Gerência de projetos Gerência de custos

1. Gerência de projetosGerência de custos Equipe: Edilana Gomes Glauber Marciel Wilharlley Penha

2. Custo é o valor em dinheiro, ou equivalente em dinheiro, sacrificado para produtos e serviços que se esperam que tragam um benefício atual ou futuro para a organização

3. Objetos de Custos... ... Um objeto de custo é um item, como produtos, clientes, departamentos, processos, atividades, etc... para os quais custos são medidos e atribuídos.

4. Atividades • Atividades são os objetos de custos considerados mais relevantes nos últimos anos! • Atividade é uma unidade básica de trabalho dentro de uma organização. • Exemplos: preparar o equipamento para produção, pagar faturas, comprar peças, faturar clientes, expedir produtos, entregar produtos, etc...

5. Processos Envolvidos Determinar quais recursos e que quantidades devem ser usadas para executar as atividades do projeto. Desenvolver estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto. Alocar as estimativas dos custos do projeto aos itens individuais de trabalho. Controlar as mudanças no orçamento do projeto. Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado

6. Fatores de influência Custo Cronograma Qualidade

7. 2) Estimativas de Custos 1) Planejamento de Recursos Divisão Gerência de Custos 3) Orçamentação dos Custos 4) Controle de Custos

8. Planejamento de recursos Ex.: Uma equipe de projetistas do setor automotivo deve está familiarizada com as mais recentes técnicas de montagem automotiva. • Determinar os recursos físicos; • Quantidade necessária; • Quando serão utilizados;

9. Planejamento de recursos

10. Planejamento de recursos Entrada: Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

11. Planejamento de recursos Entrada: Informações históricas Projetos semelhantes

12. Planejamento de recursos Entrada: Declaração do escopo Contém a justificativa e o objetivo do projeto

13. Planejamento de recursos Entrada: • Descrição do quadro de recursos O que está disponível para o projeto

14. Planejamento de recursos Entrada: Políticas organizacionais Planejamento do quadro pessoal, aluguel ou compra de suprimentos e equipamentos

15. Planejamento de recursos Entrada Estimativas de duração São avaliações quantitativas de dias prováveis de trabalho para completar uma atividade.

16. Planejamento de recursos Ferramentas Avaliação especializada É requerida para avaliar as entradas de processo. Ex: Consultores

17. Planejamento de recursos Ferramentas Identificação de alternativas

18. Planejamento de recursos Ferramentas Software de Gerenciamento de Projetos;

19. Planejamento de recursos Saída Uma visão dos recursos requeridos, sendo uma descrição dos recursos, tipo e quantidades necessárias para o projeto ser concluído. Pode-se utilizar um documento comum descrevendo os recursos requeridos: Ex: Planilha Excel (Microsoft Office)

20. Estimativa dos custos • Estimar custos é desenvolver uma aproximação (Estimativa) dos custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto; • Distinguir custo estimado de preço; • Elaborar uma avaliação quantitativa dos resultados prováveis; Ex.: Quanto custará para organização o fornecimento do produto ou serviço?

21. Estimativa dos custos • Estimativa – fica mais precisa no decorrer do projeto. (ocorre variação) • Expressas em R$.(horas, h/máquina, equipe/dia, etc) • Custos das atividades do cronograma são estimados para todos os recursos necessários. Além de verbas para inflação, contingências,... • Avaliadores de custos – próprios ou terceiros

22. CUSTO UNITÁRIO • Taxa padrão de cada tipo de recurso utilizado para a execução do trabalho do projeto (atividades)

23. EXEMPLO - CUSTO UNITÁRIO - SERVIÇOS

24. Esquema Básico de Custos Custos Receita de Vendas Indiretos Diretos Despesas Administrativas, vendas, financeiras Rateio Produto / Atividade A Produto / Atividade B Estoque ou custo da atividade Produto / Atividade C Custo Produtos ou Atividades Resultado

25. PRECISÃO DAS ESTIMATIVAS Utilizada para propostas, estimativas de contratação, alterações no contrato e trabalho adicional. Pode ser utilizada para obter verba e aprovação de projetos. Pode ser utilizada para estimativas iniciais, onde só se quer ter uma idéia dos custos. Porcentagem de informação para estimativa de custos Fonte: International Cost Engineering Council (ICEC)

26. EAP E O PLANO DE CONTAS Fábrica Nível 1 – Resultado Nível 2 – Sub-resultado Nível 3 – Sub-resultado Nível 4 – Sub-resultado Projeto Aquisições Projeto de Engenharia Projeto Elétrico Módulo A Módulo B Módulo C Organização Funcional Teste Baseado em Project Management, A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. por Harold Kerzner, pág.: 574 – 8ª edição centro de custos Depto de Engenharia centro de custos Pacotes de Trabalho Empresa Construção projeto centro de custos Depto. Elétrico Depto. Mecânica centro de custos Revisão Técnica; Auditoria

27. Custos x Preço Estimativa de Custos Definição de Preço É uma decisão do negócio: quanto a organização executora cobrará pelo produto ou serviço solicitado? Utiliza a estimativa de custos no seu cálculo. Envolve desenvolver uma avaliação: quanto custará para que a organização executora forneça o produto ou o serviço solicitado?

