Sistem Informasi Perpustakaan

1. Sistem Informasi Perpustakaan

2. Pengelolaan perpustakaan secara manual memerlukan ketelitian tinggi, dan akan semakin repot dengan makin bertambahnya pustaka dan anggota yang dikelola. Sistem Informasi Perpustakaan dapat membantu dalam pengaturan dan pengelolaan aktivitas berbasis Pustaka. Sistem ini akan meningkatkan kuantitas dan kualitas pelayanan komunikasi data dan informasi secara digital sehingga kegiatan manual akan tergantikan dengan sistem yang terkomputerisasi sehingga perpustakaan dapat melaksanakan fungsinya dengan lebih baik

3. Keunggulan • Pencarian pustaka yang mudah dan sangat cepat • Informasi hasil pencarian yang disajikan lebih lengkap • Pembuatan label, bibliografi, katalog dan kartu anggota • Mempermudah pengelolaan peminjaman dan pengembalian perpustakaan • Kartu bebas pustaka • Memudahkan dalam melakukan entry dan update data • Memudahkan pembuatan laporan dan rekapitulasi • Hemat kertas (biaya operasional) • Perhitungan denda secara otomatis • Mempermudah mekanisme pemesanan dan pemintaan pustaka • Indeks materi dan indeks gambar yang lebih detil • Terdapat fasilitas informasi

4. Pencarian Pustaka • Pencarian pustaka merupakan hal yang sangat vital dalam upaya pemanfaatan sumberdaya perpustakaan. Optimal atau tidaknya pemanfaatan perpustakaan sangat dipengaruhi oleh cara pencarian bahan pustaka. Untuk itu, perpustakaan harus bisa menyediakan metode pencarian yang mudah digunakan, cepat, serta mengandung informasi lengkap dan akurat.

5. Pencarian koleksi pustaka akan menjadi jauh lebih mudah dan cepat karena menggunakan mesin pencari otomatis. Pada mesin pencari, kita hanya perlu memasukkan kata kunci pustaka serta memilih kategori pencarian, setelah itu klik tombol Cari. Misalnya ketika pengunjung ingin mencari buku tentang “biologi”, mereka dapat memasukan kata kunci biologi dengan kategori judul pada kolom yang tersedia, dalam hitungan detik informasi tentang pustaka yang judulnya mengandung kata biologi akan disajikan oleh mesin pencari. Informasi lebih lanjut dapat diketahui dengan mengklik ID pustaka tersebut.

6. Informasi lebih lanjut dapat diketahui dengan mengklik ID pustaka

7. Informasi hasil pencarian yang lebih lengkap • Selain pencarian pustaka yang mudah dan cepat, informasi yang disajikan juga lebih lengkap. Tanpa dibatasi oleh lebar halaman kertas seperti pada katalog konvensional, hasil pencarian dapat menyajikan informasi yang lebih lengkap dan representatif. • Informasi yang lengkap dan detil akan memudahkan pengunjung dalam menentukan apakah pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka atau tidak.

8. Pembuatan Label Pekerjaan membuat label buku, katalog, bibliografi dan label-label pustaka lain nya tentu merupakan hal yang paling monoton dan membosankan yang harus dikerjakan oleh seorang pustakawan. Saat ini masih sering ditemui pembuatan label-label tersebut masih dilakukan secara manual.

9. Juru ketik trampil  10 lembar label/hari Sisfo Perpustakaan  Ratusan label/jam dengan hasil lebih rapi dan teliti Hanya dengan mengklik tombol Bibliografi , Label Buku dan lain-lain, maka label atau bibliografi tersebut akan tampil dalam format yang standard dan siap untuk dicetak.

10. Pembuatan Kartu Anggota Cetak Kartu Anggota yang sangat mudah dan desainnya dapat dirancang sendiri oleh operator sesuai dengan template yang tersedia Bagian-bagian kartu anggota yang dapat diubah melalui fasilitas ini adalah warna latar kartu, warna latar kiri, warna latar judul, gambar latar kartu , dll Bahkan bisa untuk mencetak barcode kartu anggota

11. Mudah Mengelola Pinjaman dan Pengembalian Pencatatan peminjaman pustaka menjadi lebih mudah, cepat dan lebih hemat karena dapat dilakukan tanpa menggunakan kartu pencatatan peminjaman hanya perlu memasukan ID peminjam dan ID pustaka yang dipinjam ke dalam kolom yang tersedia Pencatatan ID peminjam dapat dilakukan dengan mencari pada daftar peminjam atau dengan menggunakan barcode scanner pada kartu anggota.

12. Demikian juga halnya dengan proses pengembalian pustaka. Pada proses pengembalian ini, sekaligus program akan menetukan berapa denda yang harus dibayar oleh peminjam bila terjadi keterlambatan dalam pengembalian pustaka.

