IV ENCUENTRO MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS

1. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS 27 de julio de 2012 IV ENCUENTRO MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS PROFESIONALIZACIÓN DE LAS PYME Expositor: Norberto J. Bruschi

2. LAS PYME EN LA ARGENTINA • Representan el 99% de las empresas argentinas.* • Aportan el 42% de las ventas.* • Emplean el 69% de los trabajadores.* • Hay alrededor de 1.800.000 (con monotributistas y microempresarios).** • Alrededor del 40% está concentrado en Capital y GBA. (Menos del 3% del territorio nacional).** • Otros núcleos: Mendoza (Capital y San Rafael), Córdoba, Santa Fe (Rosario, Reconquista, Venado Tuerto, Rafaela), Zárate, Cam-pana, Escobar, Pilar.** • Alrededor del 20% exportan.** • 80% tienen dificultades para conseguir operarios calificados de nivel terciario, 40% para encontrar mano de obra no calificada y 30% para incorporar profesionales universitarios jóvenes.** * Fuente: SEPYME**Fuente: Fundación Observatorio PYME Norberto J. Bruschi - Bértora

3. PYME FAMILIARES Sólo el 5% de las empresas familiares supera la tercera generación del negocio.* AUNQUE HAY FIRMAS FAMILIARES MUY EXITOSAS: Arcor (Pagani) Banco Galicia (Escasany, Ayerza y Braun Menéndez) Loma Negra (Fortabat) Medicus (Aufiero, All, Pavlovski) Techint (Rocca) Supermercados Coto(Alfredo Coto) * Fuente: Consultora McKinsey Norberto J. Bruschi - Bértora

4. Esta exposición está basada en el siguiente pensamiento: • Existen principalmente dos decisiones que uno debe tomar en la vida: • Aceptar las cosas como son. • Aceptar la responsabilidad para cambiarlas. • Denis Waitley • Escritor y conferencista estadounidense (1933). Consultor en desarrollo de negocios y autor de best-sellers. Norberto J. Bruschi - Bértora

5. LA CONSULTORÍA Norberto J. Bruschi - Bértora

6. La Consultoría de mala fama Diagnóstico: 1. No hay un Plan Estratégico. 2. El sistema de contabilidad es obsoleto. 3. El personal no es idóneo. 4. No hay un Reglamento de Compras. Recomendaciones: 1. Tener un Plan Estratégico. 2. Reemplazar el sistema de contabilidad. 3. Contratar personal idóneo. 4. Formular un Reglamento de Compras. Norberto J. Bruschi - Bértora

7. Consultor proveedor de soluciones 1. Lo que el Consultor hace absolutamente por sí solo. Ejemplo: Implantación de un Data Center y una LAN, llave en mano. 2. Lo que el Consultor hace por sí solo, relevando información. Ejemplo: Formulación del Reglamento de Compras. 3. Lo que el Consultor hace que se haga. Ejemplo: Dirección de proyectos o suministro de metodologías. RE-SUL-TA-DOS Norberto J. Bruschi - Bértora

8. PUNTO DE PARTIDA Toda organización, o todo departamento o parte de ella, es tan buena o tan mala como quien la lidera. La primera virtud del príncipe es saber de quiénes rodearse. Nicolás Maquiavelo Norberto J. Bruschi - Bértora

9. PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL Dirección Estratégica Dirección Táctica Supervisión Líderes de Equipo Operarios Norberto J. Bruschi - Bértora

10. PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL Dirección Estratégica LIDERAZGO Dirección Táctica Supervisión Líderes de Equipo Operarios Norberto J. Bruschi - Bértora

11. DIRECCIÓN GENERAL Problemas característicos Norberto J. Bruschi - Bértora

12. DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS No se practican algunas de las planificaciones siguientes: • Planeamiento estratégico y táctico • Plan Operativo Anual (POA) • Planeamiento de la producción • Presupuestos • Plan de Sistemas • Plan de Seguridad • Plan de Recuperación de Desastres (DRP) o Plan de Continuidad de Negocio (BCP) • Administración de Proyectos (PM) Norberto J. Bruschi - Bértora

13. DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS No se practican algunos de los controles siguientes: • Control del POA • Control presupuestario • Control de la Seguridad • Control de Proyectos • Auditoría Interna • Tablero de Comando (Balanced Scorecard) • Control de Costos de Producción Norberto J. Bruschi - Bértora

14. DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS No se dispone de sistemas contables que proporcionen adecuada información para la toma de decisiones y el control de gestión, tal como: • Balances mensuales • Revisiones analíticas • Cash-flow mensual • Control de Costos Norberto J. Bruschi - Bértora

15. DIRECCIÓN GENERAL Soluciones Norberto J. Bruschi - Bértora

16. DIRECCIÓN GENERAL - SOLUCIONES SOLUCIÓN 1: Formulación de los siguientes planes: • Plan Estratégico (5 años) y Plan Táctico (3 años) • Plan Operativo Anual (POA), incluyendo el Plan de Producción • Presupuestos: • De Ventas • De Compras • Económico (De Ingresos, Egresos y Resultados) • Financiero (Flujo de fondos) • Impositivo • Plan de Sistemas • Plan de Seguridad • Plan de Continuidad de Negocio (BCP) • Administración de Proyectos (PM) Norberto J. Bruschi - Bértora

17. DIRECCIÓN GENERAL - SOLUCIONES SOLUCIÓN 2: Implantación de los siguientes controles: • (Los controles de los planes estarían incluidos en sus respectivos diseños). • Control de Proyectos (Incluido en PM). • Servicio externo de Auditoría Interna. • Tablero de Comando (Balanced Scorecard). • Sistemas contables que permitan la disposición de un Sistema de Información Gerencial confiable. Norberto J. Bruschi - Bértora

18. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Problemas característicos Norberto J. Bruschi - Bértora

19. DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS • Los propietarios no se limitan a ejercer su función de dirección, sino que intervienen en el nivel operativo. • (Tener la propiedad de la empresa no obliga a trabajar en ella). • Si los que dirigen son familiares, se trata de tomar las decisiones por consenso, de modo que nadie se sienta mal. Pero las decisiones “promedio” rara vez son las mejores. • No hay organigrama o, si lo hay, suele no haber correspondencia entre el organigrama formal y el real, presentarse casos de “uno sobre uno”, violarse el principio de la unidad de mando o haber exceso de niveles que dificultan la comunicación y la circulación de la información. Norberto J. Bruschi - Bértora

20. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN Soluciones Norberto J. Bruschi - Bértora

21. IMPRESCINDIBLE: Fuerte conducción unificada CEO (Gerente General) Norberto J. Bruschi - Bértora

22. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN SOLUCIÓN: Rediseño de la estructura de organización • REQUIERE: • Coaching de Directores para definir: • Los roles y las responsabilidades de cada uno. • Las relaciones de autoridad. • Las relaciones de trabajo. • El proceso de toma de decisiones. • Las retribuciones. • La aprobación de la nueva estructura diseñada por el consultor. TODO ELLO PARA EMPRENDER… Norberto J. Bruschi - Bértora

23. LA PROFESIONALIZACIÓN DE LA PYME Norberto J. Bruschi - Bértora

24. MANUALES Problemas característicos Norberto J. Bruschi - Bértora

25. MANUALES – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS • No hay Manual de Funciones. • No hay Manual de Procedimientos Administrativos. • No hay Manual de Normas. • No hay Manual de Autorizaciones. Norberto J. Bruschi - Bértora

26. MANUALES Soluciones Norberto J. Bruschi - Bértora

27. MANUALES - SOLUCIONES • SOLUCIÓN 1: • Elaborar el Manual de Funciones • Diseño del organigrama general. • Elaboración de organigramas departamentales. • Definición de funciones comunes a cargos similares. • Definición de funciones de cada puesto del organigrama. • Diseño, redacción y edición del Manual de Organización. Norberto J. Bruschi - Bértora

28. MANUALES - SOLUCIONES • SOLUCIÓN 2: • Elaborar el Manual de Procedimientos Administrativos • Relevamiento de procedimientos actuales, por proceso y subproceso. • Diagnóstico y recomendaciones de mejoras en todos los procesos. • Descripción de los procedimientos de todos los procesos. • Diseño, redacción y emisión del Manual de Procedimientos Administrativos. Norberto J. Bruschi - Bértora

