LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBA

1. LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBA ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ, SUDARYTŲ VALDANT REGISTRUS AR VALSTYBĖS INFORMACINES SISTEMAS, PRIĖMIMO Į ELEKTRONINIO ARCHYVO INFORMACINĘ SISTEMĄ TECHNINĖS IR TEISINĖS GALIMYBĖS, ATSIŽVELGIANT Į LIETUVOS RESPUBLIKOS VALSTYBĖS INFORMACINIŲ IŠTEKLIŲ VALDYMO ĮSTATYMO NUOSTATAS DaivaLukšaitė Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vedėja Ilona Nečiporenkienė Dokumentų naudojimo ir informacijos skyriaus vedėja www.archyvai.lt

2. SVARSTOMO KLAUSIMO ESMĖ Ar įgyvendinant Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių įstatymo 21 straipsnio 3 dalies, 32 straipsnio 2 ir 3 dalių nuostatas, į Elektroninio archyvo informacinę sistemą gali būti perduoti veikiančių (o ne tik likviduotų) registrų, valstybės informacinių sistemų ilgai saugomi elektroniniai dokumentai? Šių įstatymų dalių nuostatose detalizuojami atvejai, kada likviduojamų registrų ar valstybės informacinių sistemų duomenys gali būti perduodami valstybės archyvams

3. SVARSTOMO KLAUSIMO ESMĖ 21 str. 3 dalis. Likviduojant registrą turi būti nustatyta registro likvidavimo pabaiga, registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo valstybės archyvams ar kitam registrui tvarka arba šių duomenų, informacijos ir dokumentų ir (arba) jų kopijų saugojimo ir (arba) sunaikinimo priemonės ir terminai, keistini teisės aktai, teikėjų ir gavėjų informavimo tvarka ir (arba) kitos registro likvidavimo priemonės. Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo valstybės archyvams tvarka arba jų sunaikinimo priemonės ir terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka. 32 str. 2 dalis. Likviduojant valstybės informacinę sistemą (VIS), nustatomos VIS valdytojo ir VIS teisės ir pareigos VIS likvidavimo laikotarpiu, keistini teisės aktai, duomenų perdavimo kitoms VIS arba valstybės archyvams tvarka, duomenų sunaikinimo priemonės ir terminai, institucijų, nuolat teikiančių duomenis iš kitų VIS, registrų, ir institucijų, kitų asmenų, gaunančių VIS duomenis, informavimo tvarka ir kitos likvidavimo sąlygos. 32 str. 3 dalis. Likviduojant VIS, kuria apdorojama visai valstybei svarbi arba kelioms institucijoms svarbi institucijos valdoma informacija, joje sukaupti duomenys negali būti sunaikinami, išskyrus Lietuvos Respublikos įstatymuose ar Europos Sąjungos teisės aktuose nustatytus atvejus, ir privalo būti perduoti kitai VIS arba valstybės archyvams Dokumentų ir archyvų įstatymo nustatyta tvarka.

4. ESAMA SITUACIJA • Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 15 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad valstybės archyvai saugo nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus elektroninius veiklos dokumentus • Valstybės archyvams perduotiems nuolat ir ilgai saugomiems elektroniniams dokumentams saugoti yra sukurta ir veikia Elektroninio archyvo informacinė sistema, kurioje gali būti saugomi ADOC ir EGAS formato elektroniniai dokumentai. • Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo valstybės archyvams ar jų sunaikinimo tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. vasario 6 d. įsakymu Nr. V-23. Tačiau šio teisės akto nuostatos sietinos su likviduoto registro duomenų perdavimu valstybės archyvams. • Specialaus teisės akto dėl likviduotų VIS duomenų perdavimo nėra. • Valstybės archyvai, galiojant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymui, nėra perėmę nei vieno likviduoto registro ar likviduotos VIS dokumentų, dokumentų kopijų ar informacijos rinkmenų.

5. ESAMOS SITUACIJOS SĄSAJOS SU VALSTYBĖS ARCHYVŲ FUNKCIJOMIS • Valstybės archyvai paprastai kaupia tik nuolat saugomus dokumentus Kaip išimtis galima nurodyti tik kelių šalių nacionalinius archyvus, kurie yra sukaupę personalo valdymo dokumentus (angl. personalarchives). • Dokumentų ir archyvų įstatymo 15 str. 1 dalyje nuostata dėl į valstybės archyvus perduodamų ilgai saugomų elektroninių dokumentų – išimtinė nuostata, siekiant mažinti elektroninius dokumentus sudarančių įstaigų administracinę naštą. • Popieriniai ar vaizdo ir garso ilgai saugomi dokumentai į valstybės archyvus nėra priimami • Visos įstaigos, kurios valdo ar tvarko pagrindinius registrus, veiklos dokumentus perduoda valstybės archyvams. • Didžioji dauguma įstaigų, kurios valdo ar tvarko valstybės informacines sistemas, veiklos dokumentus perduoda valstybės archyvams. Šiuo metu Lietuvoje eksploatuojama apytikriai 343 registrų ir VIS.

6. GALIMI SPRENDIMO BŪDAI • Peržiūrėti teisinį reguliavimą taip, kad veikiančių registrų, VIS dokumentai (ilgai saugomi elektroniniai dokumentai) būtų perduodami į valstybės archyvus (reikėtų atitinkamai keisti Valstybės informacinių išteklių įstatymą). • Peržiūrėti teisinį reguliavimą taip, kad veikiančių registrų, VIS dokumentai (ilgai saugomi elektroniniai dokumentai) būtų perduodami į valstybės archyvus VIS valdytojo sprendimu, suderintu su Lietuvos vyriausiojo archyvaru (reikėtų atitinkamai keisti Valstybės informacinių išteklių įstatymą). • Peržiūrėti teisinį reguliavimą taip, kad būtų atsisakyta ilgai saugomų elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus (reikėtų atitinkamai keisti Dokumentų ir archyvų įstatymų 15 straipsnio 1 dalį ir atsisakyti).