Các lỗi nên để ý khi thuê địa điểm làm việc

1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu dùng, sẽ giúp quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, hạn chế được những phát sinh trong quá trình dùng. Đồng thời khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là có hạn, do đó mọi người cần xác định đâu là các tiêu chuẩn bắt buộc Cần chú ý những điều gì khi sử dụng văn phòng ảo phải thỏa mãn để đáp ứng yêu cầu quan trọng nhất của công ty. Đâu là những tiêu chuẩn xem xét, nhưng có thể bỏ qua. Vì vậy nếu có được các tiêu chí chi tiết, minh bạch có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm được văn phòng làm việc hợp lý. Có ý định vượt quá khả năng chi trả Có ý muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” lựa chọn văn phòng cho thuê rất phổ biến. Với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD|m2|tháng luôn thấy các văn phòng làm việc 14 -15 USD|m2|tháng là thích hợp hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn những tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng làm việc thì ai cũng có ý muốn tìm kiếm chỗ nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ… Tuy nhiên thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải chi phí cao. Quan trọng nhất là mình muốn tiêu chuẩn nào là tiên quyết. Cho nên khi gặp tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài, có khi lỡ việc của doanh nghiệp. Không dự trù cho việc tăng nhân viên Chi phí cho việc chuyển văn phòng làm việc (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) rất tốn kém. Chính vì vậy, khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng cần tính toán diện thuê thích hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp sau một năm. Nếu không những doanh nghiệp sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm nơi mới. Không quan tâm thích đáng tới nhân viên Khi thuê văn phòng làm việc mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận lợi cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Thế nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự để ý thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho công ty. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá địa điểm thuê, văn phòng Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng làm việc và ra quyết định. Thường thì các doanh nghiệp giành 20- 30 phút để xem trụ sở thuê, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy ưng ý thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro.

2. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt trước khi chưa xem xét và thỏa thuận về hợp đồng Trình tự thỏa thuận thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Offer Letter, chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt trước tương đương 02 tháng tiền thuê. Những thư mời thuê thường không quy định tất cả một số vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy thảo luận tất cả vấn đề liên quan đến kinh phí trước khi chuyển tiền đặt trước giữ chỗ. Nếu đã đặt trước giữ chỗ thế nhưng chưa thảo luận hợp đồng, vị thế thảo luận của bạn sẽ bị suy yếu. Không đo lại diện tích thực tiễn Diện tích mà những tòa nhà đưa ra không phải bao giờ chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều nên làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng kinh phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch do vậy để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức các bạn nên đo lại do đó một lần nữa. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ Nếu tìm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, mọi người sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được công ty đảm bảo về chất lượng và kinh phí. Đồng thời rất nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng giúp đỡ không mất phí việc bố trí mặt bằng, khái toán kinh phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để các bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng làm việc cụ thể. Trên đây là một số tiêu chí mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt tới những công ty nhỏ, các công ty mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm một số lỗi không cần thiết mọi người nên liên hệ để được tư vấn từ một số công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm làm việc uy tín như công ty Office168 - trụ sở tại Tòa nhà168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM nhé.