Model typového projektu krajské digitalizace

1. Model typového projektu krajské digitalizace Martin Vojnar, Miloš Korhoň Vědecká knihovna v Olomouci <vojnar@vkol.cz>

2. Obsah • makropohled • rámec • spolupráce s krajem a míra připravenosti • mikropohled • rozsah fondu • cíl digitalizace a technické řešení Praha, 22. června 2009

3. Makropohled • koncepce služeb eGovernmentu (eGON) • Strategii implementace eGovernment do území • IOP 2: Zavádění ICT v územní veřejné správě • vybudování krajských technologických center (IOP 2.1) a podporované aktivity dle Programového dokumentu IOP (podrobněji dále) • výzva Technologická centra a Elektronická spisová služba (příjem projektů od 15.4. 2009) • očekává se vyhlášení „Digitalizace a ukládání“ Praha, 22. června 2009

4. Z výzvy na technologická centra Podporované aktivity dle Programového dokumentu IOP – elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend vykonávaných orgány územní veřejné správy: • elektronizace výkonu jednotlivých agend ve veřejné správě, realizace transakcí (např. formulářů, výkazů …) elektronickou cestou a pořízení navazujících technologických řešení umožňující zvýšení využívání eGovernmentu v podmínkách územní veřejné správy • zavádění elektronické a spisové služby (document management), • služby elektronické veřejné správy (eGovernment) poskytované prostřednictvím moderních informačních a komunikačních technologií (ICT) na úrovni územní veřejné správy s provázaností na úroveň národní a mezinárodní, • digitalizace vybraných datových zdrojů, jejich zpřístupňování (vč. ochrany a zpřístupnění publikovaných digitálních dokumentů), dlouhodobého ukládání včetně podpory vybavení digitalizačních pracovišť, • aktivity související s podporou informačního managementu, znalostních systémů veřejné správy a budování kompetenčních a znalostních center, • nástroje na zpřístupňování archiválií v rámci projektu „Otevřená minulost“ spojené s vytvořením pravidel upravující technickou stránku poskytování těchto archiválií veřejnosti pomocí prostředků ICT, • propagace poskytování služeb elektronické veřejné správy. Praha, 22. června 2009

5. V hlavní roli kraje • jednotlivé projekty jsou řešeny krajskými úřady • podmínkou pro podání projektu studie proveditelnosti • pro knihovny bude zásadní projekt „Digitalizace a ukládání“ (výzva zatím nebyla vyhlášena) • situace v každém kraji může být mírně nebo více odlišná, pro srovnání Olomoucký kraj a Kraj Vysočina: • OL: 6.6. souhlas s vypracováním studie proveditelnosti, iniciován vznik interní pracovní skupiny k projektu „Digitalizace a ukládání“ • VY: 26.5. k veřejné oponentuře byl uvolněn 2. draft studie proveditelnosti Technologického centra kraje Vysočina Praha, 22. června 2009

6. Technologická centra • vybudování infrastruktury • projekt by měl pro uvažovanou digitalizaci zajistit datové úložiště/datový sklad (nemusí mít parametry dlouhodobého garantovaného úložiště) • studie proveditelnosti by měla kvantifikovat požadavky a nároky jednotlivých subjektů/služeb Praha, 22. června 2009

7. Studie proveditelnosti Kraje Vysočina • regionální služby technologických center podle Strategie implementace eGovernment do území: • Zřízení nebo update stávající spisové služby na krajích či obcích a Integrace vnitřního chodu úřadu, což souvisí s možností efektivního zjišťování stavu podání a vyřizování případu (vazba na projekt CzechPOINT@home), • Digitální mapa veřejné správy, což souvisí s dostupností mapových podkladů v oblasti účelových katastrálních map, technických map a územně analytických podkladů, • Digitalizace a ukládání dat, včetně zpřístupnění dokumentů z oblasti knižních fondů, stavebních spisoven, zdravotnických spisoven nebo dokumentů významných svým obsahem či původem pro kulturní, politické, náboženské či jiné oblasti, • CzechPOINT@home (portál občana jakožto systém podporující elektronickou komunikaci veřejnosti s VS na lokální – místní úrovni; součástí jsou zpracované životní situace s návazností na elektronické formuláře, rezervační systém schůzek na příslušném úřadě, zjištění stavu podání). Praha, 22. června 2009

