Presentation Transcript

1. Open Bee™ Smart Pack Pour une optimisation de vos processus documentaires
2. Présentation d’OPEN BEE Editeur logiciel de solutions de gestion de contenu et de mobilité Marque OPEN BEE créée en 2004 Société OPEN BEE SA créée en 2008 suite à une opération financière (Spinout) 40 Personnes - 3 millions d’euros de chiffre d’affaires Siège social : Genève (Suisse). Siège Opérationnel : Annecy (France) Agences commerciales (Paris, Lyon, Bordeaux, Nice, Londres, New York, Pékin) Centre de développement Offshore (Tunisie) Site Web : www.myopenbee.com
3. Principales références Client Plusieurs milliers d'entreprises clientes, TPE, PME et Grand Comptes utilisent quotidiennement les solutions Open Bee. Secteur Public : Nombreuses Mairies, Police Nationale de Nice Education : Nombreux Lycées, Collèges, Universités Conseil : Nombreux cabinets de Notaires, Experts comptables, Avocats, Assureurs Santé : HCL (Hôpitaux Civils de Lyon), Centre Hospitalier Princesse Grace(Monaco), Etablissement Français du Sang, nombreuses cliniques privées, maisons de retraite … Immobilier : Century 21, Syndic de copropriété, nombreuses agences immobilière, … Sport, Media : Fédération Française de Football, de Golf, de Basketball, TMC Autres: ESAT (CAT) Grands comptes : Vinci, Veolia, Auchan, Crédit Agricole, April, CNRS
4. Les challenges liés aux documents Il faut plusieurs minutes, voire des heures pour retrouver une facture vieille de plusieurs années. Les utilisateurs ont plus d’1 Go d’emails archivés dans la messagerie. En cas d’absence d’un collaborateur, il est pratiquement impossible de retrouver un document dans son bureau. Chaque année, plusieurs clients refusent de payer leurs factures car les bordereaux de livraisons signés ont été perdus. Lorsqu’un client appelle pour un problème de facturation, il n’est pas possible de retrouver sa facture avant qu’il ne raccroche.
5. Les PMEs, des contraintes spécifiques Inflation du nombre de documents Faible niveau de compétences en informatique Grande variété de documents Ressources administratives limitées Besoin de conservation “Course contre la montre” PME Besoin d’accès rapide Capacité d’investissement limitée Besoin de partager Processus internes non optimisés
6. Open Bee™ Smart Pack, une solution complète et simple d’utilisation, pour le classement, l’archivage et l’exploitation de l’ensemble de vos documents d’entreprise.
7. OPEN BEE SMART PACK: UNE OFFRE EN 3 VOLETS Exploitation des documents Conservation centralisée des documents Classement des documents Serveur GED Open Bee Recherche rapide Documents papier DOSSIERS CLIENTS DOSSIERS RH DOSSIERS FOURNISSEURS Devis Bons de commande BL Factures Contrats, … Gestion commerciale CRM, Paye, … Consultation mobile Bulletins de Paie Contrats Demandes de congés Partage Documents bureautiques (Word, Excel, PPT, …) Emails Courriers BL Avoirs Factures Intégration comptable Compta
8. Zoom sur le classement des documents papiers Avec Open Bee, le classement des documents papier numérisés n’a jamais été aussi simple! Numérisation des documents papier Indexation des documents numérisés Conversion au format PDF OCR et classement dynamique sur le serveur Open Bee Portal
9. Zoom sur le Traitement OCR, RAD et LAD Avec Open Bee, le classement des documents papier numérisés peut également se réaliser de manière complètement automatisée! Capture et analyse d’un lot de documents numérisés Reconnaissance de codes à barres ou de zones Conversion au format PDF OCR et classement dynamique sur le serveur Open Bee Portal
10. Zoom sur le classement des documents issus de votre ERP/CRM Avec Open Bee, le classement des documents produits par votre gestion commerciale, crm ou erp est entièrement automatique! Impression virtuelle du (ou des) document(s) depuis votre ERP/CRM Classement automatisé dans le dossier correspondant d’Open Bee Portal Conversion dynamique au format PDF OCR
11. Zoom sur le classement des documents bureautiques Avec Open Bee, le classement des documents bureautiques est intégré à votre suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Classement automatisé dans le dossier correspondant d’Open Bee Portal « Enregistrer-sous » du document à classer, directement depuis le ruban Office (Word, Excel, Powerpoint) ou par « glisser/déplacer » depuis Outlook.
