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OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC

OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE. CONTEXTE ET OBJECTIFS ► CONTEXTE. Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972,

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OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC

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  1. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC

  2. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE • CONTEXTE ET OBJECTIFS • ► CONTEXTE. • Système de gestion du courrier interne est établit depuis 1972, • chiffres clés: - 1000 courriers distribués par jour (dont 450 de CI) • - 54 services situés sur 4 pôles à desservir • - 2 vaguemestres à plein temps • Acteurs: - Maîtrise d’ouvrage : A.PEIGNE - Maîtrise d’œuvre : Équipe DI05 - Superviseur : N.SALZMANN • ► OBJECTIFS. • - Optimisation du temps de gestion du Courrier Interne (CI) • - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) • - Coûts et environnement • 1. CONTEXTE & OBJECTIFS • 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS • 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES • 4. MODÉLISATION • 5. PISTE D’INNOVATION Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  3. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE • 1. CONTEXTE & OBJECTIFS • 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS • 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES • 4. MODÉLISATION • 5. PISTE D’INNOVATION • RECHERCHE D’INFORMATIONS • A. AUPRÈS DES UTILISATEURS • Typologie utilisateurs • Typologie enveloppes • Typologies des infos et docs : • Fréquents • Événementiels Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  4. Interaction d’autres utilisateurs / envoi Expédition Utilisateur type Réception Problèmes relevés Activité vaguemestre Interaction d’autres utilisateurs / réception OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE • 1. CONTEXTE & OBJECTIFS • 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS • 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES • 4. MODÉLISATION • 5. PISTE D’INNOVATION • RECHERCHE D’INFORMATIONS • A. AUPRÈS DES UTILISATEURS • Utilisation du support enveloppe du CI, Chronogramme • Comportement de l’utilisateur et problème recensés Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  5. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  6. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE • RECHERCHE D’INFORMATIONS • B. AUPRÈS DES VAGUEMESTRES • Répartition des tâches dans la journée du vaguemestre • 1. CONTEXTE & OBJECTIFS • 2. RECHERCHE • D’INFORMATIONS • 3. BILAN DES INFORMATIONS • COLLECTÉES • 4. MODÉLISATION • 5. PISTE D’INNOVATION BF CR BF BF BF BF Déplacement 9% TRI 80% Ramassage / distribution 11% • Problèmes révélés sur le processus de tri : • Enveloppes ouvertes qui se vident • Difficultés d’identification du destinataire • Absence d’identification de l’expéditeur • Système de tri « complexe » demandant une longue période d’adaptation (1 semestre) pour être efficace (nécessité d’être familiarisé et d’associer les noms des destinataires à leur service) Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  7. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE • BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES • ► LES QUANTITES CONNUES • Volume de courrier par jour • Utilisateurs • Moyens internes de l’UTC • ► LES INFOS NECESSAIRES • Courrier interne, • Volume de courrier par service • Nombre de distribution/tri/ramassage quotidiens • Coûts logistiques • Courriers non arrivés • Durée de vie • Variation des volumes 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  8. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE MODÉLISATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION FP: Le SCIdoit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. Courrier Infos Docs FC1 Enveloppes BAL Service Courrier interne : infrastructure et processus BAL FC2 Vaguemestres Expéditeurs Destinataires UTILISATEURS Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  9. Qui ? Quoi ? tout le personnel de l’UTC • documents officiels • informations personnelles • informations générales Nombre : 650 personnes Emplacement 5 + 1 pôles : REE, PG, CT, CR, BF et le nouveau bâtiment Sous quelle forme : typologie de courrier : enveloppes de courrier interne, standards, colis. Nombre : Environ 1000/ jour (avec effets saisonniers) Proportions : • % docs, % infos perso, % infos générales • % enveloppes CI, % enveloppes standards, % colis OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE MODÉLISATION FP : Le service courrier interne doit permettre aux expéditeurs de faire parvenir aux destinataires le courrier. 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTE D’INNOVATION Expéditeurs Destinataires Courrier Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  10. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE PISTES D’AMÉLIORATION 1. CONTEXTE & OBJECTIFS 2. RECHERCHE D’INFORMATIONS 3. BILAN DES INFORMATIONS COLLECTÉES 4. MODÉLISATION 5. PISTES D’AMÉLIORATION Enveloppes - Changement de l’enveloppe • Circuit de distribution • Agencement remaniement des • boîtes aux lettres • Regroupement des services Processus Infrastructure • Armoire de tri dans le bureau du • vaguemestre Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  11. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE À L’UTC Revue finale Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

