I Caùch vieát caùc thö tín trong kinh doanh II CAÙCH VIEÁT CAÙC BAÙO CAÙO

1. Chöông 5 : Kyõ naêng vieát I Caùch vieát caùc thö tín trong kinh doanh II CAÙCH VIEÁT CAÙC BAÙO CAÙO III CAÙCH VIEÁT CAÙC TAØI LIEÄU HÖÔÙNG DAÃN

2. I. Caùch vieát caùc thö tín trong kinh doanh : • 1/ Vieát vaø söï caàn thieát phaûi coù kyõ naêng vieát toát : • - Vieát theo nghóa ñen laø taïo thaønh chöõ baèng nhöõng neùt vaïch ra . Vieát laø duøng chöõ ñeå noùi leân yù kieán cuûa mình treân giaáy , treân maùy treân maøn hình .. ñeå ngöôøi ñoïc hieåu ñöôïc mình muoán gì ? caàn gì ?...

3. - Kyõ naêng vieát toát seõ gíup baïn coù ñöôïc söï caûm tình cuûa caáp treân cuûa ngöôøi coù quyeàn tieáp nhaän vaø saép xeáp coâng vieäc cho baïn - Moät baøi vieát toát coù theå giuùp baïn vöôït qua ñoái thuû caïnh tranh - Khaû naêng vieát toát seõ giuùp baïn giaønh vaø giöõ ñöôïc khaùch haøng

4. - Trong cuoäc soáng vaø trong hoïat ñoäng kinh doanh giao tieáp baèng hình thöùc vieát seõ coù öu theá vöôït troäi trong caùc tröôøng hôïp sau : + Thoâng tin caàn ñöôïc löu giöõ ñeå tham khaûo söû duïng trong töông lai ( caùc baùo caùo , ñeà aùn keá hoïach thoâng baùo .. .)

5. + Thoâng tin ( caùc hôïp ñoàng baûn ghi nhôù thoûa thuaän caùc thö thöông maïi , baûn höôùng daãn ….) caàn ñöôïc löu giöõ ñeå laøm caên cöù toå chöùc thöïc hieän giaùm saùt coâng vieäc vaø giaûi quyeát tranh chaáp sau naøy ( neáu coù ) + Thoâng tin caàn ñöôïc kieåm soùat chính xaùc ngaøy giôø ñòa ñieåm nhaän ñöôïc thoâng tin ( caùc thoâng baùo , taøi lieäu höôùng daãn .. ) + Caùc thoâng tin caàn giöõ bí maät ( caùc soá lieäu , taøi lieäu … )

6. 2/ Caùch vieát caùc thö tín trong kinh doanh : • a/ Thö tín trong kinh doanh vaø taàm quan troïng cuûa noù : • Thö theo nghóa ñen laø giaáy cuûa moät ngöôøi gôûi cho moät ngöôøi khaùc ñeå noùi leân yù kieán hay tình caûm cuûa mình

7. Trong suoát quaù trình laøm vieäc nhaø quaûn trò phaûi vieát raát nhieàu thö : vieát cho caáp treân , caáp döôùi , ñoàng nghieäp , khaùch haøng …Neáu baïn coù kyõ naêng vieát toát thö tín seõ giuùp baïn mang laïi raát nhieàu lôïi ích cho coâng ty vaø cho chính baûn thaân mình

8. b/ Qui trình vieát thö tín trong kinh doanh : Qui trình 5DBöôùc 1 : xaùc ñònh muïc ñích vaø caùch ñaït ñöôïc muïc ñích ( Determing the End(s) and the Means )Böôùc 2 : Xaùc ñònh ngöôøi ñoïc vaø boái caûnh coù lieân quan ( Defining the Reader and the Situation )

9. Böôùc 3 : Vieát phaùc thaûo böùc thö ( Developing the Message ) Böôùc 4 : Kieåm tra phaùt hieän nhöõng thieáu huït , sai xoùt ( Detecting Deficiencies )Böôùc 5 : Phaùt haønh böùc thö ( Distributing the Messenge )

10. c/ Caùch choïn töø ngöõ vaø vaên phong phuø hôïp – nguyeân taéc STARS :-Chính xaùc , cuï theå ( Specific ) -Caån troïng ( Thoughtful ) -Duøng theå khaúng ñònh(Affirmative ) -Kính troïng ( Respectful ) -Ñôn giaûn ( Simple )

11. d/ Caùch vieát thö thöông maïi hieäu quaû – chieán thuaät : -Taïo söï chuù yù -Khôi nguoàn khaùt voïng -Giaûm bôùt khoù khaên -Leân keá hoïach

