La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software

1. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software 1 UAI – Noviembre 2005 - Rosario

2. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Presentación • Patricio Rezza, profesional en Cs. Económicas • Socio de • Empresa con 18 años de trayectoria con sede Rosario y oficina en Bs.As., dedicada a: • Consultoría organizacional y de negocios, mejora de procesos en áreas de TI (ISO 17799, COBIT, ITIL) • Desarrollo de sistemas para procesos claves e implementación de software propio y de 3ras. Partes y Gestión de proyectos 2

3. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Objetivos de la exposición • Repasar los conceptos de la aplicación del “enfoque o paradigma de procesos” como metodología que lidera la introducción de cambios en la gestión de las Organizaciones de diferentes los sectores • Comentar cómo el Software y la TI hoy facilitan la aplicación de este enfoque 3

4. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Se dice: • Que las Organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos • Que la calidad de un Producto está determinada por la calidad del Proceso que se usa para desarrollarlo y para mantenerlo. • . . . .adaptarse y administrar los procesos de negocio 4

5. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Un proceso es..... • Un grupo organizadode actividades relacionadas y realizadas en un orden especifico, con el objetivo agregar valor a los productos de una organización. • La secuencia asegura que las actividades serán realizadas por los agentes designados, en el orden debido y en plazos aceptables. • No se trata: • De actividades aisladas ni aleatorias, sino relacionadas y organizadas con un objetivo común 5

6. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • ¿Por qué el enfoque por Procesos? • Porque el enfoque por procesos cruza todas las áreas que intervienen desde el inicio hasta la finalización de un producto o servicio. • Dejando de lado: • el análisis funcional tradicional, • las visiones parciales (propias de cada área) concentradas en si mismas, • para centrarse en la secuencia de actividades, del principio (entradas) al fin (salidas). 6 gráficamente

7. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software . . . gráficamente Visión del análisis por proceso Área1 Área2 Área4 Área3 7 Visión del análisis por área funcional

8. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Los Procesos de Negocio (PN) han existido desde un principio Por qué tiene vigencia la mejora de la gestión por procesos?... 8

9. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • . . . porque: • Las Empresas comenzaron a darse cuenta que la gestión es un conjunto de procesos organizados (industria automotriz pionera, con evolución diferente según el tipo de industria) • Sin importar el área que se trate, toda Organización se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos (Nueva forma de pensar) • Aplicar nuevos criterios de Valor de la operación y hacia el Cliente: • Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la recepción hasta la entrega) • Medir el desempeño desde la perspectiva de procesos internos (Kaplan y Norton BS) 9

10. A una organización enfocada a procesos Los objetivos funcionales de cada área deben compatibilizarse con los objetivos de los procesos La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Setiene que pasar de una forma de pensar en silos funcionales...... 10 Fuente: Intersoft Fuego

11. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • . . . porque: • Las Nuevas Tecnologíasde la información permiten que PN sean: • Automatizados • Monitoreados • Gestionados • Optimizados • Nos referimos a Sistemas de Administración de Procesos de Negocio, tales como: • WorkFlow • BPM(business process management) 11

12. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Una primer síntesis • Este enfoque ha permitido ser efectivo al momento de: • Incrementar la eficiencia • Mejorar la calidad • Reducir tiempos de producción y respuestas a los clientes • Tener clara definición de objetivos y responsabilidades • . . . .Contribuir a las demandas de los tiempos actuales 12

13. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Los principios del diseño de procesos son ... • Focalizar el qué (procesos) • Usar el quién (las personas) para arreglar el qué • Usar la tecnología para mejorar en forma sustancial el desempeño del proceso • Procurar que el cliente ayude en el proceso. 13

14. Tecnología y Sistemas ESTRATEGIA Personas Procesos Procesos La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software En consecuencia los procesos integran..... 14 Cliente Interno Cliente Externo

15. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software El enfoque de proceso, a través del Relevamiento, Análisis y Diseño nos permite: • Visualizar la totalidad de lo que hace la empresa en procesos • Identificar las actividades que agregan valor y las que sólo agregan costos • Establecer métodos(medir la performance de los procesos) • Modelar distintas alternativas de procesos, hasta llegar a la óptima o deseada. • Qué se debe hacer • Quién lo debe hacer • Cómo y con qué • ....... 15

16. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • En el análisis se debe: • Poner en duda todo lo conocido, • Cuestionar la razón de ser de cada actividad, • No poner límites a las ideas y sugerencias, • Pensar positivamente. 16

