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档案管理信息化建设的 思路与实践汇报

档案管理信息化建设的 思路与实践汇报. 北京大学档案馆 李海军 2005 年 9 月 25 日. 提 纲. 一、档案信息化的思路 二、北京大学档案管理信息系统的基本功能 三、北京大学档案管理信息系统的特色. 一、档案信息化的思路. 数据、信息、知识、智慧金字塔. 什么是知识？. 拉里 . 普鲁萨克和托马斯 . 达文波在 《 工作知识 》 一书中对知识的定义：知识是“一种设定经验、价值、连贯信息和专家识见的流动混合体，它可以为估量和吸收新的经验与信息提供框架” 活的 连贯的 可估量和吸收新经验 由互相关联的概念表示，概念间可进行推演运算。.

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档案管理信息化建设的 思路与实践汇报

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Presentation Transcript

  1. 档案管理信息化建设的思路与实践汇报 北京大学档案馆 李海军 2005年9月25日

  2. 提 纲 一、档案信息化的思路 二、北京大学档案管理信息系统的基本功能 三、北京大学档案管理信息系统的特色

  3. 一、档案信息化的思路

  4. 数据、信息、知识、智慧金字塔

  5. 什么是知识？ • 拉里.普鲁萨克和托马斯.达文波在《工作知识》一书中对知识的定义：知识是“一种设定经验、价值、连贯信息和专家识见的流动混合体，它可以为估量和吸收新的经验与信息提供框架” • 活的 • 连贯的 • 可估量和吸收新经验 • 由互相关联的概念表示，概念间可进行推演运算。

  6. 数字化是信息化的起步 知识化是信息化方向

  7. 档案信息化的发展过程符合此规律

  8. 实现知识化要解决的最基础性的问题 • 数据的质量问题 • 数据描述问题 • 整合: 信息共享和系统集成的问题 当前信息化要围绕这三个问题作文章

  9. 档案 有归属权 密级划分 与政务公开不矛盾 密级划分是档案的重要属性

  10. 档案信息化 1. 含义：档案信息化就是用现代信息和通讯科技改造我们的档案管理业务。 2. 目的： 1 自动化档案管理流程 2 提供决策支持 3. 任务： 1 档案的数字化（解决好数据的格式、存储方式、存储载体等问题） 2 信息整合的问题 3 决策服务的问题 ——建设数字化档案馆

  11. 档案为什么要信息化 • 不是为信息化而信息化 整个社会进步的必然要求： • 信息化是社会发展的必然趋势 • 档案是社会运动的基元，档案部门是社会组织的细胞，不可或缺，必须信息化 • 存在被各类信息中心和站点取代的危险

  12. 档案信息化要从国家电子政务建设的高度去认识档案信息化要从国家电子政务建设的高度去认识

  13. 电子政务发展阶段

  14. 档案信息化面临的困难 • 标准和规范问题,造成数据格式和系统的异构. • 数据质量问题（著录不准确、不全面、不规范）,为信息的精准查询和智能检索带来困难. • 信息孤岛、信息烟囱、信息壁垒（由于结构异构、基础设施异构、系统平台异构、语义异构、业务流程异构、制度体制造成的隔阂、竞争需要等等） • 信息的查询、服务不力（单词匹配、语义推理）

  15. 怎么办 • 统一标准 • 著录监管 • 信息整合和互操作 • 深化服务功能

  16. 统一标准 • 制定和遵循业务标准 • 业务操作规范化 • 符合国际和国家标准 • 纳入国家电子政务建设的大框架中。 • 在高校应该首先从校务信息一体化的角度去思考。

