1 / 89

dr Ewa Perłakowska (NDAP)

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. – zakres przedmiotowy i podmiotowy. Forum Sekretarzy Małopolski Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji 7 czerwca 2011 r. dr Ewa Perłakowska (NDAP). Regulacje prawne dawne i nowe.

manasa
Download Presentation

dr Ewa Perłakowska (NDAP)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. RozporządzeniePrezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r. – zakres przedmiotowy i podmiotowy Forum Sekretarzy Małopolski Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji 7 czerwca 2011 r. dr Ewa Perłakowska (NDAP)

  2. Regulacje prawne dawne i nowe • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) • Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.); • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)

  3. Regulacje prawne dawne i nowe • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518); • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517); • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519);

  4. Regulacje prawne dawne i nowe • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. Nr 34, poz. 181) ; • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140)

  5. Podstawy prawne • Ustawa z dnia 14 czerwca 196o r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) art. 14 § 1 Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej.

  6. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 6 ust. 1

  7. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 6 ust. 2

  8. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 6 ust. 2b

  9. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 5 ust. 1

  10. Stan prawny – ustawa z 14.07.1983 r. art. 5 ust. 2

  11. Stan prawny – rozporządzenie z 16.09.2002 r. § 3

  12. Stan prawny – rozporządzenie z 30.10.2006 r. § 5

  13. Stan prawny – rozporządzenie z 26.02.2010 r. § 2 i § 3

  14. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrówz dnia 18 stycznia 2011 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych(Dz. U. Nr 14, poz. 67 iNr 27, poz. 140)

  15. Wcześniej obowiązującewykazy aktw administracji terenowej

  16. Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska z dnia 22 grudnia 1975 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej; • Zarządzenie Nr 15 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej oraz Zarządzenie Nr 32 Ministra-Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1990 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej

  17. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319), wydane na podstawie art. art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074), wydane na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym; • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073), wydane na podstawie art. 46 ust. 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa; • rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109), wydane na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie

  18. Zakres podmiotowy • § 1 rozporządzenia art. 6 ust. 2a ustawy

  19. Zakres przedmiotowy • § 1 rozporządzenia art. 6 ust. 2b ustawy

  20. Układ treści rozporządzenia § 1 ust. 1 – zakres podmiotowy i przedmiotowy § 1 ust. 2 – zdefiniowanie pojęcia „kierownik podmiotu” § 1 ust. 3 – obsługa organów stanowiących: gminy, powiatu i województwa § 2 – podstawowe definicje dla rozporządzenia i jego załączników § 3 – instrukcja kancelaryjna § 4 – jednolity rzeczowy wykaz akt § 5 – instrukcja archiwalna § 6 – przepisy przejściowe i dostosowujące § 7 i § 8 – okres obowiązywania

  21. Instrukcja kancelaryjna – zał. nr 1 • załączniki do instrukcji kancelaryjnej • nr 1 – struktura metadanych(s. 21): • A – przesyłka wpływająca • B – przesyłka wychodząca • C – elementy akt sprawy niebędące przesyłkami • D - sprawa • nr 2 – minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (s. 28) § 3

  22. Jednolite rzeczowe wykazy akt – zał. nr 2-5 § 4

  23. Instrukcja archiwalna – zał. nr 6 • załącznik do instrukcji archiwalnej • warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego § 5

  24. Podstawowe terminy i zasady pracy kancelaryjnej i archiwalnej

  25. Wartość archiwalna dokumentacji § 4 ust. 7 rozporządzenia

  26. Ważne definicje Podmiot (§ 1) to organy gminy i związki międzygminne, organy powiatu, organy samorządu województwa i organy zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędy obsługujące te organy Kierownik podmiotu (§ 1) odpowiednio, wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki

  27. Ważne definicje Archiwista (§ 2 pkt 2) realizujący zadania archiwum zakładowego pracownik podmiotu Koordynator czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 i 3 IK) pracownik wyznaczony przez kierownika podmiotu do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; funkcja powierzana archiwiście