8. Studie proveditelnosti Kraje Vysočina Digitalizace a ukládání dat • Digitalizace a ukládání dokumentů je projekt zaměřený na zpracování dokumentů pro potřebu fungování úřadů a dále na záchranu, ochranu a zpřístupnění dokumentů z oblasti knižních fondů, stavebních spisoven, zdravotnických spisoven nebo dokumentů významných svým obsahem či původem pro kulturní, politické, náboženské či jiné oblasti, kterým hrozí nebezpečí fyzického poškození či rozpadu v důsledku jejich častého používání. • TC K je navrženo s ohledem na předpokládané požadavky na infrastrukturu, která bude pořízena v rámci projektu Digitalizace a ukládání dat, tzn., že TC K neobsahuje kapacitu potřebnou pro projekt Digitalizace, ale bude možné ji efektivně začlenit. • Projekt je v přípravné fázi. Praha, 22. června 2009

9. Interní služby TC Kraje Vysočina • Kamerový systém D1 (kamerový klient sítě WAN Ředitelství silnic a dálnic ČR) • SRV-DISKUSE (maillisty kraje a Asociace krajů České republiky) • KC kraje ––– CRM (Call centrum) • KEVIS.CZ (Krajský evidenční systém) • ePUSA (elektronický portál územních samospráv) • ns.rowanet.cz (name server) • nsx (smtp server, name server) • nse (name server) • pod (ePodatelna Asseco – centrální server) • u-pod (ePodatelna Asseco – aplikační server) • Eduroam (Aplikační server pro podporu IP mobility a roamingu) • Datový sklad (frontem pro DWH) • GIS/Tmapy (Mapový server + aplikační server pro Tmapy) • Automaty (Sběrové automaty pro obce) • Lupus (Systém sledování provozu aut) • srv-media (audio / video přenos) • PKI (Infrastruktura veřejného klíče – šifrování) • Management (Služby správy a monitoringu prostředí a infrastruktury – serverů, aplikací, storqage, sítí, atd.) • MS SQL (interní databázový server) Praha, 22. června 2009

10. Externí služby TC Kraje Vysočina • Certifikační autorita (certifikační autorita pro KÚ, obce a zřizované a zakládané organizace) • SIP Gateway (Gateway pro KÚ, obce a zřizované a zakládané organizace) • Zálohování (služby zálohování pro KÚ, obce a zřizované a zakládané organizace) • Site Recovery (Obnova aplikací v případě havárie na základě plánu) • Portál UAP (Portál územně analytických podkladů) • Mapový server UKM (Mapový server účelové katastrální mapy) • CzechPoint@home (Portál občana) • Archivace - Digitalizace - provozní archiv (Provozní archiv digitálních dokumentů) • Archivace - Digitalizace - dlouhodobý archiv (Dlouhodobý archiv digitálních dokumentů) • Archiv krajské knihovny • Redakční systém • Přidělování adres • Školská matrika • Elektronické zadávání zakázek • Evidence autorizované konverze • Centrální registry • DRG (Kontrola a řízení výkaznictví zdravotnických zařízení) • DERES (Využití elektronického rezervačního systému ve zdravotnictví) • Map portál doprava • služby CMS (služby správy obsahu – Content Management System) Praha, 22. června 2009

11. Garantované úložiště Koncepce úložišť je připravena pro vytvoření „Trusted úložiště“ řízeného mechanismem HSM v rámci realizace ILM. Návrh Tiered úložiště je proveden tak, že všechny Tier vrstvy mohou být pod správou HSM. Detailní implementace trusted úložiště bude koncipována v následné výzvě IOP „Digitalizace a ukládání“. (HSM=hierarchical storage management, ILM=Information Lifecycle Management) Praha, 22. června 2009