13. Surat Bebas Peminjaman Surat bebas pinjam sebagai syarat untuk mengikuti ujian atau untuk mengambil ijazah pada perguruan tinggi Dengan sistem ini, sangat mudah dan cepat, baik dalam pemeriksaan maupun pembuatan, karena terdapat fasilitas penelusuran peminjaman dan juga tersedia form khusus untuk surat bebas pustaka. Waktu yang jauh lebih singkat, sehingga tidak menghabiskan waktu anggota yang bersangkutan atau operator perpustakaan

14. Menambah dan edit data Mengetikkan data di komputer sewaktu entry data tentunya jauh lebih mudah daripada tulis tangan ataupun menggunakan mesin ketik.

15. Perlu melakukan perubahan data? Sangat mudah ! Cukup dengan cara klik tombol update dan melakukan perubahan data seperlunya, semua selesai. Sangat mudah. Memang, seringkali karena berbagai alasan perlu dilakukan perubahan pada data yang telah ada. Perubahan data ini mungkin saja karena terjadi kesalahan dalam memasukan data, atau karena adanya perubahan tentang data tersebut seperti anggota yang pindah alamat, ganti no HP, dan lain-lain.

16. Laporan/Rekapitulasi Dalam menjalankan tugasnya, pihak pengelola perpustakaan seringkali harus membuat laporan tentang rekapitulasi kegiatan yang ada di perpustakaan.Laporan ini biasanya terdiri dari: • Rekap pustaka yang masuk • Rekap pustaka yang dipinjam • Rekap denda yang masuk • Rekap pustaka yang terlambat dikembalikan dll. Hal ini tentunya pekerjaan yang membosankan dan merepotkan bila harus dilakukan secara manual.

17. Dengan sistem ini,rekapitulasi laporan secara otomatis akan tercatat pada basis data untuk berbagai keperluan ketika memasukan data pustaka baru (tambah pustaka).

18. Hemat Kertas • Ketika menggunakan sistem pengelolaan yang terkomputerisasi, kebutuhan pemakaian kertas akan menurun drastis. Hal ini merupakan keuntungan yang sangat besar jika ditinjau dari penghematan biaya operasional yang harus dikeluarkan. Keuntungan lain dari penggunaan PUSAKA yang nyaris paperless ini adalah berkurangnya kebutuhan ruangan dan lemari-lemari tempat penyimpanan arsip sehingga mengurangi pengeluaran dana perpustakaan. • Dana yang biasanya dikeluarkan untuk pemelian kertas dapat digunakan untuk hal-hal lain yang lebih bermanfaat seperti penambahan koleksi pustaka, atau keperluan-keperluan lain yang lebih bermanfat (bisa saja untuk membeli AC untuk kenyamanan pengunjung dan tentunya juga pustakawan)

19. Denda Perhitungan denda keterlambatan pengembalian pustaka akan dilakukan secara otomatis dan lebih teliti, sehingga petugas perpustakaan tidak lagi perlu menghitung jumlah denda yang harus dibayarkan oleh anggota. Biasanya hari libur berpengaruh pada perhitungan denda. Hari libur yang dimaksudkan dapat berupa hari libur rutin seperti sabtu dan minggu, hari besar nasional, hari besar agama, dan lain-lain. Bila hari libur tersebut telah dicatat pada basis data, maka secara otomatis pusaka akan mengurangi jumlah denda yang dikenakan kepada anggota

20. Pemesanan Pustaka • Karena adanya keterbatasan jumlah persediaan untuk jenis pustaka tertentu, seringkali seluruh pustaka tersebut dipinjam oleh anggota. Sementara pada waktu yang sama, beberapa anggota yang lain juga membutuhkan pustaka tersebut. • Secara konvensional, biasanya terdapat buku khusus yang berisi catatan pemesanan pustaka. Mungkin hal ini cukup efektif, namun timbul kendala dalam menindaklanjuti pemesanan tersebut. • Kendala pada pemesanan pustaka secara konvensional antara lain: 1. Tidak samanya format penulisan oleh masing-masing operator 2. Tulisan tangan yang kadangkala sulit dibaca oleh operator lain 3. Ketidaktelitian/kelalaian operator dalam memeriksa pemesanan yang telah ditindaklanjuti/belum 4. Operator sebelumnya menaruh buku catatan pemesan tersebut di tempat yang tidak diketahui oleh operator berikutnya, dll

21. Sistem Informasi Perpustakaan inimenyediakan fasilitas pemesanan agar pengunjung yang benar-benar membutuhkan dapat memesan pustaka itu terlebih dahulu. Jika pustaka yang dimaksud telah dikembalikan, maka mereka mendapat prioritas pertama dalam proses peminjaman berikutnya.