  12. RETOUR SUR OBJECTIFS • ► CONTEXTE. • Système de gestion du courrier interne est établi depuis 1972, • Chiffres clés: - 1000 courriers distribués par jour (dont 450 de CI) • - 54 services situés sur 4 pôles à desservir • - 2 vaguemestres à plein temps • Acteurs: - Maîtrise d’ouvrage : A.PEIGNE - Maîtrise d’œuvre : Équipe DI05 • Superviseur : N.SALZMANN • ► OBJECTIFS. • - Optimisation du temps de gestion du courrier Interne (CI) • - Notion de confort (vaguemestre, utilisateur) • - Coûts et environnement • - Périmètre de remise en cause 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  13. PROBLEMATIQUE NOUVELLE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE • Recherche et analyse des informations nécessaires pour atteindre l’objectif initial • Ciblage des pistes d’amélioration • A chaque piste d’amélioration ciblée • les informations ciblées (connues et inconnues) • problèmes soulevés

  14. DEMARCHE DE L’ETUDE • ► RECHERCHE D’INFORMATION • Accompagnement vaguemestres • Entretiens utilisateurs • ► ANALYSE • Synthèse du service « Courrier Interne » • Analyse fonctionnelle du processus • Variabilité d’utilisateurs et typologie de courrier • Saisonnalité du Courrier Interne 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  15. OUTILS D’ANALYSE ► CHRONOGRAMMES 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE Journée type des vaguemestres Enveloppe de Courrier Interne

  16. OUTILS D’ANALYSE • ► HISTOGRAMMES SUR L’ACTIVITE DES VAGUEMESTRES • Temps consacré par tâche • Temps consacré par volume de courrier 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  17. OUTILS D’ANALYSE ► SAISONNALITÉ DU COURRIER INTERNE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  18. LES PISTES D’AMELIORATION 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  19. LES PISTES D’AMELIORATION 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► L’ENVELOPPE ► LA STRUCTURE DE TRI ► LA SENSIBILISATION DES UTILISATEURS ► L’ORGANISATION DE LA DISTRIBUTION • Pour chaque piste: • Liste des problèmes • Infos connus • Données à identifier

  20. LES PISTES D’AMELIORATION ► L’ENVELOPPE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE NOTE INTERNE Fiche conçue pour accompagner tout document circulant en interne. Spécification du destinataire, de l’expéditeur et de l’objet du courrier. ENVELOPPE INTERNE Format A4, 32 cases « destinataire » rabat non autocollant • PROBLÈMES SOULEVÉS • absence de système de fermeture • scellage des enveloppes par les utilisateurs (diminution de la durée de vie de l’enveloppe) • identification du destinataire mal renseignée • expéditeur non identifiable • confusion entre le recto et le verso • les notes internes peu utilisées

  21. ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► SITUATIONS DE VIE DE L’ENVELOPPE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  22. Utilisateurs Environnement Vaguemestre Destinataire FC7 FC2 FC6 FC1 Structures de tri (armoire de tri, caisses, boîtes aux lettres) FC5 Expéditeur FP1 FC4 FC3 Contenu Agressions extérieures ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► FONCTIONS 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  23. ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► VALIDATION DE LA FP PAR ANALYSE CAUSALE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  24. ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► CARACTERISATION DES FONCTIONS 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► ARCHITECTURE DE L’OBJET (BLOC DIAGRAMME)

  25. ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► PRINCIPES 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE • Identification • Protection du contenu • Fermeture

  26. ANALYSE ET CRÉATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE ► BILAN TECHNICO-ÉCONOMIQUE 1. RÉCAPITULATIF 1.1 Retour sur objectif 1.2 Problématique 2. DÉMARCHE DE L’ÉTUDE 3. OUTILS D’ANALYSE 4. PISTES D’AMELIORATION 5. ANALYSE ET CREATION DE VALEUR SUR L’ENVELOPPE

  27. OPTIMISATION DE LA DISTRIBUTION DU COURRIER INTERNE DES QUESTIONS ? Printemps 2006 E. Adriaenssens – G. Angaman – O. Gage – V. Guyon – Y. Han – B. Husson – R. Saab

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