CURSO DE PERT-CPM

1. CURSO DE PERT-CPM Baseado no MS Project por A. C. Mattos

2. Programa Do Curso • Aula 1 (2 h-a): Introdução à rede PERT. Atividades, caminho crítico, dummies, critical points, milestones. • Aula 2 (2 h-a): Introdução ao MS Project 98. Comandos, calendário, interface, menu. • Aula 3 (2 h-a): Workshop: rede PERT de um projeto escolhido e conhecido pelos participantes. • Aula 4 (2 h-a): Workshop: otimização da rede, atualização, resolução de conflitos. • Aula 5 (2 h-a): Administração gerencial através da rede PERT.

3. O Que É PERT-CPM PERT = Program Evaluation and Review Technique, ou Técnica de Avaliação e Revisão de Programas CPM = Critical Path Method, ou Método do Caminho Crítico O adjetivo pert, em inglês, também significa animado, esperto, firme e atraente, atrevido

4. Uma Rede PERT

5. Por Que Usar PERT-CPM ? • Reduz os atrasos dos programas • Diminui a necessidade de horas-extras • As solicitações “urgentes” e “para ontem” se tornam menos frequentes • Os gerentes sofrem menos pressões para cumprir os prazos • O ambiente fica mais tranquilo por haver planejamento das atividades

6. Quando Se Usa Um PERT ? • Sempre que houver prazos definidos para concluir uma atividade • Quando um programa tiver início, meio e fim • Exemplos de uso: lançamento de cursos, matrículas, vestibulares, conferências, eventos • Exemplos de não uso: processos contínuos, como na linha de produção de uma fábrica

7. História do PERT-CPM • 1956 - A RAND Corporation, trabalhando para a Marinha de Guerra americana, inventa essa tecnologia gerencial. • 1958 - O PERT é usado com sucesso no projeto Polaris, um míssil balístico intercontinental armado com ogivas nucleares. • 1960 - A Marinha americana passa a usar o PERT em todos os seus projetos. A NASA passa a utilizá-lo em seus programas espaciais. • 1964 - É criado o PERT-CUSTO, incluindo no sistema dados de custo das várias atividades, melhorando seu controle. • 1965 - O sucesso do PERT leva os gerentes de projeto a utilizá-lo intensamente nas empresas. • 1966 - O PERT, trabalhoso para ser utilizado manualmente, é implementado em computadores, tornando muito mais fácil seu uso pelos gerentes.

8. Uma Rede PERT

9. Elementos Importantes “Must start on”:dia definidopara iniciar(o Project nãoaltera a data) O caminho crítico(em vermelho): Atividades que NÃO PODEM sofrer atrasos. TODAS asatividadesligadas Início do projetobem definido “Milestone”:marcoimportante(duração zero) Fim do projetobem definido Código daatividade Duração emDIAS ÚTEIS Atividadescom folga(em preto) Data do inícioda atividade Data do fimda atividade CONFLITOS:Se muito longa,o PERT podeficar sem solução

10. Pert, Cpm E Gantt PERT: quando a duração é dada por distribuições estatísticas (pouco usado). CPM: cada duração é dada por um único número (MS Project). GANTT: outra forma para o PERT, mostrando o que deve ser feito a cada dia; as relações entre as atividades são menos claras no Gráfico de Gantt.

11. Uma Rede PERT Sob a FormaDe Gráfico De Gantt

12. O PERT Em Um Calendário

13. Exercício Através do Project, apenas desenhar uma rede PERT igual à do slide

14. FIM DAPRIMEIRA AULA Para a próxima aula:Trazer um calendário,com os dias de feriados, e um disquete vazio.

15. SEGUNDA AULA Usando o MS Project 98 Para esta aula:Trazer um calendário,com os dias de feriados, e um disquete vazio.

