Manual de Telemarketing V 3.0

1. Manual de Telemarketing V 3.0 Dirigido a: Usuarios de tienda “Segunda parte” Por: Ing. Angel Medina Operaciones

2. ¡Importante! ¡¡Bienvenido nuevamente!! compañero de Tiendas Garcés, te felicito por el interés prestado a este nuevo proyecto de servicio a domicilio, esta versión cuenta con mejoras tanto en la seguridad, personalización de usuarios, monitoreo de tiempo de pedidos (desde la captura, hasta la entrega al cliente) y emisión de reportes de pedidos. Es necesario que conozcas la forma de cómo operarlo ya que de eso depende que tu trabajo y que la venta de este servicio siga creciendo logrando los objetivos principales de Tiendas Garcés: Satisfacer a nuestros clientes, Obtener utilidades y contribuir al desarrollo de quienes formamos la empresa. Te invitamos a que continúes apoyándonos con tu tiempo y que todas las opiniones para realizar las mejoras que creas convenientes nos las hagas saber para evaluar su posible desarrollo e implementación, te agradezco . Atentamente Ing. Angel Medina Depto. De operaciones T95

3. Índice 1. ¿Cómo accesar al programa? 2. Como trabaja el servicio a domicilio 3. Alertas y ventanas emergentes 4. Consulta de pedidos nuevos 4. Ventana de impresión de pedidos 5. Impresión de cuestionarios y formatos 6. Generar documento de entrega 7. Confirmación de entregas 8. Opción de pedidos por dia y avance 9. Utilerías y herramientas

4. ¿Como accesar al programa? Localiza en tu computadora el icono de Internet Explorer ábrelo e ingresa la siguiente dirección o da un clic sobre el link que esta debajo http://intranet3.superkompras.com.mx:8004/sdv3 http://10.0.0.4/sdv3(acceso solo para tienda 20) Nota: Es muy importante que antes de accesar, te hayas registrado en el sistema y que hayas avisado al administrador del sistema ya que de lo contrario no podrás contar con los permisos necesarios. Tips: Es importante que ingreses correctamente tus datos, y que cada uno de los usuarios tenga su clave individual ya que de lo contrario podría ser causa de una sanción en caso de no realizar correctamente el procedimiento acordado en la junta de servicio a domicilio, si tienes algún problema para accesar en tu tienda comunícate y con gusto podré ayudarte Regresar al indice

5. ¿Como accesar al programa? Ingresa tu usuario y password Tips:No ingreses tu usuario y password si no realizaste el procedimiento de activación de tu cuenta. Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice

6. ¡¡Como trabaja el servicio a domicilio!! Recuerda que el servicio a domicilio trabaja de forma eslabonada (como una cadena), el cual consiste de 3 pasos (1. Consultar pedidos, 2. Generar recibo de envío, 3. Confirmar entregas) que deben ser terminados en su totalidad para que el ciclo cierre correctamente y no se atoren los pedidos a domicilio Tips: Cuando la operadora pide la confirmación de un servicio a domicilio éste se realiza en el sistema, y el usuario quien accesa al sistema es asignado como un RESPONSABLE DE PEDIDO Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice

7. ¡¡Alertas y ventanas emergentes!! Es importante que sepas que durante la consulta del servicio a domicilio en cada uno de sus pasos aparecerán diferentes ventanas emergentes y alertas que emite el sistema, para indicarte algunos cambios y mejoras realizadas últimamente Tips: Cuando te aparezcan diferentes ventanas asegúrate de leer dicha información y corroborar que es entendible de lo contrario repórtalo al desarrollador del sistema Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice

8. ¡¡Consulta de pedidos nuevos!! Opción 1 “1. Consulta de pedidos nuevos”.- Pagina que en automático se visualiza al ingresar al sistema, ahí es donde aparecen los primeros datos del cliente con el folio del pedido, fecha y estado del pedido, en esta opción se debe ingresar el nombre de un responsable de surtido (Gondolero con los conocimientos suficientes sobre existencias y ubicación de productos dentro de la tienda para surtir rápidamente todos los productos del pedido a domicilio) Tips: Una vez ingresado el nombre del responsable de surtido, debe dar clic en la palomita para generar el documento de surtido. Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice

