1 / 34

Prosjektstyring og prosjektgjennomføring

Prosjektstyring og prosjektgjennomføring. Prosesser, tidsplanlegging, risikostyring Kirsten Ribu 28.01.2004. I dag. Prosessmodeller og prosjekter Prosjektplanlegging, inkl. tidsplanlegging Risikostyring Gurholt og Hasle kap. 7,16,17, 19 . Hva er et prosjekt?.

manny
Download Presentation

Prosjektstyring og prosjektgjennomføring

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Prosjektstyring og prosjektgjennomføring Prosesser, tidsplanlegging, risikostyring Kirsten Ribu 28.01.2004

  2. I dag • Prosessmodeller og prosjekter • Prosjektplanlegging, inkl. tidsplanlegging • Risikostyring • Gurholt og Hasle kap. 7,16,17, 19

  3. Hva er et prosjekt? • Fra latin: ”projectus” - noe som er kastet fram • Et prosjekt er en arbeidsoppgave med følgende egenskaper: • En engangsoppgave: Noe man ikke har gjort før og ikke kommer til å gjøre igjen med det første. • Skal lede fram til et bestemt resultat • Er ofte tverrfaglig og berører mange i organisasjonen: krever forskjellige typer ressurser • Er begrenset i tid

  4. Hva er en prosess? En prosessmodell? • Prosess: Ethvert arbeid (en prosess) består av to ting: beslutninger og handlinger • (Eks. Fylle ut selvangivelsen: Ta beslutninger ut fra skattereglene -> fylle ut riktige felt og gjøre beregninger) • Prosessmodell: En abstrakt representasjon av en systemutviklingsprosess • Eks: Fossefallmetoden • Evolusjonær, inkrementell modell • RUP, XP • Oppgaver: • Er det noen forskjell på en modell og en metode? • Hva slags prosessmodell vil dere bruke i prosjektoppgaven?

  5. Planlegging • Ressurser: • mennesker (kunnskap og erfaringer) • tid • Problemdefinering • tolkning av oppdraget: forhandling mellom interesser • vurdering: kan oppdraget gjennomføres med tilgjengelige ressurser? • Planlegging av arbeidet • oppdeling i arbeidsoppgaver • samordning av arbeidsoppgavene

  6. Oppdeling iarbeidsoppgaver • Hva skal gjøres? • Hvem skal gjøre det? • Samordning av arbeidsoppgavene • Hvordan henger del-resultatene sammen? • Hvordan skal ressursene fordeles? • Planleggingsverktøy: • milepælplan: resultater koblet med tid • ansvarskart: hvem er ansvarlig for hva

  7. Noen ord om gruppearbeid • Vær forberedt til prosjektmøtene • Lytt til andre: prosjektarbeid er samarbeid. • Vær positiv: Unngå å kommentere negative sider ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å spre seg. • Si fra: Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi konstruktiv kritikk: Hva kan gjøres bedre og hvordan? • Kulturelle forskjeller: Prøv å forstå bakgrunnen for uttalelser og holdninger

  8. Prosjektarbeid • Fordel roller med tilhørende oppgaver • Organiser arbeidet • Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres • Lag tidsplan • Oppgaver: • møteledelse • referat • oppfølging og kontroll av vedtak • ledelse av oppgaveløsning • versjonskontroll • timeføring

  9. Roller og regler • En person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan gjerne byttes eller omdefineres i løpet av prosjektperioden. • Forslag til roller med oppgaver: • Prosjektleder: møteledelse, oversikt, oppfølging og kontroll av vedtak • Webansavarlig • Kontaktperson kontakt og avtaler med omgivelsene: prosjektsted, kursledelse, andre grupper • Skrive-ansvarlig fordeling og oppfølging av skrivejobber, versjonskontroll • Programmeringsansvarlig • Det bør være regler for • møter: tidspunkt, varighet, taletid • beslutninger: beslutningsdyktighet, dokumentasjon, ansvar • referat: ansvar, omfang • forføyninger: reaksjoner ved regelbrudd

  10. Vanlige problemer i gruppearbeid: • Ujevn arbeidsinnsats • blindpassasjerer • ildsjeler • ulikt ambisjonsnivå • de som bare vil bestå • de som har høye ambisjoner • ulikt kunnskapsnivå • ”verdensmestere” • de som ”eier” prosjektet • ulik tolkning av oppgaven • Hvordan finne balanse mellom at • alle skal lære det de ikke kan • alle gjør det de kan best • alle skal lære mest mulig • alle gjør det de kan

  11. Løsninger For å unngå konflikter: • gjør avtaler om ansvarsfordelingen • dokumenter alle beslutninger (skriv referat med beslutninger) • kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post) • meld fra dersom du må bryte en avtale Ved konflikter: • ta tak i konflikten før den er stor • prøv først å løse den selv • ta opp problemet med de(n) det gjelder • bli enig om løsning: måte og tidsfrist • søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes uløselig

  12. Prosessmodell

  13. Ulike typer prosessmodeller De røde er viktige i kurset: • Evolusjonær (prototyping) • Inkrementell (RUP) • XP • fossefall • gjenbruksbasert • spiral-modellen

