新北市政府 第二代公文自動化系統 建置推廣暨維運服務委外案 共同課程

1. 新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案共同課程新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案共同課程 101/07/01

2. 專案網站介面

3. 公文管理畫面 常用功能區 主要作業區 功能選單區 公文檢視區

4. 代理人於代理時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會出一有﹝代﹞字的被代理人功能樹。代理人於代理時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會出一有﹝代﹞字的被代理人功能樹。 有代理人時 4

5. 1.至｢其它作業｣-｢代理人設定｣ 2.點選【新增】 輸入代理人、代理期間。 3.選擇角色點選【存檔】完成設定。 如何設定代理人 E-learning參考資料:30.1代理人設定 5

6. 點選上方捷徑-綜合查詢 『簡易查詢』 、 『進階查詢』 、 『常用查詢』 、 『銷案/轉文查詢』頁籤擇一點選 輸入查詢條件【查詢】。 點選公文使用公文檢視區查看公文相關資訊。 如何查詢公文 6

7. 個人資料設定 於功能選單區點選 其他作業>我的設定 即可進入資料設定頁面 有使用差勤系統之機關，承辦人於差勤系統設定好相關資料即可，公文系統每日會與差勤系統同步，包括聯絡電話、分機、傳真與郵件信箱等，未使用差勤系統者就要於公文系統＞我的設定做設定。 我的設定內之相關資訊未來會在公文函稿內自動帶出。 7

8. 其他說明 第一次使用系統注意事項 二代軟體安裝 路徑：（專案網站下載區軟體下載二代公文安裝(完整) ） 取消[開啟快顯封鎖程式]勾選、設定信任網站 路徑：（專案網站下載區軟體下載環境安裝） 憑證軟體安裝 路徑： （PORTAL登入後點選右上角自然人憑證註冊連結參考網頁安裝 步驟）或 (專案網站下載區技術文件線上自然人憑證註 冊程序軟體安裝及說明) 詢問與聯絡方式 email：doc2@ntpc.gov.tw 二代客服：2960-3456轉4532至4536 8500轉二代公文客服 8

9. 新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案承辦人作業新北市政府第二代公文自動化系統建置推廣暨維運服務委外案承辦人作業

10. 課程大綱 • 功能項目介紹 • 課程內容介紹 • 案例說明

11. 功能項目介紹 • 待簽收區 • 待辦理區 • 可抽回區 • 創簽/創稿查詢 • 檢視傳閱區 • 已逾期案件查詢 • 已調卷未還卷查詢 • 未結案件查詢 • 待彙辦區 • 承辦人報表列印 11

12. 課程內容介紹 • 簽核處理 • 創稿發文 • 來文存查 • 擬辦會辦 • 受會會畢 • 線上公文傳閱 • 速別修改 • 展期申請 • 調案申請 • 退收文 12

13. 案例(1-1)擬辦、紙本陳核、發文 長官批示 公文處理 (發文) 公文送到 登記桌 判發/判存 交辦 (主動辦理) 紙本陳核 公文送到 長官 擬辦 E-learning參考資料:學校案例紙本陳核發文1-1

14. 操作 - 擬辦、紙本陳核 • 於｢常用功能區｣(右上方) 點選｢創簽/創稿｣ • 選擇欲繕打的公文格式(機關用/函稿)點選【確定】 • 輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】 • 點選【登錄取號】，選擇紙本簽核。 • 於『列印』項下點選【公文列印】點選【列印】。 若要進行流程傳遞(如會辦)， 須先使用點選【登錄取號】，取得公文文號。

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16. 操作– 畫面(2) 1 3 2 4 16

17. 操作 - 發文 • 於收到主管決行之紙本公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣ • 於紙本公文上確認長官批示意見，完成公文稿內容修正 • 進入『承辦』頁籤勾選該筆公文，點選【判發/判存】 • 進入『已決待發』頁籤，點選｢公文文號｣(底線) • 開啟須發文的公文點選【稿轉函】 • 於『列印』項下點選【公文列印】點選【列印】 • 點選【核判發文】 • 輸入公文頁數點選【確定】 。

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20. 案例(1-2)擬辦、線上陳核、發文 交辦 (主動辦理) 線上陳核 公文送到 長官 擬辦 長官決行 簽收公文 公文處理 (發文) 稿轉函 E-learning參考資料:學校案例線上陳核發文1-2 公文送到 登記桌 20

21. 於｢常用功能區｣(右上方) 點選｢創簽/創稿｣ 選擇欲繕打的公文格式(機關用/函稿)點選【確定】 輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】 點選【登錄取號】選擇線上簽核，點選【陳核】。 插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。 操作 - 擬辦、線上陳核 若辦理線上公文，需使用自然人憑証，自然人憑証 需先行註冊才可使用（參考P27）。 21

22. 操作– 畫面(1) 2 1 4 3 5 22

23. 操作– 畫面(2) 1 3 2 23

24. 於收到主管決行之線上公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣ 進入『待簽收區』簽收公文。 進入『待辦理區』-『已決待發』頁籤，點選｢公文文號｣(底線)開啟公文，確認長官批示意見。 確認無誤點選【稿轉函】。 於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】 點選【核判發文】。 插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。 操作 - 簽收、發文 24

