南大之星档案管理软件 操作指南

1. 南大之星档案管理软件操作指南 曲靖师范学院档案馆 2013年4月

2. 单击学校主页“教辅机构”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页单击学校主页“教辅机构”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页

3. 单击“档案管理系统”，进入系统登录界面

4. 也可在IE浏览器的地址栏中直接输入http://192.168.134.28也可在IE浏览器的地址栏中直接输入http://192.168.134.28 进入系统登录界面 各归档单位输入相应的用户名和密码，即可进入系统

5. 登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。 • 单击打开一类档案的数据表，进入相应的档案著录页面。 • 此处以档案馆2012年行政类归档文件为例。

6. 进入登录页面后，先单击“档案管理”，进入“曲靖师范学院全宗”的档案信息管理界面进入登录页面后，先单击“档案管理”，进入“曲靖师范学院全宗”的档案信息管理界面

7. 将光标移动到“曲靖师范学院全宗”位置，选中后单击，即可显示出十大类档案信息表将光标移动到“曲靖师范学院全宗”位置，选中后单击，即可显示出十大类档案信息表 以档案馆2012年行政类档案为例，下移光标选中“行政档案”，点击进入“编辑档案信息主页面”

8. ◆ 添加案卷/盒 • 用户首次著录文件信息，请点击左栏上方的“添加案卷”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加案卷”。 • 注意“案卷”和“盒”的概念可以等同，把同一年度、类别相同（分类号相同）、保管期限相同的文件装入同一盒，即一个案卷。

9. 用户首次登录，请先点击页面左栏上方的“添加案卷”按钮，系统进入案卷/盒信息录入页面用户首次登录，请先点击页面左栏上方的“添加案卷”按钮，系统进入案卷/盒信息录入页面

10. 选择类目：一级目录输入门类号“XZ”，代表行政档案。相应的“DQ”代表党群档案，“JX”代表教学档案等。二级目录输入归档文件的年度。三级目录输入归档单位名称选择类目：一级目录输入门类号“XZ”，代表行政档案。相应的“DQ”代表党群档案，“JX”代表教学档案等。二级目录输入归档文件的年度。三级目录输入归档单位名称

11. 全宗号：统一填“3”

12. 实体分类号：它由年度+类目号+保管期限代码组成，要求用大写字母填写，短横杠连接。以档案馆的档案实体分类号为例：2012-XZ16-C，XZ16代表档案管理类目号，各归档部门已分给固定的类目号。另“C”代表保管期限为“长期”，相应的“Y”代表“永久”“D”代表“短期”实体分类号：它由年度+类目号+保管期限代码组成，要求用大写字母填写，短横杠连接。以档案馆的档案实体分类号为例：2012-XZ16-C，XZ16代表档案管理类目号，各归档部门已分给固定的类目号。另“C”代表保管期限为“长期”，相应的“Y”代表“永久”“D”代表“短期”

13. 案卷/盒号： 由整数+小数组成，如1.0000。其中整数代表文件所在的案卷号/盒号1号，2.0000代表第2号案卷/第2盒

14. 保管期限：根据需要选择“永久”、“长期”或“短期”保管期限：根据需要选择“永久”、“长期”或“短期”

15. 密级：根据所定密级，选择“公开”、“内部”、“秘密”、“机密”和“绝密”密级：根据所定密级，选择“公开”、“内部”、“秘密”、“机密”和“绝密”

16. 正题名：案卷题名。集中概括本案卷/盒内所装文件所涉及的工作内容、事项等。一般格式为：××（部门）关于20××（年度）的××××（事项的）等材料正题名：案卷题名。集中概括本案卷/盒内所装文件所涉及的工作内容、事项等。一般格式为：××（部门）关于20××（年度）的××××（事项的）等材料

17. 责任者：案卷/盒内文件的主要形成单位或个人（如：曲靖师范学院档案馆），要求用全称或规范化的简称责任者：案卷/盒内文件的主要形成单位或个人（如：曲靖师范学院档案馆），要求用全称或规范化的简称

18. 其他责任者：案卷/盒内文件的其他形成单位或个人，如：学校或上级主管部门，或联合行文单位、协办单位等其他责任者：案卷/盒内文件的其他形成单位或个人，如：学校或上级主管部门，或联合行文单位、协办单位等

