Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s , verenigingen,…

1. Interpretatieve omzendbrief Christof Impens, jurist Afdeling Overheidsopdrachten Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s, verenigingen,…

2. Personeel toepassingsgebied Wet Overheidsopdrachten Art. 2, 1°, d) van de Wet van 15.06.2006 (catch-all-bepaling): de personen, welke ook hun vorm en aard mogen zijn, die op de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan : opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, en rechtspersoonlijkheid hebben, en waarvan ofwel de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd worden door de overheden of instellingen vermeld in 1°, a, b of c ; ofwel het beheer onderworpen is aan het toezicht van die overheden of instellingen ; ofwel de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft door die overheden of instellingen zijn aangewezen ;

3. Voorafgaande opmerkingen Noch oprichtingswijze, noch privaatrechtelijke statuut (bv. vzw, nv,...) is van belang (functionele interpretatie) Cumulatieve voorwaarden Tijdstip waarop voorwaarden moeten ingevuld zijn: datum van beslissing om tot een opdracht over te gaan Bv. beslissing van raad van bestuur om de opdracht te starten Niet datum waarop overeenkomst gesloten wordt

4. Overzicht a) Opgericht met specifiek doel... b) voorziet in behoeften van algemeen belang... c) ...andere dan van industriële of commerciële aard 2. Rechtspersoonlijkheid 3. Bijzondere overheidsinvloed

5. 1. a) Opgericht met specifiek doel Sterk aan belang ingeboet Niet van belang: statuten of reden van oprichting al dan niet opgericht door overheid Uitgangspunt: activiteiten die daadwerkelijk worden uitgevoerd Gewijzigd activiteitenpatroon kan OO-wetgeving van toepassing maken

6. 1. b) Voorzien in behoefte van algemeen belang Uitgangspunt: specifieke opdracht of doelstelling Niet van belang: aard van de entiteit industriële/commerciële activiteiten die worden uitgeoefend Aan belang ingeboet: Algemeen belang wordt vrij snel erkend Vaak wordt besloten dat een welbepaalde behoefte een algemeen karakter heeft van zodra de overheid betrokken is bij een welbepaalde entiteit

7. 1. b) Voorzien in behoefte van algemeen belang In hoofdzaak: behoeften waarin de overheid om redenen van algemeen belang besluit zelf te voorzien of waarin ze een beslissende invloed wil behouden Aanknopingspunten uit rechtspraak: Activiteit komt onrechtstreeks ruimere gemeenschap van personen ten goede → niet enkel rechtstreekse gebruikers, ook onrechtstreekse gevolgen voor de gemeenschap (bv. organisatie van jaarbeurs  handel en economie) Verplichting voor overheid om activiteit te behartigen als derden het niet doen binnen bepaalde termijn (bv.: lijkbezorging  overlijdensaktes) Activiteit heeft verband met openbare ordehandhaving

8. 1. c) andere dan industriële of commerciële aard Uitgangspunt: OO-wetgeving niet van toepassing indien doelstelling entiteit (hoewel van algemeen belang) van een zuiver industriële of commerciële aard is Overheid wil in deze behoeften voorzien op een andere wijze dan door het aanbieden van goederen/diensten op de markt, er spelen niet-economische belangen  activiteiten louter om inkomsten te vergaren, in concurrentie met private initiatieven Moeilijk te beoordelen

9. 1. c) andere dan industriële of commerciële aard Indicaties van ind./comm. aard uit rechtspraak: (sterke) concurrentie met marktspelers verliezen worden niet gecompenseerd, economisch risico wordt zelf gedragen geen overheidsfinanciering goederen of diensten worden op de markt aangeboden Steeds in concreto nagaan, het zijn slechts indicaties Bv.: bestaan van sterke concurrentie met private ondernemingen betekent niet automatisch dat er geen sprake is van een algemeen belang dat niet van ind. of comm. aard is