  14. Prosessmodell - faser • Forstudium/”Feasability study”(Hvilke muligheter har vi?) • Kravspesifikasjon(Hva skal systemet gjøre?) • Design(Hvordan skal systemet lages?) • Programmering(Lage systemet) • V&V (Validering og verifikasjon) / Testing • Har vi bygd riktig system/produkt? (validering) • Har vi bygd systemet/produktet riktig? (verifikasjon) • Videreutvikling/Vedlikehold/Endring

  15. Hvorfor er prosessmodell viktig? • Eksempel - TRESS-90 - Trygdeetatens store EDB-satsing på 90-tallet. • SINTEFs eksterne prosjektrevisjon viste bla at: • Programmeringsfasen ble startet uten å være i nærheten av et stabilt design. • Reell brukermedvirkning på en del viktige områder som brukergrensesnitt kom sent • Interne prosjektavhengigheter ble dårlig håndtert • Ingen ”kritisk sti” => alle aktiviteter ble oppfattet som like viktige for å holde leveransetidspunktet • Kvalitetssikring uten myndighet • Personer ble tatt ut av prosjektet på avtalt dato, uavhengig om oppgaven var ferdigstilt eller ikke • Kontrollfunksjoner, avtaler og innkjøp syntes å gå ut fra at kartet (valgt prosessmodell) var mer riktig enn terrenget (reell prosess). Konsekvensen var at prosjektet kom ut av styring!

  16. Prosjektplanlegging

  17. Sammenheng prosess – prosjekt • Faser i prosjektmodellen blir til ”overordnede aktiviteter og milepæler” i prosjektplanen (NB! Prosjektplanen vil inneholde flere og mer detaljerte aktiviteter) • Relasjon mellom faser i prosjektmodellen blir til Gantt-diagram eller lignende i prosjektplanen. • Innhold i faser i prosjektmodellen blir til leveranser, dokumentasjon, verifikasjon og validering, risikostyringsaktiviteter m.m. i prosjektplanen

  18. Prosjektmodell vs. prosjektarbeid • Prosessmodellen vil ofte være organisasjonens valg av felles arbeidsmåte for å sikre gjenbruk av erfaring og forutsigbare leveranser. • Prosjektplanen er prosjektleders virkemiddel for å sikre leveransene under rammebetingelsene som settes av prosessmodellen

  19. Prosjektplanlegging • Forslag til prosess for utarbeidelse av prosjektplan (iterativ prosess): • Finn person(er) som kan utarbeide prosjektplan (bør inkludere den kommende prosjektleder - eierskap til plan er viktig) • Forstå så mye som mulig av kravene til leveransene (kravspesifikasjon), samt andre viktige rammer for prosjektet (f eks leveransefrist og kostnadsrammer). • Velg prosessmodell ut fra rammevilkår (marked, risiko for endring av krav, kundemodenhet, kompetanse i organisasjonen) • Definer milepæler, leveranser (datoer) og aktiviteter • Estimer tidsforbruk (timeforbruk) per aktivitet • Analyser om tilgjengelig ressurser finnes • Vurder risiko og reforhandle leveranseinnhold om nødvendig

  20. Tidsplanlegging

  21. Avhengigheter • Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter eller større deler av et prosjekt • En aktivitet = et avgrenset stykke arbeid (programmere, utarbeide spørreskjema) • Har et antatt tidsforbruk • Kan ikke starte før en eller flere andre aktiviteter er avsluttet • Bruker bestemte ressurser (mennesker) • Har et navn

  22. Estimering:beregne tidsforbruk • Det bommes ofte • Kravene til systemet er ikke frosset, men endres, ofte mange ganger underveis • Amerikansk: ’guesstimate’ • Empiri: Sammenligne med tidligere erfaringer • Beregner ofte ’Mestsannsynlig’ (MS) tidsbruk • MS ligger et sted mellom ’Mest optimistisk’ (MO) og ’Mest pessimistisk’ (MP) tidsbruk • Empirisk formel: Tidsbruk = 1 MP+4MS+1MO/6 • Mer om estimeringsmetoder neste uke

  23. Arbeidsoppgaver –varighet og avhengigheter

  24. Aktivitetsdiagram med avhengigheter aktivitetsnettverk

  25. Kritisk sti i diagrammet • Aktivitetsdiagram viser avhengigheter i prosjektet • Sett opp aktiviteter i et nett • Noter antatttidsforbruk per aktivitet (dager) • Alle aktiviteter ender i milepæler (M) • Før man kan gå fra en milepæl til neste må alle stier til milepælen være komplette. • Eks: Aktivitet 9 (T9) kan ikke starte før T3 og T6 er ferdige • Minimum tid = den lengste vei i grafen = Kritisk sti • Slakk: aktiviteter som ikke ligger på kritisk sti. Dersom det er forsinkelser her vil det ikke påvirke tidsplanen totalt.

  26. Tidsplan – Gantt diagram Slakk

  27. Personallokering

  28. Risikostyring

  29. Risikostyring • Identisfisere • Analysere • Planlegge • Overvåke

  30. Risikofaktorer

  31. Risikostyringsprosessen

  32. Analyse-eksempel

  33. Prosjektplan • Mal for plan: Wordfil • Leveranse: Beskrivelse

  34. Neste gang • Estimeringsteknikker • Estimeringsmetode basert på use case modellen Kilde: Use case poeng metoden. Se forelesningsplanen • Litt om tradisjonelle metoder: beregninger basert på antall kodelinjer, funksjonspoengmetoden (Function points), analogi.

More Related