مقدمه

4. مقدمه 5S يكي از مباحث عمده در مديريت ژاپني ميباشد كه ابتدا در ژاپن و سپس در ساير كشورها به كار گرفته شده است.هدف 5S به بياني ساده، سامان دادن، نظم و ترتيب، پاكيزه سازي، هماهنگي و ايجاد انضباط در محيط كاري است. 5S، به عنوان موثرترين رهيافت و ستوني استوار در ساختمان عمليات اصلاحي و بهبود بهره وري شناخته شده است كه با اجراي اين اصول در صنايع و سازمانهاي مختلف تجاري، صنعتي و خدماتي موجب افزايش بهره وري، استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني و زمان انجام كار، افزايش كارايي و در نهايت سوددهي بيشتر سازمان مي‌شود.

5. اين نظام با اتكا بر مشاركت كليه همكاران در پنجمرحله و در چهار جنبه مي پردازد • آراستگي محيط كار • آراستگي فكر • آراستگي فرد • آراستگي خدمت • ساماندهي (جداسازي) • نظم و ترتيب • پاكيزه سازي • استانداردسازي (نهادينه كردن) • انضباط (فرهنگ سازي)

6. 5Sپيش نيازي براي هر برنامه بهبود است، زيرا : همه افراد محيط تميز و مرتب را دوست دارند. ثمرات تلاش براي همه افراد قابل ملاحظه است. فضاي موثر بيشتري را خلق مي كند. مدت زمان جستجو را كاهش مي دهد. فاصله ها كوتاه تر ميشود. طول عمر ماشين ها و تجهيزات افزايش مي رود. محيط كار به يك محيط بهداشتي و ايمن تبديل مي شود. خطا و اشتباه كمتر اتفاق مي افتد. همه افراد خود به خود منضبط مي شوند. سرمايه اجراي اين برنامه اندك است.

7. آثار روانی آراستگی محیط کار محیط های کاری کم کم دیدگاه های مثبت یا منفی را درباره خود و انسان های دیگر ایجاد میکنند . نظام آراستگی جنبه های سخت و نرم محیط های کاری ، روحیه ، نشاط ، ایمنی و کیفیت را به ارمغان می آورد.

8. مزایای اجرای نظام آراستگی : هزینه ها کاهش می یابد . فضای مفید و موثر بیشتری پدید می آید. خطا و اشتباه کمتر رخ می دهد . فعالیت های روزانه در محیط کار ، سرعت می یابد . نفاط شکست در کار شناسایی و رفع می شود .

9. چرا 5S ؟

10. اهداف اصلی برنامه نظام آراستگی : گسترش و توسعه تفکر پویا و پیگیری مداوم در محیط کار گسترش تیم سازی روحیه کار جمعی گسترش کارکردهای مدیران برای رهبری عملی در محیط کار بهبود زیر ساخت های لازم برای ارائه روش های پیشرفته

12. پنج واژه 5S ساماندهيSorting Out Seiri پاكيزه سازي Spic and SpanSeiso نظم و ترتيبSystematic Arrangement Seiton استانداردسازي StandardizingSekitsu انضباط Self – discipline

13. 1- ساماندهي (سازماندهي ، تفكيك و تعمير) ( Seiri) ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه «پنج اس» ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است. در ديدگاه «پنج اس»، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي پرداخت. به طور خلاصه اين S  به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري ها مي‌باشد.

14. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود: تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي آنها با توجه به اولويت استفاده از آن، تفكيك فرمهاي از رده خارج و فرمهاي در گردش). اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم ( دور ريختن برگهاي زائد).

16. 2- نظم و ترتيب (Seiton ) نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل، اقلام و فرمهاي مورد نياز را كه قبلا در بند 1 شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با حداكثر سرعت (زير 30 ثانيه).

17. آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بايگاني، مرتب كردن اقلام و وسائلي كه روزانه با آن سر و كار داريم، قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار).علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد (تابلو هاي مشخص كننده نام افراد و يا استفاده از تگهاي شناسايي، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت، طراحي جانمايي ميز كاري افراد). نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب). طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن).

20. 3- پاكيزه سازي ( Seiso ) در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است. بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكانها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند. بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد  و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم.

21. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود: تعريف مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل، پاكيزگي و نظافت البسه پرسنل). انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات شناسايي  و رفع خرابيهايي كه در اثر نشتي ها  فرسايش ها، ترك ها و  غيره بوجود آمده است . شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن

23. 4) استانداردسازي ( Sekitsu ) استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي سازماندهي ، نظم ، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود: بازبيني دوره اي (تشكيل كميته بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي). استفاده از علائم و نشانه ها (علائم نشاندهنده جهت و راهنما). علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا).

24. علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سيستم اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع). تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از  تجهيزات ويژه). برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار وكنترل براي آنها). تدوين دستورالعمل اجراي سيستم تشكيل جلسات كميته راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره‌اي و اخذ  تصميمات لازم براي  پيشبرد اهداف «پنج اس» فعاليتهاي لازم توام با مسابقاتي براي ساماندهي، مرتب كردن و تميز كردن هر چه بهتر (در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار).

25. 5) انضباط ( Shitsuke ) انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد.

26. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود: تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط). تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان، بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات). توجه به زيباييها و رعايت ظواهر (استفاده از لباسهاي كار مناسب در اداره و يا سازمان). نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار) استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيامهاي آموزشي «پنج اس»

27. حداقل 95 درصد از كارهايي كه انجام مي دهيم از روي عادت است. پس مي توانيم عادت هايي را كه موفقيت مان را تضمين مي كنند در خود پرورش دهيم؛ و تا هنگامي كه رفتار مورد نظر به صورت اتوماتيك و غير ارادي انجام نشود، تمرين و تكرار آگاهانه و مداوم آن را ادامه دهي

28. هدف نهايي 5Sپيشگيري از اتلاف است

29. 1- ساماندهي • مرتب كردن اشيا بر اساس قواعد يا اصولي معين • تشخيص ضروري از غير ضروري • اتخاذ تصميم قاطع براي رهايي از غيرضروري ها

30. 2- نظم و ترتيب • قراردادن اشيا در مكانهاي مناسب يا به ترتيب مطلوب • راهي براي يافتن و بكاربردن اشياي مورد نياز بدون انجام جستجوهاي بيهوده • در بررسي هاي بعدي ميتوان محل هر چيزي را بنا به ضرورت تغيير داده و اصلاح نمود

31. 3- پاكيزه سازي • دورريختن زوايد و پاكيزه كردن اشيا از الودگي ها ومواد خارجي • هر كس بقدر توان خود محل كار و زندگي و بخصوص ابزار و لوازمي را كه مستقيما با انها سر و كار دارد را تميز كند

32. 4- استانداردسازي • كنترل و اصلاح دائمي ساماندهي و نظم و ترتيب وپاكيزگي • هم پاكيزگي و نظافت شخصي و هم محيط

33. 5- انضباط • ايجاد توانايي لازم براي انجام امور به شيوه مطلوب • شكل دهي و ايجاد عادات صحيح بجاي عادات نادرست

34. روند اجراي تكنيك5S

35. 1- دستور اول:جداسازيSeiri • اموزش • بررسي محيط كار بصورت همه جانبه • تهيه ليست اقلام بر اساس تعداد و مورد استفاده انها • شناسايي اقلام غير ضروري • دور كردن اقلام غيرضروري از محيط

36. 2- دستور دوم:ساماندهيSeiton • اموزش • بررسي اقلام مورد استفاده و بررسي محيط اطراف • تعيين محل مناسب براي هر چيز • قرار دادن هر چيز در سرجاي خود

37. 3- دستور سوم: سپيدي و پاكيزگيSeiso • آموزش • انجام عمليات روزانه بدون ايجاد بهم ريختگي و الودگي • تميزكردن تجهيزات ومحيط كار

38. 4- دستور چهارم: استانداردسازيSeiketsu • سلامتي متداول و مداوم • بهداشت و ايمني و نظم و ترتيب در كارها • هدف:اطمينان از اجراي صحيح مراحل قبل • انجام اصلاحات لازم در مستندات قبلي • تدوين مستندات جديد مورد نياز • ابلاغ و اجراي استانداردها در سازمان

39. دستور پنجم: سازمان يافتگيShitsuke • اموزش نظام اراستگي به كليهكاركنان • جلب مشاركت كليه كاركنان • تشكيل گروه هاي كوچك اجرا

40. نمونه عكس هاي از 5Sقبل و بعد از انجام آن