Excel y la web

1. Excel y la web Publicación en Internet con Microsoft Office Sevilla, junio de 2004 Salir Iniciar

2. Excel y la web Introducción Creación de páginas web a partir de datos Excel Agregar información Excel a una página web Abrir un libro en una intranet o internet en Excel Hipervínculos en Excel Formularios web en Excel Salir

3. Introducción • Excel permite generar páginas web con información de libros Excel • Se puede usar Excel para abrir libros en una intranet o en internet • Es posible usar hipervínculos que nos remitan a zonas dentro de una misma hoja de cálculo o a otras zonas de internet • No es necesario conocer HTML para realizar estas tareas con Excel Salir Menú

4. Creación de páginas web a partir de datos Excel • Excel dispone de un asistente para crear una página web a partir de los datos de una hoja o un gráfico • El asistente está instalado si aparece la opción Guardar como HTML en el menú Archivo. En caso contrario, debe instalarse, a partir de Herramientas > Complementos • Al generar un gráfico Excel para añadir a una página web con el asistente, se debe crear como un objeto dentro de la hoja de cálculo Salir Menú

5. Creación de páginas web a partir de datos Excel Para generar una página web a partir de un libro Excel: 1 seleccionar los datos a convertir a formato HTML 2 seleccionar Archivo > Guardar como HTML Salir Menú

6. Creación de páginas web a partir de datos Excel 3 especificar los rangos de las celdas y los gráficos, así como el orden de inserción, mediante los controles Agregar, Quitar y Mover. Pulsar en Siguiente Salir Menú

7. Creación de páginas web a partir de datos Excel 4 escoger la opciónCrear un documento HTML independiente ... y pulsar en Siguiente Salir Menú

8. Creación de páginas web a partir de datos Excel 5 se puede escoger título y encabezado para la página, insertar líneas horizontales y otros datos de identidad, dirección de correo electrónico y fecha de última actualización Salir Menú

9. Creación de páginas web a partir de datos Excel 6 en el último cuadro, seleccionar el código de página, Guardar el resultado como un archivo HTML e indicar la Ruta del archivo. Hacer clic en Terminar Salir Menú

10. Creación de páginas web a partir de datos Excel Vista de la página web resultante: Salir Menú

11. Agregar información Excel a una página web Para insertar información Excel en una página web ya existente: 1 en Internet Explorer abrir el fichero (Archivo > Abrir), y seleccionar Ver > Código fuente 2 en la posición donde se desee que aparezcan los datos Excel insertar una línea con el texto:<!--##Table##-->que usará el asistente web de Excel Salir Menú

12. Agregar información Excel a una página web 3 una vez guardado y cerrado el fichero html modificada, seguir los pasos descritos del asistente; en el paso 2 se escogerá la opción Insertar los datos convertidos en un archivo HTML existente Salir Menú

13. Agregar información Excel a una página web 4 en el paso 3 escoger la opción Abrir el archivo directamente y escribir el nombre del fichero html existente sobre el que se van a añadir los datos Excel Salir Menú

14. Agregar información Excel a una página web 5 el ultimo paso es similar a como ya se describió; sólo hay que tener la precaución de dar un nombre para el archivo que se genere diferente al original Salir Menú

15. Agregar información Excel a una página web Salir Menú

16. Abir un libro en una intranet o internet en Excel • Excel permite abrir libros que estén ubicados en una intranet corporativa o incluso en internet. Bastará con que al abrirlo, se indique la dirección completa: • c:\ventas\libro.xls (disco local) • http://ventas/libro.xls (intranet) • http://www.sitio.dom/usu/libro.xls(internet) Salir Menú

17. Hipervínculos en Excel • En Excel se pueden usar hipervínculos para abrir documentos externos, que pueden estar situados en un servidor de red intranet o internet • Los hipervínculos también pueden enlazar con zonas del mismo libro Excel • Se puede insertar un hipervínculo a un libro Excel: • a partir del texto de una celda • a partir de un gráfico • mediante la función Hipervínculo en una celda Salir Menú

18. Crear un hipervínculo a partir del texto de una celda 1 escribir el texto del hipervínculo 2 seleccionar la celda o celdas que contengan el texto 3 seleccionar Insertar > Hipervínculoo pulsar en 4 si no se ha guardado el libro, un cuadro informativo lo pedirá antes de que salga el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo Salir Menú

19. Crear un hipervínculo a partir del texto de una celda 5 escribir la dirección del archivo de destino en el cuadro Vincular al archivo o dirección URL 6 para saltar a una ubicación específica dentro del archivo de destino, escribirla en el cuadro Ubicación dentro del archivo Salir Menú

