การเขียนหนังสือราชการ

1. การเขียนหนังสือราชการการเขียนหนังสือราชการ

2. การเขียนจดหมาย • “จดหมาย”เป็นการติดต่อสื่อสารด้วยการเขียนที่ในปัจจุบันยังคงได้รับความนิยม โดยเฉพาะการติดต่อกิจธุระระหว่างหน่วยงานต่างๆ ทั้งนี้อาจเนื่องมาจากการเขียนจดหมายสามารถทำให้ผู้รับจดหมายได้รับข้อความที่มีความสมบูรณ์ชัดเจนทำให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน อีกทั้งจดหมายยังสามารถใช้เป็นหลักฐานของการติดต่อระหว่างกันได้ นอกจากนี้จดหมายในบางรูปแบบยังสามารถสร้างความรู้สึกที่ดีระหว่างกันได้อีกด้วย • จดหมายที่ใช้เพื่อติดต่อกิจธุระต่างๆ ระหว่างหน่วยงาน แบ่งออกได้เป็น ๒ ประเภทใหญ่ๆ คือจดหมายราชการ(หนังสือราชการ) และจดหมายธุรกิจ

3. หนังสือราชการ หนังสือราชการ หนังสือราชการ หมายถึงเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ ๑. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ ๒. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มี ไปถึงบุคคลภายนอก ๓. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึง ส่วนราชการ ๔. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ

4. ความสำคัญของหนังสือราชการความสำคัญของหนังสือราชการ • เป็นเอกสารหลักฐานสำคัญในการติดต่อราชการ • ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย • เป็นเครื่องมือช่วยให้การบริหารราชการบรรลุ ผลสำเร็จ

5. หนังสือราชการ หนังสือราชการจึงเป็นเอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับทางราชการ จะเป็นทางราชการจัดทำขึ้นหรือหน่วยงานหรือบุคคลอื่นจัดทำขึ้น แล้วมีไปถึง ส่วนราชการก็ได้ หนังสือราชการมี ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก ๒. หนังสือภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๔. หนังสือสั่งการ ๕. หนังสือประชาสัมพันธ์ ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานทางราชการ

6. ชนิดของหนังสือราชการ หนังสือภายนอก ๑. ชนิดของหนังสือราชการ ๑.๑ หนังสือภายนอก หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษ ตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงาน อื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

7. รูปแบบการเขียนหนังสือภายนอกรูปแบบการเขียนหนังสือภายนอก

8. (ชั้นความลับ) (ชั้นความเร็ว) ที่................. (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) (วัน เดือน ปี) เรื่อง.............. (คำขึ้นต้น/เรียน) อ้างถึง (ถ้ามี)...................... สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)...................... (ข้อความ).......................................................................................... ......................................................................................................................... (คำลงท้าย)..................... (ลงชื่อ)......................... (พิมพ์ชื่อเต็ม).............. (ตำแหน่ง).................... (ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง) โทร.................... โทรสาร................ สำเนาส่ง (ถ้ามี) (ชั้นความลับ)

9. รายละเอียดการเขียนหนังสือภายนอกรายละเอียดการเขียนหนังสือภายนอก การเขียนหนังสือภายนอกมีรายละเอียดดังนี้ ๑) ที่ หมายถึง เลขลำดับของหนังสือ เขียนที่มุมบนซ้ายว่า“ที่” ใช้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ทับ(/)เลขทะเบียนหนังสือส่งออกภายในปี พ.ศ.นั้น รหัสตัวพยัญชนะ เลขประจำของเจ้าของเรื่อง/เลขทะเบียนหนังสือส่งออกภายในปี พ.ศ.นั้น ตัวอย่าง ที่ ศธ ๐๕๑๖.๑๗ / ๑๒๒