  17. 著录监管 • 前端监管 • 流程监控 具体在系统中如何实现： • 细化功能 • 责任到人 • 划分流程，可以回退

  18. 信息整合 • 为什么要提信息整合？ • 整合是解决信息孤岛的根本办法 • 整合包括系统集成和信息共享两方面 • 而最基础的仍然是信息共享

  19. 信息怎么整合？ 技术方面的问题： • 元数据 • 资源描述框架 • 知识推理、知识管理

  20. 什么是元数据？ • (metadata)是关于数据的数据 • 什么是数据？

  21. 深化服务功能 • 从用户的角度出发，以服务为中心进行系统开发 • 加强编研、查询能力

  22. 面对信息化面临的困难北大的因应对策 • 积极投入人力，进行有关理论知识的学习，并开始着手元数据标准的研究和制定工作 • 采用流程化管理来加强数据质量的监管（后面将介绍） • 积极与学校计算中心合作，从校务一体化的高度去设计系统，努力打通全校各系统间的数据通路，消除数据瓶颈和信息孤岛。 例如开发学籍档案组卷模块，打通档案管理系统与本科生教务系统、研究生系统、留学生系统、成教系统间的数据通道，进行文档一体化研究和开发，以打通与办公自动化系统的数据通道。这些功能集中体现在系统的转库、组卷功能中。 • 开发web著录系统和web查询利用系统，深化服务和档案编研能力

  23. 具体的对策在我们的档案管理信息系统中得到了体现，所以，有必要对它稍做简要的介绍。具体的对策在我们的档案管理信息系统中得到了体现，所以，有必要对它稍做简要的介绍。

  24. 二、北京大学档案管理信息系统 的基本功能

  25. 档案管理系统功能涵盖了档案处理的全过程

  26. 北京大学档案管理信息系统包括三大模块 （一）基于C/S结构的档案管理系统 （二）基于Web的档案著录系统 （三）基于Web的档案查询利用系统

  27. （一）基于C/S结构的档案管理系统功能 我们将该系统功能分为五大类： • 定制类 • 维护类 • 基本管理类 • 数据接口类 • 服务类

  28. 1. 定制类功能 • 大类定制 • 门类（表）定制 • 门类层级定制 • 字段定制 • 菜单定制 • 界面定制 • 报表定制

  29. 2. 维护类功能 • 门类维护 • 字典维护 • 组织机构维护 • 用户及权限维护 • 报表维护

  30. 3. 基本管理类功能 • 著录（录入、修改、删除、替换等） • 查询（条件查询、排序） • 打印报表（封面、目录、标签等） • 加原文（目录与原文关联） • 鉴定（密级鉴定与利用价值鉴定）

  31. 4. 数据接口类 • 转库 • 组卷 • 数据导入导出 • 数据备份与恢复 • 数据转移对照 • 数据发布

  32. 5. 服务类功能 • 借阅登记 • 统计

  33. （二）基于Web的档案著录系统 设计目的： 为了实现基于浏览器的档案著录，可避免客户端软件的维护 基本功能如下：

  34. 登录

  35. Web著录操作主界面

  36. 著录界面

  37. 学籍转库和组卷 • 学籍转库是从各学籍系统中将数据转入档案系统的临时库中，并在临时库中对某些数据作适当的修改，然后按不同的分类方法将其组卷并移入部门库中，进行归档处理。 • 转库操作由系统管理员来做，每年一次，具体操作任务由前面介绍的基于C/S结构的档案管理系统来完成。而组卷的任务则在web著录系统中由相关的院系档案员来完成。

  38. 组卷过程——选择类型

  39. 三种组卷方式 • 按单位 • 按专业 • 按学号

  40. 组卷过程——选择条目

  41. 组卷结果

  42. （三）基于Web的档案查询利用系统 • 设计目的： 为了实现将鉴定后的开放档案发布到互联网上，供互联网用户和本馆会员查询利用。 说明： 鉴定工作由前述的基于C/S结构的管理系统完成，而发布工作则由发布模块完成。几个模块功能互相独立。 发布后的档案进入开放库，该查询系统只针对该开放库进行查询。

  43. 档案WEB查询系统首页

  44. WEB查询系统功能 • 系统拥有两个入口： • 后台管理口为管理员专用通道，前两类功能集中于此 • 访客和注册会员从网站主页直接进入，最后一类功能在此完成 • 包括三大类： • 定制类 • 会员、费率管理类 • 查询操作类

  45. 1. 定制类

  46. “信息发布”控制主页界面布局

  47. “专题档案”维护主页专题档案栏目

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