10. Infectietheorie Eén taak om te voorzien in behoeften van algemeen belang andere dan ind./comm. aard → entiteit = aanbestedende overheid Zelfs uiterst beperkt deel van taken Alle contracten vallen onder OO-wetgeving, ook de contracten i.v.m. ind./comm. activiteiten Boekhoudkundige scheiding van geen belang Steeds binnen eigen rechtspersoonlijkheid: geen 'infectie' door activiteiten van andere rechtspersonen

11. 2. Rechtspersoonlijkheid • Op zich heel duidelijk: entiteit heeft RP of niet • Echter: ook zonder RP kan een entiteit (‘dienst’) die aan de andere voorwaarden voldoet aanzien worden als een aanbestedende overheid, door verbondenheid met overkoepelende (moeder)organisatie die aan alle voorwaarden voldoet • Overkoepelende entiteit treedt op als aanbestedende overheid, aangezien zij wel RP heeft

12. 3. Bijzondere overheidsinvloed Voldoende dat één van de volgende criteria vervuld is: Werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd door overheden of publiekrechtelijke instellingen Beheer onderworpen aan toezicht van overheden of publiekrechtelijke instellingen Aanwijzing meer dan helft van directieleden, raad van bestuur of raad van toezicht door overheden of publiekrechtelijke instellingen

13. 3. Bijzondere overheidsinvloed 1) Werkzaamheden gefinancierd In hoofdzaak = meer dan de helft Alle financieringsbronnen van overheidswege (rechtstreekse subsidiëring maar ook studiebeurzen, kijk- en luistergeld, etc.)… …die de activiteiten van de entiteit financieren of ondersteunen zonder dat daar specifieke tegenprestatie tegenover staat Dus geen overheidsfinanciering: vergoedingen in kader van een overeenkomst betreffende onderzoekswerk, adviesverlening… Bv.: overheidsopdracht die men uitvoert voor de Vlaamse overheid Ook door entiteiten die onder catch-all-bepaling vallen

14. 3. Bijzondere overheidsinvloed Berekening: Verhouding tussen alle commerciële inkomsten en alle inkomsten uit overheidsmiddelen (vanuit verschillende overheden samen) Op jaarbasis = begrotingsjaar waarin gunningsprocedure start Bij voorkeur: één jaar voorafgaand aan de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan als berekeningsbasis Alternatief: aan begin van begrotingsjaar een raming van inkomsten opmaken

15. 3. Bijzondere overheidsinvloed 2) Onderworpen aan toezicht Uitgangspunt: effectieve toezicht op de entiteit (functioneel)  ontbreken van specifiek controlemechanisme betekent niet meteen dat er niet aan dit criterium voldaan is Loutere controle achteraf onvoldoende Toezicht zorgt voor afhankelijkheid, overheid kan besluiten van de entiteit beïnvloeden Indicaties: commissaris(sen), controle op jaarrekeningen en lopende beheer, bevoegdheid om entiteit te ontbinden, opvolgen grote lijnen van het beleid kan opgelegd worden

16. 3. Bijzondere overheidsinvloed 3) Aanwijzing bestuur Overheid heeft daadwerkelijke aanwezigheid in bestuursorganen Concrete samenstelling van directie, raad van bestuur of raad van toezicht nagaan Weinig interpretatieproblemen in de praktijk

17. Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen • Cascade-systeem: • Voldoet men aan voorwaarden van art. 2, 1°, d) van de Wet Overheidsopdrachten? → Ja: AO voor alle opdrachten → Neen: elke opdracht apart bekijken • Gesubsidieerde opdracht: art. 13 → Voorwaarden voldoen: AO voor deze opdracht • Enkel plaatsingsregels moeten gerespecteerd worden

18. Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen Drie cumulatieve voorwaarden: Drempelbedrag wordt bereikt Rechtstreekse subsidie voor meer dan 50% door overheden of publiekrechtelijke instellingen Bepaalde werken of diensten Strengere regeling mogelijk o.b.v. Wet, MB, besluit van leidend ambtenaar die subsidies toekent,...

19. Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen 1) Drempelbedrag Europese drempelbedragen: Werken: 5.000.000 euro (excl. BTW) Diensten: 200.000 euro (excl. BTW) Telkens geldig voor twee jaar → nieuwe bedragen op 1 januari 2014

20. Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen 2) Subsidie voor meer dan 50% Enkel de rechtstreekse subsidie die uitsluitend voor deze opdracht bestemd is Indien afkomstig van meerdere overheden: samentellen (ook EU of buitenlands) Berekeningsbasis percentage: geraamde bedrag van de opdracht (of het gesubsidieerde deel ervan) bv.: raming werken 6 miljoen euro, slechts één perceel van 3 miljoen wordt gesubsidieerd tegen 80% → 50% niet bereikt (slechts 2,4m gesubsidieerd)

21. Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen 3) Bepaalde werken of diensten Geen leveringen Werken: Civieltechnische aard Ziekenhuizen, scholen, sporthal,... Diensten: verbonden met bovenvermelde werken (ontwerp, toezicht op uitvoering,...)

22. Overheidsopdrachten: de basics

23. Algemene principes Mededinging Forfaitaire grondslag Geheimhoudingsplicht Europese beginselen: non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie

24. Inleidende stappen Behoeftebepaling Budget? Timing? Eventueel marktverkenning Omschrijving van de opdracht Kwalificatie van de opdracht (W/L/D) Raming van de opdracht  Weerslag op niveau van mededinging, keuze van gunningsprocedure

25. Gunningsprocedures Standaardgunningsprocedures: steeds mogelijk, zonder motivering: Aanbesteding (open of beperkt) Offerteaanvraag (open of beperkt) Uitzonderingsprocedures: enkel in bepaalde gevallen mogelijk: Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB) Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB) Andere (concurrentiedialoog,…)

26. Overzicht volgens waarde van de opdracht Tot 8.500 euro  aanvaarde factuur Tot 85.000 euro  OPZB Diensten bijlage II, B van de Wet: 200.000 € Tot 600.000 (W) of 200.000 (L/D) euro  OPMB L/D = Europese drempel. Geldig voor 2 jaar, nieuwe drempelbedragen op 1 januari 2014 Daar boven  aanbesteding of offerteaanvraag

27. Aanvaarde factuur Geraamd én goed te keuren bedrag tot 8.500 euro excl. BTW In feite toepassingsgeval van OPZB (OPZB gesloten met aanvaarde factuur), maar kortweg ‘aanvaarde factuur’ genoemd Zeer eenvoudige procedure (geen bestek, geen offertes,…) Opgelet: verboden om opdracht op te splitsen in kleinere deeltjes, zodat aanvaarde factuur kan gebruikt worden

28. Aanvaarde factuur Keuze 1, 3 of meer marktspelers moet objectief gebeuren: geen favoritisme niet altijd dezelfde op basis van kwalitatieve selectie (eigenhandig of via informele ronde)

29. Aanvaarde factuur Hoe? Rechtstreeks naar één marktspeler stappen of, indien aangewezen, drie marktspelers Condities opvragen Catalogus, website bekijken Bestelbrief opmaken en versturen (fax/e-mail) Factuur aanvaarden en betalen Betalingstermijn: factuurvoorwaarden van opdrachtnemer (tenzij betalingstermijn uit KB Uitvoering uitdrukkelijk van toepassing werd verklaard)

30. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro) Geraamd én goed te keuren bedrag tot 85.000 euro zonder BTW Drempelbedrag is enige voorwaarde, geen verdere motivering noodzakelijk ( andere toepassingsgevallen OPZB) Bestek niet verplicht maar aan te raden

31. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro) Hoe? Minstens 3 marktspelers worden gelijktijdig uitgenodigd om een offerte in te dienen Offertes worden ingediend tegen vooropgestelde datum (e-mail toegestaan), geen wettelijke minimumtermijnen Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen) Beoordeling van offertes o.b.v. gunningscriteria Voorlopige rangschikking van de offertes Mogelijkheid om te onderhandelen

32. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro) Definitieve rangschikking Check RSZ-attest best gerangschikte inschrijver Opmaak van gunningsbeslissing en gunningsverslag met motivering Opm: Puntenverdeling mag slechts reflectie zijn van de woordelijke motivering  maak notities bij gezamenlijke beoordeling van offertes, schrijf uit wat je goed en slecht vindt aan de offertes Kennisgave van resultaat aan deelnemers Kunnen achteraf de gunningsbeslissing en het gunningsverslag opvragen Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgave van resultaat

33. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro) Keuze van 3 marktspelers: Ofwel eigenhandig o.b.v. beschikbare informatie Ofwel na een informele selectieronde Geen favoritisme Niet steeds dezelfde Eventueel kwalitatieve selectiecriteria opnemen

34. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) Geraamde bedrag niet hoger dan: Werken: 600.000 euro zonder BTW Leveringen en diensten: Europese drempel (momenteel: 200.000 euro zonder BTW) Drempelbedrag is enige voorwaarde, geen verdere motivering noodzakelijk ( andere toepassingsgevallen OPMB) Bestek en gunningscriteria verplicht Bekendmaking (nationaal)

35. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) Hoe? twee mogelijkheden: Standaard bij OPMB: twee stappen Beneden de Europese drempels: één stap (vereenvoudigde OPMB) Wat te kiezen?Verloop in twee stappen kan vooral interessant zijn wanneer er veel geïnteresseerden worden verwacht: aantal geselecteerden kan worden beperkt minder offertes om te beoordeling in tweede stap

36. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) 1. Verloop in één stap (vereenvoudigde OPMB) Opmaak bestek: Uitsluitingsgronden (= verwijzing naar de wetgeving) Kwalitatieve selectiecriteria Gunningscriteria Bekendmaking (nationaal) met bestek Indieningstermijn: minstens 22 dagen Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen) Beoordeling offertes: Kwalitatieve selectie Gunningscriteria

37. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) Voorlopige rangschikking Eventueel onderhandelen Definitieve rangschikking Onderzoek naar uitsluitingsgronden en RSZ-attest van best gerangschikte inschrijver Gunningsbeslissing en gunningsverslag opmaken Informatie aan inschrijvers (Gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage) Sluiting mag meteen bij kennisgave van resultaat

38. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) 2. Verloop in twee stappen 1. Indiening kandidaatstellingen Opmaak selectieleidraad met kwalitatieve selectiecriteria Bekendmaking, met selectieleidraad Indieningstermijn: minstens 15 dagen Onderzoek ontvankelijkheid Beoordeling a.d.h.v. kwalitatieve selectiecriteria Onderzoek uitsluitingsgronden en RSZ-verplichtingen van kandidaten die voor selectie in aanmerking komen Selectiebeslissing Informatie aan niet-geselecteerden

39. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) 2. Indiening offertes Opmaak bestek met gunningscriteria Geselecteerden worden uitgenodigd om offerte in te dienen + bestek in bijlage Uitnodiging mag niet verstuurd worden vóór de niet-geselecteerden ingelicht zijn, dus ten vroegste op zelfde ogenblik Indieningstermijn offertes: minstens 15 dagen Onderzoek ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen) Ingediende offertes worden beoordeeld o.b.v. gunningscriteria

40. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels) Voorlopige rangschikking Eventueel onderhandelen Definitieve rangschikking Onderzoek naar uitsluitingsgronden en RSZ-verplichting van best gerangschikte inschrijver Gunningsbeslissing en gunningsverslag, met motivering Informatie aan de inschrijvers (gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage) Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgave van resultaat

41. Aanbesteding of offerteaanvraag Steeds mogelijk, ongeacht bedrag Gelet op soepelere procedures (OPZB/OPMB) minder nuttig beneden bepaalde drempels Aanbesteding: enkel prijs als gunningscriterium  offerteaanvraag: meerdere gunningscriteria mogelijk Tevens keuze tussen verloop in één stap (open) en twee stappen (beperkt)  min of meer hetzelfde als bij OPMB

