Curso de mejores practicas para el desarrollo del Business Intelligence

1. Curso de mejores practicas para el desarrollo del Business Intelligence

2. What is Business Intelligence for organizations?

3. “El poder está en la información es la premisa del siglo 21 , pero si la información que se necesita no está en las manos de las personas adecuadas en el momento que más se necesita y con las características que se requieren, ….. el poder no existe”. LA MISIÓN DEL BUSINESS INTELLIGENCE ES ENTREGAR LA INFORMACIÓN CORRECTA AL USUARIO ADECUADO PARA QUE SE PUEDAN TOMAR DECISIONES QUE MEJOREN EL DESEMPEÑO DE LAS ORGANIZACIÓNES Qué ofrece el Business Intelligence. El poder de la Información?

4. Con el advenimiento de las herramientas de construcción de reportes orientadas a los usuarios de la información, se generó la práctica empresarial del Business Intelligence. Esta tecnología se ha constituido en la herramienta que con más evidencia permite a las organizaciones tomar las decisiones más adecuadas para asegurar el mejor gerenciamiento de sus negocios, lo que con lleva a grandes beneficios, como: Qué ofrece el Business Intelligence. El Business Intelligence es una poderosa herramienta para el desarrollo de los negocios

5. Cuando una organización logra disponer de un sistema de información que no tiene restricciones de consulta sobre los resultados del negocio a todo momento y en la mano de las personas correctas, las decisiones que se tomen no solamente están plenamente sustentadas sino que la información llegó a tiempo para identificar un problema y tomar la decisión en forma oportuna. Una solución de Business Intelligence adecuadamente diseñada le ha permitido a muchas organizaciones detectar serios problemas por decisiones mal tomadas y corregirlas en forma oportuna gracias a que la información de resultados se tenía diariamente. Qué ofrece el Business Intelligence Decisiones mejor soportadas

6. Un gerente , un analista de negocio o un usuario de información puede incrementar su eficiencia en la medida que no dedica tiempo a buscar información que hoy día ya puede tener a la mano. Toda la estructura organizacional tiene acceso a la misma información, algunos con mas detalles que otros, lo que permite un mejor trabajo de equipo y efectividad de toda la empresa. Las relaciones entre los trabajadores mejora no solo por que hay funcionarios mejor informados, sino por que un área no esta sobrecargada de trabajo al tener que remitir información a otra, dado que el sistema de Business Intelligence cubre las necesidades de intercambio de información entre las áreas. Qué ofrece el Business Intelligence Mayor productividad

7. Como la tecnología es amigable para el usuario de información las organizaciones hoy día pueden extender el alcance de la información incluso a los proveedores y clientes mismos, para que la dinámica de una cadena de suministro se incremente: Un proveedor de materiales puede tener acceso a la información del estado de inventarios del producto que el suministra a un fabricante y programar la reposición de materiales para esa fabrica en forma oportuna antes de que se agote. Un cliente puede consultar cuando un producto de su proveedor habitual ya esta disponible para solicitar el pedido, evitando el tiempo de llamadas y consultas a funcionarios de ventas para que investiguen la disponibilidad. Qué ofrece el Business Intelligence Mejores relaciones con nuestros proveedores y clientes

8. Dado que las características de las consultas de información muestran los resultados del negocio y no solo reportes independientes de procesos independientes, la posibilidad de identificar oportunidades de reducción de costos operativos se incrementa. Los analistas de negocios ahora pueden dedicar su tiempo a evaluar los procesos y ha identificar donde pueden ser más eficientes y disminuir actividades redundantes. Ahora el Business Intelligence entrega el control a los gerentes del resultado de sus procesos y ellos mismos saben como mejorar sus procesos para asegurar que no se presenten perdidas innecesarias. Qué ofrece el Business Intelligence Reducción de Costos