20. Crear un hipervínculo a partir de un gráfico • Sólo se puede añadir un hipervínculo a un gráfico si • se trata de un dibujo creado con la barra de herramientas Dibujo • es una imagen insertada con Insertar > Imagen Para crear un hipervínculo a partir de un gráfico: 1 seleccionar el gráfico haciendo clic en el mismo para que aparezcan los controles 2 seguir los pasos 3 a 6 del caso anterior Salir Menú

21. Crear un hipervínculo utilizando una función de hoja de cálculo • Se puede usar la función HIPERVINCULO • escribiendo la función en una celda =HIPERVINCULO(Ubicación;nombre_descriptivo) • o usando el asistente de funciones: 1 seleccionar la celda que se desee que contenga el hipervínculo 2 seleccionar Insertar > Función o hacer clic sobre el botón Pegar función Salir Menú

22. Crear un hipervínculo utilizando una función de hoja de cálculo 3 en el cuadro Pegar función, seleccionar en Categoría de función: Búsqueda y referencia, y en Nombre de la función: HIPERVINCULO 4 indicar la ruta y nombre del archivo de destino (Ubicación_del_vínculo) y el contenido de la celda (Nombre_descriptivo) Salir Menú

23. Cambiar el destino de un hipervínculo • 1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo: • para hipervínculos de texto, utilizar las flechas de dirección para moverse por las celdas • para gráficos, mantener pulsada la tecla <Control> y hacer clic en el gráfico 2 selecionar Insertar > Hipervínculo 3 si se solicita, guardar el libro 4 modificar el cuadro Insertar hipervínculo como se indicó Salir Menú

24. Cambiar el destino de un hipervínculo 1a si el hipervínculo se creó utilizando la función HIPERVINCULO, seleccionar la celda usando las teclas de dirección y hacer clic en la barra de fórmulas para modificarla Salir Menú

25. Cambiar el texto o el gráfico de un hipervínculo 1 seleccionar las celdas o el gráfico del hipervínculo 2 para cambiar el texto, editarlo en la barra de fórmulas 3 para modificar un gráfico, usar la barra de herramientas Dibujo o Imagen 4 para cambiar la imagen de hipervínculo, insertar la imagen y convertirla en un hipervínculo con el mismo destino; después, eliminar la imagen anterior Salir Menú

26. Cambiar el aspecto del texto de un hipervínculo 1 seleccionar Formato > Estilo 2 seleccionar de la lista Nombre del estilo la opción Hipervínculo o Hipervínculo visitado 3 hacer clic en Modificar y cambiar el formato en el cuadro de diálogo Formato de celdas Salir Menú

27. Formularios web en Excel • Mediante el asistente Formulario de web de Excel se puede establecer un sistema de recopilación de datos Excel (hoja de cálculo) • El formulario puede disponer de celdas para la introducción de datos, e incluir controles que faciliten esa tarea • El servidor puede usar dos interfaces para recibir los datos de los usuarios: IDC o CGI • Los usuarios deberán tener instalado Excel Salir Menú

28. Formularios web en Excel Salir Menú

29. Emplear celdas de una hoja de cálculo para utilizarlas como formulario • Las celdas deben formatearse para dar el aspecto y comportamiento deseados, mediante la opción Formato > Celdas • Se puede restringir el tipo de datos que el usuario introduzcaen la celda mediante la opción Datos > Validación, en donde también pueden seleccionarse mensajes indicativos y de error asociados a las celdas Salir Menú

30. Insertar controles en los formularios Debe estar activada la barra de herramientas Formularios (seleccionar Ver > Barra de herramientas > Formularios). Para insertar un control: 1 hacer clic en el control deseado en la barra de herramientas Formularios 2 hacer clic en la posición del formulario donde se desee insertar Salir Menú

31. Insertar controles en los formularios Tipos de controles: • Etiqueta: permite insertar un texto para proporcionar información de un control, de la hoja o del formulario • Cuadro de grupo: un borde y un rótulo que agrupa los controles relacionados (botones de opción, casillas de verificación) • Botón de acción: ejecuta una macro al pulsarlo Salir Menú

32. Insertar controles en los formularios • Casilla de verificación: activa o desactiva una opción; puede activarse más de una a la vez en una hoja o en un grupo • Botón de opción: selecciona una opción de un grupo de posibles • Cuadro de lista: lista de elementos que pueden seleccionarse Salir Menú

33. Insertar controles en los formularios • Cuadro combinado: cuadro con lista desplega-ble, en donde la opción seleccionada aparece en el cuadro de texto • Barra de desplazamiento: para desplazarse a través de una lista de valores • Botón de número: botón con una flecha hacia arriba y otra hacia abajo que puede adjuntarse a una celda; la flecha arriba aumenta el valor de la celda y la flecha abajo lo disminuye Salir Menú

