را عملی سازند و به کار گیرند، باید درک بالایی از این سیستم داشته باشند. در واقع، مدیران باید به کارکنان خود در خصوص «چیستی MBO» توضیح دهند و عملکرد این سیستم را برایشان روشن سازند؛ یعنی اینکه چرا این سیستم باید به کار گرفته شود؟ چه نقشی در ارزیابی عملکرد بازی می‌کند؟ و از همه مهمتر، چه نفعی برای آنان دارد؟ فلسفه MBO بر مبنای مفاهیم خودکنترلی و خودهدایتی استوار است و هدف این دو، پرورش مدیرانی حرفه‌ای است.

25. شکست در ارائه طریق به هدف‌گذاران • اگر راهنمایی‌ها و سرنخ‌های لازم به هدف‌گذاران ارائه نشود، MBO نیز مثل هر نوع برنامه‌ریزی دیگری نمی‌تواند کار کند. مدیران باید از اهداف سازمان و اینکه چگونه فعالیت‌های خود را با این اهداف هماهنگ کنند، آگاه باشند. اگر اهداف سازمان، مبهم، غیرواقعی و ناسازگار باشد، در واقع غیرممکن است که مدیران فعالیت‌های خود را با هم سازگار و هماهنگ سازند. • مشکل بودن هدف‌گذاری • تعیین اهداف قابل دست‌یابی، کاری به راستی دشوار است، بویژه هنگامی که قرار باشد این اهداف برای چند سال آتی تنظیم شوند. هدف‌گذاری ممکن است نسبت به دیگر انواع برنامه‌ریزی کاری مشکل‌تر نباشد، اما این کار، در مقایسه با برنامه‌هایی که فقط کاری را طراحی می‌کنند تا اجرا شوند، نیازمند کار و مطالعه بیشتر است، زیرا این اهداف باید بزرگ، اما دست‌یافتنی باشند.

26. تاکید بر اهداف کوتاه‌مدت • در اغلب برنامه‌های MBO، مدیران اهداف را برای مدتی کوتاه تنظیم می‌کنند (به ندرت بیش از یک سال و اغلب برای دوره‌های سه ماهه و حتی کمتر) این تاکید بر برنامه‌های کوتاه‌مدت، شاید برای برنامه‌های بلندمدت گران تمام شود. معنای این موضوع آن است که سرپرستان، همیشه باید مراقب باشند تا برنامه‌های کوتاه‌مدت به گونه‌ای طراحی شوند که در خدمت برنامه‌های بلندمدت باشند. • خطر انعطاف‌ناپذیری • مدیران، اغلب تمایلی به تغییر اهداف ندارند. اهدافی که زود به زود تغییر کنند، بی‌معنی می‌شوند و این موضوع نشانگر این است که در مورد آنها خوب فکر و برنامه‌ریزی نشده است. بنابراین، احمقانه است که از مدیری انتظار داشته باشیم اهدافی را دنبال کند که به خاطر بازبینی در مقاصد شرکت، پیش‌فرض‌های تغییریافته و یا سیاست‌های اصلاح شده، فرسوده شده‌اند.

27. وظايف مديران : • نقش يك مدير، سرپرست يا يك رهبر گروه كاري، نقشي خاص و حائز اهميت است. رفتار، حالات و اعمال يك رهبر تأثير مستقيم بر پرسنل دارد . بنابراين،هر كس كه عهده دار يك پست مديريتي است بايد اين موضوع راكه رهبر ان كارها را از طريق ديگران انجام مي دهند را به صورت روشن درك كند .آن ها هم چنين بايد آمادگي و توانايي انجام هر چهار وظيفه مديريت يعني : • برنامه ريزي، سازماندهي، هدايت و كنترل را داشته باشند .

28. منابع • هربرت جي.هيكس.سي.ري.گولت «تئوري هاي سازمان و مديريت» ترجمه دكتر گوئل كهن .انتشارات اطلاعات 1390 • - يوجي آآائو » هوشين آانري يا مديريت آيفيت جامع ترجمه داود محبعلي . و محمد صابري، انتشارات مرآز آموزش مديريت دولتي، تهران، ١٣٧٦ • ترجمه سيدمهدي الواني و »... مديريت برمبناي هدف و « ، جورج موريسي فريده معتمدي، انتشارات مرآز آموزش مديريت دولتي، تهران، • ترجمه علي پارسائيان و محمد ، » مديريت « ، جيمز استونر و ادوارد فريدمن . اعرابي، جلد اول، انتشارات چاپ و نشر بازرگاني، چاپ اول، تهران، ١٣٧٥ • تدبير ١٣٢ ارديبهشت ١٣٨٢ • ١٣٧٩ – تدبير - شماره ١٠٧ • 1دفت ، ريچارد ال . تئوری سازمان و طراحی ساختار .مترجمان : علی - پارسائيان و محمداعرابی . تهران : چاپ و نشر بازرگانی ، جلد اول ، 137 • زبان تخصصی مدیریت(مقدماتی) نویسنده دکتر داور ونوس • مبانی رفتار سازمانی استیفن.پی.رابینز ترجمه پارسایان / اعرابی ص96