19. 页数和规格：“添加案卷”时页数和规格这两项空着不填页数和规格：“添加案卷”时页数和规格这两项空着不填

20. 起止时间：案卷/盒内文件最早的形成时间到最晚的形成时间起止时间：案卷/盒内文件最早的形成时间到最晚的形成时间

21. 归档单位：向档案馆移交文件材料的单位名称。这里注意归档单位与三级目录上的单位名称一致，要求用全称或规范化简称归档单位：向档案馆移交文件材料的单位名称。这里注意归档单位与三级目录上的单位名称一致，要求用全称或规范化简称

22. 主题词：“添加案卷”时主题词这项空着不填

23. 确认信息填写无误后，点击“添加”按钮

24. 此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本案卷/盒信息的著录，并出现添加下一案卷/盒信息的著录界面此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本案卷/盒信息的著录，并出现添加下一案卷/盒信息的著录界面

25. 完成第1个案卷/盒信息的添加之后，在“档案文件信息管理”界面右部，出现一条灰色的条目信息，即是表示在档案管理系统内生成了一盒档案馆2012年长期类的材料完成第1个案卷/盒信息的添加之后，在“档案文件信息管理”界面右部，出现一条灰色的条目信息，即是表示在档案管理系统内生成了一盒档案馆2012年长期类的材料

26. ◆ 添加文件 • 用户首次著录文件信息，请点击左栏上方的“添加文件”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加文件”。 • 此处以档案馆2012年长期类文件为例。

27. 点击“添加文件”按钮，进入著录界面

28. 文件案卷号及件号：由整数+小数组成，如1.0001。其中整数代表文件所在的盒号，小数显示这是第几份文件。如“1.0001”代表第1盒中的第1份文件文件案卷号及件号：由整数+小数组成，如1.0001。其中整数代表文件所在的盒号，小数显示这是第几份文件。如“1.0001”代表第1盒中的第1份文件

29. 正题名：文件标题或题名。如果文件没有题名，或是原有题名不能全面揭示文件内容，需自拟题名，自拟题名要加“[ ]”表示

30. 第一责任者：文件的主要形成单位或个人，往往就是落款或联合行文的第一个单位，或主办单位第一责任者：文件的主要形成单位或个人，往往就是落款或联合行文的第一个单位，或主办单位 其他责任者：落款或联合行文的第二个、第三个的其他单位，或协办单位

31. 页数：本份文件的页数，如“4”，代表此份文件有4页，页数：本份文件的页数，如“4”，代表此份文件有4页， 规格：纸张的规格，常见有A4、16K

32. 文件时间：文件的形成时间，一般以文件落款处标注的时间为准，要求用8位阿拉伯数字来表示，当月份和日期是个位数时要求在前面加0文件时间：文件的形成时间，一般以文件落款处标注的时间为准，要求用8位阿拉伯数字来表示，当月份和日期是个位数时要求在前面加0

33. 主题词：为提高档案管理系统检索的查全率和准确性，要求输入主题词。一般用3－5个词组，准确地概况或提炼出本份文件的主题或内容主题词：为提高档案管理系统检索的查全率和准确性，要求输入主题词。一般用3－5个词组，准确地概况或提炼出本份文件的主题或内容

34. 文号、图号：如果是红头文件有文号，请注意填写（如：曲师院字[2012]1号），或科研项目编号、设备采购合同号、基建工程图纸号等，如果没有则此项不填文号、图号：如果是红头文件有文号，请注意填写（如：曲师院字[2012]1号），或科研项目编号、设备采购合同号、基建工程图纸号等，如果没有则此项不填 文种：点击下拉按键可以做文种的选择

35. 其他一级目录、二级目录、三级目录、全宗号、实体分类号、保管期限、密级、归档单位等著录项目与“添加案卷”的方法完全相同其他一级目录、二级目录、三级目录、全宗号、实体分类号、保管期限、密级、归档单位等著录项目与“添加案卷”的方法完全相同 确认信息填写无误后，点击“添加”按钮

36. 此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件信息的著录，并出现添加下一份文件信息的著录界面此时出现“添加案卷、文件完成”的对话框，点击“确定”，即可完成本份文件信息的著录，并出现添加下一份文件信息的著录界面

37. 在这里件号会自动向下顺延一位。例如，刚才添加成功的是1.0001，现在自动生成1.0002，随即可以接着输入第2份文件的相关信息，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，此时只需要修改相应内容，最后点击“添加”即可。以此类推，继续输入第3份、第4份文件信息。（注意文件的编号，同一保管期限内的所有文件统一编一个流水号，一盒装不完继续装第二盒，文件编号不间断）在这里件号会自动向下顺延一位。例如，刚才添加成功的是1.0001，现在自动生成1.0002，随即可以接着输入第2份文件的相关信息，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，此时只需要修改相应内容，最后点击“添加”即可。以此类推，继续输入第3份、第4份文件信息。（注意文件的编号，同一保管期限内的所有文件统一编一个流水号，一盒装不完继续装第二盒，文件编号不间断）

