Publispostage

1. Publispostage Menu Outils / Lettres et publipostage • Création d’un document principal • Lettre, étiquettes, enveloppes • Création d’une source de données = liste d’adresses. • Dans Word, Excel • Fusion entre le document principal et la source de données = LETTRES TYPES • Requêtes

2. Page 190 Publipostage Créer un mailing requiert 2 fichiers : • Un document principal • Contenant le texte fixe et les champs qui serviront de liens avec le fichier de données. • Un fichier de données • Contenant des informations variables • Créé dans Excel ou dans Word • Composé de champs et d’enregistrements.

3. Page 192-193 Créer un mailing Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage Suivre toutes les étapes dans l’assistant de publipostage • Etape 1 : sélectionner le type de document (lettres…) • Etape 2 : sélectionner le document de base • Utiliser le document actuel • Utiliser un modèle • Utiliser un document existant • Etape 3 : sélection des destinataires • Utilisation d’une liste existante / Parcourir / sélectionner le fichier OU • Sélection à partir des contacts Outlook / Choisir le dossier Contacts / double-cliquer sur le nom du dossier contacts contenant la liste des destinataires OU • Saisir une nouvelle liste / Créer

4. Page 194-195 Publipostage • Etape 4 : écrire une lettre • Insérer les champs dans le document principal • Positionner le point d’insertion à l’endroit où doit être imprimé le contenu du champ. • Autres éléments / Sélectionner le champ concerné / Insérer / Fermer. • Etape 5 : Aperçu de vos lettres • Dans le document principal, vous avez un aperçu de la lettre contenant les informations du premier enregistrement de la liste de données. • Utiliser les boutons  et pour avoir un aperçu de la lettre contenant l’information du précédent ou du prochain enregistrement. • Exclure le destinataire pour exclure l’enregistrement actif de la fusion.

5. Page 195 Publipostage • Etape 6 : Fin de la fusion • Imprimer pour fusionner vers l’imprimante (le mailing est imprimé) OU • Modifier les lettres individuelles pour créer les lettres fusionnées dans un nouveau document. • Tous : pour fusionner tous les enregistrements sélectionnés dans la liste des données • Enregistrement en cours : pour fusionner l’enregistrement actif • De: pour limiter la fusion à certains des enregistrements sélectionnés dans liste des données.

6. Créer une liste de données Page 196-198 • Définir les champs de la nouvelle liste de données depuis l’étape 3 • Saisir une nouvelle liste / Créer • Personnaliser pour définir les champs • Supprimer un champ ou ajouter un nouveau champ / OK • Entrer les données dans les champs de saisie • Cliquer Nouvelle entrée pour créer un enregistrement • Fermer • Saisir un Nom de fichier pour la liste des données / Enregistrer • La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires apparaît à l’écran permettant de visualiser la liste de données.

7. Ajouter un enregistrement Grille de saisie Ouvrir le document principal Etape 5 : Modifier la liste des destinataires OU Bouton de la barre d’outils Fusion et publipostage : Destinataires Nouvelle entrée Modifier un enregistrement Aller à la grille de saisie Afficher l’enregistrement à modifier Effectuer modifications Annuler /OK Supprimer un enregistrement Aller à la grille de saisie Afficher l’enregistrement à supprimer Supprimer l’entrée Oui / Annuler /OK Gérer les enregistrements d’une liste de données Seuls les enregistrements d’un liste saisie lors de la création du mailing créé dans Word peuvent être gérés par le biais de la grille de saisie. Page 199-202 Si vous utilisez une liste de données contenue dans un classeur Excel ou dans une table ou requête d’une base données Access, vous devrez gérer les enregistrements de la liste de données en ouvrant le fichier correspondant dans son application.

8. Filtrer sur une des valeurs d’un ou de plusieurs champs Fusion et publipostage : destinataires Pour chaque champ à filtrer : Ouvrir la liste concernée Cliquer sur la valeur recherchée Toutpour afficher toutes les valeurs d’un champ. Filtrer sur plusieurs valeurs d’un ou plusieurs champs Fusion et publipostage : destinataires Ouvrir la liste associée à un des champs OptionAvancées Filtrer les enregistrements Sélectionner nom du champ à l’aide de la liste Champ Modifier l’élément de Comparaison Cliquer dans la zone de saisie Comparer à Taper la valeur cherchée Choisir ET ou OU Poser d’autres critères / OK Poser des critères sur l’éxecution d’un mailing Page 203-204 Seuls les enregistrements répondant au filtre sont affichés. La pointe de flèche des champs sur lesquels a été appliqué un filtre, apparaît en bleu. Effacer tout pour effacer tous les critères posés.

9. Poser une condition pour l’affichage d’un texte Positionner le curseur dans le document principal à l’endroit où devra être imprimé le texte. Insérer un mot-clé / Si…Alors…Sinon Entrer vos conditions en utilisant Nom du champ, Elément de comparaison, Comparer avec Entrer le texte à imprimer : Dans la zone Insérer le texte suivant, si la condition est vérifiée. Dans la zone Sinon, celui-ci si la condition n’est pas vérifiée. Trier une liste de données Fusion et publipostage : destinataires Ouvrir la liste associée à un des champs OptionAvancées Filtrer les enregistrements Ordre de tri / cliquer le nom du champ Choisir l’ordre de tri Croissant ou Décroissant Utiliser la liste Puis par pour indiquer une seconde clé de tri / OK Page 206-208 Publipostage Les enregistrements sont triés en fonction du première critère de tri. Quand cette valeur est identique pour plusieurs enregistrements, ils sont triés en fonction du second critère

10. Etiquettes de publipostage Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage Suivre toutes les étapes dans l’assistant • Etape 1 : Sélection du type de document Etiquettes • Etape 2 : sélectionner le document de base • Modifier la disposition du document OU • Utiliser un document existant • Choisir Options d’étiquettes • Etape 3 : sélectionner les destinataires • Utilisation d’une liste existante / Parcourir / sélectionner fichier • OU Sélection à partir des contacts Outlook / Choisir le dossier Contacts / double-cliquer sur le nom du dossier contacts contenant la liste des destinataires OU • Saisie d’une nouvelle liste / Créer Page 209-210

11. Page 210-212 Etiquettes de publipostage • Etape 4 : Disposition des étiquettes • Insérer les champs dans le document principal • Placer le curseur à l’endroit où doit être imprimé le contenu du champ. • Autres éléments/ Sélectionner le champ concerné / Insérer / Fermer • Si nécessaire, effectuer la mise en forme de votre étiquette • Copier la disposition de la première étiquette sur les autres étiquettes de la page • Mise à jour de toutes les étiquettes • Etape 5 : Aperçu des étiquettes • Dans le document principal, vous visualisez l’aperçu de la première page d’étiquettes. • Utiliser les boutons  et  de la zone Aperçu de vos étiquettes pour afficher l’aperçu de l’étiquette correspondant à l’enregistrement précédent ou à l’enregistrement suivant. • Etape 6 : Fin de la fusion • Cliquer sur le lien Imprimer pour imprimer les étiquettes • OU Modifier les étiquettes individuelles pour créer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document nommé Etiquettes.