29. MANUALES - SOLUCIONES • SOLUCIÓN 3: • Elaborar el Manual de Normas Administrativas • Relevamiento e inventario de normas existentes. • Diagnóstico y recomendaciones de mejoras en las normas. • Formulación de normas faltantes. • Diseño, redacción y emisión del Manual de Normas Administrativas. Norberto J. Bruschi - Bértora

30. SISTEMAS Problemas característicos Norberto J. Bruschi - Bértora

31. SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS Las instalaciones de Sistemas suelen poner a la PYME en estado extremadamente crítico Es común que no haya un recinto (data center, sala de sistemas, centro de datos o como quiera llamárselo) que asegure: la seguridad, la integridad, la privacidad y la confidencialidad de la información, la protección de los activos informáticos y la continuidad de las operaciones de la firma. Norberto J. Bruschi - Bértora

32. SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS (Aspectos principales) No hay normas de sistemas. No se hacen pruebas de restauración de backups. No hay Plan de Sistemas. No hay Plan de Recuperación de Desastres. La administración de correos se encuentra tercerizada. La ubicación del rack es inadecuada: Los servidores están expuestos a cualquier acto malintencionado o accidente no intencionado. No hay refrigeración para los equipos. Se utilizan clones poco confiables. Todo o gran parte del software carece de licencia. Hay usuarios que usan escritorio remoto sin VPN ni encriptación. Los servidores no tienen arreglo redundante de discos (RAID). No hay filtro de navegación. El antivirus no está licenciado. Norberto J. Bruschi - Bértora

33. SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS Para analizar • Relación entre cantidad de PC y notebooks y cantidad de impre-soras. Es muy común que un mal diseño de la red determine la existencia de impresoras innecesarias. • ¿La configuración de hardware, software de base y programas de aplicación es la más conveniente? ¿El software está licenciado? ¿Está actualizado? • ¿Las bases de datos con información de personas están inscriptas en la DNPDP, de acuerdo con la Ley 25326? • Responsabilidad por daños y perjuicios, sanciones penales, apercibimien-to, suspensión, clausura de la base de datos, multa de hasta $ 100.000. Norberto J. Bruschi - Bértora

34. SISTEMAS Soluciones (No excluyentes) Norberto J. Bruschi - Bértora

35. SISTEMAS – SOLUCIONES SOLUCIÓN 1: Instaurar un Data Center y una LAN dotados de todas las condiciones de óptimo funcionamiento y seguridad. SOLUCIÓN 2: Asegurar la existencia de la unidad de organización de Tecnología de la Información (Sistemas), integrada por personal idóneo de acuerdo con las características de la empresa. SOLUCIÓN 3: Elaborar e implantar el Plan de Sistemas, el Plan de Seguridad y el Plan de Recuperación de Desastres. Norberto J. Bruschi - Bértora

36. SISTEMAS – SOLUCIONES • SOLUCIÓN 4: • Elaborar e implantar las Normas de Sistemas, en especial: • Norma de backup. • Norma de control de acceso físico. • Norma de control de acceso lógico. • Políticas de uso aceptable de Internet, correo electrónico y dispositivos móviles. • Política de escritorio y pantalla limpios. • Norma de administración de contraseñas, filtros y perfiles. SOLUCIÓN 5: Licenciar el software. Para ello, analizar opciones pagas y gratuitas, y formular el plan de legalización paulatina. Norberto J. Bruschi - Bértora

37. SISTEMAS – SOLUCIONES AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA PARA EL CORE DEL NEGOCIO • Designar un Administrador del Proyecto (PM) calificado y experimentado. • Seleccionar módulos a implementar y definir sus prioridades y secuencias necesarias. • Acordar con la firma implementadora un SLA, con cotización y facturación por entregables. • Definir tareas, duración de cada una y orden de precedencia. • Definir metodología de implementación. • Formular el cronograma de implementación. • Definir hitos de control calendarizados en etapas cortas. • Determinar los miembros del equipo de implementación y las • tareas de cada uno para alcanzar cada hito. • Definir la migración de archivos y los procesos paralelos. • Capacitar a los usuarios referentes de cada área. • Implantar y optimizar los módulos. REASIGNACIÓN DE RECURSOS SEGUIMIENTO Y CONTROL Norberto J. Bruschi - Bértora

