به نام خداوند جان وخرد

1. به نام خداوند جان وخرد آشنایی با مفاهیم و شیوه تدوین برنامه عملیاتی دکتر مصطفی آلبوکردی دستیار پزشکی اجتماعی

2. قال الامام علی (ع):قَوامُ العِیش حُسنُ التَقدیر وَ مِلاکُهُ حُسنُ التَدبیر.مایه زندگانی، برنامه ریزی درست و ملاک آن تدبیر کارشناسانه است.

3. برنامه عملیاتی چیست؟ • برنلمه عملیاتی در واقع بیانگر این امر است که سازمان قصد دارد چه کاری را، چگونه و در چه زمانی انجام دهد و چه کسانی مسئول آن خواهند بود، همچنین بیانگر چگونگی اجرای برنامه استراتژیک سازمان می باشد. • برنامه کاری، برنامه کوتاه مدت، برنامه اثربخشی و ...

4. اهداف و مزایای برنامه ریزی عملیاتی • آمادگی برای فعالیتهای سال بعد • برنامه ریزی تیمی • ایجاد اعتماد، تعهد و نظم سازمانی • رسیدن به نتایج کوتاه مدت عملی • به فعلیت در آوردن برنامه استراتژیک سازمان • تضمین حرکت رو به جلو قسمتهای مختلف ( وحدت رویه) • کاهش میزان تصمیمات مدیریتی

5. بررسی و مرور برنامه استراتژیک سازمان، درک واضح و روشنی از تفکر سازمانی و همچنین مسیر حرکت سازمان را تضمین می نماید. و آشنا شدن با مأموریت سازمان، قبل از تکامل برنامه عملیاتی مهم می باشد.

6. تقسیم بندی زمان سیستم • 70% برنامه عملیاتی • 30% فعالیتهای غیر قابل پیش بینی • مثال : 250 روز کاری 1- 175 روز برنامه عملیاتی الف) 100 روز فعالیتهای جاری ب) 75 روز فعالیتهای مداخله ای 2- 75 روز فعالیتهای غیر قابل پیش بینی

7. نکات کلیدی در طراحی برنامه عملیاتی • کلیۀ پرسنل دست اندرکار باید درگیر طراحی برنامه عملیاتی شوند. • کلیۀ سطوح سازمانی باید برنامه عملیاتی واحد خود را طراحی نمایند. • تهیه برنامه برای ارتقای سلامت مردم آن منطقه باشد. • در جریان تدوین برنامه عملیاتی نباید برنامه های جاری فراموش شوند. • اولویت بندی درون برنامه ای را فراموش نکنید.

8. ادامه نکات کلیدی • پایش و ارزشیابی فراموش نشود. • پس از توافق، فعالیتها را بر اساس برنامه اجراء کنید و در صورت نیاز به اضافه یا حذف یک فعالیت باشد، اصلاحیه تهیه نمائید. • در برآوردها از دید باز استفاده کنید. • برنامه عملیاتی باید کاملاً شفاف و روشن باشد. • در عین توجه به محدوده زمانی به فراتر از محدوده فکر کنید.

9. اجزاء برنامه عملیاتی • تحلیل عملیاتی • محلهای دستیابی به نتایج کلیدی • شاخص های اجرایی • اهداف عملیاتی ( اهداف اختصاصی ) • برنامه کاری • بودجه بندی

10. تحلیل عملیاتی • بررسی وضعیت موجود و تقاضاهای پیش رو ( برنامه استراتژیک ). • بررسی عملکرد سال قبل و جاری برای موضوعاتی که در برنامه سالیانه منظور خواهد شد. • تمرکز روی مشکلات و موضوعات رایج که احتمالاً در برنامه سالیانه تاثیرگذار خواهند بود. ( SOWT ). 2 1 3

11. فعاليت 1 • مدت زمان: 25 دقيقه • تهيه ليستي از مشكلات برنامه پزشك خانواده • تهيه ليستي از تقاضاهاي پيش رو • مشكلات و تقاضاها را اولويت بندي كنيد. • تهيه SOWT برنامه پزشك خانواده • تهيه نمودار علت و معلولي براي مشكلات فوق الذكر

12. محلهای دستیابی به نتایج کلیدی • نواحی اولویت دار درون سازمان • فرایندهای اساسی درون سازمانی • 6-4 مورد تعیین شوند ( بارش افکار – توافق ) • مثال : بهبود کیفیت، توسعه نیروی انسانی، کنترل هزینه، سود دهی، روحیه کارکنان و پرسنل و ...

13. شاخص های اجرایی • قبل از مشخص کردن شاخص ها باید فرایندها را استاندارد کرد تا قابلیت اندازه گیری را پیدا کنند. • فراموش نشود که استانداردها دارای نوسان می باشند. • مشخص کردن شاخصهایی که بهترین نگرش را در مورد نتایج مطلوب فراهم می کنند. که از این شاخص ها برای پایش و ارزشیابی می توان استفاده کرد. بهتر است شاخصها کمی باشند و نه کیفی! همچنین شاخص های انتخابی باید قابل فهم و مورد قبول افراد دیگر باشند.

