计算机应用基础

1. 计算机应用基础 第九讲

2. 4.3 数据管理与分析 • 4.3.1 数据清单的编辑 • 4.3.2 排序 • 4.3.3 筛选 • 4.3.4 分类汇总 • 4.3.5 数据透视表 • 4.3.6 数据保护

3. 4.3.1 数据清单的编辑 • Excel 2000中的数据表又称为数据清单，在Excel2000中可以对数据清单实现排序、汇总、筛选、分类汇总等操作。 • Excel2000的数据清单应具有以下特征： • 一个数据清单最好独占一个工作表。 • 保证每一列包含相同类型的数据，各列首行由字符串组成，且每一列均不相同，称为字段名。 • 数据清单中不要留有空行或空列。 • 每行应包含一组相关的数据，称之为记录。

4. 4.3.2 排序 • 数据排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样能更方便地管理数据。 • 排序的方式有两种：升序和降序。 • 1．一级排序 • 一级排序是指只根据某一列数据排序。 • 操作步骤： • 打开工作表。 • 选择要排序的关键字。 • 单击常用工具栏上的“升序”或“降序”按钮，将完成排序操作。

5. Excel按升序排序时： 字母按A-Z顺序从左到右逐个排序，若区分字母大小写，大写排在小写字母前。字符型数字排在大写字母前。 数字从最小的负数到最大的正数排序。 逻辑值False排在True之前。 汉字按字典顺序逐个排序。(一级字库按汉语拼音) 按降序排序时，排序顺序相反。 注意

6. 2．多级排序 • 多级排序，是指根据多列数据排序。 • 选择要排序的关键字，是按照递增还是递减顺序排序，有无标题行。 • 关键字可以选多级： • 主要关键 • 次要关键字 • 第三关键字

7. 4.3.3 筛选 • 筛选是显示工作表中符合条件的数据。 • 1．自动筛选 • （1）建立自动筛选 • 操作步骤： • 打开工作表，选定一字段名 • 打开【数据】→【筛选】→ 【自动筛选】 • 单击字段名右边的“▼”按钮 • 选择筛选条件即完成

8. 自动筛选中“自定义”的用法说明： • 在下拉列表中选择“自定义”将出现“自定义自动筛选方式”对话框，在每个下拉列表框中选择条件，并输入数值。 • “自定义自动筛选方式”允许使用两个条件筛选，两个条件之间允许有“与”或“或”两种关系。 • “与”表示两个条件是并且的关系，“或”表示两条件是或者的关系。 • （2）删除自动筛选 • 筛选并没有将不符合条件的数据删除掉，选择【全部显示】菜单命令将自动筛选删除。

9. 2．高级筛选 • 数据筛选时有多个条件，需用高级筛选。高级筛选除了能完成自动筛选的功能外，还能完成任一条件的筛选。 • 操作步骤： • 打开工作表 • 建立条件区域：在数据清单与条件区域之间至少要留出一空行，复制含有待筛选值的数据列的列标题到条件区域的第一行，在条件标题的下面输入相应的条件。注：同一行的条件为“与”的关系，不在一行的条件为“或”的关系 • 选择数据区域 • 【数据】→【筛选】→【高级筛选】菜单命令 • 在对话框中输入条件区域 • 单击确定 • 高级筛选的删除方法同自动筛选。

10. 4.3.4 分类汇总 • 在Excel2000中用户可以根据某一类别进行分类求和、求平均、个数等，这就用到分类汇总。 • 注意：分类汇总前都必须对分类字段进行排序。 操作步骤： • 首先对分类字段进行排序 • 选择数据区域任一单元格 • 打开【数据】→【分类汇总】命令 • 根据出现对话框的提示进行相应设置 • 单击确定 取消分类汇总，只需在所示对话框中单击“全部删除”按钮。

11. 4.3.5 数据透视表 • 数据透视表是一种特殊形式的表，它能从一个工作表的指定数据区域中按照用户选择的计算方法或汇总函数显示出需要的信息。 • 操作步骤： • 打开【数据】→【数据透视表和图表报告…】命令，出现“数据透视表和数据透视图向导。 • 按照向导一步一步操作。 • 单击“完成”按钮，出现“数据透视表”对话框，上面有所有的“字段名”按钮。同时，在工作表上出现了一个透视表框架。 • 用鼠标拖动“列类型字段”按钮并将它拖至框架的“列字段”处再松开鼠标，鼠标拖动“行类型字段”按钮至“行字段”处再松开鼠标。最后，用鼠标拖动需求和“字段”按钮并将它拖至“数据项区” 。 • 关闭“数据透视表”对话框，透视表完成。

12. 4.3.6单变量求解 • 1．启动单变量求解 • “工具”菜单单变量求解单变量求解对话框 • 2．在对话框中输入： • 目标单元格：输入目标单元格的地址 • 目标值：设定目标单元格的新值 • 可变单元格：求解的单元格地址 • 注：目标单元格的值必须是用公式计算而得到

