電子公文線上簽核資訊教育訓練

1. 花蓮縣政府公文線上簽核推廣教育訓練文書作業 (收發文人員)主管批核作業 (主管人員)檔管作業 (檔案管理人員)系統維護作業 (系統維護人員)

2. 電子公文線上簽核資訊教育訓練 課 程 大 綱

3. 專 案 說 明 專案緣起 配合行政院研考會電子公文節能減紙政策，在現行公文系統上搭配自然人憑證建置線上簽核機制，規劃建置以縣府為中心，集中式的線上簽核公文管理系統，提供縣內各級機關公文管理整合服務。 專案目標 • 一、提供不同陳核層級處理流程版本，提供縣府與各級機關與鄉鎮市 • 公所、學校公文簽核應用系統 。 • 二、水培所、防疫所、體育場、鳳林及玉里2個地政所、13個代表會 • 及129所學校共147個機關，及二級機關中的花蓮地政事務所，連 • 同5個警察分局及13個鄉鎮公所，共19個機關教育訓練作業。 • 三、縣府與一級機關系統導入(教育訓練與上線輔導)

4. 系統導入說明 • 專案導入期程

5. 系統規劃說明 • 系統介紹

6. 系統規劃說明 公文整合資訊系統 GDMS.HL.GOV.TW(大小寫不拘) • 系統介紹

7. 專 案 說 明 - 專案範圍 • 系統範圍 公文整合資訊系統 檔 案 管 理 作 業 系 統 維 護 作 業 承 辦 人 作 業 主 管 作 業 稽 催 管 制 作 業 文 書 作 業 花蓮縣政府 應用軟體共享 硬體資源共構 oo公文製作編輯軟體 二級機關 縣政府 一級機關

8. 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 什麼是公文 線上簽核 ??

9. 公文線上簽核說明 -什麼是公文線上簽核? 公文線上簽核─ 將機關內人工傳送的公文以電子方式在網路作業環境下，進行線上傳遞、簽核工作，或稱網路簽核公文。 (文章出處:經營決策論壇/53期/2008.8月 專訪行政院研考會 副主任委員 宋餘俠)

10. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 哪些公文要做線上簽核??

11. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 公文適用線上簽核條件 • 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） • 保存年限5年以內(含5年)系統會有檢核 • 附件檔案小於10M • 不適用併案公文

12. 公文線上簽核說明 -決定公文線上簽核的因素 ※符合下列任一情況，不適用線上簽核！！ • 府一層決行公文 • 需會辦外機關公文 • 專案列管件 如立法委員質詢案件、監察案件、人民申請案件 • 、人民陳情案件、訴願案件 • 需蓋用印信 (如大印、關防)公文─例如所有人事表單 • 密件公文(含招標文件) • 會計憑證相關公文 • 附件為實體公文 如：獎狀、設計圖、採購招標文件、 • 立約商履約保證金保管憑証 …等 • 公文案情複雜 依公文複雜程度，由承辦人決定該公文是否使用線上簽核

13. 公文線上簽核說明 -紙本與線上簽核作業差異說明 紙本+電子化公文處理 印出紙本 電子來文 紙本作業方式 完整紙本公文 紙本來文 完整電子化資訊 線上簽核方式 電子來文 紙本作業方式 紙本批核 流程點記錄 紙本檔案 紙本文傳遞 線上簽核 方式 線上簽核 流程點記錄 電子檔案 數位檔案傳遞 +簽核點紀錄與軌跡

14. 公文線上簽核說明 -差異說明 線上簽核，會有哪些改變？

15. 公文線上簽核說明 -線上簽核流程（收發版） • 文書不需將線上 簽核公文列印紙本交由承辦人員 • 承辦人與一、二層主管可執行線上簽核 • 線上簽核決行公文直接將發文/存查公文送文書、檔案室 • 紙本簽核決行公文維持現有作業模式執行發文，統一送文書 分文 線上擬簽、創稿 文書 承辦人 會辦/陳核 會辦 分文 線上批示、決行、文稿修改、退件 受會單位主管 單位主管、 一層主管 文書 發文 存查 檔案室 承辦人

16. 如何進行公文線上簽核 - 環境準備 公文線上簽核需要有哪些準備？ • 讀卡機 • 縣府提供各級機關、學校使用之讀卡機 • (各機關請上網至http://ra.hl.gov.tw填報上線前統計，並請文書人員統一列名單核章後送至縣府資訊室領取） • 自然人憑證 • 戶政事務所可辦理批次申辦及核發，申辦費用每張275元，辦理時程約5~7工作天。 • 內政部核發之自然人憑證5年有效期，憑證到期者可免費展期3年。

