東吳大學會計學系 謝 永 明

1. 會計總帳與財務報導循環 東吳大學會計學系 謝 永 明

2. 學習目標 一、瞭解總帳與財務報導循環的主要業務活動 二、瞭解總帳與財務報導循環的控制目標、所面臨的威脅與有關的控制程序 三、瞭解總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型

3. 總帳與財務報導循環的主要業務活動 • 會計總帳與財務報導循環係指與企業更新總分類帳及編製財務報表有關的業務活動及資料處理作業。會計總帳與財務報導系統是會計資訊系統的核心系統，與其他子系統有著密切的互動，其主要活動則為收集與整理不同來源的資料，以便產生彙總報導組織活動的各種報表。

4. Horizontal & vertical information flows 7

6. 總帳與財務報導循環的主要業務活動 • 一般而言，會計總帳及財務報導循環主要業務活動包括： • 更新總分類帳、 • 調整分錄過帳、 • 編製財務報表、以及 • 產生管理報表。

7. Update The General Ledger(Activity 1) Update the general ledger Journal entry Accounting subsystems Journal entry Treasurer General ledger Journal voucher

8. Post Adjusting Entries (Activity 2) Post adjusting entries Journal voucher Adjusting entries Adjusted trial balance Prepare financial statements Financial statements Controller

9. 更新總分類帳 • 用以更新總分類帳的主要資料來源有二： • (1)各個循環(子系統)業務活動所產生的彙總分錄；以及 • (2)財務或會計主管則負責產生與非例行性的交易(例如發行公司債、投資有價證券、贖回庫藏股等)有關的分錄。 • 再者，上述分錄過入總分帳的同時，必須留下一定的紀錄，以作為日後的稽核軌跡。例如國內使用的傳票以及科目日計表(或稱總傳票)，就相當於日記簿，可用於記錄發生過的交易。

10. 更新總分類帳 • 至於與客戶別、供應商別、存貨別等有關的資料，則同時過入明細分類帳(亦即各個相關的主檔)。因此，總分類帳科目對於明細分類帳的對應科目具有統制(御)關係，可用於核對帳務處理的正確性。

11. 調整分錄過帳 • 企業在編製財務報表前，應先編製調整分錄，並過入總分類帳，以確保報表的正確與完整。一般的調整分錄可以區分為下列四項：應計項目、遞延項目、估計項目以及續後評價項目。 • 調整分錄必須編製傳票（或產生分錄），以作為入帳及過帳的依據。調整分錄過帳後，便可產生調整後試算表，作為編製財務報表的依據。

12. 編製財務報表 • 企業於會計期間終了時，依序編製損益表、資產負債表、股東權益變動表及現金流量表。以往採用人工作業時，期末調整、結帳及編表工作較為費時，通常每年進行一次。企業採用電腦化總帳系統後，期末編表作業大為簡化，某些公司可以做到隨時結帳。 • 附註及補充報表為財務報表不可分割的一部份。企業財務報表雖然可以由電腦化資訊系統自動產生，仍應應由主計長確認其具有完整的附註說明與補充報表，以符合充分揭露的會計原則。

13. 產生管理報表 • 企業管理當局使用的管理報表包含總類分帳控制報表以及預算報表。 • 總類分帳控制報表可用於驗證過帳程序的正確性，預算報表則可依照其用途區分為營業預算（包含銷售、生產、採購、營業費用等）、資本支出預算、以現金預算。

14. 產生管理報表 • 企業編製預算的目的在於將組織的營運目標以明確的數字及金額具體呈現出來，以作為各個部門推動業務的依據。因此，各單位的績效評估應與其所分配到的預算責任相結合，這種觀念稱為責任會計。 • 一般的企業常將組織中的單位或部門區分為不同的責任中心，賦予一定的責任（目標），並作為績效評估的基礎。實務上常見的責任中心包括成本中心、收益中心、利潤中心、以及投資中心等。

15. 產生管理報表 • 設置責任中心的企業應定期編製績效報告，以評估各個責任中心的表現。至於績效報告的內容，則應配合責任中心的種類而定。在責任會計的觀念下，責任中心績效的評估係以預算為基準。企業應採用彈性預算，依照組織活動量（業務指標）的高低產生不同的預算額度，使實際數與預算數的差異較為容易分析與解釋。

16. 產生管理報表 • 對於總帳及財務報導循環而言，資訊科技的應用可以提升作業效率與效果。例如許多企業逐漸改用線上總帳系統，每日至少過帳一次，以維持總分類帳內容的即時性，便於管理當局進行分析。使用者也可以利用系統提供的介面，以連線的方式查詢總帳科目的內容。換言之，線上總帳系統可顯著提高總分類帳資料的時效性與可用性，使其具有較高的效益。