34. Propiedades de los controles Una vez insertados los controles en el formulario, se pueden ajustar sus propiedades mediante el menú Formato de control que se activa a través del menú contextual que se abre seleccionando el control y pulsando el botón derecho del ratón Salir Menú

35. Propiedades de los controles • Las fichas Tamaño, Proteger y Propiedades son comunes a todos los controles • En los controles de tipo botón aparecen las fichas Fuente, Alineación y Márgenes • En los botones de casilla de verificación se pueden modificar el color de fondo y las líneas del control en las fichas Colores y Líneas • En todos los controles, excepto en Botón y Etiqueta, la ficha Control permite ajustar las propiedades específicas de cada control Salir Menú

36. Propiedades de los controles Algunas opciones en la ficha Control: • Valor: indica el estado de la casilla de verificación o botón de opción • Vincular con la celda: asocia la selección de una opción con el contenido de una celda • Rango de entrada: celdas que contienen la lista de opciones para los cuadros de lista y combinado • Valores actual, mínimo y máximo, incremento: relativos al valor asociado a las barras de desplazamiento y botón de número Salir Menú

37. Asignar una macro a un control Se puede asignar una macro a diversos controles.Una macro genera una serie de operaciones que Excel ejecuta automáticamente cuando se activa Para grabar la macro: 1 seleccionar Herramientas > Macro > Grabar nueva macro 2 dar un nombre a la macro y pulsar Aceptar 3 realizar las tareas a automatizar y pulsar en Detener grabación Salir Menú

38. Asignar una macro a un control Para asignar una macro a un control: 1 hacer clic sobre el control con el botón derecho del ratón y seleccionar Asignar macro 2 en el cuadro de diálogo Asignar macro, seleccionar la macro que se creó Salir Menú

39. Publicar formularios web con Excel El Asistente de formularios puede generar dos tipos de ficheros: • CGI (Common Gateway Interface) • el servidor debe tener in intérprete Perl instalado, ya que el asistente genera un programa Perl (.pl) • los datos que envíe el formulario se almacenarán en un fichero de texto (.txt) Salir Menú

40. Publicar formularios web con Excel • IDC (Internet Database Connector) • el servidor web debe ser Windows NT, Windows 95 o posterior • debe estar instalado un controlador ODBC (Open Database Connectivity) para acceder a la base de datos Access • los datos que envíe el formulario se almacenarán en un fichero de bases de datos Access (.mdf) Salir Menú

41. Publicar un formulario con CGI 1 seleccionar Herramientas > Asistente > Formulario de Web (si no aparece en el menú, hay que instalarlo seleccionando Herramientas > Complementos) 2 en el primer paso del asistente, hacer clic en Siguiente Salir Menú

42. Publicar un formulario con CGI 3 especificar los controles y celdas que se usarán para la entrada de datos (usar las opciones Agregar una celda, Quitar y Cambiar nombre) y hacer clic en Siguiente Salir Menú

43. Publicar un formulario con CGI 4 elegir la opción Servidor de Web compatible con CGI y pulsar Siguiente 5 elegir la opción Guardar el resultado como archivo Excel y escribir la ruta del fichero; pulsar Siguiente Salir Menú

44. Publicar un formulario con CGI 6 especificar el mensaje que se desee enviar al usuario después de registrar los datos e indicar la dirección URL del fichero Perl 7 en el último paso del asistente, hacer clic en Terminar 8 guardar los archivos generados (.pl, .txt, .xls) en el servidor web Salir Menú

45. Publicar un formulario con IDC Los pasos a seguir en el asistente son similares a los correspondientes a CGI, excepto: en el paso 3 de 6 elegir la opción Servidor de información de Internet de Microsoft los archivos generados tienen extensiones .idc, .htx, .mdb y.xls Salir Menú

46. Proteger un formulario en Excel Para evitar que el usuario modifique o altere el formulario creado: 1 abrir el libro con el formulario creado 2 seleccionar las celdas de entrada de datos 3 seleccionar Formato > Celdas 4 en la solapa Proteger, desactivar las opciones Bloqueada y Oculta Salir Menú

47. Proteger un formulario en Excel 5 seleccionar Herramientas > Proteger > Proteger hoja 6 en el cuadro Proteger hoja, activar las opciones Contenido, Objetos y Escenarios Si de desea desproteger la hoja, seleccionar Herramientas > Proteger > Desproteger hoja Salir Menú

48. Cómo acceder al formulario Excel para introducir información 1 abrir en el navegador el formulario creado por el asistente (debe estar instalado Excel) 2 antes de abrirlo, el navega-dor muestra un aviso sobre el uso de macros; para que el formulario pueda enviar información al servidor, permitir el uso de macros 3 introducir la informa-ción en el formulario y hacer clic en Enviar Salir Menú