10. รหัสตัวพยัญชนะ เลขประจำของเจ้าของเรื่อง/เลขทะเบียนหนังสือส่งออกภายในปี พ.ศ.นั้น รหัสตัวพยัญชนะ มีจำนวน ๒ ตัว ใช้แทนชื่อกระทรวง ทบวงหรือส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง หรือใช้แทนจังหวัด ตัวอย่าง สำนักนายกรัฐมนตรีใช้รหัสตัวพยัญชนะนร กระทรวงกลาโหม ใช้รหัสตัวพยัญชนะกห กระทรวงการคลังใช้รหัสตัวพยัญชนะกค สำนักพระราชวังใช้รหัสตัวพยัญชนะพว กรุงเทพมหานคร ใช้รหัสตัวพยัญชนะกท จังหวัดเชียงใหม่ใช้รหัสตัวพยัญชนะชม

11. รหัสตัวพยัญชนะ เลขประจำของเจ้าของเรื่อง/เลขทะเบียนหนังสือส่งออกภายในปี พ.ศ.นั้น เลขประจำของเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยเลข ๔ ตัว ดังนี้ เลขสองตัวแรก หมายถึงส่วนราชการระดับกรม โดยเริ่มจาก ๐๑ เรียงไป ตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม เลขสองตัวหลัง หมายถึงกอง โดยเริ่มจาก ๐๑ เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ การกำหนดเลขประจำตัวเจ้าของเรื่อง หน่วยงานราชการจะเป็นผู้กำหนดเอง

12. ตัวอย่างรูปแบบ “ที่” ตัวอย่าง ที่ ศธ ๐๕๑๖.๑๗ / ๑๒๒ ศธ หมายถึงกระทรวงศึกษาธิการ ๐๕หมายถึงสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา ๑๖หมายถึงมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ .๑๗ หมายถึง คณะศิลปศาสตร์ ๑๒๒หมายถึงเลขทะเบียนลำดับที่ของหนังสือส่งออก หมายเหตุ หน่วยงานเอกชนหรือหน่วยงานทั่วไปที่ไม่ได้สังกัดราชการ ให้ใช้รูปแบบดังนี้ อักษรย่อเจ้าของเรื่อง. เลขทะเบียนหนังสือ / พ.ศ. ตัวอย่าง ที่ อมธ. ๙๘/๒๕๔๙ อมธ.หมายถึง องค์การนักศึกษามหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ๙๘/ ๒๕๔๙ หมายถึง ลำดับเลขทะเบียนหนังสือที่ออกในพ.ศ.๒๕๔๙

13. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ๒) ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย

14. วัน เดือน ปี + เรื่อง ๓) วัน เดือน ปีให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น ๑๓ พฤษภาคม ๒๕๔๙ ๔) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น (ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปรกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม) ดังตัวอย่าง เรื่อง ขอใช้สถานที่จัดสัมมนา เรื่อง ขออนุมัติจัดโครงการสัมมนาวิชาการ เรื่อง ขอเชิญเป็นวิทยากร เรื่อง ขอความร่วมมือประหยัดพลังงาน

15. คำขึ้นต้น ๕) คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ (ดูตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนามและคำลงท้ายในหนังสือราชการและคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง) แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่ คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตำแหน่งหรือชื่อบุคคล ตัวอย่าง กราบเรียน ประธานศาลฎีกา เรียน อธิการบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่น เรียน นายเสมอชาติ มีศานติ

16. อ้างถึง ๖) อ้างถึง (ถ้ามี) จะใช้เมื่ออ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะเป็นส่วนราชการใดก็ตามให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ วันที่ เดือน ปี พ.ศ.ของหนังสือนี้ อ้างถึง ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ วันที่ เดือน ปีพ.ศ.ของหนังสือ ตัวอย่าง อ้างถึง หนังสือกรมบัญชีกลาง ที่ กค ๐๕๐๓ /................ ลงวันที่ ................................ การอ้างถึงให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียวเว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่นๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้น โดยเฉพาะให้ทราบด้วย