42. Aanbesteding of offerteaanvraag Verschillen met onderhandelingsprocedures: Geen onderhandelingen Contact met inschrijvers niet toegelaten bij aanbesteding (buiten bepaalde gevallen) of zeer beperkt bij offerteaanvraag Openingszitting Geen al te grote administratieve last, komt er voornamelijk op neer om naast een uiterste indieningsdatum ook een specifiek lokaal aan te duiden Onderzoek naar regelmatigheid van de offerte: bv. ontbrekende documenten, voorbehouden  kan ‘sneller’ leiden tot onregelmatigheid van de offerte (= niet mee in beoordeling) Sluiting: aparte brief

43. Aanbesteding of offerteaanvraag Bijkomende verplichtingen boven Europese drempels: Europese bekendmaking, naast Belgische bekendmaking Weging van de gunningscriteria en subgunningscriteria Wachttermijn (W: halve Europese drempel) Bekendmaking gunning van gesloten opdracht

44. Aanbesteding of offerteaanvraag • Minimale indieningstermijnen:

45. Raming Zo goed mogelijk: impact op graad van mededinging en keuze van de procedure Op basis van beschikbare informatie (bv. voorgaande jaren) Eventueel (vrijblijvende) marktverkenning Alles inbegrepen (bv. herhalingen, verlengingen, percelen…) Geheimhouding Opgelet met ramingen dicht bij een drempel (bv. 85.000 euro zonder BTW)

46. Kwalitatieve selectie Heeft betrekking op de inschrijver in zijn geheel, niet op de concrete opdracht  Is deze onderneming bekwaam om de opdracht uit te voeren, heeft zij voldoende middelen, ervaring,… Tweeledig: Financiële en economische draagkracht Bv.: minimale jaarlijkse omzet in afgelopen 3 jaar Bv.: passende bankverklaring Technische bekwaamheid Bv.: aantonen van ervaring door middel van referenties Bv.: beschrijving van beschikbare personeel (dat de opdracht kan uitvoeren) met CV’s,…

47. Kwalitatieve selectie Inschrijver kan zich beroepen op draagkracht van andere entiteiten Ontbrekende documenten kunnen na de opening nog opgevraagd worden Aanwending van de selectiecriteria: Open procedures: altijd als minima opleggen (voor zover mogelijk)  elke inschrijver die voldoet wordt meegenomen in de beoordeling Beperkte procedures: werken met minima niet verplicht en ook niet steeds nuttig, zeker bij selectiebeperking

48. Gunningscriteria Beoordeling van het concrete aanbod van de inschrijvers Prijs, aanpak, kwaliteit van voorgestelde team (dat de opdracht zal uitvoeren),… Als u documenten opvraagt en wil beoordelen, moeten die elementen terug te vinden zijn in de gunningscriteria Evaluatie: Let op met computerprogramma’s of formules  geschreven motivering in gunningsverslag is allerbelangrijkst Werk met een beoordelingsteam, doe de beoordeling niet alleen

49. Bekendmaking: e-Notification Onderdeel van e-procurement: www.publicprocurement.be Officiële kanaal in België voor alle bekendmakingen Nationaal: vanaf 85.000 euro z. BTW (zolang OPZB wordt gebruikt!) Europese bekendmaking: W: 5.000.000 € / L en D: 200.000 € z. BTW  slechts één extra vakje aanvinken Aangewezen om bestek en bijlagen mee op te laden Bedrijven kunnen alle bekendmaking doorzoeken of automatische zoekopdrachten instellen, om interessante opdrachten terug te vinden Interne organisatie: bv. alle bekendmakingen centraliseren bij bepaalde personeelsleden

50. Digitale offertes: e-Tendering • Digitaal ontvangen en openen van offertes • Enkel mogelijk indien aanbestedende overheid dit aanvinkt bij opmaak van de bekendmaking • Inschrijvers kunnen meteen doorklikken vanuit e-Notification • Laden offerte op en plaatsen elektronische handtekening (eID, geen gescande handtekening) • Overheid opent offertes digitaal, PV van opening wordt automatisch gegenereerd door één druk op de knop • Verplicht binnen de Vlaamse Overheid