12. CAS Koncept technického řešení je připraven na implementaci CAS (content addressed storage). CAS řídí politiku ukládání informací a zajišťuje dlouhodobé uložení spisů dle požadavků aktuální legislativy, včetně požadavků na skartaci, prokazatelnost neměnnosti a pravosti původu obsahu spisů a garantovaný výhradní přístup oprávněným uživatelům. Detailní koncept architektury CAS bude proveden podle budoucí výzvy IOP „Digitalizace a ukládání“. Praha, 22. června 2009

13. Časový harmonogram Harmonogram postupu souvisejících resp. navazujících projektů je úzce svázán s vyhlášením jednotlivých výzev v rámci IOP oblasti 2.1, zejména tzv. „Regionálních služeb Technologických center“. Jedná se především o projekty: • Zřízení nebo update stávající spisové služby na krajích či obcích (2009), • Digitální mapa veřejné správy (2009-2011), • Digitalizace a ukládání dat (2009-2011), • Datové sklady (2009-2010), • CzechPOINT@home (2010-2011), Praha, 22. června 2009

14. Obsah • makropohled • rámec • spolupráce s krajem a míra připravenosti • mikropohled • rozsah fondu • cíl digitalizace a technické řešení Praha, 22. června 2009

15. Fondy určené k digitalizaci • Moravika 19. století • Moravská regionální periodika • Staré mapy a atlasy • Prvotisky • Staré tisky Kritéria pro výběr fondu by měla být v souladu se stanoveným cílem pro jejich digitalizaci (ochrana, zpřístupnění). Praha, 22. června 2009

16. Charakteristika fondu • základní popis a význam fondu + zdroje • počet svazků • počet stran • odhad na prostor v TB • stav zpracování (metadata) • fyzický stav • základní představa o digitalizaci Praha, 22. června 2009

17. 1. Moravika 19. století Charakteristika: Někdejší Univerzitní knihovna (předchůdkyně současné VKOL) disponovala od roku 1807 právem povinného výtisku z území Moravy, proto v současné době spravuje velmi rozsáhlý a celistvý fond mnohdy unikátních monografií moravské provenience. Tyto knihy jsou z velké části tištěny na kyselém papíru, který podléhá hydrolýze a velmi rychle degraduje. Digitalizace konzervačního fondu moravikálních monografií tak jednak přispěje k dlouhodobému uchování těchto dokumentů, ale v mnohém také usnadní přístup ke knihám, které ve velké části nejsou dostupné v žádné jiné paměťové instituci (pražská univerzitní knihovna měla právo povinného výtisku pouze na území Čech) a přitom představují jádro moravského písemnictví 19. století. Praha, 22. června 2009

18. 1. Moravika 19. století • Počet svazků: 10 tis. • Počet stran: 3 mil. • Odhad na prostor v TB: 30 TB • Stav zpracování svazků: Všechny bohemikální monografie byly v minulých letech zpracovány formou přepisu původních katalogových záznamů do elektronického katalogu a lze je vyhledávat on-line. • Fyzický stav: Spíše špatný, poškozené vazby, křehký lámající se papír. • Poznámka: S ohledem na fyzický stav lze většinou předpokládat hromadnou digitalizaci, jedná se o běžné formáty. Praha, 22. června 2009

19. 2. Moravská regionální periodika Charakteristika: Na základě práva povinného výtisku spravuje VKOL také rozsáhlý fond periodik a titulů novinové povahy. Na jejich stavu se v současné době podepisuje kombinace řady nepříznivých faktorů, především nekvalitního degradujícího papíru a silného čtenářského zájmu. Počet novinových titulů moravské provenience, které by bylo možno digitalizovat, se pohybuje okolo jedné tisícovky, ze které bylo vybráno přibližně sto periodik, která by mohla tvořit jádro digitální knihovny VKOL. Jde jednak o významné „celomoravské“ tituly vydávané především v Olomouci a Brně (Mährisches Tagblatt, Rovnost, aj.) a dále o noviny, které vycházely na různých místech současného Olomouckého kraje (Prostějov, Šternberk, Přerov, Šumperk, Hranice atd.). Vybraná periodika pokrývají časový prostor od 2. pol. 19. století do 90. let 20. stol. Praha, 22. června 2009