12. -Noäi dung böùc thö -Lôøi chaøo keát thuùc -Kyù teân -Vieát roõ hoï teân chöùc vuï ñoùng daáu ( neáu caàn ) -Caùc ghi chuù ( neáu caàn )

13. 16. Mẫu số 138: Mẫu đơn xin việc làm, xin học nghề, học tập.CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc-------------------ĐƠN XIN….(1)Kính gửi: ………………………… Tôi tên là…………… Ngày sinh………………………………………… Chỗ ở hiện nay…………………………………………………………… Họ tên bố……………………..tuổi……… nghề nghiệp………………… Đơn vị công tác………………………………………………………….. Họ tên mẹ……………………tuổi………. nghề nghiệp………………… Đơn vị công tác …………………………………………………………. Nay làm đơn này để xin được …………………………………………... ……………………………………………………………………………

14. Nếu được thu nhận tôi xin cam đoan:1 - Tuyệt đối chấp hành nội qui học tập và lao động2 - Tuyệt đối phục tùng sự phân công học tập, bố trí của tổ chức đơn vị sử dụng. - Nếu vi phạm nội qui, kỷ luật hoặc tự ý thôi, bỏ học, bỏ việc phải bồi thường hoàn toàn học phí, những tổn thất đã gây ra theo quy định của Nhà nước và của nhà trường đơn vị công tác.

15. Lời cam đoan và ý kiến của bố hoặc mẹTôi xin bảo đảm và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những lời ….Tôi hứa trong đơn này Ngày… tháng… năm 199… Ký tên(1) Đơn xin… cần ghi rõ mục đích "đi học" "Đi làm tại khu chế xuất" hay "đi học nghề…"

16. II.Caùch vieát caùc baùo caùo 1/ Baùo caùo vaø söï caàn thieát phaûi coù kyõ naêng vieát baùo caùo toát : -Baùo caùo theo nghóa thoâng thöôøng laø baûn thuaät laïi nhöõng söï vieäc ñaõ laøm -Coù kyõ naêng vieát baùo caùo toát seõ giuùp baïn gaây aán töôïng toát vôùi caáp treân , vôùi ñoái taùc , vöôït qua ñoái thuû caïnh tranh , löu giöõ caùc taøi lieäu thoâng tin moät caùch chính xaùc , roõ raøng ….

17. 2/ Qui trình vieát ñeà aùn : - Ñeà aùn : laø loïai baùo caùo vieát veà caùc yù töôûng ñeå thöïc hieän nhöõng coâng vieäc ( cung caáp haøng hoùa hay dòch vuï ) seõ dieãn ra trong töông lai . -Vì vaäy ñeà aùn ñöôïc vieát ñeå ñaùp öùng nhöõng yeâu caàu nhaát ñònh .

18. Qui trình vieát ñeà aùn : + Phaân tích yeâu caàu ñoái vôùi ñeà aùn + Tieán haønh nghieân cöùu + Thieát keá maãu thöû hoaëc laäp ñeà cöông

19. + Taäp trung vaøo nhöõng ñieåm maáu choát cuûa ñeà aùn + Saép xeáp caùc thoâng tin coù ñöôïc +Vieát ñeà aùn + Laøm cho ñeà aùn trôû neân ngaén goïn vaø ñôn giaûn thaân thieän ñoái vôùi ngöôøi ñoïc + Laøm cho ñeà aùn haáp daãn hôn

20. III .Caùch vieát caùc taøi lieäu höôùng daãn 1/ Söï caàn thieát cuûa taøi lieäu höôùng daãn : - Trong cuoäc soáng hieän ñaïi nhöõng saûn phaåm môùi phöùc taïp ña chöùc naêng , ña coâng duïng xuaát hieän ngaøy caøng nhieàu ,nhöõng qui trình laøm vieäc môùi cuõng ra ñôøi lieân tuïc khieán nhieàu luùc baïn trôû neân luùng tuùng , khoù chòu , böïc boäi …Vaäy caàn phaûi laøm gì ? chæ caàn coù taøi lieäu höôùng daãn toát moïi vieäc seõ ñöôïc giaûi quyeát

21. 2/ Qui trình vieát taøi lieäu höôùng daãn : -Böôùc 1 : phaân tích ngöôøi söû duïng -Böôùc 2 : Laäp danh saùch taùc nghieäp -Böôùc 3 : phaùt trieån baûn phaùc thaûo -Böôùc 4 : raø soùat kieåm tra laïi baûn phaùc thaûo -Böôùc 5 : hoøan thieän baûn höôùng daãn cuoái cuøng

22. Baøi giaûng ñeán ñaây laø keát thuùc Caûm ôn söï chuù yù theo doõi cuûa caùc baïn