9. Las organizaciones hoy no solo tienen la posibilidad de conocer el producto más rentable, sino igualmente el cliente más rentable, o el cliente que genera perdidas, para que la organización evalúe a quien premia y a quien replantea. La estrategia de diseño del Business Intelligence permite almacenar información que no está en los sistemas de gestión tradicionales, como el sistema de tramite de pedidos o facturación, sin que esto afecte la operatividad de la organización, facilitando que se integra información que permita conocer el perfil de un cliente y con ello saber como enfocar las campañas de mercadeo con mayor rentabilidad. Muchas de estas facilidades han permitido desarrollar estrategias de fidelización de clientes. Qué ofrece el Business Intelligence Clientes Óptimos

10. Los directores de las organizaciones pueden tomar decisiones con mayor velocidad por que tienen cifras consolidadas y detallas de forma inmediata y bajo su propio control. El conocimiento aumenta y se sabe con certeza los procesos que están funcionando y los que no lo están , y decidir su corrección es rápida y en forma oportuna. La oportunidad es el elemento clave para ganar dinero y tener la información en el momento que se requiere y bajo las características que tal vez no se había pensado obtener, lo garantiza. Qué ofrece el Business Intelligence Mayor Velocidad de Actuación

11. El Business Intelligence no es una tecnología de moda sino una estrategia para asegurar el desempeño de una organización dado que ya no existen restricciones tecnológicas para ponerla en operación. Los gerentes de muchas organizaciones ya no ven este proceso como un plan tecnológico futuro sino como una estrategia básica para el desarrollo de sus negocios. Qué ofrece el Business Intelligence El Business Intelligence se ha constituido hoy día en una de las mejores prácticas empresariales

12. Qué no es el Business Intelligence

13. El objetivo no es construir los mismos reportes que ya se están produciendo con la misma estrategia actual pero con una herramienta que tiene nuevas funcionalidades. El objetivo es cambiar por completo la estrategia de generación de consultas e información mediante la tecnica de construir modelos de información, para que los que produzcan los reportes sean los mismos buscadores de la información. Qué ofrece el Business Intelligence Una herramienta para solventar las necesidades de Reporting

14. La bodega de Datos no es el fin de un proyecto sino el medio para que la técnica propuesta pueda aplicarse. Cuando un proyecto se enfoca a Bodega de Datos normalmente se tiende a desenfocar la estrategia de construcción de modelos por tecnicas de almacenamiento o a darle prioridad a los datos que tiene los sistemas transaccionales y no los datos que exige un proyecto de información gerencial. Qué ofrece el Business Intelligence La Bodega de Datos

15. Los directores de las organizaciones trasmiten la importancia de disponer de cuadros de mando que les permita disponer de indicadores para ejercer el control que esta buscando. Esto hace que la importancia de la solución este enfocada a sorprender mayormente a los usuarios de información con muchas facilidades gráficas que al enfoque del poder de obtener información y que la grafica representa la situación que se esta analizando. Qué ofrece el Business Intelligence Una Herramienta que produce Graficas

16. Cuando la prioridad es poder representar indicadores financieros, la tendencia es a buscar tecnología que solo represente cuadros de mando y tenga posibilidades de mostrar todo tipo de dibujos que dejen bien impresionado a los directores. Esto hace que lo principal del enfoque del sistema de información se olvide y demos mucha importancia a las caracteristicas gráficas que al contenido de información de los modelos. Qué ofrece el Business Intelligence Una herramienta para los indicadores gerenciales

17. Reglas que demanda una solución de Business Intelligence

18. Cambios generados por Business Intelligence. Debe permitir acceso directo de la información por parte de las personas que la buscan

19. Las herramientas tecnológicas del Business Intelligence esán orientadas a personas no técnicas para que puedan acceder a la información en forma directa. Son herramientas de aprendizaje intuitivo y de facil entendimiento. Los reportes son creados por el mismo Gerente o analista de negocios. La información se identifica, se toma y de inmediato se generan las consultas requeridas en forma resumida o detalla de acuerdo a los requerimientos de la persona que consulta los datos. El objetivo no es poder producir el reporte que están buscando sino toda la información que refleje el desempeño del negocio. Cambios generados por Business Intelligence. Debe permitir acceso directo de la información por parte de las personas que la buscan