16. Usando O MS Project 98: Configurando 1. Abra o Project 2. File/New 3. Copie abaixo ... ponha data de hoje + 7 dias .....OK

17. Usando O MS Project 98: Calendário 1. View/Pert Chart 2. Tools/Change working time............OK Crie agora o seu calendário, incluindo TODOS os feriados (nacionais, escolares etc.) para os próximos 12 meses (ou mais !) IMPORTANTE: Defina também como “non-working” (feriado) TODAS as datas em que não houver trabalho, como “enforcamentos” (Ex.: 6ª feira com feriado na 5ª), “dias de enrolação” (Ex.: 24-dez), “dias pela metade” (Ex. 4ª feira de cinzas) etc. Na dúvida, defina como feriado também ! Não fique desprevenido ! Feriado, para você, é quando seus funcionários não trabalharão (feriados, greves etc.), ou trabalharão em “marcha lenta”, ou vários irão faltar (greve dos transportes) etc.

18. Usando O MS Project 98: Configurando 1. Format/Text Styles/Arial Normal 8 OK 2. Format/Box Styles/Boxes/.... copiar abaixo... OK

19. Usando O MS Project 98: Configurando 1. Format/Layout ..... copiar abaixo OK

20. Usando O MS Project 98: Desenhando 1. Escolha um projeto PEQUENO de sua área 2. Usando o mouse, desenhe sua rede PERT 2. Dê nomes curtos às atividades (para caber no quadro) 3. Defina a duração de cada atividade em DIAS ÚTEIS 4. Ligue as atividades, puxando uma seta da esquerda para a direita 5. Para apagar um link, clique duas vezes e Delete 6. Para arrastar uma atividade, clique no canto e arraste. 7. Para arrastar várias atividades, crie uma moldura ao redor delas, solte o botão do mouse, clique em uma delas, arraste todas elas.

21. Usando o MS Project 98: ASAP e ALAP As soon as possible (ASAP) = “Tão cedo quanto possível”: A atividade deve começar imediatamente, deixando a folga para depois do término da atividade. É a característica mais comum. As late as possible (ALAP) = “Tão tarde quanto possível”: A atividade deve começar mais tarde, deixando a folga para antes do início da atividade. Must start on = “Deve começar em”: A atividade deve necessariamente começar na data definida pelo gerente.

22. Usando o MS Project 98: Definições 1. Com o botão direito do mouse, clique em uma atividade 2. Defina as características da atividade 3. Atenção: verifique se predecessors estão corretos !

23. Usando o MS Project 98: Zoom 1. Clique em View/Zoom ou nos ícones das lentes 2. Ajuste a lente a seu gosto

24. Usando o MS Project 98: Calendários 1. Clique em View/More Views/Organizer/Calendar 2. Copie o calendário de seu projeto (se tiver sido alterado) para GLOBAL.MPT, pois, ao abrir um novo projeto, o calendário de GLOBAL.MPT é sempre utilizado.

25. Usando o MS Project 98: Options 1. Clique em Tools/Options 2. Defina as opções a seu gosto

26. Usando o MS Project 98:Configurando Impressão 1. File/Page Setup Configure a página: formato Letter, landscape, margens de 1” (2,54 cm), legend None, Footer com número da página, data e nome do arquivo, print blank pages: No 2. A configuração é pessoal, dependendo do gosto de cada um. Use, no entanto, uma apresentação PROFISSIONAL.

27. Usando o MS Project 98: Imprimindo 1. File/Print Preview 2. Examine suas páginas. Você deverá fazer várias alterações no desenho até que a impressão tenha aspecto PROFISSIONAL. Para tanto, dê um Close, redesenhe e volte para Print Preview, até ficar bom. 3. Imprima a página (não agora).

28. Usando o MS Project 98: Tutorial 1. Clique em Help/Quick Preview 2. Dê um rápido passeio pelo Project

29. FIM DASEGUNDA AULA Guardar o seu projeto em disquete para a próxima aula: é onde estão seu calendário e suas configurações. Trazer esse disquete na próxima aula.