14. فعاليت 2 • مدت زمان: 30 دقيقه • محلهاي دستيابي به نتايج كليدي در برنامه پزشك خانواده را مشخص كنيد. • فعاليتها و فرايندها را اولويت بندي كنيد. • فعاليتها و فرايندهاي مربوطه را استاندارد نمائيد • شاخص هاي اجرايي براي برنامه مشخص كنيد.

15. اهداف عملیاتی • در واقع نتایج اختصاصی و قابل اندازه گیری را بیان می کنند که این نتایج در طول برنامه حاصل می شوند. • اقدامات اصلی سازمان هستند که برای یک دوره برنامه عملیاتی طراحی شده اند. • اهداف عملیاتی لازم است با اهداف استراتژیک سازمان منطبق و از آنها حمایت کنند. • فرایند توصیه شده برای انتخاب اهداف اینست که؛ دو هدف برای هر نتیجه کلیدی و شاخص عملکردی نوشته شود و نهایتاً بر اساس اولویت بندی براهداف توافق می شود.

16. فعاليت 3 • مدت زمان: 25 دقيقه • اهداف اختصاصي برنامه پزشك خانواده را بنويسيد. • اهداف را اولويت بندي كنيد.

17. برنامه کاری • بیانگر فعالیتهای اختصاصی است که انجام آنها برای رسیدن به اهداف عملیاتی الزامی می باشد. • موثرترین روش برای شکل گیری برنامه عملیاتی روش بالا به پائین و پائین به بالا می باشد. بشرط رعایت دو اصل پذیرش و انعطاف. • شامل: تهیه جدول گانت و جدول برنامه تفصیلی • عمل بودجه بندی در دو جدول فوق صورت می گیرد. تفصیلی گانت 1

18. فعاليت 4 • مدت زمان 40 دقيقه • با توجه به اقدامات اوليه صورت گرفته برنامه كاري خود را بنويسيد • جداول گانت و تفصيلي را تكميل نمائيد

19. به یاد داشته باشید هدف برنامه ریزی، تدوین برنامه نیست بلکه ایجاد نتیجه است و لازمه این کار تعهد تمام افراد سازمان است.

20. با تشکر از حضور گرم و فعال تمامی شما بزرگواران عزیزبا آرزوی موفقیت روز افزون دکتر آلبوکردی

21. پنج جزء اساسی برنامه کاری • گام های اختصاصی یا فعالیت های لازم • تعیین مسئول اجرای هر یک از گام های اختصاصی یا فعالیت ها • زمان تحقق گام های اختصاصی یا فعالیت ها • منابع مورد نیاز اختصاص یافته به منظور انجام فعالیت ها • حفظ روند پسخوراند برای پایش پیشرفت هر یک از فعالیتها.

22. خطوط راهنما برای نوشتن اهداف • هدف نویسی با کلمه ای که بصورت مصدری و به دنبال خود یک فعالیت و یا یک فعل عملیاتی دارد شروع می شود. 1- افزایش درصد ارائه خدمت ... 2- تهیه و اجرای یک برنامه توسعه.... • هدف باید مشخص کننده یک نتیجه خاص قابل اندازه گیری باشد. 1- از 25% به حداقل 45% ... 2- توسعه مداوم نیروی انسانی ...

23. ادامه خطوط راهنما برای نوشتن هدف • هدف باید یک موعد مقرر یا فاصله زمانی مشخص تا زمان تحقق داشته باشد. 1- تا پایان سال 86 2- تا پایان سه ماهه دوم هر سال • تا آنجا که ممکنست هدف خاص و کمی باشد( قابل سنجش و قابل اثبات ) • 1- از 25% به 45% 2- مقایسه نیروی انسانی دو سال پیاپی • چه چیزی و چه زمانی را مشخص سازد و از وارد کردن چرا وچطور در تحقق اهداف اجتناب شود. • در حمایت مستقیم از استراتژی سازمان و یا هماهنگ با آن و دیگر برنامه های سازمان باشد. • واقع گرایانه و قابل حصول باشد و تلاش خاص و مهمی را طلب کند.

24. استاندارد سازی اجزای اصلی فرایند

25. اولویت بندی

26. بررسی علت ومعلول • تقسیم بندی علتها: 1- نیروی انسانی 2- مالی 3- تجهیزات 4- اطلاعات 5- زمان 6- تکنولوژی

27. نمودار علت و معلول معلول

28. فرایند و اجزاء آن درونداد برونداد فعالیت فعالیت فعالیت متقاضی خدمت گیرنده خدمت فرایند خدمت فرایند پشتیبان فرایند پشتیبان منابع منابع

29. جدول گانت

30. جدول تفصیلی