PMIS Phase 1 Visite sur les lieux à Haïti Réunion de tout le personnel

1. PMIS Phase 1Visite sur les lieux à Haïti Réunion de tout le personnel • Équipe de gestion du changement pour le PMIS • 28 août 2014

2. Objectifs de la visite • Comprendre les besoins critiques d’Haïti dans le contexte du PMIS • Demander des commentaires sur la manière dont le PMIS aidera Haïti et d’autres bureaux de pays • Appuyer le PWR d’Haïti dans le rôle de promoteur du PMIS • Appuyer l’administrateur et le chargé de programme dans le rôle de point focal du bureau du pays • Travailler avec le personnel technique et administratif pour fournir une formation, obtenir une meilleure perception et comprendre les préoccupations concernant le PMIS

3. État actuel (Pas de PMIS) État de transition État souhaité (PMIS exécuté) Processus de changement Adapté des concepts développés par Kurt Lewin et Richard Beckhard

4. Champion Rôles dans le changement Promoteur Promoteur Autorise et dirige le changement Agent Inspire et motive les cibles Agent Planifie et exécute le changement Cible Change les comportements, les émotions, le savoir

5. Pourquoi le PMIS ? • Pour simplifier et rationaliser les processus administratifs • Pour réduire la saisie manuelle et la manipulation des données • Pour améliorer la qualité et la ponctualité de l’information • Pour interconnecter les systèmes administratifs • Ressources humaines, salaires, finances, achats, budget • Pour renforcer le relèvement après catastrophe/continuité des affaires

6. Principes directeurs • Configurable, non personnalisable • Des mises à jour deux fois par an signifient une gestion continue du changement • Même règles, nouveaux outils • Les procédures et formulaires changeront • Les politiques ne changent pas • Même système pour le bureau régional et les bureaux de pays/centres • Les processus administratifs ne varient pas entre département ou bureaux de pays

7. Relier travail-flux(Ressources humaines et Traitements) Plan Architecte Configu-ration et prototype Test Formation Déploiement Go Live! Déterminer impacts change-ment Plan Engager les parties prenantes de l’OPS Mobiliser les équipes d’entité du changement Exécuter les plans d’entité du changement Renforcer les change-ments Communiquer la vision et le calendrier Afficher le soutien de la direction Q et R Publier le rôle et procéder aux changements Donner des infos sur la formation et le soutien Partager le succès jan mai juil sept nov jan 2015 mar exécution des systèmes gestion du changement à l’échelle de l’OPS gestion du changement dans les bureaux de pays et départements engagement du personnel, y compris les communications

8. Portée – systèmes qui seront remplacés

9. Impact du changement pour les processus administratifs

10. Logiciel + gestion efficace => Valeur

11. « Personnel » et « collaborateurs externes » Les personnes sont divisées en deux catégories: « Personnel » ou « collaborateurs externes ».

12. Rôles dans Workday : titres de postes contre rôles • Chaque individu joue un ou plusieurs rôles dans Workday • Tout le personnel de l’OPS et les collaborateurs externes seront affectés à au moins un rôle – soit « Personnel », soit « collaborateur externe » • Des rôles supplémentaires seront assignés suivant les fonctions du poste de chaque individu • Workday interagit avec le personnel et les collaborateurs externes en fonction des rôles, non des titres • Les rôles ne déterminent pas le niveau de salaire, comme le font les titres • Les rôles dans Workday permettent au personnel et aux collaborateurs externes, selon le rôle : • d’avoir accès à des domaines spécifiques de fonctionnalité dans le système • de participer à l’exécution des procédures administratives • d’avoir accès aux processus ou aux rapports • de modifier / de mettre à jour des types spécifiques de données

13. Rôles clés dans Workday Population générale Personnel Contingent Workers Manager HR Partner Compensation Finance Partner Par bureau de pays/Centre Cost Center Manager(“allottee”) Absence Partner Compensation Administrator HR Administrator HRM Partner-HR HRM Talent Manager Recruiter HRM Comp. Partner Benefits Partner Succession Partner PBU PBU Comp. Finance Partner

14. Vue d’ensemble de la formation • Une stratégie et un plan complets de formation ont été élaborés comprenant la formation des diverses audiences et des divers utilisateurs ciblés. • Une variété de méthodologies sera utilisée pour la formation, y compris les matériels de référence en ligne, les salles de classe et la formation virtuelle. • Les matériels de formation tels que les vidéos, outils de travail et présentations PowerPoint seront disponibles à travers le portail d’apprentissage du PMIS. • Un appui permanent et des séances d’information seront offerts.

15. Vue d’ensemble de la formation • La formation variera selon les rôles et peut être étalée sur différents jours. Elle durera en moyenne : • Le montant total de formation dont vous avez besoin est fondé sur le(s) rôle(s) que vous avez Formateur PMIS HR Partner Personnel / Contingent Workers Manager 32 heures 12-20 heures 8-10 heures 4-6 heures

16. Discussion / Questions

17. Directory ‘Swirl’

18. Profil

19. Actions disponibles

20. Actions concernant les avantages

21. Actions concernant les données personnelles

22. Actions concernant les aptitudes

23. Actions concernant les antécédents professionnels

24. Types de contrats de l’OPS