17. Ambas son herramientas orientadas a soportar procesos La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Volviendo a la tecnología .... • WF: más orientado a definir reglas para gestionar la información, la secuencia del proceso y la intervención de las personas • BPM: evolución natural del WF como plataforma de integración de aplicaciones para gestionar de manera integral la organización y mejorar la carga de trabajo entre las distintas áreas 17 PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition (WFMC), estándares de construcción

18. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Un WorkFlow soporta y controla la ejecución de un proceso o subproceso en función de reglas previamente definidas. Empuja el proceso a través de todo el sistema. Lleva el proceso a las personas. 18

19. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Grabar Historia Herraminetas de administración Crear pasos Asignar tareas Sincronizar procesos Organizar flujo de información 19 Eventos de proceso Monitorear plazos Fuente: SAP

20. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • BPM, plataformas para la integración de la empresa con eje en sus procesos • Todas las empresas tienen un número de soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones y sistemas legacy, cada uno de los cuales es usado por grupos de individuos para un propósito especifico. • La administración de un proceso de negocio puede involucrar ERP / sistemas legacy, infraestructura IT y personas. • Algunos procesos alcanzan a toda la extensión de la organización incluyendo a terceras partes. 20

21. ERP CRM Legacy La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Son herramientas que permiten a las empresas diseñar soluciones con la integración de aplicaciones existentes Monitoreo Nuevo Proceso BPM 21 DB Fuente: Gevenue

22. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Beneficios - Características BPM • Herramientas de modelado de procesos con interfaz gráfica • Sacan la lógica de los negocios afuera de las aplicaciones (facilita las mejoras y cambios) • Facilitan el re-uso de procesos y/o componentes • Invocan a las aplicaciones integradas • Integridad de datos • Monitoreo del flujo de trabajo, detección de cuellos de botella • Crecimiento incremental 22

23. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software BPM Proceso de Negocio conectores 23 CRM ERP SCM Legacy Fuente: Pectra BPM

24. Work Portal WebPortal Work Portal LDAP Data Bus Applications Ideafix SAP Data Bases Fuente: Intersoft Fuego La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software 24

25. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software La Implementación Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos es indispensable, pero no es sencillo, ni automático,ni mágico • Factores críticos para su aplicación: • Tomar procesos completos (no acotados)pero no toda la organización de golpe • Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para que tome la iniciativa • Equipo de diseño dedicado • Lograr compromiso Gerencial • Hacer sentir a los empleados parte de la innovación (sensibilización). Capital Humano • Predisposición a la acción, enfrentar el cambio • La integración de : procesos tecnología, personas, clientes y la estrategia (recordar grafico) 25

26. Tecnología y Sistemas ESTRATEGIA Personas Procesos Procesos La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Los procesos integran elementos indispensables: 26 Cliente Interno Cliente Externo

27. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • La Industria del SOFTWARE • La industria tiene necesidad de optimizar todos los aspectos del desarrollo de productos. • La CALIDAD del PROCESO utilizado en la construcción impacta en la calidad final del soft desarrollado. • Los estándares internacionales se basan en la CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI (modelo de Madurez de Capacidades) del SEI • Establece 5 niveles de madurez • Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG Latinoamérica 27

28. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • CASO Rosario – Polo Tecnológico • 8 Empresas implementaron normas CMMI • 6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente • Alcanzaron nivel 2 (administrado) • Implica haber implementado mejoras prácticas y generado evidencias para 6/7 ÁREAS de PROCESOS, Ej.: • Planificación de proyectos • Administración de requerimientos • Monitoreo y control • Aseguramiento de Calidad • Administración de la configuración • Medición y Análisis 28

29. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Las mejoras de procesos de negocios, ES UN CAMINO o un enfoque metodológico cada vez más utilizado para mejorar la gestión apoyándose en la evolución de las TECNOLOGÍAS de laINFORMACIÓN que cada vez reutilizan más componentes. 29

30. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software Las organizaciones que sean capaces de implementarlas correctamente y mantener una mejora continua en la gestión por procesos conseguirán: • Mayor productividad y agregar valor • Flexibilidad en los servicios/productos • Mejor atención de los clientes 30

31. La Mejora de los Procesos de Negocio y el aporte del Software • Bibliografía • David Brojt, Project management • Information Technology, revista abril 2005 • Eduardo Navarro, Articulo sobre calidad, gestión de procesos y TI • Workflow Handbook 2005, Workflow Management Coalition www.wfmc.org • Presentacion de InterSoft, producto Fuego • Presentacion de SAP, Workflow • Presentacion sistema Gevenue y Pectra • Johansson y otros, Reingenieria de procesos de negocios • Polo Tecnológico Rosario, cuadernos de CMMI • Metodología GCP, Coa Consultora 31 MUCHAS GRACIAS www.coasa.com.ar