Møteledelse Mestringskunnskap Powerpointformat . Philip Dammen Norges Musikkhøgskole

1. 2012 Møteledelse Mestringskunnskap Powerpointformat. Philip Dammen Norges Musikkhøgskole

2. Mestringsark 31Møteledelse Bakgrunn for manus:Enkeltes ønsker om mer effektive møter Enkeltes ønsker om at teamene skal fungere enda bedre Dette er kun et utgangspunkt Legg gjerne inn andre momenter Rykkinn skole 2008-2009Philip dammen

3. Innhold • Forberedelsen • Gjennomføringen • Avrunding av saker • Avstemmingsprosedyrer • Avslutningen • Tidsrammen • Demokrati • Humor • Konflikter • Ved kritikk • Ved konflikt • Utglidning • Oppfølging • Resultater • Visjoner • Generelle regler

4. Forberedelsen (1) • Du blir en bedre møteleder når du: • Er fortrolig med at du er møtets leder.... • Kjennerallesakene • kjenner dine oppgaver som møtets leder • er trygg på at du mestrer dine oppgaver • Har sendt ut dagsorden i god tid

5. Forberedelsen (2) •  Du blir en bedre møteleder når du: • Har et bilde av møtets forløp • Forestiller deg i fantasien hvordan møtet forløper når det blir et bra møte • Har et bilde av møtets formål • Vet når du har oppnådd det du ønsker • Erklar over tidsrammen

6. Gjennomføring (1) • Gjennomføringen av møte går bedre om du: • Ser det nye møtet i sammenheng med det foregående • Har et overordnet perspektiv, en ide eller et formål utviklet på tidligere møter • Begynnerpresist • Velgerreferent • Fårtilslutning for dagsorden: • Får godkjent referat fra forrige møte

7. Gjennomføring (2) • Gjennomføringen av møte går bedre om du: • Følger dagsorden om ikke noe annet vedtas • Gir ordet i riktig rekkefølge • Har tid til å behandle hver sak • Vet hvor man er i forhold til avsatt tid • Oppdagergjentakelser • Stopper diskusjonen ved gjentakelser av de samme argumenter • Vet når saker bør avrundes

8. Avrundingavsaker Vi får bedre møter når møteleder: • Varsler siste anledning til å tegne seg • Oppsummerer hver sak som avsluttes • Får frem forslag til vedtak • Klargjørvedtaks-prosedyrer • Gjennomføreravstemming • Sørger for at vedtaket blir referert

9. Avslutning Vi får bedre møter når møteleder: • Rekkereventueltsaker • Oppsummerer møtet og tar hensyn til alle • Oppsummerervedtak • Forbereder neste møte på grunnlag av det foregående • Avsluttermøtetinnenfortidsrammen

10. Tidsrammen (1) Vi får bedre møter når møteleder: • Begrenserlangeinnlegg • Minner om tiden om det er nødvendig • Begrenserinnspillutenomsak • Avviser innlegg til saker som er avsluttet

11. Tidsrammen (2) Vi får bedre møter når møteleder: • Skiller replikk og saksinnlegg (misbruk her) • Vurderer når reglene skal brytes • Avviser innlegg til saker som er avsluttet • Skiller replikk og saksinnlegg (misbruk her) • Vurderer når reglene skal brytes

12. Demokrati (1) Den demokratiskeleder: • Setter segopppåtalelisten • begrenser egne innlegg til det vesentlige • Slipper tilalle • Inviterer tause til å uttale seg

13. Demokrati (2) • Viser respekt for svake og sterke • Oppsummereruklareinnlegg, presist, men utfrainnleggetsopprinneligeintensjoner • Sjekkerutforsamlingensvilje

14. Humor Deltakerne jobber ofte bedre når du: • Ser det humoristiske i en sak • Har humor påegnevegne • Erikkehumoristiskpåandres

15. Generelleregler (1) • Stol på deg selv når du går inn • Vurder hvordan du fungerer som møteleder • Spør enkelte hvordan du fungerer (etterpå) • Noter punkter som kan gjøres bedre

16. Generelleregler (2) • Forestill deg i fantasien hvor du reagerer leder møtet når viktige momenter er realiser • Se på punktene før du leder neste møte • Vurder når reglene for møteledelse skal brytes

17. Ved problemer • Du forebygger og løser konflikter når du: • Har et bilde av problemer som kan oppstå • Fokuserer på løsninger og muligheter • Har en plan for å løse utfordringene • Formidleroptimisme • Har øye for den enkeltes trivsel

18. Ved kritikk • Du blir en bedre møteleder når du: • Ikke går i prestisje ved kritikk • Ber om presiseringer av kritikk • Ber om vurdering av atferd, ikke person • Spør partene hva de prøver å få til • Spør partene hva de prøver å få til • Ber deltakerne lytte etter gode intensjoner

19. Ved konflikt • Du mestrer konflikter bedre om du: • beholder lederskapet ved konflikt • Regner med uenighet, møter den med ro • Vurderer hvilke som skal tas eller vente • Eropptattavløsninger • Ber om presis beskrivelse av uenighet

20. Ved konflikt •  Du mestrer konflikter bedre om du: • Berdeltakerneunngåegenskapsvurderinger • Leter etter og påpeker enighet • Starter forhandlingeneherfra • Binder gruppen sammen, snakker om oss og vi

21. Utglidning (1) • Du får mer kontroll når du: • Holder styringen - om enkelte glir ut • Rydderoppogsorterer • Klargjør situasjonen før man går videre • Opprettholdergjensidigrespekt

22. Utglidning (2) • Du får mer kontroll når du: • Demperenkelte - men vennlig • Stopper diskusjoner - men "arkiverer" dem • Tar opp regler for kommunikasjon • Tar pauser for å roe ned forsamlingen

23. Møtedeltakeren • Du blir en bedre møtedeltaker om du: • Ber om ordet før du snakker • Holder deg til det vesentlige • Lytteretterdetvesentlige • Lytteretterandresintensjoner • Ikkeavbryterandresinnlegg • Forsøker å få frem det man er enige om

24. Resultater (1) • Vi får bedre resultater • Når alle får formidlet sitt syn • Når alle ønsker en felles plan • Når alle får mer: motivasjon, arbeidsglede innsikt i saken

25. Resultater (2) • Vi får bedre resultater • Når alle får følelse av at enkelte utfordringer er løst • Når alle får: klarhet i hva de kan gjøre for å følge opp • Når man øker sin toleranse for andre deltakerne

26. Mål og visjoner • Du får bedre møter og bedre resultater når du • Har en visjon, et langsiktig mål • Formulerervisjonenpositivt • Lager smårealistiskedelmål • Blir bevisst forbindelsen mellom delmål og visjoner

27. Mål og visjoner (2) • Du får bedre møter og bedre resultater når du • Vurderer om møtet fører til handlinger mellom møtene. • Vet at møter kan løse konflikter og gi perspektiver og oversiktmen møter erstatter ikke handlinger • Vet handlinger er avgjørende. Klargjør hvem som skal gjøre hva til neste gang