20. 2. Moravská regionální periodika • Počet svazků: přes 100 titulů, asi 3-4 tis. svazků • Počet stran: cca 4 mil. stran • Odhad na prostor v TB: 40 TB • Stav zpracování svazků: Všechna bohemikální periodika byla v minulých letech zapsána do elektronického katalogu a lze je vyhledávat online. Některé tituly už byly digitalizovány (Našinec, Moravská orlice, Lidové noviny, Die Neue Zeit). • Fyzický stav : Velmi špatný stav, nekvalitní, rozpadající se papír, poškozené vazby. • Poznámka: Digitalizace periodik může velmi vhodně navázat na probíhající projekt DIGIMON, ve kterém bude část vybraných titulů mikrofilmována. V příštích letech by tak mohla probíhat právě rychlejší digitalizace z mikrofilmů. S ohledem na zvolenou metodu digitalizace z mikrofilmů lze předpokládat hromadnou digitalizaci, jedná se o běžné i větší formáty. Praha, 22. června 2009

21. 3. Staré mapy a atlasy Charakteristika: Staré mapy (mapy z 15.-18. století) představují velmi cennou a atraktivní část fondu VKOL. Jejich digitalizace nabízí příležitost přispět k jejich ochraně tím, že badatelům nebude nutno dávat ke studiu originály, takže bude možné relativně snadno předejít krádežím i jiným poškozením vzácných exemplářů. Digitalizace map také poskytne mnohem snazší přístup široké odborné i laické veřejnosti. K digitalizaci připadají v úvahu především mapy ve starých atlasech, topografiích, cestopisech atd. Praha, 22. června 2009

22. 3. Staré mapy a atlasy • Počet svazků: velmi přibližně 400 • Počet stran: 20 tis. i s výkladem (10 tis. mapových listů) • Odhad na prostor v TB: 10 TB • Stav zpracování svazků: Fondy dosud nebyly podrobně katalogizovány, k dispozici jsou proto v naprosté většině jen bibliografické záznamy knih bez údajů o jednotlivých mapách. Ruku v ruce s digitalizací tedy musí jít podrobná katalogizace atlasů a map. • Fyzický stav: Převážně dobrý, hrozí ovšem, že před digitalizaci některých map bude nutno přistoupit k rozvázání celých svazků knih. Opětovné svázání by potom bylo vhodné spojit s komplexním restaurátorským zásahem, což může přinést dodatečné náklady. • Poznámka: S ohledem na charakter dokumentů lze předpokládat individuální digitalizaci, jedná se o střední, větší a velké formáty. Praha, 22. června 2009

23. 4. Prvotisky Charakteristika: Sbírka prvotisků (knih vydaných do roku 1500) VKOL patří mezi nejrozsáhlejší v Česku a lze v ní najít některé skutečně mimořádné dokumenty. Ze 68 známých prvotisků českého původu uchovává VKOL 12, přitom ve třech případech jde o světové unikáty. Knihovna vlastní také všechny tři známé olomoucké prvotisky z let 1499-1500. Praha, 22. června 2009

24. 4. Prvotisky • Počet svazků: přibližně 2 000 • Počet stran: 400 tis. • Odhad na prostor v TB: 10 TB • Stav zpracování svazků: Všechny prvotisky mají zkrácené záznamy v elektronickém katalogu, záznamy nejsou kompletní, je potřeba je doplnit a opravit. • Fyzický stav: Převážně dobrý, některé exempláře mají poškozenou vazbu • Poznámka: S ohledem na fyzický stav lze většinou předpokládat hromadnou digitalizaci, jedná se o běžné formáty. Praha, 22. června 2009

