שיטות לקביעת עומסים ולתקינת כוח אדם בשירותי הרווחה

1. מערכת שירותים חברתיים וקהילה שיטות לקביעת עומסים ולתקינת כוח אדם בשירותי הרווחה במת הסגל הבכיר - משרד הרווחה והשירותים החברתיים עו"ס אילנה בן-ליש, MA - מנהלת אגף הרווחה

2. נתונים סטטיסטיים 2010אשכול סוציו-כלכלי 7 העיר חיפה מונה כ-270,000 נפש: ערבים – 27,100 (10%) עולים חדשים - 63,000 (23%)  קשישים בני +65 - 48,700 (18%) מתוכם בני +75 - 26,000 (55% מכלל הקשישים) משפחות עם ילדים – 31,404 ילדים 0-19 - 63,800 (23.8%) משפחות חד-הוריות (עם ילדים עד גיל 17) – 6,023. כ-20% מסה"כ משפחות עם ילדים.

3. מטופלי מערכת הרווחה 16,100 משפחות בטיפול משפחות זקנים 8,500 משפחות צעירות 7,600

4. מטופלי מערכת הרווחה 16,100 משפחות בטיפול

5. פריסת המחלקות לשירותים חברתיים

6. מבנה מחלקה אזורית לשירותים חברתיים מנהלת רכזת התנדבות צוות מינהלה: מזכירה + עו"ז תכנית המגן ר"צ איזור ר"צ איזור ר"צ איזור צוות איזורי צוות עו"ס חוק הסיעוד עו"ס משפחה עו"ס חוק הנוער עו"ס טיפול בקשיש עו"ס חוק החוסים עו"ס קהילתי עו"ס נערות עו"ס אלימות עובד שכונתי צוות איזורי עו"ס רפרנט שיקום

7. עומסים – עניין מורכב...

8. כח אדם

9. כח אדם - פרוייקטים סה"כ 160 משרות, בחלקן הגדול במימון משרד הרווחה (כ-20 מליון שקל).

10. איפה היינו? ב-2009: • לשירות יש יותר מדי משימות ואין יעדים ברורים להשגה. • המשימות אינן במונחים מדידים ותוצאתיים. • אין בקרה על הביצוע. • הרף נשאר קבוע. • לעו"ס כ- 100 תיקים בטיפול.

11. נערכנו... קבענו מדיניות לטיפול בעומסים: • התמקדות - קביעת 7 יעדי ליבה למערכת הרווחה בהלימה ליעדי המשרד ועיריית חיפה. • מדידה - היעדים מדידים וברי תוצאה. • בקרה - על ביצוע וקביעת יעדים גבוהים יותר כל שנה. • הפקת לקחים - שיפור הקשר בין משימות לתוצאות.

12. עוד עשינו... • ניתוח עיסוק לעובדים. • קביעת מדיניות של 60 תיקים לעו"ס. • קבענו יעדי שיפור וקידום למטופלים. • דוגמא: 80% מהמטופלים מתקדמים שלב אחד; 20% מסיימים טיפול. • הטיפול מובנה בשלבים שהוגדרו בכלי "מעגל ההתערבות". • תכנית עבור פונים ברמת מיון ב'. • בקרה - תכנה ממוחשבת לניהול התערבות מכוונת תוצאות.

13. איך שומרים על 60 תיקים? • גיבוי • הדרכה מקצועית • גבולות גזרה • אין המתנה ל-Intake • Intake מעמיק • תכנון קפדני • בקרה (במועדים קבועים) • סגירת תיקים, Turn over,דרישה. תלוי בנקודת הזמן לא תמיד האם מצליחים?

14. ניהול איכותי הפחתת עומסים היא בעיה ואחריות של המנהל ולא "קרב" של העובד. • הנחלה של ערכים מקצועיים וערכים של עבודה. אין "לעגל פינות". • דיאלוג שיטתי מנהלים - עובדים, מטה – קו. • מכוונות לחשיבה מבוססת נתונים – מסתכלים על תופעות ומנתחים. • פיתוח פתרונות יצירתיים לבעיות. • הגברת שיתופי פעולה עם ארגונים ועמותות. • האצת ה-turn over הגדלת כמות הסבבים ותחלופת המטופלים • לאפשר למטופלים לחזור עם חוזה חדש. • מדר"צ מקל על עומס של עו"ס. • שינוי יעדים ומדדים בהתאם לצרכים ודרישות. • הדרכה קבועה בכל רמות הניהול.

15. המלצה מרכזית של המערכת 40 תיקים לעובד

16. עוד המלצות מרכזיות של המערכת הכרה במבנה ארגוני ייחודי לעיר גדולה מבחינת תפקידים נדרשים, דירוג ותקינה. התקינה צריכה להתייחס לפרופורציה בין עובדי קו ומטה. תקציב פעולה לפרויקט יכלול תשומת הזמן של עו"ס משפחה. הקצאת יחידת מחקר וניהול ידע: איסוף נתונים, סקרים, ניתוח מגמות, הדרכה. פיתוח מחשוב ואמצעים טכנולוגיים כמו ניהול התערבות ממוחשבת, ניהול משרד, חוסר במחשבים. תקינה מבוססת על ממצאי מחקרים ומגמות. יעוץ ארגוני.

17. מערכת שירותים חברתיים וקהילה תודה!