13. 方法二： • 用鼠标来完成，将鼠标指针移到两行（列）间 • 当指针变成双向箭头时，拖动鼠标往下（右）拖动，可将隐藏行（列）显示出来。 方法一： • 选择要取消隐藏的区域 • 打开【格式】→【行】(【列】) →【取消隐藏】命令。 4.3.7 数据保护 • 如果工作表中数据不想让他人修改，可以使用数据保护功能实现。 • 1．隐藏行和列 • 操作步骤： • 选择要隐藏的行或列，可以是连续的或不连续的多行或多列。 • 选择【格式】→【行】（【列】）→【隐藏】菜单命令， • 取消隐藏:

14. 2．隐藏工作表 • 隐藏工作表：打开【格式】→【工作表】→【隐藏】命令，即完成。 • 取消隐藏工作表：打开【格式】→【工作表】→【取消隐藏】命令。 • 3．保护工作表 • 打开【工具】→【保护】→【保护工作表】命令 ，根据提示进行相应设置即可。 • 4．保护工作簿 • 打开【工具】→【保护】→【保护工作簿】命令，根据提示进行相应设置即可。

15. 4.4 其他功能 • 4.4.1 模板 • 4.4.2 在Word中调用Excel表格 • 4.4.3 工作表的打印

16. 4.4.1 模板 • Excel2000提供了多种模板，用户可以直接使用，也可以根据自己的需要自定义模板。使用模板方便、快捷、美观。 • 1．使用Excel 2000模板 • 打开【文件】→【新建】命令 • 在出现“新建”对话框中选择需要模板。 • 确定。 说明： “常用”选项卡中的模板用来产生一个新的、普通的工作簿。 “电子方案表格”选项卡中提供了许多与财务管理工作相关的模板。

17. 2．自定义模板 若Excel2000提供的模板不符合用户的要求，用户可以自定义模板。 操作步骤： • 打开【文件】→【新建】菜单命令，出现“新建”对话框。选择“常用”选项卡下的模板用来产生一个新的、普通的工作簿。 • 编辑新的工作簿。 • 保存成扩展名为XLT的文件，且保存在Excel2000安装文件夹的templates文件夹下。 • 自定义模板建成后，就象使用Excel2000自带模板一样方便 了。

18. 4.4.2 在Word中调用Excel表格 • 1．在Word中嵌入工作表 • （1）可以通过直接复制来完成 • 操作步骤： • 在Excel中选择要复制的区域，并复制到剪贴板上。 • 在Word中进行粘贴，此时Excel中选择的工作表就复制到Word中。 • （2）在Word文档中插入Excel工作表对象 • 操作步骤： • 在Word中，单击要插入工作表的位置。 • 选择【插入】→【对象】菜单命令，出现“对象”对话框。 • 单击“由文件创建”选项卡，在其中输入文件名或可通过“浏览”按钮选择一个已存在的Excel文件。 • 单击“确定”按钮，操作完成。

19. 2．在Word中调用Excel • （1）使用选择性粘贴 操作步骤： • 在Excel中选择要复制的区域，并复制到剪贴板上。 • 在Word中选择【编辑】→【选择性粘贴命令…】命令，出现“选择性粘贴”对话框。 • 在“选择性粘贴”对话框中选择“Microsoft Excel工作表对象”。 • 单击“确定”按钮，即可。 （2）使用插入对象菜单来完成在Word中调用Excel 操作步骤： • 在Word中，打开【插入】→【对象】命令，出现“对象”对话框。 • 单击“新建”选项卡，在其中选择“Microsoft Excel工作表”。 • 单击“确定”按钮，将启动Excel系统，可在其中编辑表格，编辑完毕后退出Excel，就会自动返回Word中，刚编辑好的工作表将会出现在Word中。

20. 4.4.3 工作表的打印 • 1．页面设置 • 打印前要对工作表的页面进行设置，打开【文件】→【页面设置】命令，在出现的“页面设置”对话框进行相应设置→ 【确定】 。 • 2．打印预览 • 用户可以在实际打印之前，使用打印预览来显示实际打印效果，以决定是否修改内容或设置，从而节省时间和纸张。

21. 本 章 小 结 • 要求了解Excel2000的窗口，掌握Excel2000的启动和退出，熟练掌握工作簿的新建、保存、打开和关闭，工作表的编辑、单元格中内容的输入，学会自动填充数据、编辑数据和数据有效性的设置。掌握工作表的格式化，工作表的移动、复制、删除和重命名等操作。 • 要求掌握能利用公式和常用函数进行计算，强调了单元格的相对引用和绝对引用，以及两者在复制公式时的区别。 • 要求用户能够根据需要制定自己的图表，直观地再现数据的分布情况，能够实现对数据清单进行排序、筛选、分类汇总等处理。 • Excel2000还有设置样式、加载宏、获取外部数据、单变量求解、方案、审核等功能。