20. Debe romper el paradigma de que la información solo puede ser suministrada por Tecnología

21. Desaparecen las circunstancias de que las múltiples actividades de los departamentos de tecnología impiden obtener el reporte cuando se requiere Desaparecen las colas de espera para la obtención de reportes, por que cada usuario de la información ingresa a su herramienta y toma los datos que necesita sin que haya intervención del personal de tecnología. La nueva tecnología no exige aprendizaje de lenguajes de programación, ni entender de estructuras de Bases de Datos , ni de macros u operaciones con Excel. Y las características de los reportes a obtener son decisión de la persona que consulta. Debe romper el paradigma de que la información solo puede ser suministrada por Tecnología

22. Debe entregar la información en el formato adecuado necesario para la toma de decisiones

23. Los reportes son cifras resumidas comparadas contra datos consolidados de presupuesto o variaciones respecto del mes anterior O los reportes son gráficos resaltando la participación de un producto en el mercado o la tendencia de compra de una línea de producto durante los últimos dos años. O los reportes son indicadores de desempeño comparables con las metas pre-establecidas y resaltando en semáforos cuando la desviación sobresale de los límites aceptables. Las opciones de presentación son seleccionables directamente por la persona que genera su propio reporte. Debe entregar la información en el formato adecuado necesario para la toma de decisiones

24. Deber tener capacidad para visualizar la información en forma Multidimensional

25. Cuando se busca una respuesta sobre el desempeño comercial de la empresa no se busca una sola respuesta sino varias: Cuanto Vendí Donde Vendí A quien vendí Quien lo vendió Cómo se facturó Cuando se despacho, etc. A esta necesidad de respuesta inmediata a múltiples preguntas sobre un mismo proceso (en este caso el proceso comercial) se denomina análisis multidimensional. El Business Intelligence centra su fuerza en otorgar a los usuarios de información la capacidad de obtención de respuestas por diferentes conceptos de un mismo proceso, de forma inmediata. Deber tener capacidad para visualizar la información en forma Multidimensional

26. Qué es el Business Intelligence. Debe facilitar la consulta de un indicador de desempeño (scorecard) hasta obtener el detalle que generó dicho resultado.

27. La consulta de información definida por el usuario puede ser el resultado de un indicador de desempeño contra una meta establecida. Pero los usuarios tienen la capacidad de llevar la consulta hasta el nivel de detalle más relevante (drill down) para conocer cual fue el elemento que ocasionó la variación, sin tener que levantar el telefono para preguntar a un analista que fue lo que pasó. Con el Business Intelligence el usuario tiene el control de la información que quiere ver y hasta el nivel al que quiere llegar. Qué es el Business Intelligence. Debe facilitar la consulta de un indicador de desempeño (scorecard) hasta obtener el detalle que generó dicho resultado.

28. Qué es el Business Intelligence. Debe garantizar la entrega de la información que se necesita en el momento oportuno.

29. Normalmente las necesidades de información de los directores empresariales son inmediatas, y no solo del reporte que pide a diario sino de los reportes que no había pensado que necesitaba. El Business Intelligence facilita desarrollar una estrategia de consulta de información que se puede obtener hasta lo que no se había pensado que se íba a requerir. La tecnología desarrollada para el Business Intelligence va acompañada de una tecnica de diseño que permite definir las consultas de información hasta por conceptos que los directores no habína pensado que podrían lograrse, y cuando lo requieren esta consulta está a la mano. Qué es el Business Intelligence. Debe garantizar la entrega de la información que se necesita en el momento oportuno.

30. Qué es el Business Intelligence. Debe satisfacer las necesidades de consulta de información de toda la organización no solo una parte de ella.

31. El Business Intelligence se diseña para satisfacer en primera instancia las necesidades de consulta gerencial, pero para satisfacer estas necesidades es necesario incorporar el mejor nivel de información operativa. Las necesidades que satisface son: Los reportes programados para obtenerse en forma regular diariamente, semanalmente o mensualmente Los reportes que se construyen para realizar análisis y que son demandados esporádicamente Los reportes ad-hoc que son aquellos que se van construyendo a medida que las necesidades aparecen y no estaba previsto su construcción Los reportes con señales de alertas para que se tomen acciones preventivas. Y las necesidades de consultas en tiempo real. Qué es el Business Intelligence. Debe satisfacer las necesidades de consulta de información de toda la organización no solo una parte de ella.