17. สิ่งที่ส่งมาด้วย ๗) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร (หนังสือราชการ) สิ่งที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้นในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด การลงรายการสิ่งที่ส่งมาด้วยควรลงจำนวนชุดหรือแผ่นให้ชัดเจนหากมีหลายรายการควรแสดงหมายเลขกำกับและหลังหมายเลขต้องมีเครื่องหมายมหัพภาค(.) ด้วย ตัวอย่าง สิ่งที่ส่งมาด้วย ๑. เอกสารประกอบการสัมมนา จำนวน ๑ ชุด ๒.ใบตอบรับการเข้าร่วมการสัมมนา จำนวน ๑ ชุด สิ่งที่ส่งมาด้วยเอกสารประกอบการสัมมนา จำนวน ๑ ชุด สิ่งที่ส่งมาด้วย เอกสารประกอบการสัมมนา จำนวน ๕๐ ชุด (ส่งทางพัสดุไปรษณีย์)

18. ข้อความ + คำลงท้าย ๘) ข้อความให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ ๙) คำลงท้าย ให้ลงตามฐานะของผู้รับหนังสือ (ดูตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนามและคำลงท้ายในหนังสือราชการและคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง) ตัวอย่าง ขอแสดงความนับถือ ใช้ลงท้ายถึงบุคคลที่มีคำขึ้นต้นว่า “เรียน” ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง ใช้ลงท้ายถึงบุคคลที่มีคำขึ้นต้นจดหมายว่า “กราบเรียน” ขอนมัสการด้วยความเคารพ ใช้ลงท้ายหนังสือถึงพระภิกษุทั่วไป

19. ส่วนสำคัญของข้อความ + คำลงท้าย เหตุ 1. 2. วัตถุประสงค์ 15

20. ส่วนสำคัญข้อความ มี 2 ส่วน 1. ติดต่อครั้งแรกอ้างถึง ด้วย............... ตาม......... นั้น เนื่องด้วย....... ตามที่....... นั้น เนื่องจาก....... อนุสนธิ..... นั้น ตาม....ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น เหตุ ความสืบเนื่องจากที่อ้าง บัดนี้ ชื่อส่วนราชการ ในการนี้

21. วัตถุประสงค์ 2. จึง............................ “จึงเรียนมาเพื่อทราบ/โปรดทราบ” “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา”....... “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ” “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาสั่งการ” “จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาดำเนินการ โดยด่วน”(ภายในวันที่............) ฯลฯ

22. ความประสงค์และข้อตกลงความประสงค์และข้อตกลง หนังสือภายนอก

23. ลงชื่อ ๑๐)ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อให้ใช้คำว่า นาย นาง นางสาว บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักดิ์ หรือเป็นสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ (ท่านผู้หญิง คุณหรือคุณหญิง) รวมทั้งผู้มียศหรือตำแหน่งทางวิชาการนำหน้าชื่อเต็มตามสมควรแก่กรณี ตัวอย่าง ลายมือชื่อ (นายเสมอชาติ มีศานติ) ในกรณีเจ้าของลายมือชื่อมียศที่ต้องใช้ยศประกอบชื่อ ให้พิมพ์คำเต็มของยศไว้หน้าลายมือชื่อและพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ ตัวอย่าง พลตำรวจเอก .....ลายมือชื่อ...... (ชื่อ นามสกุล)

24. ตำแหน่ง ๑๑) ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่มีการลงชื่อแทน ให้ใช้คำว่าปฏิบัติหน้าที่แทน รักษาราชการแทน รักษาการแทน ปฏิบัติราชการแทน รักษาการในตำแหน่งหรือทำการแทน แล้วแต่กรณี

25. ส่วนราชการเจ้าของเรื่องส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ๑๒) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบพร้อมกับให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือไว้ด้วย ตัวอย่าง สำนักงานเลขานุการคณะฯ โทร./โทรสาร ๐ – ๒๖๒๓ – ๕๐๙๗

26. สำเนาส่ง ๑๓) สำเนาส่ง (ถ้ามี)ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ หากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปด้วย

27. ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว *อนึ่ง ในหนังสือราชการอาจจะมีการกำหนดชั้นความลับ อันเป็นมาตรการที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของเอกสาร สิ่งที่เป็นความลับนั้นจะให้รู้เฉพาะบุคคลที่มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง โดยชั้นความลับนั้นแบ่งออกเป็น ๔ ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก ลับ และ ปกปิด ส่วนชั้นความเร็วมี ๓ ชั้นคือ ด่วนที่สุด ด่วนมาก และด่วน สำหรับหนังสือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการนั้นจะมีรูปแบบที่คล้ายคลึงกับหนังสือภายนอก เพียงแต่ไม่ใช้กระดาษตราครุฑ

28. ที่ นร 0613/0251 สำนักงาน ก.พ. ถนนพิษณุโลก กทม. 10300 9 มกราคม 2546 เรื่อง ขอเชิญส่งข้าราชการเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรงานสารบรรณ เรียน อธิบดีกรมสรรพสามิต ด้วยสำนักงาน ก.พ. จะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรงานสารบรรณ สำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการระดับปฏิบัติ ตั้งแต่วันที่ 17-20 กุมภาพันธ์ 2546 เวลา 9.00 - 16.00 น. ณ ห้อง 3210 อาคารสถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน จังหวัดนนทบุรี จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดส่งเจ้าหน้าที่ธุรการ จำนวน 3 ราย เข้ารับการฝึกอบรมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวด้วย จะขอบคุณยิ่ง ขอแสดงความนับถือ เลขาธิการ ก.พ. สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือน โทร.0-2547-1051 โทรสาร 0-2526-6546 18

29. ด่วนมาก ที่ กค 0708/0456 กรมสรรพสามิต ถนนนครชัยศรี กทม. 10300 20 มกราคม 2546 เรื่อง ขอส่งข้าราชการเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรงานสารบรรณ เรียน เลขาธิการ ก.พ. อ้างถึง หนังสือสำนักงาน ก.พ. ที่ นร 0613/0251 ลงวันที่ 9 มกราคม 2546 ตามที่สำนักงาน ก.พ. จะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรงานสารบรรณ สำหรับเจ้าหน้าที่ธุรการระดับปฏิบัติ ระหว่างวันที่ 17-20 กุมภาพันธ์ 2546 นั้น กรมสรรพสามิตขอส่ง นางสาวสมคิด จิตขยัน นายสมาน รักศักดิ์ และนางนภา นภากาศ เจ้าหน้าที่ธุรการ 3 เข้ารับการฝึกอบรมดังกล่าว จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ขอแสดงความนับถือ ( ) อธิบดีกรมสรรพสามิต กองการเจ้าหน้าที่ โทร.0-2241-4769 โทรสาร 0-2243-6241 19

30. หนังสือภายใน หนังสือภายใน ๑.๒ หนังสือภายใน หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง หรือจังหวัดเดียวกัน กำหนดให้ใช้เฉพาะกระดาษบันทึกข้อความเพื่อให้เห็นความแตกต่างกับหนังสือภายนอก หนังสือภายในไม่ต้องลงที่ตั้งไม่มีส่วนอ้างถึง (หากมีการอ้างถึงจะใช้วิธีเขียนเท้าความในส่วนตอนต้นของข้อความว่าอ้างถึงหนังสือฉบับใด)ไม่มีส่วนสิ่งที่ส่งมาด้วย และไม่มีคำลงท้าย

31. แบบหนังสือภายใน

32. แบบหนังสือภายใน บันทึกข้อความ ส่วนราชการ........................................................................................ ที่.................................................. วันที่............................................. เรื่อง................................................................................................... (คำขึ้นต้น/เรียน).......................................... (ข้อความ)...................................................................................... ................................................................................................................... ................................................................................................................... .................................................................................................................. (ลงชื่อ)..................... (พิมพ์ชื่อเต็ม)........ (ตำแหน่ง)..............