17. 登入頁面說明 -登入系統 正式機 http://gdms.hl.gov.tw/ 測試機 http://gdmstest.hl.gvo.tw/ 測試機帳號c123456789 測試機密碼a12345 使用帳號、密碼登入 帳號：由系統維護人員建立 密碼：6~10碼(含英、數字)

18. 系統介面圖示說明

19. - 教學項目 系統操作說明 文書作業(收發文人員) 環境設定 -收文：電子交換整合軟體 -發文：OpenOffice預設電子交換目錄路徑 公文流程處理介紹 來文登錄掛號 電子來文：電子收文匣→分文 紙本收文：一般收文登錄→儲存 紙本簽核公文結案 紙本簽核發文：發文處理匣→發文處理→電子發文→確定 紙本簽核存查：歸檔處理匣→存查/歸檔 線上簽核公文結案 線上簽核發文：發文處理匣→發文處理

20. - 教學項目 電子收文流程 • 環境設定 - 收文： • 電子收文如何傳送至公文系統？

21. - 教學項目 環境設定 安裝[電子交換整合作業]軟體—(下載區)

22. - 教學項目 環境設定 安裝[電子交換整合作業]軟體—(下載區)

23. - 教學項目 環境設定 登入前才可修改路徑 來文可攜路徑要與附件目錄ㄧ致 收文路徑設定

24. 系統操作說明 • 來文登錄掛號 • 電子來文：電子收文匣→分文

25. 系統操作說明 本文呈現檔-可供個位下載檢視或列印 3 1 4 2 2

26. 公文線上簽核-主管作業 -情境模擬講解 主管批核作業(主管人員) 1.批示 2.決行 3.退件 4.傳送

27. 公文線上簽核-批示 『單位批核匣』、『公文批核匣』之公文資訊為：待主管批核處理之公文資訊。

28. 公文線上簽核-決行 主管簽核-修改公文

29. 公文線上簽核-決行 主管簽核-輸入簽核意見、便利貼。 (如有夾帶附件請檢視附件)

30. 公文線上簽核-決行 檢視簽核表-瀏覽簽核紀錄

31. 公文線上簽核-決行 決行發文、決行存查、回主辦單位 主管可決定公文是否發文或存查

32. 公文線上簽核-退件(回主辦) 退件方式(一):公文管理系統退件

33. 公文線上簽核-退件(回主辦) 退件方式(二):公文製作系統退件

34. 公文線上簽核-傳送

35. 公文線上簽核-傳送

36. 系統操作說明 • 線上簽核公文結案(總發文作業) • 線上簽核發文：發文處理匣→繕印校對

37. 系統操作說明 • 線上簽核公文結案 • 線上簽核發文： • 發文處理匣→繕印校對

38. 系統操作說明 • 線上簽核公文結案(承辦人員列印紙本文、發文人員發電子文) • 線上簽核發文：發文處理匣→繕印校對→公文交換匯出列印 • 紙本列印 • 電子交換匯出

39. 系統操作說明 • 線上簽核公文結案 • 線上簽核發文：發文處理匣→繕印校對→傳送(送至檔案室)

40. - 教學項目 系統操作說明 • 檔案管理-日常作業(檔案管理人員) • 點收：檔案點收匣 • 退件：檔案點收→檔案退件作業 • 編目：立案編目匣 • 取消編目：立案編目 • 借調：待調案清單 • 備註: 紙本與線上簽核公文，於立按編目時。不可歸於同卷，需以 分卷編目歸檔。(非常重要請看我)

41. - 教學項目 系統操作說明 • 檔案管理 • 日常作業 • 點收：檔案點收匣 檔案點收匣內，區分為紙本檔案及數位檔案。

42. - 教學項目 系統操作說明 • 檔案管理 • 日常作業 • 點收：檔案點收匣 數位檔案點收操作說明

43. - 教學項目 系統操作說明 • 檔案管理 • 日常作業 • 點收：檔案點收匣 數位檔案點收操作說明

44. - 教學項目 系統操作說明 • 檔案管理 • 日常作業 • 點收：檔案點收匣 數位檔案點收操作說明

45. - 教學項目 機關憑證匯入 • 系統維護(系統維護人員) 機關憑證匯入：維護→系統參數設定→機關憑證匯入

46. - 教學項目 系統管理員-設定代理人 • 系統維護(系統維護人員) 代理人設定：維護→代理人設定→新增→設定代理資訊 3 1 4 2

47. 代理人設定 代理人設定 1 3 2

48. 代理人設定 代理人/呈現 : 切換身分&回承辦業務 1 2 3

49. 機關配合事項 - 諮詢服務管道 線上報修服務 電話諮詢 問題處理 電子郵件 客服系統: 問題紀錄與追蹤處理 建立常見問題

50. 線上報修 - 諮詢服務管道 線上報修 – 報修單登錄 1 3 2 49/41