Unidad VII Desarrollo y supervisión del proyecto

1. Unidad VII Desarrollo y supervisión del proyecto Administración de proyectos Licenciatura en Informática

2. 7.1 La supervisión del proyecto Objetivos de la Supervisión: • Mejorar la productividad de los empleados • Desarrollar un uso óptimo de los recursos • Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada • Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral • Monitorear las actitudes de los subordinados • Contribuir a mejorar las condiciones laborales

3. Principios de la supervisión 1. La dirección y supervisión no pueden separarse. Son funciones coordinadas, complementarias y mutuamente compartidas en el funcionamiento de cualquier organización. 2. Se ocupa de mejorar un trabajo o labor en particular. 3. Es sensible a cambios y debe dedicarse continuamente a la reevaluación de los objetivos, materiales, políticas y métodos.

4. Principios de la supervisión 4. Deberá basarse en la filosofía democrática. Deberá respetar la personalidad y las diferencias individuales, y buscará proporcionar oportunidades para la mejor expresión creatividad de cada personalidad. Deberá proporcionar plenas oportunidades para la formación conjunta de políticas y planes acogiendo gustosamente y utilizando la libre expresión y las aportaciones de todos los interesados. Deberá estimular la confianza en sí mismo, responsabilidad de cada persona y desempeño de sus obligaciones. Deberá basarse en el supuesto de que los trabajadores pueden mejorar. Tendrá que aceptar idiosincrasias, o renuencia a colaborar y el antagonismo como características humanas, exactamente del mismo modo que acepta lo razonable: cooperación y una actividad enérgica. Deberá sustituir la función dirigente por la autoridad, que debe reconocerse como derivada de los hechos propios de la situación. La autoridad personal, si fuere necesaria debe derivarse de la planeación del grupo.

5. Principios 5. Deberá emplear métodos para el estudio y mejoramiento del trabajo de la evaluación del trabajo, actitudes científicas aplicables al trabajo, al trabajador y a los procesos de trabajo.

6. Principios . 6. Tiene que ser creativa. Por lo tanto cuenta con las siguientes características: a. a) La supervisión debe proporcionar oportunidades para ejercitar la originalidad y para fomentar contribuciones singulares de auto expresión creadora. Debe buscar y desarrollar habilidades innatas. b. La supervisión debe determinar procedimientos y acciones basándose en las necesidades de cada situación. c. La supervisión debe conformar y manipular expresamente el ambiente de trabajo para que se logren los mejores resultados.

7. Principios 7. Debe realizarse a través de actividades orientadas, proyectadas, programadas y ejecutadas en conjunto. 8. Debe juzgarse por la economía y la eficacia de los resultado que obtenga. Los supervisores que conocen cabalmente los principios de la supervisión y se guían por ellos son, por lo general, mucho más efectivos y eficientes que los que operan a nivel técnico.

8. Características Energía y buena salud. Potencial para el liderazgo. Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales. Conocimiento del trabajo y competencia técnica. Capacidad para mantener el ritmo de trabajo. Capacidad de enseñanza. Habilidad para resolver problemas. Dedicación y confiabilidad. Actitud positiva hacia la administración.

9. Estilos de supervisión Estilo Autocrático: Individuos que sin consultar con nadie, señalan o determinan que debe hacerse. Estilo Democrático: Permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y su solución. Estilo Liberal: El supervisor no ejerce control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio camino. Los individuos Hostiles: Se resienten de la autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos autoritariamente.

10. Niveles de supervisión Supervisión en el ámbito comunitario: El propósito más importante de la supervisión es el de mejorar la implementación y la gestión de los proyectos. (a) Asegurar que los proyectos se implementen a tiempo (b) Que sean de buena calidad y Que las aportaciones al proyecto se utilizan adecuadamente

11. Niveles de supervisión Supervisión en el ámbito regional y comarcal: La región tiene que supervisar el incremento en la fuerza, capacidad y poder de la comunidad destinataria para el estímulo de su propio desarrollo. Por lo tanto, los objetivos comprenden: (a) Apoyo de la mejora del rendimiento del proyecto (b) Medición de la posibilidad de aplicar la forma en la que el proyecto se ha diseñado para el fortalecimiento comunitario.