38. 在完成第1盒第1份文件信息的添加之后，在“档案文件信息管理”界面右部，出现另一条白色的条目信息，即是表示系统在档案馆2012年长期类的档案盒中生成了其中第1份文件的条目信息在完成第1盒第1份文件信息的添加之后，在“档案文件信息管理”界面右部，出现另一条白色的条目信息，即是表示系统在档案馆2012年长期类的档案盒中生成了其中第1份文件的条目信息

39. ◆ 对已录入文件的修改 • 如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下。 • 在“档案文件信息管理”界面的左侧有“表内文件分类目录”的树型文件夹，分三层表示相应的一级目录（档案门类）、二级目录（年度）、三级目录（归档部门），可查找已录入系统的文件条目。

40. 左侧的树型“表内文件分类目录”文件夹，可点击查找已录入系统的文件左侧的树型“表内文件分类目录”文件夹，可点击查找已录入系统的文件 单击要修改的文件条目后的“编辑”图标，进入“编辑文件”界面

41. 对错误或漏填的项目进行修改，确认无误后点击下方的“保存”按钮，完成对本份文件的修改对错误或漏填的项目进行修改，确认无误后点击下方的“保存”按钮，完成对本份文件的修改

42. 注意：“编辑文件”界面和“添加文件”界面基本相同，但是在标题栏有所区分，编辑界面左下方为“保存”按钮，添加界面左下方为“添加”按钮。修改文件保存成功后，如需继续添加文件，必须关闭“编辑文件”窗口，点击“添加文件”按钮进行文件添加注意：“编辑文件”界面和“添加文件”界面基本相同，但是在标题栏有所区分，编辑界面左下方为“保存”按钮，添加界面左下方为“添加”按钮。修改文件保存成功后，如需继续添加文件，必须关闭“编辑文件”窗口，点击“添加文件”按钮进行文件添加

43. ◆ 给文件添加电子文件全文 • 大部分单位的归档文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了全文上传功能。方法如下：

44. 单击要上传电子文件的条目后的“全文”图标，进入上传文件界面单击要上传电子文件的条目后的“全文”图标，进入上传文件界面

45. 单击“浏览”按钮，从电脑本地硬盘里选择需要上传的对应的电子文件。注意，在这里上传的电子文件格式不限制，但是文件的大小有限制，一般要求不超过4M单击“浏览”按钮，从电脑本地硬盘里选择需要上传的对应的电子文件。注意，在这里上传的电子文件格式不限制，但是文件的大小有限制，一般要求不超过4M

46. 从电脑本地选择好需要上传的文档后，注意再做2个选择：一是在“上传方式”这里选择“上传整个文件”；二是在“提取全文”这里选择“将附件内容追加到全文”从电脑本地选择好需要上传的文档后，注意再做2个选择：一是在“上传方式”这里选择“上传整个文件”；二是在“提取全文”这里选择“将附件内容追加到全文” 确认信息无误后，点击“上传”按钮，完成文件上传

47. 文件上传成功后会在这里显示上传的文件信息，单击“浏览”图标，可以预览已上传的电子文件。接下来需要对电子文件的格式进行“转换”操作文件上传成功后会在这里显示上传的文件信息，单击“浏览”图标，可以预览已上传的电子文件。接下来需要对电子文件的格式进行“转换”操作

48. 点击这个“转换”图标，以便把我们上传到系统中的文档转换成国际通用的、安全的PDF格式点击这个“转换”图标，以便把我们上传到系统中的文档转换成国际通用的、安全的PDF格式

49. 点击之后，稍等片刻，图标会显示为“转换中”，再点击下方的“刷新”，图标显示成“已转换”即完成转换格式操作点击之后，稍等片刻，图标会显示为“转换中”，再点击下方的“刷新”，图标显示成“已转换”即完成转换格式操作

50. 电子文件上传并转换成功之后，就可以看到此时文件格式已变成PDF格式，即可以对其安全地进行浏览和下载操作。确认信息无误后，直接关闭该窗口电子文件上传并转换成功之后，就可以看到此时文件格式已变成PDF格式，即可以对其安全地进行浏览和下载操作。确认信息无误后，直接关闭该窗口