28. Estimativa de Custos • Entradas • Fatores ambientais da empresa; (Condições do mercado e banco de dados comerciais) • Ativos de processos organizacionais; (políticas e modelos de estimativas, informações históricas, lições aprendidas e equipe) • Declaração do escopo do projeto; (Restrições, premissas e requesitos da lista de entregas) • EAP e Dicionário da EAP; • Planos de gerenciamento do projeto: • Plano de gerenciamento do cronograma; • Plano de gerenciamento de pessoal; • Registro de riscos

29. Estimativa de Custos

30. Técnicas de Estimativas de Custo • Estimativa Análoga • Enxerga o projeto ou grandes atividades como um todo • Requer opinião especializada • Amplamente usado, porém, com baixa precisão • Sem informações detalhadas sobre o projeto atual e, por esse motivo, o suporte de opinião especializada é necessário. • A exatidão aumenta quando: • os projetos anteriores são realmente semelhantes; • os avaliadores que elaboram a estimativa são experientes e possuem habilidade para realizar esta tarefa.

31. Técnicas de Estimativas de Custo • Tipos de Estimativas Top-Down • Partem do projeto como um todo para estimar produtos intermediários e pacotes de trabalho, calculando valores proporcionais ao valor total do projeto. São elas: • Estimativa Análoga • Estimativa Ordem de Grandeza • Estimativa Paramétrica Nível de detalhamento da informação Usadas no início do projeto ou para estudos de viabilidade!

32. Técnicas de Estimativas de Custo • Estimativa da Ordem de Grandeza • Poucos dados disponíveis • Mesmo assim somos obrigados a apresentar uma estimativa • Utilizamos experiência e dados históricos, ajustando-os por indicadores paramétricos, fatores de escala, curvas de capacidade, etc.

33. Técnicas de Estimativas de Custo • Estimativa Paramétrica • Modelo matemático para prever os custos do projeto • Mais confiável quando: • Os projetos envolvidos são similares • As informações históricas utilizadas no modelo são precisas • O modelo é “escalável”; por exemplo, funciona tanto para os projetos pequenos como para os grandes • Exemplo: custo por linha de código, por metro quadrado,FPA.

34. Técnicas de Estimativas de Custo • Tipos de Estimativas Bottom-up • Inicia pelo nível mais baixo da EAP e continua até obter todas as estimativas do projeto • Baseado nos pacotes de trabalho da EAP ou nas atividades individuais • Método mais detalhado • Atividades menores permitem: • Estimativa de custos unitários • Precisão Nível de detalhamento da informação Usadas quando já houve progresso no conhecimento do projeto!

35. Vantagens Desvantagens Rápida Menos precisa Tarefas não precisam ser identificadas Estimativas são preparadas com poucas informações detalhadas Custo menor Requer uma considerável experiência para ser bem feita Fornece ao GP uma idéia das expectativas da alta gerência As expectativas da alta gerência podem ser irreais Custos gerais do projeto são cobertos Extremamente difícil para projetos com elevado grau de incerteza Técnicas de Estimativas de Custo Estimativa Top-down

36. Vantagens Desvantagens Mais preciso Consome tempo e recursos para ser desenvolvido Obtém o comprometimento maior da equipe Tendência da equipe para superestimar Baseado na análise detalhada do projeto Requer que todo o projeto seja definido e entendido Fornece uma base de referência (baseline) para monitoração e controle Competição entre os membros da equipe para conseguir parte do trabalho maior/mais importante Normalmente baseado nos modelos de EAP já existentes na empresa Técnicas de Estimativas de Custo Estimativa Bottom-up

37. Estimativa de Custos • Saídas • Estimativas de custos da atividade; • Estimativa de Custos: é uma representação quantitativa dos prováveis custos dos recursos requeridos e demonstrados no planejamento de recursos. • Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade;(documentação e premissas) • Mudanças solicitadas; • Plano de gerenciamento de custos - atualizações;

38. Estimativa de Custos Saída • Estimativa de Custos: é uma representação quantitativa dos prováveis custos dos recursos requeridos e demonstrados no planejamento de recursos. • Plano de Gerência de Custos: controlar as variações que afetam os custos.

39. Orçamentação dos custos • Alocar as estimativas globais às atividades individuais dos pacotes ;

40. Orçamentação dos custos

41. Entradas • Estimativas de custo • Estrutura Analítica do Projeto - EAP • Cronograma do projeto • Plano de gerenciamento de riscos

42. Ferramentas • Estimativas por analogia – Avaliação especializada (top-down) • Modelagem paramétrica • Estimativas de baixo para cima (bottom-up) • Ferramentas computadorizadas

43. Saídas • Baseline de custos

44. Controle dos custos • Monitorar desempenho de custo para detectar e entender as variações do plano; • Assegurar que todas as mudaças estão registradas na Baseline • Informar as partes envolvidas afetadas sobre as mudanças autorizadas • Manter os custos dentro dos limites

45. Controle dos custos

46. Entradas • Baseline do custo • Relatório de desempenho • Requisição de mudanças • Plano de gerenciamento de custo

47. Ferramentas • Sistema de controle de mudança de custo • Medição de desempenho • Gerenciamento de valor agregado • Planejamento adicional • Ferramentas computadorizadas

48. Saídas • Estimativas de custos revisadas • Atualização do orçamento • Ações corretivas • Estimativa para a conclusão

49. Boas Práticas de Gerência de Custo... • Software de gerenciamento de projetos • Software para estimativas de custos, planilhas computadorizadas e ferramentas estatísticas e de simulação. Determinar os valores de custo de recursos Determinar o custo unitário para cada recurso. Coleta de cotações é um método de obtenção de valores. • Análise de proposta de fornecedor • Análise de quanto o projeto deve custar a partir de proposta de fornecedores. • Análise das reservas • Muitos avaliadores de custos incluem as reservas, também denominadas provisões para contingências • Agregação de custos • As estimativas de custos da atividade do cronograma são agregadas por pacotes de trabalho de acordo com a EAP nas contas de controle, e finalmente para todo o projeto. • Análise das reservas • A análise das reservas estabelece as reservas para contingências. O gerente de projetos deve obter aprovação antes de comprometer ou gastar essa reserva.

50. Perguntas???