9. ¡¡Ventana de impresión de pedidos!! Muestra de la ventana de impresión del pedido a domicilio Tips: Para imprimir el documento debes seleccionar la impresora que utilizas en tu tienda. ¡¡Importante!! Al imprimir el documento de surtido este debe ser entregado al responsable de surtido asignado, quien debe dar el seguimiento de surtido, contacto con el cliente, cobro en cajas y revisión del pedido correctamente con el personal de seguridad, el encargado de reparto de la tienda y el responsable de pedido Regresar al indice

10. ¡¡Impresión de cuestionarios y formatos!! 2. “Generar recibo de envío” En esta sección se generan los dos documentos “cuestionarios y recibo de envío”, También es llamado el personal de seguridad y el encargado de reparto para revisar que la mercancía este completa antes de salir de tienda VS ticket de compra del sistema POS, además de revisar que se encuentre vacía las cajas de los vehículos que se utilizan para el envío y las medidas de seguridad personal, casco, traje, botas, etc.       Tips: Debes hacer clic sobre la imagen para obtener la impresión del cuestionario antes de ingresar los datos del responsable de entrega y del total del pedido. Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice

11. ¡¡Generar documento de entrega!! Recibo de envió o acuse de entrega” Genera el documento de entrega al cliente que es muy parecido al de surtido con un anexo adicional, un acuse de recibo con el folio del pedido automático (este ultimo debe ser firmado por las personas que indica el documento) Fíg. 2: Pantalla de impresión de documento de entrega Fig. 2: Para generar este documento debes ingresar los datos que requiere el sistema como nombre del repartidor, total de la compra, no de ticket Fíg. 1 Pantalla de captura de datos de la opción 2 Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Fig. 1: Pantalla de captura de datos, es donde ingresas los datos de nombre de repartidor, total de la compra y numero de ticket. Tips : El total de la compra debe ir sin signos de pesos “$” solo la pura cantidad. Importante: El número de ticket es rastreable, es posible que en alguna auditoria aleatoria se verifique la veracidad de los folios y los artículos que se vendieron. Regresar al indice

12. ¡¡Confirmación de entregas!! 3.- Confirmación de entregas Para confirmar entregas debe ingresar el número del folio del pedido y seleccionar la clasificación del pedido conforme a los resultados obtenidos del envío “Entregado o cancelado” opciones permitidas para tienda, opciones permitidas Para servicio a domicilio “ estas son las opciones “pruebas y mal capturado” ¡¡Importante!! El ciclo debe ser terminado en su totalidad para que la información fluya correctamente, les recuerdo que los responsables directos son las personas que desde un principio están confirmando el servicio a domicilio, así que es importante que cada quien cuente con su clave personal para no afectarlos con las medidas que tomen los directivos por no finalizar el proceso. Tips: Para finalizar el servicio a domicilio, debes ingresar los datos en el sistema al llegar el mensajero a la tienda (no de pedido, clasificación y en caso de cancelación debes ingresar la descripción del motivo por la cual cancelo el cliente), recuerda resguardar la información impresa en caso de tener alguna auditoria en la tienda o hasta su envío los primeros 5 días del mes al administrador del sistema. Regresar al indice

13. ¡¡Opción de pedidos por día y avance!! Pueden realizar las consultas de los pedidos y sus avances en esta opción es necesario que verifiquen que ya no tengan pedidos pendientes para que no se atoren y no tengan problemas, además en el botón de consultar pueden volver a ver e imprimir el pedido si es necesario, imprimir la hoja de surtido Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice

14. ¡¡Utilerías y herramientas!! Recuerda que en la opción utils & herrs existen herramientas como el manual de usuario, manual de procedimientos, mapa interactivo coreo interno, con la ubicación de tiendas, rutas de la CD de Toluca, comunicación directa don el desarrollador, etc. Utilízalos son de mucho beneficio para las labores de ubicación de colonias, zonas aledañas y comunicación directa con el desarrollador como envío de ticket de mantenimiento Importante: En caso de tener algún problema con el sistema puedes contactarme por radio, correo electrónico o vía telefónica donde con gusto podré asesorarte Regresar al indice