32. Qué es el Business Intelligence. “y más que informes …. …. Respuestas” • Cuál es el producto que menos rentabilidad me está dejando? • Cuál es el nivel de participación en mi mercado?

33. Recomendaciones a tener en cuenta para antes de su implementación?

34. Consideraciones al Business Intelligence El Business Intelligence debe ser soportado por la experiencia en la gestión de negocios y no solo de conocimientos tecnologicos. • El problema a resolver de información en las organizaciones no esta en tener el mejor programa de consulta, sino en el mejor diseño del modelo de información, y este diseño debe reflejar las caracteristicas del negocio. • Cuando una organización que toma decisiones busca información, busca resultados finales, no solo situación de la operación: • La pregunta a resolver no es cuanto vendi sino cuanto me gane. • No es qué me queda de inventario, sino cual inventario es el que menos rota. • No es cuantos clientes tengo sino cuales clientes son rentables y cuales no.

35. Consideraciones al Business Intelligence El Business Intelligence debe contemplar la visión del negocio y no el reemplazo de los reportes de los sistemas transaccionales • El negocio debe cumplir unas premisas para ser exitoso: • Posicionamiento • Penetración • Competitividad. • Rentabilidad. • Autosuficiencia • La información debe responder estas preguntas que siempre están en la cabeza de los directores y que son los motores que mueven la organización. • La solución de Inteligencia de negocios debe apoyar a lograr el cumplimiento de estas premisas

36. Consideraciones al Business Intelligence El Business Intelligence se define por procesos de negocio y no por la disponibilidad de información en los sistemas transaccionales • Cuando se diseña una solución de Business Intelligence se debe pensar en el proceso sobre el cual se quiere información, no solo sobre la tabla de donde se va a sacar la información. • Estudiar los procesos es el primer paso que hay que dar para diseñar una solución de inteligencia de negocios. • Una vez diseñado y definido el alcance de la solución de inteligencia de negocios, esta se debe validar contra la cadena de valor. • Siempre piense en procesos no en tablas.

37. El Business Intelligence ha replanteado los paradigmas de consulta de información de la empresa, por que antes se creía que tener acceso a los datos era un privilegio solo para unos pocos, pero las organizaciones maniataron a muchos ejecutivos restringiéndoles la información. Hoy día los ejecutivos que deben tomar decisiones tienen la información adecuada de sus propios procesos y pueden actuar soportado con ella. La información llega a todos los niveles de la organización y los más importante al nivel de detalle que cada nivel requiere. Ejec Analistas Gerentes Investigadores Consumidores Consideraciones al Business Intelligence El Business intelligence debe diseñarse para apoyar procesos de toma de decisiones

38. Los gerentes de hoy día son creativos, dinámicos e inquietos y no se les puede restringir la información a obtener cuando realizan análisis de su negocio. A través de la practica de Business Intelligence los ejecutivos pueden crear las consultas que ellos mismos consideran validas para su desempeño y pueden compartirlas con otros ejecutivos, desapareciendo con esto las restricciones de los anticuados sistemas de información gerencial que solo se podían consultar los reportes que están en el menú de consultas. Esta tecnología facilita que los usuarios creen su propio menú de consultas y cuando lo consideren conveniente ellos mismo deciden cuando un reporte sigue vigente o debe sustituirse. Consideraciones al Business Intelligence El BI no debe restringir el nivel de información que puede tener un ejecutivo para el mejor desempeño de su trabajo

39. La estrategia de construcción de una solución de Business Intelligence permite que los directivos de la empresa vean el resultado de su negocio y no simplemente los reportes que los tradicionales sistemas de información siempre han producido. Esto ha llevado, por ejemplo, a que los informes periódicos de venta ya no se limitan a reportar cuanto ha crecido la venta de un determinado vendedor, un determinado producto o una determinada sucursal, sino que ahora que puede producirse un informe de ventas confrontado contra el presupuesto y contra el margen de ganancia que produce un producto, una sucursal o un vendedor en particular, mostrando una realidad al verdadero desempeño comercial. Y todo esto aplicado a todos los procesos de la organización. Consideraciones al Business Intelligence El diseño de un BI debe orientarse a visualizar el negocio en forma integral y no simplemente los reportes por procesos.