  28. Ważne definicje Kierownik komórki organizacyjnej (§ 2 pkt 3) osoba kierująca komórką organizacyjną lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań Prowadzący sprawę (§ 2 pkt 8) osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy

  29. Ważne definicje Komórka organizacyjna (§ 2 pkt 4) wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy Komórka merytoryczna (§ 7 pkt 4 IK) komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie Punkt kancelaryjny (§ 7 pkt 7 IK) komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek

  30. Ważne definicje Sprawa (§ 2 pkt 12) zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości Akta sprawy (§ 2 pkt 1) dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania Teczka aktowa (§ 2 pkt 15) materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej

  31. Ważne definicje Pismo (§ 2 pkt 7) wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia Odwzorowanie cyfrowe (§ 2 pkt 6) dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru Naturalny dokument elektroniczny (§ 7 pkt 5 IK) dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej

  32. Ważne definicje Przesyłka (§ 2 pkt 9) dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Metadane (§ 2 pkt 5) zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie

  33. Ważne definicje Skład chronologiczny (§ 2 pkt 10) uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD Skład informatycznych nośników danych (§ 2 pkt 11) uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej

  34. System tradycyjny § 2 pkt 14 i rozdział 3 IK system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

  35. System EZD § 2 pkt 13 i rozdział 2 IK system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych

  36. Wybór systemu • § 1 ust. 7 i 8 IK § 1 ust. 2-5 IK

  37. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi § 2 IK

  38. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia • § 6 ust. 9 rozporządzenia – dostosowanie lokalu archiwum zakładowego do wymogów rozporządzenia – w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia (20.01.2016); • § 1 ust. 3 i 8 IK – wskazanie podstawowego systemu do wykonywania czynności kancelaryjnych: tradycyjny lub EZD oraz poinformowanie o tym archiwisty; • § 1 ust. 5-6 IK – wskazując podstawowy system do wykonywania czynności kancelaryjnych, można określić wyjątki poprzez wskazanie klas z JRWA; • § 2 ust. 3 IK – powierzenie archiwiście funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych;

  39. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia SYSTEM EZD (1) • § 16 ust. 2 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny; • § 17 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4; • § 20 ust. 6 IK – uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustalenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD;

  40. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia SYSTEM EZD (2) • § 21 ust. 8 IK – ustalenie sposobu udostępniania przesyłek nieodwzorowanych lub tych na informatycznych nośnikach danych w okresie gdy sprawy są w toku; • § 22 ust. 1 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych; • § 30 ust. 2 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;

  41. Obowiązki kierownika podmiotu wynikające z rozporządzenia SYSTEM TRADYCYJNY (1) • § 42 ust. 3 IK – określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny; • § 47 ust. 3 IK – ustalenie liczby i lokalizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych; • § 54 ust. 3 IK – możliwość ustalenia wzorów i formularzy wykorzystywanych przy sporządzaniu dokumentacji, chyba że wynikają z przepisów prawa;

  42. Podział dokumentacji • § 4 IK Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: • tworzącą akta spraw; • nietworzącą akt spraw.

  43. Podział dokumentacji § 5 IK Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak spraw. Znak sprawy: ABC.123.77.2011 ABC-D-II.123.77.2011.MP ABC.123.78.3.2011

  44. Podział Dokumentacji § 6 IK Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Przykłady

  45. Spis spraw, rejestry, ewidencje § 7 pkt 12 IK Spis spraw – narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej (dane w spisie spraw w systemie EZD - § 27 dane w spisie spraw w systemie tradycyjnym - § 53)

  46. Spis spraw, rejestry, ewidencje § 7 pkt 8-11 IK

  47. Spis spraw, rejestry, ewidencje § 13 IK (EZD)

  48. § 40 IK (tradycyjny)

  49. Relacje komórek § 8 i § 9 IK

More Related