12. Niveles de supervisión Supervisión en el contexto nacional y de donantes: La supervisión en el ámbito nacional y de donantes sirve para comprobar si las aportaciones se utilizan correctamente (es decir, que se alcanzan los objetivos deseados), si el diseño del proyecto es el adecuado y para adquirir experiencia. Los objetivos de la supervisión en este contexto son: (a) Asegurarse de que las aportaciones se utilizan con eficiencia y efectividad; (b) Que las actividades planificadas se realizan; Medir la posibilidad de aplicar la metodología al fortalecimiento comunitario; (d) Adquirir experiencia de la intervención en el proyecto para futuros proyectos en el país y fuera de él.

13. ¿Qué es la participación en la Supervisión? Todas las personas e instituciones que tengan algún interés en el proyecto, a cualquier nivel, deben participar en su supervisión. La participación en la supervisión no se da de forma espontánea, las personas que usted quiere que participen deben ser estimuladas y adiestradas para participar.

14. Ventajas Beneficios para los grupos destinatarios: La participación en la supervisión asegura que los que se benefician del proyecto son los mismos para los que se concibió. Mejora de las decisiones: La supervisión proporciona la información Mejora del rendimiento: durante la supervisión: si se detecta una disminución en el rendimiento, se pueden idear soluciones. Diseño de proyectos, Información y Toma de decisiones

15. Desventajas • Altos costes iniciales: La participación en la supervisión requiere muchos recursos (por ejemplo, tiempo, transporte y dietas relacionadas con las intervenciones • Cantidad y variedad de la información: La supervisión exige la recopilación, documentación y comunicación de una gran variedad de informaciones. • Imprecisión de la información: Algunos interesados, desde un nivel comunitario hasta un nivel nacional, pueden proporcionar intencionadamente informaciones falsas para simular mejores rendimientos y resultados o por diferencias con la comunidad o el proyecto

16. ¿Qué es un supervisor de proyectos? El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. Dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.

17. ¿Qué es un supervisor de proyectos? Especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.

18. Características del Supervisor: Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos necesarios, etc.

19. Características del supervisor Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.

20. Característica del supervisor Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

21. Característica del supervisor Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo crítico en toda su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

22. Característica del supervisor Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderear a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.

23. Funciones del Supervisor: PROYECTAR: Programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden. DIRIGIR: Delegación de autoridad y la toma de decisiones, el supervisor debe dar instrucciones claras, específicas, concisas y completas. DESARROLLAR: Es la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo. CONTROLAR: Significa crear conciencia en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados.

24. 7.2 Las actividades a realizar durante el seguimiento del proyecto

25. Introducción Así que si piensas que ser líder de proyecto se limita a: identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo, girar instrucciones y confiar en que tu equipo las va a seguir al pie de la letra, Estás equivocado!!!!!! Es muy importante hacer todo eso, pero tu plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que te imaginas si no tienes el cuidado necesario para que éste se cumpla. Es aquí donde entra la actividad conocida como SEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto.

26. ¿Y a qué se refiere este seguimiento o monitoreo del proyecto? Va mucho más allá de simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas. De acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste en: Proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

27. Visibilidad Tú, como líder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo

28. Preguntas a resolver Algunas preguntas fundamentales que debes poder contestar: ¿Cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cuánto deberían de haber logrado hasta ahora y cuánto han logrado) ¿Cuál es la desviación en tiempo de las tareas? (y del proyecto) ¿Cuál es la desviación en costo de las tareas? (y del proyecto) ¿Cuánto más se va a desviar el proyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas? (leer acerca de técnicas como valor devengado o “earned value”) ¿Cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto? ¿Cuáles y cuántos han sido los cambios al alcance original del proyecto? ¿Se están logrando los objetivos del proyecto?

29. No permitas que aumente la desviación Cuando identifiques las desviaciones hazlo con las unidades de medición correspondientes, tales como: tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también hazlo en porcentaje para cada uno de estos parámetros. Identifica el porcentaje de desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa.

30. Ejemplo Es importante saber que el proyecto ya se retraso 5 días, pero también debes de saber si eso implica un 5% de desviación o un 50% de desviación contra lo planeado. Es importante saber si el proyecto tiene una desviación de $ 70,000 en costos, pero también es muy importante si eso representa un 2% del proyecto o un 80%. La diferencia entre mantener tu trabajo o ser despedido del proyecto, podría recaer en este “simple” hecho .

31. Frecuencia del monitoreo La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades de seguimiento para tu proyecto porque entre más pronto identifiques las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Aunque, si notas que las cosas se están poniendo feas en tu proyecto, quizás tengas que estar revisando con detalle el estado del proyecto todos los días, o incluso varias veces al día, para evitar que las cosas se pongan peor. Si las cosas se pueden poner mal, hay grandes probabilidades de que puedan poner peor. Así que es mejor hacer algo para evitar que esto suceda.

