Managing Change

1. Managing Change إدارة التغييـــــر

2. Objectives of the sessionأغــراض الجلســة • Share knowledge on how to embrace and manage change • Use communication skills as a tool for embracing change • تبادل المعرفة حول كيفية تبني التغيير وإدارته. • استخدام مهارات الاتصال كأداة لتبني التغييــر

3. Defining Changeتعريف التغييـــر "Change is the window through which the future enters your life.“ ”التغييــر هو النافـذة التي يدخـل من خلالها المستقبـــل إلى حيـــاتك“

4. Defining change managementتعريف إدارة التغييـــر Change management means to plan, initiate, realise, control, and finally stabilise change processes on both corporate and personal level. It is therefore, the process that controls how change is proposed, evaluated, implemented, and released. إدارة التغيير تعني التخطيط للتغيير، والبدء فيه، ثم تحقيقه، والتحكم فيه، وفي النهاية، العمل على استقرار عمليات التغيير وتثبيتها على مستوى الشركة والأفراد معاً. وهي بالتالي عملية التحكم في كيفية اقتراح التغيير، وتقييمه، وتنفيذه، واستيعابه.

5. الرضا التجــديــد البداية الإنكــار الارتباك نموذج التغيير لجانسين (الشقة المكونة من أربع غرف)

6. الرضــــــــــا • عند الرضا فأنت راضية عن كل شيء – فلست بحاجة إلى تغيير وليس لديك طلبات. طاقتك كلها مركزة على الإبقاء على نظام عمل جيد. الحياة جميلة - وأنت محافظة على تركيزك وكل شيء تحت سيطرتك. • In contentment you are just that -- content and without a change need or demand. Your energy is focused on sustaining a good working system. Life is good -- you are centred, focused, and in control.

7. الرضــــــــــا • Then! A need for change emerges. It might be internal -- for example, reorganizing your work or working on new project ideas. • ثم ! تظهر الحاجة إلى التغيير ربما في أمر داخليّ مثل إعادة تنظيم عملك أو العمل على أفكار لمشاريع جديدة

8. الإنكـــــــــار Denial isn't always bad -- it's a vital defence mechanism that helps us keep priorities in mind while keeping less-pressing issues from interfering. In denial, you are focused on other things. In the early stages of denial, people typically submerge the pressures of change. With persistence, the change becomes an annoyance to which you may respond with varying degrees of anger, avoidance, and frustration. الإنكار ليس سيئاً دائماً ، فهو آلية دفاع حيوية، تساعدنا على الاهتمام بالأولويات مع عدم السماح للقضايا الأقل إلحاحاً بالتأثير عليها. في مرحلة الإنكار غالباً ما تركزين على أشياء أخرى. وفي المراحل المبكرة من الإنكار يحاول الناس دائماً تغطية أو إخفاء ضغوط التغيير. ومع الإصرار، يصبح التغيير مصدر إزعاج قد تستجيبين له بدرجات مختلفة من الغضب، والاجتناب والإحباط.

9. الارتبـــــــــاك • أنت لست هنا ولا هناك. فالنظام القديم بدأ يفشل و النظام الجديد غير واضح. و يتساءل فريق القيادة الجديد على قمة الإدارة: ما الذي نستمر في فعله؟ وما الذي نغيره؟ العيش في هذه الغرفة يعني العيش مع الشك، حيث يملأ الغموض والارتياب والإشاعات والأفكار الخيالية الفجوات في المعلومات المتناثرة. وقد تبدئين بتجميع أجزاء اللغز المتفرقة. • You're neither here nor there. The old way is unravelled, the new way unclear. A new leadership team at the top -- what do we keep doing and what do we change? Living in this room means living with uncertainty. Ambiguity. Suspicion. Rumours and flights of imagination fill in gaps of scattered information. You may begin putting together pieces of the puzzle, if only tentatively.

10. الارتبـــــــــاك • غالباً ما تبدأ المعلومات في التدفق ببطء شيئاً فشيئاً وتبدأ الصورة الجديدة في التشكل، و في تلك المرحلة عليك أن تسرعي بالخروج من غرفة الارتباك لكي تصلي إلى أخر الغرف الانتقالية: غرفة التجديد. • Usually the information starts to trickle in and the new picture begins to form. At this point you pick up speed out of the Confusion Room to the last of the transitional rooms: Renewal.

11. التجديــــــــــد • إنه مكاناً مليء بالإثارة والإمكانيات التي تقدم لك أفضل الوسائل للخروج بنتيجة رائعة أو حل ناجح فيما يتعلق بالتغيير. و ستشعرين بالسعادة إذا استطعت تخصيص جزءاً كبيراً من وقتك لتقضيه في هذه الغرفة ( فلا تسمحي لعقلك بالانسحاب من غرفة التجديد لكي يرجع إلى حالات الإنكار والحيرة التي قد تجذبه إلى الغرف السابقة). • It's a place full of possibilities to best bring about a great solution or outcome to the change. Happy are you, if you can make space in your life to fully be in this room with this change (as opposed to letting your mind pull away from Renewal to attend to the denial and confusion calling you from the other rooms from other changes).

12. التجديــــــــــد • التجديد يمدك بطاقة عظيمة ولكنه يطرح تحدي يتعلق بغياب الهيكل التنظيمي. فتوفر التوازن الصحيح بين الهيكل والأهداف والجداول الزمنية والعضوية - مصحوباً بمساحة من الحرية بداخل تلك الهياكل، هو مفتاح التمتع بتسارع الأحداث وحصد جوائز التجديد. • متى استطعت تجاوز مرحلة التجديد فسوف تجدي نفسك مرة أخرى حيث بدأت: في مرحلة الرضا، على الأقل الرضا بهذا التغيير • Renewal is a time of great energy, yet poses the challenge of relative lack of structure. Offering the right balance of structure -- goals, timelines, memberships -- and freedom within these structures is the key to enjoying the rush, and harvesting the rewards of Renewal. • Make it through renewal and you're back where you started, in Contentment, at least with that change.