30. TERCEIRA AULA Workshop-1 Carregar no Project o seu projeto do disquete, que é onde estão seu calendário e suas configurações. Copiar o calendário para GLOBAL.MPT.

31. Workshop-1 1. Escolha um projeto importante de sua área. O PERT deste projeto será o produto final deste curso, e você poderá implementá-lo imediatamente em sua área. 2. Liste as atividades do projeto e a duração de cada atividade com o Notepad. 3. Abra o Project e crie a rede PERT. 4. Examine depois a impressão. 5. O professor e os monitores estarão à sua disposição. 6. Examine sempre se o calendário está correto ! Salve o seu projeto em disquete. 7. Leve-o para a sua área, imprima o projeto e comece a usá-lo. 8. E tenha mais paz em suas atividades !

32. FIM DATERCEIRA AULA Guardar o seu projeto em disquete para a próxima aula. Trazer esse disquete na próxima aula.

33. QUARTA AULA Workshop-2 Carregar o seu projeto em disquete, que é onde estão seu calendário e suas configurações. Copiar o calendário para GLOBAL.MPT.

34. Workshop-2 1. Escolha um outro projeto importante de sua área. O PERT deste projeto será o segundo produto final deste curso. Você poderá implementá-lo imediatamente em sua área. VERIFIQUE SE O CALENDÁRIO ESTÁ CORRETO ! 2. Abra o Project e crie a rede PERT. 3. Examine depois a impressão. 4. O professor estará à sua disposição. 5. Salve o seu projeto em disquete. 6. Leve-o para a sua área, imprima o projeto e comece a usá-lo. 7. E tenha mais paz em suas atividades !

35. FIM DAQUARTA AULA Guardar o seu projeto em disquete para usar em sua área.

36. QUINTA AULA Executando O PERT

37. Auditando o PERT • As durações estão corretas ? • O tempo destinado a cada atividade é o ideal ? • Em alguns casos, é conveniente aumentar o tempo de duração da atividade. • As datas são viáveis ? Ex.: Um exame no meio de um feriado prolongado. • Muitas vezes, o que é bom para nós é ruim para os outros clientes. • Devemos, nestes casos, tentar conciliar os conflitos, buscando atender a todos. • Se não for possível conciliar datas, faça o que for conveniente para você. Fazendo O PERT Funcionar

38. Fazendo o PERT funcionar Auditando o PERT • Os links estão corretos ? • Há a necessidade de conhecer detalhadamente o processo como um todo. Em caso de dúvida, discuta com quem compartilha a execução do processo com você.

39. Fazendo o PERT funcionar Auditando o PERT • Falta alguma atividade ? • Discuta sempre o planejamento dos projetos com a equipe que irá executá-lo, para não deixar de incluir atividades que podem ser importantes. • Existe atividade que não mais é realizada ? • Na discussão com a equipe, isto fica mais fácil de ser percebido. • Ex.: atividades abolidas, atividades inúteis ou terceirizadas etc.

40. Fazendo o PERT funcionar Auditando o PERT • Comparando com os outros projetos existentes, não há superposição de atividades em algum período, sobrecarregando demais os funcionários ? • Não devemos confiar apenas em nossa memória, ou somente em nós mesmos, pois poderemos não perceber coincidências de datas importantes e, por um erro só, inviabilizar vários projetos. • Devemos submeter à avaliação do grupo, para evitarmos a superposição de muitas atividades em períodos críticos.

41. Fazendo o PERT funcionar • Implementando o PERT • Ensinando os funcionários a entender o PERT e a cumpri-lo. • A princípio irá parecer que você está colocando um dragão assustador na parede. • Muitos vão achar que você não tem o que fazer e fica inventando complicações etc. • Você deve mostrar a eles que cada atividade está ligada à próxima e que, se esta for bem feita, facilitará a execução da que vem logo a seguir.