32. Técnicas de seguimiento Reuniones: Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.

33. Técnicas de seguimiento Revisiones: Revisiones de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.

34. Técnicas de seguimiento Reportes: Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)

35. Técnicas de seguimiento Software de Administración. Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos. Evita la burocracia documental!!!

36. En síntesis Conviene que el equipo se acostumbre a reportar la situación del proyecto y tú, como líder de proyecto, a revisarla y analizarla. En este caso un documento puede hacer la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que no lo es.

37. ¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto? Progreso. ¿Ya terminamos lo que teníamos que terminar a la fecha? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado? ¿en qué se ha retrasado? ¿por qué nos hemos retrasado?

38. ¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto? Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?

39. ¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto? Tiempos. ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje? ¿cuál ha sido el cumplimiento de los hitos (milestones) del proyecto? ¿cuál es el retraso del proyecto?

40. ¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto? Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar? ¿nos va a alcanzar? Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo? ¿cuánto estamos ganando o perdiendo? ¿cuánto vamos a ganar o perder si seguimos así?

41. ¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto? Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos? Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?

42. ¿Qué debería de incluir un reporte de estado del proyecto? Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita? ¿cuántos defectos tenemos? ¿cuáles son los principales defectos? ¿se están cumpliendo los estándares? ¿el cliente está quedando satisfecho con los resultados? Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿contamos con los suficientes recursos? ¿hay recursos problemáticos? Recursos Materiales. ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

43. Toma de decisiones Si consigues mantenerte informado oportunamente de lo que ocurre con el proyecto ¡felicidades! llevas la mitad del camino recorrido para realizar un buen seguimiento. Pero, no te confíes, no por tener esta información significa que saldrás airoso en el proyecto. Para lograrlo, además requieres tomar buenas y oportunas decisiones. Es con esas decisiones donde se decide el temple y la efectividad del líder.

44. El liderazgo y la toma de decisiones El líder de proyecto debe analizar la situación, identificar las causas por las cuales el proyecto se enfrenta a una desviación o situación problemática y plantear o buscar soluciones para resolverlo antes de que siga ocasionando más desviaciones, retrasos o problemas.

45. El liderazgo y la toma de decisiones Aquí de lo que se trata es de actuar, ¡y rápido! Recuerda que el tiempo es oro, y entre más tardes en resolver las causas de los problemas las desviaciones seguirán aumentando y por lo tanto el éxito del proyecto se irá alejando cada vez más de tu vista. Si no actúas rápido el proyecto se retrasará más de lo que ya está, costará más de lo que ya está costando, y tu cliente pensará dos veces antes de volver a contratarte.

46. Analiza y elimina las causas de las desviaciones Como ejemplo, uno de los integrantes de tu equipo puede estar retrasándose porque: no tiene la información suficiente para trabajar (¡proporciónasela!) no entiende lo que se le está pidiendo (¡infórmaselo!) no sabe lo que se espera de él (¡díselo!) no se le han dado las instrucciones correctamente (¡instrúyelo!) no se le ha transmitido adecuadamente el plan (¡transmíteselo!)

47. Analiza y elimina las causas de las desviaciones no se le asignan suficientes actividades (¡asígnaselas!) no comprende su lugar en el proyecto (¡explícale!) no cuenta con los recursos y herramientas necesarias (¡consígueselas!) no tiene las habilidades requeridas (¡capacítalo… o cámbialo!) no tiene una buena actitud o no está suficientemente interesado (¡habla con él y si no lo corrige reemplázalo!)

48. Analiza y elimina las causas de las desviaciones no está suficientemente motivado (¡motívalo!) está sobreexplotado y cada vez rinde menos (¡mándalo a descansar un tiempo!) no está trabajando en suficiente colaboración con el equipo (¡intégralo!)

49. Asumiendo responsabilidades Uno, como líder del proyecto, es responsable de identificar correctamente las causas y tener la suficiente madurez para asumir la responsabilidad de sus propias acciones.

50. Asumiendo responsabilidades Puede sonar un poco agresivo, pero piénsalo dos veces antes de regañar (o castigar, penalizar, despedir, etc.) a un recurso por no hacer su trabajo adecuadamente, pues podría ser que quien no está haciendo su trabajo adecuadamente seas tú mismo; el líder de proyecto.