22. Permintaan Pustaka Melalui fasilitas permintaan pustaka, anggota dapat mengusulkan atau merekomendasikan pustaka apa saja yang sebaiknya diadakan oleh pihak pengelola perpustakaan. Selanjutnya petugas perpustakaan akan melihat permintaan-permintaan pengadaan pustaka tersebut dan membuat pertimbangan apakah permintaan tersebut perlu ditindaklanjuti atau tidak

23. Indeks materi • Informasi mengenai judul, pengarang, penerbit dan informasi perpustakaan standard lainnya seringkali dirasa kurang memadai dalam mencari buku yang tepat sesuai dengan kebutuhan. • Bila memungkinkan, setidaknya dari hasil pencarian juga terdapat sedikit informasi secara garis besar mengenai materi atau bab-bab yang terdapat didalamnya, dan hal tersebut saat ini benar-benar telah dapat direalisasikan dengan bantuan teknologi informasi

24. Indeks gambar • Salah satu kelebihan penggunaan sistem iniadalah kemampuannya memberikan informasi-informasi yang lebih lengkap dan detail, termasuk informasi tentang gambar-gambar yang terdapat di dalam sebuah buku. • Untuk mempermudah pengunjung dalam mencari buku yang mengandung gambar yang sesuai dengan kebutuhannya, dilakukan pengelompokan gambar sesuai jenisnya seperti karikatur, kartun, hewan, mesin dan lain-lain

25. Informasi/Pengumuman Pada sistem initerdapat fasilitas informasi. Fasilitas ini digunakan oleh pengunjung perpustakaan untuk melihat informasi terbaru seputar pustaka yang tersedia atau hal-hal lain yang berhubungan dengan perpustakaan. Bila informasi merupakan berita tentang pustaka, akan terdapat link yang menghubungkan informasi ini dengan pustaka tersebut. Fasilitas ini juga dapat digunakan sebagai media/papan pengumuman

26. Menu-menu Sistem Menu-menu yang terdapat di dalam sistem ini antara lain 1. Pustaka2. Operator3. Anggota4. Pengaturan5. Tampilan6. Cadangan data

27. Menu Pustaka • Menu pustaka digunakan untuk mengelola buku-buku, CD dan koleksi pustaka lainnya yang terdapat di perpustakaan. Fitur ini telah mengakomodasi seluruh kebutuhan pengelolaan pustaka mulai dari pendataan koleksi pustaka hingga proses sirkulasinya seperti peminjaman atau pengembalian pustaka, pemesanan pustaka dan lain-lain.

28. Fasilitas penting yang terdapat pada menu pustaka adalah:  1. Memasukkan data pustaka   2.Melihat atau mengupdate data pustaka   3.Peminjaman dan pengembalian pustaka   4.Penelusuran pustaka   5.Pemesanan dan permintaan pustaka   6. Laporan tantang koleksi pustaka

29. Menu Operator • Pengelolaan sebuah perpustakaan biasanya ditangani oleh beberapa orang pustakawan. Karena jumlah koleksi pustaka yang sangat banyak, tentu saja perpustakaan sangat sulit untuk dikelola oleh seorang pustakawan saja. • Operator yang akan bertugas terlebih dahulu harus didaftarkan dan dimasukkan kedalam basis data. Hal ini ditujukan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Tidak semua user yang login dapat mengakses semua fasilitas yang ada. Tingkat akses tergantung dari status user tersebut, apakah dia login sebagai Administrator, Operator atau Anggota perpustakaan

30. Pada program ini, administrator selaku petugas yang paling bertanggung jawab akan di bantu oleh beberapa orang operator. Tanggung jawab operator tersebut adalah membantu administrator dalam melakukan kegiatan pengelolaan perpustakaan seperti memasukkan data pustaka, data anggota, update data pembuatan label, pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka dan lain-lain.

31. Menu Anggota Fasilitas ini akan membantu pustakawan dalam mengelola informasi penting mengenai anggota perpustakaan. Dengan mudah pihak pengelola perpustakaan dapat menanganani layanan rutin seperti informasi tentang anggota, melihat laporan keanggotaan, pembuatan kartu anggota, menambahkan/update data anggota serta pembuatan surat bebas pinjamn dan lain-lain

32. Menu Pengaturan Menu pengaturan ini dapat digunakan untuk mengatur manajemen hari libur, mengatur jenis keanggotaan, mengatur jenis pustaka, jenis materi, jenis gambar, perubahan password.

33. Tampilan Beberapa hal yang dapat dilakukan/diubah melalui menu tampilan adalah: 1. Membuat informasi instansi, seperti nama instansi, alamat, dll 2. Mengubah warna tampilan 3. Mengubah tulisan pada halaman depan 4. Menghapus forum diskusi yang ada 5. Mengatur jumlah data yang akan ditampilkan perhalaman

34. Cadangan Data Data merupakan sesuatu yag sangat penting dan berharga, oleh karena itu keamanan dan penyimpanannya harus dilakukan dengan baik. Setiap data kegiatan yang telah diproses akan tersimpan kedalam harddisk dan sebaiknya secara periodik disimpan ke media penyimpan data seperti VCD atau DVD. Data yang telah di backup (cadangan) sewaktu-waktu dapat dapat ditampilkan kembali sesuai dengan kebutuhan.

35. Kelebihan fasilitas ini antara lain: 1. Penyimpanan data dapat dilakukan secara otomatis 2. Media penyimpanan data lebih hemat dan kecil (hemat biaya kertas dan ruangan) 3. Proses penyimpanan data mudah, baik secara manual maupun otomatis 4. Data yang telah di backup dengan mudah dan cepat dapat ditampilkan kembali kapanpun dibutuhkan 5. Fasilitas perbaiki tabel untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan