1 / 24

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje. UVOD. Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima

najila
Download Presentation

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

  2. UVOD • Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja • Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila • Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima • Ne povećava se produktivnost, troškovi čuvanja, teško pronalaženje

  3. Rješenje • Korištenje tehnologije skeniranja • Skeniranje predstavlja početak automatiziranog poslovnog procesa • Mnoga poduzeća odlučuju se na skeniranje papirnatih dokumenata

  4. SKENER KAO UREĐAJ • Skener (engl. scanner) je uređaj koji služi za digitalizaciju fotografija, dokumenata, crteža i transparentnih medija • Skeniranje je postupak kojim se slika pretvara u digitalni oblik, koji se dalje obrađuje na računalu • Tri osnovne vrste skenera su: ručni, plošni i rotacijski

  5. Ručni skener • postoje u nekoliko oblika: • mali skeneri slični olovci za skeniranje teksta ili crtičnog koda (engl. bar code) • uređaji malo veći od miša. • Značajke ručnih skenera: • niska cijena • niska kvaliteta.

  6. Plošniskener • Drže se na stolu pored računala (zovu se i stolni skeneri) • Stolnih skenera ima crno-bijelih i u boji • Format je najčešće A4 ili rjeđe A3 • Razlučivost stolnih skenera je do 1200 dpi, a rabe najčešće 12 bita po boji • Najrasprostranjenija vrsta skenera

  7. Rotacijski skener • Vrlo su skupi • Razlučivost od 2400 do 9600 dpi • Rabe se za profesionalnu primjenu gdje je potrebna vrhunska kvaliteta skeniranja

  8. ZNAČAJKE SKENERA • Format - veličina predloška koji se može odjednom skenirati (A4, A3) • Razlučivost - (rezolucija, engl. resolution) je najvažnija značajka skenera. Izražava se brojem točaka po inču (engl. dots per inch, dpi) Skenirana fotografija u različitim razlučivostima

  9. ZNAČAJKE SKENERA • Broj bita po boji - računalo pretvara sliku u brojeve Prikaz plohe s postupnim prijelazom od crne do bijele boje s različitim brojem bita (s lijeva na desno: 1 bit, 2 bita, 3 bita, 4 bita i 8 bita)

  10. ZNAČAJKE SKENERA • Brzina - broj listova koje može obraditi u minuti • pages per minute – ppm (broj listova u minuti) • images per minute – ipm (broj slika u minuti). • Volumen skeniranja - navodi se u broju stranica koje skener može skenirati na dan (ovisi o kvaliteti dijelova ugrađenih u skener te o njemu ovise i troškovi održavanja skenera) • Uvlačenje dokumenata - suvremeni skeneri s ADF-om (Auto Document Feeder), sa sustavima detekcije višestrukog uvlačenja papira, spajalica itd. • Automatska obrada skenova   - softver za automatsko očitavanje podataka (OCR - Optical Character Recognition)

  11. PROCES SKENIRANJA • Sam proces skeniranja možemo podijeliti na 3 osnovne funkcionalne cjeline: • PRIPREMA PAPIRNATIH DOKUMENAT • pod pripremom podrazumijeva se različite radnje koje se moraju ručno obaviti prije samog skeniranja • to uključuje otvaranje kuverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenta, orijentaciju, vađenje iz registratora, ispravljanje savinutih listova itd.

  12. PROCES SKENIRANJA • SKENIRANJE I POBOLJŠANJE KVALITETE SLIKE • Kvaliteta i brzina skeniranja ovisi o kvaliteti pripreme materijala za skeniranje, o značajki i postavki skenera te o kvaliteti i načinu upotrebe softvera za poboljšanje kvalitete slike • softver za poboljšanje kvalitete slike ubrzava proces skeniranja te smanjuje ukupne troškove. • softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obveznim dijelom sustava za skeniranje. • može biti ugrađen u sam skener ili može biti dio obrade slike na računalu

  13. PROCES SKENIRANJA • INDEKSIRANJE I IZVLAČENJE INFORMACIJA, PROVJERA I IZVOZ DIGITALNIH DOKUMENATA • informacije koje se izvlače iz pojedinih dokumenata moraju se unaprijed definirati • način njihova izvlačenja: • ručno • automatski – OCR • treba odrediti koji dokumenti ili informacije moraju ići na dodatnu provjeru prije izvoza u digitalni arhiv

  14. Dijagram procesa skeniranja

  15. Mogućnosti digitalizacije • Digitalizacija se može provesti na više načina: • samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici  • skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici • kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst 

  16. Pohranjivanje  • mikrofilm – dugi vijek trajanja, ali otežana naknadna obrada i pretraživanje zapisa • magnetski medij – trake, diskete, magnetske kasete – otežano čitanje • optički medij (CD, DVD) – danas najčešći

  17. PREDNOSTI • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? • na obradu dokumenata troši se i do 2/3 radnog vremena • 40 posto od tog vremena gubi se na traženje informacije • pravovremeni pristup i pregled dokumenata • pojednostavljeni rad sa dokumentima • brzo tekstovno pretraživanje • digitalni dokumenti su autentični originalima • jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba

  18. PREDNOSTI • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? • veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost • manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora • mogućnost pristupa preko interneta • troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira • ubrzati protok informacija, a isključiti njihov gubitak i potrebu kopiranja • skraćuje se vrijeme obrade

  19. NEDOSTACI • Nedostaci digitalizacije • digitalni formati nisu “okom čitljivi” dok papir ostaje “oku čitljiv”, bez potrebe za dodatnom opremom • digitalna zaštita – najveći problem • brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate • nedostatak standarda koji digitani primjerak smatra valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima • u Hrvatskoj situacija nije do kraja sređena (zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru )

  20. SLUČAJ IZ PRAKSE • Privredna banka Zagreb - uvođenje dokumentacijskog sustava temeljenog na digitalizaciji poslovnih dokumenata • Svrha projekta: • implementirati sustav skeniranja i OCR obrade • digitaliziranje kreditne dokumentacije • rasteretiti bankare od poslova kao što su unos podataka • U izradi se koriste 4 temeljne tehnologije: scan tehnologija, mikrofilm tehnologija, OCR tehnologija te document managment tehnologija.

  21. Poslovni sustav PBZ-a

  22. Statistički pokazatelji • brzina obrade s početnih 60 predmeta po čovjeku u danu porasla je na 90 predmeta • postotak odbijenih kreditnih zahtjeva pao je sa 25% na 15% • odzivno vrijeme palo je s 3h na 15min

  23. ZAKLJUČAK • Među brojnim tehnološkim inovacijama u suvremenom poslovanju, skener zasigurno dolazi među najvažnije • Njegova korisnost i laka uporaba, u kombinaciji s pristupačnom cijenom, čine ga idealnim za sve vrste poslovanja • Ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja • U eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju

  24. LITERATURA • V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004 • Srića, V., Kliment, A., Knežević, B., Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. • http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 17.12.2007. • http://www.mikrocop.com/hr/files/konf07/PBZ%20slucaj%20iz%20prakse_Tomislav%20Premuz.pdf PBZ iskustvo u izgradnji dokumentacijskog sustava, 17.12.2007. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 Inteligentno s podacima, 17.12.2007. • http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje, 17.12.2007. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 17.12.2007.

More Related