12. Accès sécurisé à la plate forme documentaire L’accès à la plate-forme de gestion documentaire est sécurisé par un système avancé de compte utilisateur (login) et mot de passe pour chaque collaborateur, autorisé à consulter les documents. Saisie du compte utilisateur et mot de passe. Authentification sécurisée au portail de gestion documentaire.
13. Un mode de classement ordonné et uniforme Parfaite réplique de vos habitudes manuelles de rangement, mais au format électronique, Open Bee Portal vous permet de mettre en œuvre un plan de classement et de conservation centralisé et ordonné pour l’ensemble de vos documents.
14. Gestion de la confidentialité Grâce à la fonction de gestion des permissions, chaque utilisateur ne peut consulter (ou modifier) que les dossiers & documents auxquels on lui a préalablement donné l’autorisation. Et ce pour une plus grande confidentialité ! Ouverture du module de gestion des permissions. Affectation aux groupes utilisateurs des différentes permissions (lecture, suppression, …) par simples cases à cocher.
15. Recherche rapide de documents Grâce au moteur de recherche intégré, un document est retrouvé en quelques secondes ! Saisissez un (ou plusieurs) mots clef contenu dans le titre ou corps du document… ..et retrouvez le instantanément !
16. Consultation mobile Compatible avec les Smartphones, les tablettes numériques Apple et Android, la solution Open Bee mobile permet un accès en tout lieu et à tout moment aux documents d’entreprise. Accès simplifié aux documents, grâce aux fonctions tactiles intégrées dans les périphériques mobiles. Alertes en temps réel sur les nouveaux documents (ou mises à jour) grâce à la fonction de notifications automatiques. Classement dans la GED d’informations prises sur le terrain grâce à la fonction «photo » de l’appareil mobile.
17. Gestion des factures fournisseurs (intégration Compta) Le connecteur Open Bee eFact vous offre la possibilité de traiter en une seul étape l’archivage de vos factures fournisseurs et l’écriture associée dans votre progiciel comptable. Interfacée à votre progiciel comptable, le connecteur Open Bee eFact vous permet : D’accélérer et de fiabiliser la saisie des écritures comptables par la sélection , avec votre souris, d’informations à l’écran (directement depuis l’image numérisée de la facture). De classer, de façon structurée, vos factures fournisseurs, au format électronique. Plus d’erreurs dans la saisie comptable !
18. Gestion des factures fournisseurs (intégration Compta) Retrouvez les classées DANS OpeN BEE PORTAL Importez vos ECRITURES DANS VOTRE PROGICIEL COMPTABLE inDEXEZ VOS FACTURES Après avoir numérisé vos factures fournisseurs, vous procédez au renseignement des données comptables (Date de facture, Montant HT, TVA, TTC, …) , en sélectionnant les informations avec votre souris, directement depuis l’image de la facture. D’autres informations comme le nom du fournisseur ou du compte de charge pourront être sélectionnées rapidement depuis une liste déroulante. Vos écritures sont pré-saisies ! A l’issue de l’étape d’indexation, vos documents sont automatiquement convertis au format PDF texte/image, pour faciliter une recherche ultérieure. La solution procède également, de façon transparente, au nommage et à l’archivage organisé de vos factures dans des dossiers fournisseurs auto-générés. L’utilisation des valeurs d’indexation préalablement renseignées évite la fastidieuse étape de renommage et de classement manuel des documents. Tout est automatique ! Pour importer vos écritures dynamiquement dans votre progiciel comptable, rien de plus simple: Utilisez le connecteur intégré à Open Bee pour écrire les lignes comptables, dans l’exercice en cours.
19. Gestion des factures fournisseurs (intégration Compta) Avec Open Bee, mettez en œuvre simplement et efficacement des processus de validation des factures fournisseurs. Accélérez le processus de traitement des factures par la mise en oeuvre d’un circuit de validation associé. Mettez en œuvre une solution de rapprochement des bons de commandes VS les factures fournisseurs.
20. Open Bee en mode SaaS Fonctions clefs Bénéficiez d’une offre 100 % info gérée pour le compte de votre entreprise incluant un service d'hébergement et d'administration des infrastructures, des logiciels spécifiques Open Bee, ainsi que des solutions pour le stockage et la sécurité de vos données hébergées. Débutez avec une offre sur mesure puis souscrivez à tout moment à une option complémentaire si vos besoin en fonctionnalités et en stockage évoluent. Vos données sont protégées contre les risques de pannes, de sinistres, de vols et d'attaques grâce à un haut niveau de sécurité et de disponibilité.
21. Open Bee™ Smart Pack