42. Fazendo o PERT funcionar • Ensinando os funcionários a entender o PERT e a cumpri-lo. • Enfatizar que, se a atividade não for feita, ou não for bem feita, poderá comprometer até o projeto como um todo. • Explicando o significado de cada atividade. • Você deve fazer isto, para que todos os envolvidos compreendam no que consiste o projeto e que metas você quer atingir. • Definindo os responsáveis por cada atividade. • Não se esqueça de que, mesmo delegando responsabilidades por atividades, você não deixará de ser o responsável pelo sucesso ou pela derrocada do projeto.

43. Fazendo o PERT funcionar • Definindo os responsáveis por cada atividade. • Cabe a você transformar em hábito uma consulta diária (no mínimo) aos PERTs em execução. • Crie este hábito em seus funcionários. Começarão a acabar os “furos” ou esquecimentos de coisas importantes. • Deixe bem claro quem é o responsável por cada atividade ou segmento de atividades, para que não se corra o risco de que o projeto sofra solavancos ou emperre, por desatenção ou desinteresse de qualquer membro da equipe.

44. Fazendo o PERT funcionar • Elaborando o orçamento para a execução do projeto. • Na elaboração do seu orçamento por projeto, você poderá estar norteando seu rumo, em termos financeiros, e também definindo novas metas a serem alcançadas pelo seu departamento. • Seja o mais realista possível, em termos de projeção de suas despesas, e tente se basear em dados estatísticos (históricos) para projetar as possibilidades de receitas. É preferível que você faça uma previsão pessimista de receitas.

45. Fazendo o PERT funcionar • Elaborando o orçamento para a execução do projeto. • Se for compatível com a sua atividade, submeta seu orçamento para aprovação da Diretoria, remetendo, depois de aprovado, cópia para a DFC (eles irão gostar !). • Vai facilitar a gestão financeira de seu projeto e a vida da DFC. • Elaborar orçamento é tão importante quanto elaborar o PERT. Ele permite que não se caminhe “às cegas” e, via de regra, evita prejuízos.

46. Fazendo o PERT funcionar • Afixando o PERT em lugar visível para os funcionários. • Todos os envolvidos na execução deram suas opiniões, foram dados todos os retoques. • O PERT já em seu formato final. Agora é afixar em local bem visível e executá-lo. • Cada atividade concluída, deverá ser riscada, de preferência com uma cor bem chamativa, para mostrar a todos que o projeto está caminhando (e bem).

47. Fazendo o PERT funcionar • Afixando o PERT em lugar visível para os funcionários. • Tem um sabor especial, quando se risca um quadro que representa uma atividade-chave do projeto que foi concluída. • Ex.: Um exame que foi realizado, uma divulgação de resultados etc.

48. Fazendo o PERT funcionar • Executando o PERT • Quais as maiores dificuldades para se executar o PERT? • A maior de todas é conseguir obter o comprometimento das pessoas que tenham que executar partes importantes do projeto --partes que não podem sofrer atrasos. • Professores lembrarem de cumprir os prazos combinados.

49. Fazendo o PERT funcionar • Quais as maiores dificuldades para se executar o PERT? • Deve-se sempre fazer tudo por escrito, ficando com uma via assinada como comprovante (burocracia necessária). • Fazer acompanhamento constante, junto às pessoas envolvidas, lembrando, perguntando, cobrando etc. • Para evitar dor de cabeça, pode-se também “enganar o PERT”, antecipando o início de atividades que envolvam pessoas que sabidamente não cumprem os prazos.

50. Fazendo o PERT funcionar • Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O caminho crítico. • Encarar o problema imediatamente. • Convoque as pessoas envolvidas, para procurar uma solução conjunta. Sempre haverá uma saída. • Se achar que não tem como resolver, coloque o seu superior “no jogo”, para ajudar na busca de uma solução.