17. 產生管理報表 • 就每月結帳程序而言，公司應將重疊的會計系統子系統加以整合，以降低系統的複雜性，進而節省結帳所需的時間。組織也可以利用主從式系統簡化結帳作業，並利用網路傳送每月的財務報表及績效報告，以節省時間與成本。 • 就財務報導而言，資訊科技的應用也可以節省編製及傳送財務報表的時間與成本。此外，企業可以利用電子試算表及繪圖軟體加強財務報導的內容與可讀性。

18. 產生管理報表 • 有些企業將當年及以前年度的財務報表整合成為一個財務資料倉庫，以支援企業的策略規劃決策。管理當局可以針對資料倉庫進行線上分析性處理（簡稱OLAP），利用查詢的方式分析不同項目之間的假設性關係。此外，使用者也可以利用資料挖掘(data mining)的技術，以發現資料倉庫中資料項之間的關係。

19. Accounts Receivable Customer maintenance Customer billing Invoice entry Invoice printing A/R inquiry Cash posting Misc. entry A/R reports A/R misc. processing General Ledger GL maintenance A/c/Dept. listing Journal Voucher entry Voucher maintenance Post O/S journals Print Financial reports Print Budget reports Prior Year reports GL misc. processing Typical Module Options

20. 總帳與財務報導循環的控制目標 • 總帳與財務報導循環使用的表單、紀錄及程序，會直接影響內部控制目標能否順利達成。 • 此外，總帳與財務報導循環的各項業務活動面臨各種威脅，企業必須採行有效的內部控制措施加以因應，才能將經營風險控制在可接受的範圍內。

21. 總帳與財務報導循環所面臨的威脅與有關的控制程序總帳與財務報導循環所面臨的威脅與有關的控制程序

22. 總帳與財務報導循環所面臨的威脅與有關的控制程序總帳與財務報導循環所面臨的威脅與有關的控制程序 • 由於總帳及報導循環只牽涉到資訊處理活動，其所面臨的威脅少於其他的循環（子系統），主要的威脅在於資料的錯誤、遺失或毀損。 • 總分類帳更新若發生錯誤，會使財務績效報告資訊不正確，因而導致不良的決策。這項威脅有關的控制程序可以區分為輸入驗證及處理控制、調節與控制報表、以及維持適當稽核軌跡三類。

23. 總帳與財務報導循環所面臨的威脅與有關的控制程序總帳與財務報導循環所面臨的威脅與有關的控制程序 • 總分類帳若遭到未經授權的存取，可能造成機密資料的外洩或毀損，並使有心人士有機會掩飾其盜用企業資源的行為。因此，企業應做好總分類帳資料的存取控制。 • 總分類帳是組織會計資訊系統主要的組成要素，企業應落實其備分及災害復原程序，例如使用檔案標籤、定期備份及異地存放等。

24. Controlling PC Applications • Integrated Accounting Applications • Controls built into software • adequate audit trail • process repetitive adjusting entries • validate account numbers • double entry system • authorization matrix • Controls outside software • restrict software media to authorized users • proper cutoff procedures • reconcile subsidiary records with control a/c

25. 總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型 • 隨著企業經營環境複雜性的提高，外部使用者逐漸要求企業於年度報告中同時揭露財務與非財務的資訊。同樣的，內部使用者面對激烈的競爭壓力，也必須同時取得財務與非財務資訊，來提升經營管理的效率與效果。換言之，管理用資訊或績效指標應兼顧多個構面，單一構面的指標往往無法滿足高階管理者的決策需求。因此，近年來有所謂的「平衡計分卡」制度產生。

26. 總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型 • 平衡計分卡報表包含四個構面的指標： • 財務、 • 內部作業、 • 創新與學習、以及 • 客戶服務 • 每一個構面可再細分為相關的績效指標，例如財務面的指標反應組織的財務績效（例如：獲利性、投資報酬、流動性等），內部作業面著重於組織執行重要業務程序的效率與效果（例如：產品品質、交貨速度、流程效率等）。

27. 總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型 • 傳統資訊產生的財務績效指標較不具時效性，平衡計分卡的採行可以克服此種限制，使得組織績效的評估較具有前瞻性。

28. 總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型 • 在高度整合的資訊系統環境下，透過資料庫管理系統的應用，會計資訊系統已能同時提供財務及非財務資訊，大幅提升其輔助決策的功能。不過，系統提供上述營運、策略性及績效評估資訊時，必須以完整的企業資料庫為基礎。

29. 總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型總帳與財務報導循環的資訊需求與整合性企業資料模型 • 總帳與報導循環（子系統）負責彙整及整合各個循環（子系統）產生的資訊，而形成一套完整的企業資訊系統。 • 這套系統應以整合的企業資料模型為基礎，並具有下列的優點：(1)提昇支援管理決策的能力，(2)便於財務及非財務資料的整合（例如：平衡計分卡），以及(3)提升資訊的附加價值。