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27. ~ 補充 ~註冊自然人憑証 • 1.登入E-PORTAL後，點選自然人憑証註冊連結 • 2.輸入PIN CODE密碼進行註冊（註冊前需安裝憑証軟體）

28. ~ 補充 ~ 憑証軟體安裝步驟

29. ~ 補充 ~ 一、二代公文差異 • 一代公文 • 二代公文 • 二代公文的優點 • 使用者直接線上繕打公文即可，無須儲存公文檔案在使用者端電腦後再上傳、合併來文 • 系統自動完成登錄取號及整合來文的步驟，節省一代公文系統附貼簽稿的人工操作 • 大幅減少完成附貼簽稿所需的時間 筆硯 繕打公文 一代公文 附貼簽稿 一代公文 給號+上傳 存檔本機 瀏覽檔案 繕打公文 登錄取號 給號 + 上傳

30. ~ 補充 ~ 公文草稿 • 如何修改草稿：公文草稿未登錄取號前之存檔，將暫存於草稿區 1.於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人創簽/創稿查詢｣ 2.於『草稿區』，勾選要修改的資料後點選【修改】 3.修改文面資料 點選【存檔】 預設顯示當日創簽/創稿資料，所以要找出 創簽/創稿資料，須修改｢建立日期｣起迄值。 • 如何登載電子公布欄 1.文書格式上方的｢請輸入文稿類型備註｣欄位，須設定為”刊登電子公布欄”，並設定刊登天數或起迄日

31. ~ 補充 ~ • 待辦理區可分為下列頁籤： • 承辦 • 顯示承辦人承辦的公文。 • 外會(跨機關) • 顯示其他機關會辦過來的公文。 • 內會 • 顯示本機關其他單位/人員會辦過來的公文。 • 已決待發 • 顯示已決行的待發文公文。 • 已決待歸 • 顯示已決行的待存查公文。

32. 案例(2-1)來文擬辦、紙本陳核、存查 來文 長官批示 公文處理 (存查) 公文送到 登記桌 判發/判存 簽收公文 公文送到 長官 紙本陳核 擬辦 E-learning參考資料:學校案例紙本來文附貼簽稿存查2-1

33. 操作 - 簽收、擬辦、紙本陳核 • 於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣ • 勾選要簽收的資料  點選【簽收】 • 於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣ • 於『承辦』頁籤，勾選要函復的公文 點選【附貼簽稿】 • 選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽)點選【確定】 • 輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】 • 於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】

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36. 操作 – 畫面(3) 1 2 36

37. 操作 - 存查 • 於收到主管決行之紙本公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣ • 於紙本公文上確認長官批示意見，完成公文稿內容修正 • 進入『承辦』頁籤，勾選該筆公文，點選【判發/判存】 • 進入『已決待歸』頁籤，勾選該筆｢公文文號｣點選【核判存查】 • 輸入公文頁數點選【確定】 。

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40. 案例(2-2)來文擬辦、線上陳核、存查 來文 長官批示 公文處理 (存查) 公文送到 登記桌 簽收公文 簽收公文 公文送到 長官 線上陳核 擬辦 E-learning參考資料:學校案例線上來文附貼簽稿存查2-2 40

41. 於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣ 勾選要簽收的資料  點選【簽收】 於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待辦理區｣ 於『承辦』頁籤，點選公文文號，開啟公文文面後 點選【文稿處理】點選【附貼簽稿】 選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽)點選【確定】 輸入｢檔號｣、｢決行層級｣等文面資料 點選【存檔】 點選【登錄取號】，點選【陳核】。 插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。 操作 - 簽收、擬辦、線上陳核 41

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45. 主管決行公文後，於｢功能選單區｣ ，點選 ｢承辦人待簽收區｣ 進入『待簽收區』簽收公文。 進入『待辦理區』-『已決待歸』頁籤，點選｢公文文號｣(底線)開啟公文，確認長官批示意見。 點選【核判存查】。 插入自然人憑証輸入PINCODE密碼，點選【確定】。 操作 - 簽收、存查 45

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48. 案例(3-1)擬辦、紙本陳核、送會 交辦 (主動辦理) 送出會辦 公文送到 長官 擬辦 (會辦設定) 長官批示 受會單位 處理 公文送回 承辦人 會辦送出 E-learning參考資料:學校案例紙本公文會辦存查(紙本3-1、4-1)

49. 操作 - 擬辦、會辦設定、紙本陳核(送會) • 於｢常用功能區｣ ，點選 ｢創簽/創稿｣ • 選擇欲繕打的公文格式(機關用/簽)點選【確定】 • 輸入｢檔號｣、｢決行層級｣ 等文面資料 點選【存檔】 • 點選【登錄取號】，於『列印』項下點選【公文列印】 點選【列印】。 • 點選【會辦】 點選『內會』頁籤  選擇內會承辦人  點選【】點選【送出會辦】

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