25. 5. Staré tisky Charakteristika: Rozsáhlý fond starých tisků pokrývá všechny oblasti lidského poznání od 16. do 18. století. Obsahuje také řadu původně celistvých celků, jakými byly například knihovny louckého opata Gregoria Lambeka, hrabat ze Zástřizl, soubor knih dómského děkana Jiřího Jindřicha Maierswaldta, část rodové knihovny Ferdinanda Hoffmana z Grünpühelu nebo knihovna pánů z Vrbna či ze Žerotína. Fond je rozsáhlý a částečně se překrývá s jinými sbírkami obdobného rozsahu. Spíše než se vydat cestou plošné digitalizace má smysl usilovat o výběrovou digitalizaci na základě uživatelských požadavků, odborných posudků a detailních analýz jednotlivých celků. Praha, 22. června 2009

26. 5. Staré tisky • Počet svazků: 60 tis. • Počet stran: 30 mil. (pro výběrovou digitalizaci tvoří kvalifikovaný odhad 10-30%) • Odhad na prostor v TB: 30-90 TB • Stav zpracování svazků: všechny staré tisky byly katalogizovány formou přepisu katalogových záznamů, naprostá většina záznamů tedy vyžaduje revizi a doplnění • Fyzický stav: Při takto rozsáhlém fondu nelze generálně stanovit, stav je různý, některé knihy jsou ve výborném stavu, jiné v katastrofálním. Velmi vhodný by byl restaurátorský průzkum. Obecně lze ale říct, že kvalita papíru, na kterém byly staré tisky produkovány, výrazně převyšuje papír z pozdějších období • Poznámka: S ohledem na fyzický stav bude poměr hromadné a individuální digitalizace vyrovnaný, jedná se o běžné a větší formáty. Praha, 22. června 2009

27. Současný stav • primárně externí digitalizace (AiP, AMPACO, EE, KNAV) a replikace (Kramerius) • vlastní digitalizace na objednávku u titulů do r. 1900 prostřednictvím projektu EOD (www.books2ebooks.eu), za 3 měsíce celkem 40 objednávek, 20 digitalizovaných titulů • samostatnou cestou fungují EDD v rámci VPK a digitalizace částí dokumentů • redundantní ukládání na krajském datovém úložišti (off-line záloha) je už dnes nedostatečné • spolupráce se SK ČR (záznamů starých tisků je zatím dodána jen malá část – je třeba zlepšit) • zahájení a testování spolupráce s registrem digitalizace • problém s identifikátory • problém organizační, lidský a finanční Praha, 22. června 2009

28. Možná témata k diskusi? • význam fondů na krajské a národní úrovni? • analyzovat míru překrytí svazků určených k digitalizaci? • jaká kritéria použít při rozhodování, zda digitalizovat vlastní kopii nebo převzít již existující digitalizovanou kopii? • jakou metodu hromadné a ruční digitalizace zvolit? jaký bude jejich poměr? • jaké zpracování si jednotlivé sbírky vyžádají? • jak postupovat časově? stanovení priorit? začínat cennějším nebo méně cenným? • jak zajistit, aby nebylo nutné za 5-10 let dokumenty znovu digitalizovat/zpracovávat/brát do ruky? • jak identifikovat metadata a digitalizované objekty tak, aby bylo možné dále v krajském měřítku účelně pokračovat v digitalizaci kulturní paměti u jiných institucí? • jak zajistit efektivní spolupráci s jinými paměťovými institucemi? Praha, 22. června 2009

29. Závěrem • digitalizaci a dlouhodobé péči o digitalizované dokumenty bude dříve nebo později ve velkém měřítku čelit každá krajská knihovna • své síly může/musí spojit: • se zřizovatelem (dlouhodobé ukládání!) • s krajskými paměťovými institucemi • s ostatními paměťovými institucemi v kraji • s jinými kraji Praha, 22. června 2009

30. Dotazy ? Martin Vojnar Vědecká knihovna v Olomouci <vojnar@vkol.cz>