38. RECURSOS HUMANOS Problemas Característicos Norberto J. Bruschi - Bértora

39. La clave para la eficiencia de toda la organización Norberto J. Bruschi - Bértora

40. Las personas no son un recurso de la organización. Las personas son la organización. Peter Senge Norberto J. Bruschi - Bértora

41. RECURSOS HUMANOS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS • No hay práctica sistemática de: • Coaching ejecutivo. • Coaching ontológico. • Mentoring. • No hay un plan de detección y formación de líderes. • No hay un plan de descubrimiento y desarrollo del talento. • No hay un plan de generación y fortalecimiento del alto desempeño de individuos y de equipos. • No hay un método sólido de evaluación del desempeño por ponderación de factores. • No hay comunicaciones efectivas. • No hay un house organ (revista interna). • Cuando no hay Presupuesto, no puede haber incentivación con otorgamientos de bonus por cumplimiento de las metas presupuestarias. Norberto J. Bruschi - Bértora

42. RECURSOS HUMANOS Soluciones Norberto J. Bruschi - Bértora

43. RECURSOS HUMANOS - SOLUCIONES SOLUCIÓN 1: Instaurar la práctica del Coaching Ejecutivo y el Coaching Ontológico, empezando por los Directores en sesiones individuales y conjuntas. SOLUCIÓN 2: Formular y poner en práctica un plan de formación de líderes, detectando los empleados con potencial y aplicando con ellos eI programa de desarrollo del liderazgo. SOLUCIÓN 3: Poner en práctica un taller para el desarrollo del talento y el logro del alto desempeño individual y grupal. SOLUCIÓN 4: Formular un método específico para la evaluación del personal sobre la base de la ponderación de factores. Norberto J. Bruschi - Bértora

44. COMPRAS Problemas característicos Norberto J. Bruschi - Bértora

45. COMPRAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS • No hay un Reglamento de Compras. • No hay un Registro de Proveedores. • No hay un Catálogo de Artículos. • Las compras no están centralizadas. • No hay Manual de Autorizaciones de Compras. Norberto J. Bruschi - Bértora

46. COMPRAS Solución Norberto J. Bruschi - Bértora

47. COMPRAS - SOLUCIÓN Elaborar y poner en práctica controlada el Reglamento de Compras aplicable a todas las adquisiciones, sea de materias primas, de cualesquiera otros bienes o insumos, o de servicios. El Reglamento de Compras, por sí solo y en tanto sea rigurosamente cumplido, soluciona todos los problemas de compras y puede generar importantes economías. Además, permite delegar la gestión, porque proporciona puntos específicos de control consistente. Sin embargo, para ello debe estar perfectamente elaborado y contemplar todos los aspectos de las compras y sus tramitaciones. Norberto J. Bruschi - Bértora

48. RESUMEN DE SOLUCIONES PRINCIPALES Para la profesionalización de las PYME Norberto J. Bruschi - Bértora

49. RESUMEN DE SOLUCIONES PRINCIPALES Coaching de Directores Plan Estratégico (5 años) y Plan Táctico (3 años) Rediseño de la estructura de organización Instaurar la unidad de TIC. Elaboración del Manual de Organización Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos Plan Operativo Anual (POA), incluyendo el Plan de Producción Presupuestos Tablero de comando Plan de Sistemas Plan de Seguridad Plan de Continuidad de Negocio (BCP) Administración de Proyectos (PM) Servicio externo de Auditoría Interna Instaurar el Data Center Elaborar Normas de Sistemas Legalizar el software Instaurar Administración de Proyectos Poner en marcha el plan de detección y formación de líderes Poner en marcha el plan de desarrollo de talentos y alto desempeño Diseñar el método de evaluación del desempeño Formular e implantar el Reglamento de Compras y sus prácticas Norberto J. Bruschi - Bértora

50. Norberto J. Bruschi Tel.: 4342 2544 nbruschi@bertora.com