13. The lesson: Keep your sense of perspective and humour as you make the tour of the Four Room Apartment. الــدرس حافظي على بصيرتك وحسك الفكاهي طوال رحلتك في الغرف الأربع.

14. Kotter’s eight-step change modelنموذج ”كوتر“ للتغيير ذو الثمانية خطوات • Increase sense of urgency to change: inspire people to move, make objectives real and relevant. 1. زيدي الإحساس بكون التغيير ملحاً - حثي الناس على التحرك، اجعلي الأغراض حقيقية وذات صلة بالواقع. • Build the guiding team/coalition: get the right people in place with the right emotional commitment, and the right mix of skills and levels. 2. كوِّني ائتلاف أو فريـق إرشـادي: ضعـي الأفـراد المناسبيــن في أماكنهـم المناسبة التي تتوافـق مع التزاماتهم العاطفية، وبحيث تحصلين على الخليط الصحيح من المهارات والمستويات.

15. Kotter’s eight-step change modelنموذج ”كوتر“ للتغيير ذو الثمانية خطوات • Create a vision: get the team to establish a simple vision and strategy; focus on emotional and creative aspects necessary to drive service and efficiency. 3. كوِّني رؤيـــة- شجعي فريقك على وضــع رؤيــة وإستراتيجيــة بسيطة، ركـزي على الجــوانب العاطفيــة والإبداعيــة اللازمة لتحقيق الخدمة والكفاءة في الأداء. • Communicate the vision: Involve as many people as possible, communicate the essentials, simply, and to appeal and respond to people's needs. 4. انشري الرؤية - أشركـي أكبــرعــدد ممكن من النـــاس في رؤيتك، أطلعيهم على الأساسيات واجعليها بسيطـة تتناسب مع احتياجاتهم و تلبيها.

16. Kotter’s eight-step change modelنموذج ”كوتر“ للتغيير ذو الثمانية خطوات • Empower action: Remove obstacles, enable constructive feedback and support from leaders - reward and recognise progress and achievements. Encourage risk-taking. 5. مَكِّنـــي العمــل: تخلصي من العوائـق، اسمحي بالملاحظـات البناءة، وشجعـي القائــدات على دعــم العمــل - اعترفـي بالتقـدم والإنجازات وكافئي عليها – شجعي المجازفة. • Plan and create short-term wins: Set aims that are easy to achieve. Have a manageable numbers of initiatives. Finish current stages before starting new ones. 6. خططي واصنعـي نجاحــات على المدى القريب: ضعي أهدافـاً يسهل تحقيقها، اعملي على عدد معقول من المبادرات يمكنك إدارته. أكملي المراحل الحالية قبل البدء في المراحل الجديدة.

17. Kotter’s eight-step change modelنموذج ”كوتر“ للتغيير ذو الثمانية خطوات • Consolidate improvement: Foster and encourage determination, persistence and ongoing change. Encourage ongoing progress reporting and highlight achieved and future milestones. 7. عــززي التقدم – تبنـي وشجعي العـزم والإصـرار والتغييـر المستمر. شجعي تقارير سير العمل المستمرة وأبرزي الأحداث الهامة سواء التي تم إنجازها أو تلك القادمة في المستقبل. • Institutionalise the change: Reinforce the value of successful change via recruitment, promotion and new change leaders. Weave change into the working culture 8. اجعلي التغيير في إطار مؤسسي: دعِّمي قيمة التغيير الناجح عبر التعيين والترقيـة وقائدات التغيير الجديد. أدخلـي مفهـوم التغييــر في ثقافة العمل واجعليه جزءاً من نسيجه.

18. Case Study دراسة حالة • WAGGGS has agreed on policy to have all trainers undertake an exam in order to be accredited trainers on the National Level. The exam is on line and there is a time limit of 20 days to undertake it. Failing the exam means that you can no longer be a trainer in your Association. • وافقت الجمعية العالمية للمرشدات على سياسة لجميع المدربات بإجراء امتحان لكي تكوني مدربة معتمدة على المستوى الوطني. الامتحان عن طريق الخط الالكتروني وهناك مهلة 20 يوما للاضطلاع به. الفشل في الامتحان يعني انك لم تعد مدربة في جمعيتك.

19. In groups, please discuss this case, using the model of theory explained before and agree on first steps to start implementation of this new policy. • في مجموعات، نرجو مناقشة هذه الحالة باستخدام نموذج النظرية التي تم شرحها، ومن ثَمَّ الاتفاق على الخطوات الأولى لبدء تنفيذ هذه السياسة الجديدة.

20. Kotter’s eight-step change modelنموذج ”كوتر“ للتغيير ذو الثمانية خطوات • زيدي الإحساس بكون التغيير ملحاً • كوِّني ائتلاف أو فريـق إرشـادي • كوِّني رؤيـــة- • 3. كوِّني رؤيـــة • . مَكِّنـــي العمــل • خططي واصنعـي نجاحــات على المدى القريب • . عــززي التقدم • اجعلي التغيير في إطار مؤسسي • Increase sense of urgency to change. • Build the guiding team/coal. • Create a vision • Communicate the vision • Empower action • Plan and create short-term wins. • Consolidate improvement • Institutionalise the change

21. لا تغيِّري فقط من أجل التغيير Don’t change just for the sake of change

22. Face the challenge that change presents to you and turn it into an opportunityواجهي التحدي الذي يغيـِّر حاضرك وحوليه إلى فرصة