40. El Business Intelligence llego para evitar que los directores dediquen intensas horas construyendo informes para la gerencia general a través del Excel o múltiples herramientas manuales, y dediquen su esfuerzo a realizar actividades de análisis dado que los reportes que se obtienen con esta practica se obtienen como los gerentes los necesitan. Esto ha representado para las organizaciones un gran aprovechamiento del alto costo que tiene un ejecutivo que dedicaba su tiempo a construir reportes y no a aprovechar su experiencia y preparación profesional. Consideraciones al Business Intelligence El BI más que entregar reportes completos y oportunos, es desarrollar el poder de análisis de los directores.

41. Consideraciones al Business Intelligence Cuando decida implementarlo, no acepte el : “Aun no estamos preparados” • El Business Intelligence no es la evolución de la tecnologia sino una practica que hoy puede ponerse en operación para hacer una organización mas eficiente y competitiva. • Esta necesidad ha existido desde el dia de la creación de la empresa y por ello todo plan de sistemas debe incluir una necesidad poco satisfecha en la organizaciones que es la información de carácter gerencial. • Para lograrlo no hay que tener el sistema trnsaccional perfecto de la organización, sino la decisión de satisfacer una necesidad estrategica de la organización : “Información para toma de decisiones”

42. Break

43. Pasos del Business Intelligence

44. Procesos con Proveedores Procesos Relacionamiento Clientes Procesos Core Negocio Procesos Financieros e internos Pasos del Business Intelligence Aceptación de que es un proyecto para la gestión gerencial Soluciones SCM Soluciones CRM Procesos Estrategicos Business Intelligence Soluciones ERP

45. Pasos del Business Intelligence Claridad en el entendimiento del negocio MISIÓN Por qué existimos VALORES En qué creemos VISIÓN Qué queremos ser ESTRATEGIA Nuestro plan de juego Investigar y Desarrollar Productos / Servicios Abastecer Materiales / Servicios Producir Productos / Servicios Manejar Logística / Distribución Efectuar Marketing y Ventas - Servicio al Cliente Cadena de Valor

46. Pasos del Business Intelligence Integración de los procesos • Soluciones de Inteligencia de Negocios Ventas Rentabilidad Tecnico Financiero Abastecimiento ANALISIS RENTABILIDAD ANALISIS VENTAS ANALISIS PROCESOS FONDOS ANALISIS DE COMPRAS CONTABILIDAD DESEMPEÑO COMPRAS ANALISIS COSTOS ANALISIS CLIENTES ESTADISITICAS PRESUPUESTO DESEMPEÑO PROVEEDORES ANALISIS CUMPLIMIENTO TECNOLOGIA

47. Pasos del Business Intelligence Aplicación de las mejores metodologías Análisis Diseño Construcción Implementación Documentación del usuario Diseño Data Marts Diseño Transfor. de Datos Construc. Sistema de ETL Construc. Sistema de Visualización Procesamiento Analítico de Definic. de Datos Definición Proceso de Análisis y Decisión. Implement del Sistema Revisión Pos-Implementación Diseño Visualizacion Descubrimiento del negocio Poblamiento Bases de Datos Prototipo Pruebas de Aceptación

48. Pasos del Business Intelligence Aceptación de las mejores técnicas Fuentes de Datos ERP E.T.L. LEGACY Generación de cubos de Datos Bodega de Datos Con Data Marts CRM Query& Reporting EXCEL Herramienta Extracción Trnasformación Cargue Dash Boards

49. Pasos del Business Intelligence Utilización del proveedor tecnológico más confiable Desarrollo de la visualización Construcción de la Bodega de Datos Usuarios Gerenciales Fuentes de Datos E.T.L. • Bi SERVER Oracle Warehouse Builder ROLAP DASHBOARD ANSWERS PUBLISHER Oracle 10g

50. Navegando a través de una solución de Inteligencia de Negocios