33. ความประสงค์และข้อตกลงความประสงค์และข้อตกลง หนังสือภายใน

34. ตัวอย่างการเขียนหนังสือภายในตัวอย่างการเขียนหนังสือภายใน

35. ใช้กระดาษบันทึกข้อความใช้กระดาษบันทึกข้อความ ไป-มาในเรื่องราชการ ติดต่อกับบุคคลผู้ดำรงตำแหน่ง/หน่วย สภาพของหนังสือไม่ผูกมัด เปลี่ยนแปลงได้ ใช้บันทึกแทน คำขึ้นต้นใช้ เรื่อง เรียน/เสนอ สรรพนามใช้ผม กระผม ดิฉัน ท่าน พณฯ เกล้ากระผม ชื่อของหน่วย คำลงท้ายไม่มี ใช้คำย่อของตำแหน่งหรือส่วนงาน วัน เดือน ปี ใช้กระดาษตราครุฑ ไป-มา เป็นทางราชการ ติดต่อ ตำแหน่ง-ตำแหน่งหรือหน่วย-หน่วย สภาพของหนังสือผูกมัดถาวร รูปแบบหนังสือเป็นแบบลงนาม หรือแบบ ประทับตรา คำขึ้นต้นประกอบด้วย เรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งทื่ส่งมาด้วย คำลงท้ายใช้ ขอแสดงความนับถือ หรือ อื่นๆแล้วแต่กรณี ใช้คำเต็มทั้งชื่อ ส่วนราชการ วัน เดือน ปี ความแตกต่างระหว่างหนังสือภายนอกกับหนังสือภายใน หนังสือภายใน หนังสือภายนอก

36. หนังสือประทับตรา ๑.๓หนังสือประทับตรา หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่าง ส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะเรื่องที่ไม่ใช่กรณีสำคัญ ได้แก่ ๑. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม ๒. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๓. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน ๔. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ ๕. การเตือนเรื่องที่ค้าง ๖. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้ หนังสือประทับตรา

37. หนังสือประทับตรา

38. ตัวอย่างหนังสือประทับตราตัวอย่างหนังสือประทับตรา

39. หนังสือสั่งการ ๑.๔หนังสือสั่งการ หนังสือสั่งการมี ๓ ชนิด ได้แก่ ๑.๔.๑ คำสั่งคือบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ ๑.๔.๒ ระเบียบคือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ๑.๔.๓ ข้อบังคับคือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจกำหนดให้ใช้ โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

40. แบบหนังสือสั่งการ (คำสั่ง)

41. แบบหนังสือสั่งการ (ระเบียบ)

42. แบบหนังสือสั่งการ (ข้อบังคับ)

43. หนังสือประชาสัมพันธ์ ๑.๕หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือประชาสัมพันธ์มี ๓ ชนิด ได้แก่ ๑.๕.๑ ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ ๑.๕.๒ แถลงการณ์คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วไป ใช้กระดาษตราครุฑ ๑.๕.๓ ข่าว คือบรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

44. แบบหนังสือประชาสัมพันธ์แบบหนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)

45. แบบหนังสือประชาสัมพันธ์แบบหนังสือประชาสัมพันธ์ (แถลงการณ์)

46. แบบหนังสือประชาสัมพันธ์แบบหนังสือประชาสัมพันธ์ (ข่าว)

47. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ๑.๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ

48. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ๑.๖.๑ หนังสือรับรองคือหนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่ จำเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษตราครุฑ ๑.๖.๒ รายงานการประชุม คือการบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ๑.๖.๓ บันทึกคือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปรกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

49. แบบหนังสือที่เจ้าหน้าที่ได้จัดทำขึ้นแบบหนังสือที่เจ้าหน้าที่ได้จัดทำขึ้น (หนังสือรับรอง)

50. แบบหนังสือที่เจ้าหน้าที่ได้จัดทำขึ้นแบบหนังสือที่เจ้าหน้าที่ได้จัดทำขึ้น (รายงานการประชุม)